Menguasai dasar-dasar:Perintah kerja pemeliharaan
Perintah kerja adalah mesin operasi pemeliharaan Anda. Mereka memberi daya pada tim Anda dan memindahkan pekerjaan dari titik A ke titik B. Namun ada jutaan mesin di dunia, mulai dari yang berkarat hingga stud bertenaga tinggi. Artikel ini tentang menguasai tata kerja perawatan agar operasi Anda dapat berjalan semulus mobil sport mewah.
Templat untuk membuat perintah kerja yang sempurna setiap saat (tanpa menghabiskan waktu berjam-jam di meja Anda)
Daftar isi
- Apa itu perintah kerja?
- Bagaimana proses perintah kerja
- Apa yang harus ada dalam perintah kerja
- Manajemen perintah kerja pemeliharaan
- Intinya
Apa itu perintah kerja?
Perintah kerja adalah dokumen yang menyediakan semua informasi tentang tugas pemeliharaan dan menguraikan proses untuk menyelesaikan tugas itu. Perintah kerja dapat mencakup detail tentang siapa yang memberi wewenang pada pekerjaan, ruang lingkup, kepada siapa ditugaskan, dan apa yang diharapkan.
Perintah kerja adalah mesin operasi pemeliharaan Anda. Mereka memberi kekuatan pada tim Anda dan memindahkan pekerjaan dari titik A ke titik B.
Perintah kerja sangat penting untuk operasi pemeliharaan organisasi. Mereka membantu semua orang mulai dari manajer pemeliharaan hingga teknisi mengatur, menetapkan, memprioritaskan, melacak, dan menyelesaikan tugas-tugas utama. Jika dilakukan dengan baik, perintah kerja memungkinkan Anda menangkap informasi, membagikannya, dan menggunakannya untuk menyelesaikan pekerjaan seefisien mungkin.
Meskipun perintah kerja dan permintaan kerja terdengar serupa, mereka memiliki beberapa perbedaan utama. Permintaan kerja digunakan oleh staf non-pemeliharaan untuk membuat tim pemeliharaan mengetahui suatu tugas. Misalnya, operator mesin mungkin mengajukan permintaan kerja saat peralatan rusak. Permintaan kerja ditinjau oleh manajer pemeliharaan, yang menambahkan informasi tambahan, menjadwalkan tugas, dan menugaskannya ke teknisi. Permintaan kerja sekarang menjadi perintah kerja.
Cara membuat perintah kerja yang sempurna dalam enam langkah
Buat perintah kerja yang sempurna
Proses perintah kerja
Setiap perintah kerja pemeliharaan memiliki siklus hidup dengan tiga fase utama — pembuatan, penyelesaian, dan perekaman. Fase-fase ini dapat dipecah menjadi beberapa langkah. Memahami setiap langkah dan memiliki proses perintah kerja yang solid memastikan tugas tidak terjebak dalam satu fase dan berubah menjadi simpanan.
Langkah #1:Tugas diidentifikasi
Tugas pemeliharaan dibagi menjadi dua kelompok, pemeliharaan terencana dan pemeliharaan tidak terencana. Pemeliharaan terencana mencakup semua pekerjaan yang Anda ketahui sebelumnya, seperti inspeksi rutin, dan pemeliharaan tak terencana mencakup semua tugas yang tidak dapat Anda perkirakan sebelumnya, seperti kerusakan tak terduga.
Langkah #2:Permintaan pemeliharaan dibuat
Rincian pekerjaan disatukan dan diserahkan ke tim pemeliharaan untuk tindakan lebih lanjut. Misalnya, saat mesin rusak, operator membuat permintaan kerja dan menyerahkannya ke bagian pemeliharaan. Jika tugas direncanakan, perintah kerja dibuat dan dipicu pada waktu yang tepat.
Langkah #3:Perintah kerja diprioritaskan dan dijadwalkan
Beberapa pekerjaan lebih sensitif terhadap waktu daripada yang lain. Bola lampu yang terbakar tidak perlu segera diperbaiki, tetapi sabuk konveyor yang rusak mungkin perlu diperbaiki. Itulah mengapa Anda perlu memprioritaskan setiap perintah kerja yang ada di meja Anda.
Setelah memprioritaskan, saatnya untuk menjadwalkan. Perintah kerja dapat dijadwalkan berdasarkan tenggat waktu yang ditetapkan, pemicu pemeliharaan yang direncanakan, atau blok waktu khusus. Menetapkan tenggat waktu membuat semua orang bertanggung jawab dan mendapat informasi sehingga tidak ada yang terlewatkan.
Langkah #4:Pekerjaan ditugaskan dan diselesaikan
Saatnya untuk mengubah kata-kata di halaman menjadi tindakan. Perintah kerja ditugaskan ke teknisi, yang menyelesaikan tugas. Ini bisa berupa pemeriksaan peralatan selama lima menit, atau bisa juga pekerjaan perbaikan rumit yang memakan waktu beberapa hari.
Langkah #5:Perintah kerja ditutup dan didokumentasikan
Setelah semua persyaratan perintah kerja selesai, itu bisa ditutup. Manajer mungkin perlu menandatangani perintah kerja untuk persyaratan kepatuhan. Setelah ditutup, perintah kerja diajukan. Log perintah kerja yang terorganisir dengan baik sangat penting untuk membangun riwayat aset, meninjau solusi masa lalu, mempersiapkan audit, dan banyak lagi.
Langkah #6:Perintah kerja dianalisis dan/atau dikerjakan ulang
Perintah kerja tertutup berisi informasi berharga. Mereka dapat memberikan wawasan tentang proses dan sistem Anda yang dapat digunakan untuk menyempurnakan operasi Anda. Memiliki log perintah kerja juga memungkinkan teknisi untuk dengan cepat menemukan langkah yang terlewat atau solusi alternatif jika masalah muncul lagi.
Apa yang harus ada dalam perintah kerja?
Perintah kerja sama seperti apa pun yang diproduksi oleh fasilitas Anda — perintah itu harus dibuat dengan baik dan bebas dari cacat. Jika salah satu bagian dari proses tidak aktif, itu dapat mempengaruhi seluruh lini. Jadi, informasi apa yang membentuk perintah kerja yang bagus?
- Aset :Peralatan apa yang perlu diperbaiki?
- Deskripsi masalah :Apa masalahnya? Apa yang Anda dengar, lihat, cium, atau rasakan pada saat kegagalan atau menjelang kegagalan?
- Cakupan pekerjaan :Pekerjaan apa yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan? Keterampilan apa yang dibutuhkan?
- Perlu suku cadang dan alat :Apakah ada suku cadang yang perlu diganti atau alat khusus yang perlu digunakan?
- Catatan kesehatan dan keselamatan :Prosedur dan peralatan keselamatan apa yang dibutuhkan? Apakah ada kecelakaan atau nyaris celaka saat mengerjakan masalah atau aset serupa?
- Tanggal diminta :Kapan perintah kerja dibuat dan dikirimkan?
- Nama/departemen/kontak pemohon :Siapa yang membuat dan mengirimkan perintah kerja?
- Tanggal penyelesaian yang diharapkan :Kapan perintah kerja ini harus diselesaikan?
- Tanggal penyelesaian sebenarnya :Kapan perintah kerja selesai dan ditutup?
- Jam kerja yang diharapkan :Berapa jam yang dibutuhkan untuk menyelesaikan perintah kerja?
- Jam kerja sebenarnya :Berapa jam yang dibutuhkan untuk menyelesaikan perintah kerja?
- Daftar periksa tugas :Apakah ada panduan langkah demi langkah untuk menyelesaikan pekerjaan yang diperlukan?
- Prioritas :Seberapa pentingkah perintah kerja ini? Tinggi, sedang, atau rendah?
- Ditugaskan ke :Siapa yang akan melakukan pekerjaan itu? Apakah diperlukan lebih dari satu orang? Apakah kontraktor luar diperlukan?
- Dokumen terkait :Apakah ada sumber daya yang dapat membantu perintah kerja diselesaikan dengan lebih efisien, seperti SOP, manual, diagram, video, riwayat aset, pesanan pembelian, atau gambar?
- Catatan :Apakah ada pengamatan lain yang mungkin berguna dalam menyelesaikan perintah kerja atau meninjau perintah kerja setelah ditutup, seperti frekuensi masalah, teknik pemecahan masalah, atau solusi yang dicapai?
Template untuk daftar periksa pemeliharaan gedung yang berfungsi setiap saat
Dapatkan templatenya
Manajemen perintah kerja pemeliharaan
Hanya membuat perintah kerja yang bagus tidak menjamin kesuksesan. Tata tertib itu juga harus dikelola dengan baik. Sistem yang solid untuk mengelola siklus hidup perintah kerja memastikannya diteruskan dengan lancar dari satu langkah ke langkah berikutnya. Ini membantu Anda menghindari segala macam masalah, seperti kurangnya akuntabilitas, biaya tinggi, peningkatan waktu henti, dan tumpukan simpanan. Mari kita lihat pro dan kontra dari beberapa sistem manajemen perintah kerja dan bagaimana mereka mengukurnya.
Lihat seperti apa pengelolaan perawatan yang lebih mudah
Coba gratis
Pena dan kertas
Perintah kerja telah dikelola dengan pena dan kertas sejak pertama kali diciptakan. Perintah kerja tertulis hemat biaya dan familiar. Kertas adalah alat yang nyaman digunakan semua orang. Hampir tidak memerlukan pelatihan, biaya di muka cukup rendah, dan ada catatan tertulis saat Anda perlu memeriksa pekerjaan sebelumnya.
Namun, sistem ini memiliki beberapa kelemahan serius. File kertas mudah salah arsip, hilang atau rusak. Mereka rumit dan membutuhkan waktu untuk menemukan, mengambil, dan menyortir. Informasi yang tidak akurat lebih mungkin masuk ke perintah kerja karena detail sering direkam setelah insiden. Waktu respons untuk permintaan kerja juga lebih lambat. Faktor-faktor ini, jika digabungkan, membuat pekerjaan menjadi kurang efisien dan dapat menghabiskan banyak uang.
Beberapa pekerjaan lebih sensitif terhadap waktu daripada yang lain. Bola lampu yang terbakar tidak perlu segera diperbaiki, tetapi sabuk konveyor yang rusak mungkin perlu diperbaiki. Itulah mengapa Anda perlu memprioritaskan setiap perintah kerja yang ada di meja Anda.
Papan tulis
Papan tulis adalah standby lama lainnya untuk departemen pemeliharaan. Biaya bahan tidak meregangkan anggaran terlalu jauh dan tentu saja mudah untuk memiliki semua perintah kerja yang tersedia untuk dilihat dan diperbarui di satu tempat terpusat.
Seperti pena dan kertas, papan tulis memiliki beberapa batasan yang parah. Menyimpan catatan adalah sakit kepala yang sangat besar dan sangat sulit untuk mengekstrak informasi dari catatan apa pun yang benar-benar berhasil Anda dapatkan. Hal ini membuat hampir tidak mungkin untuk membuat riwayat aset, mempersiapkan audit, dan membuat laporan perintah kerja. Proses manajemen perintah kerja juga terhambat karena operator dan teknisi harus pergi ke lokasi pusat untuk mengirimkan atau melihat permintaan kerja.
Spreadsheet Excel
Spreadsheet Excel adalah langkah maju dari pena dan kertas dan papan tulis. Itu membuat catatan digital, sehingga file cenderung rusak atau hilang. Juga lebih mudah untuk mencari informasi dan membuat laporan menggunakan informasi ini.
Tetapi sementara spreadsheet sedikit meningkatkan standar, ada beberapa faktor yang membuatnya menjadi dasar yang goyah untuk mengelola perintah kerja pemeliharaan. Beberapa spreadsheet dikunci ke dalam satu komputer, yang menyulitkan untuk melihat informasi terbaru pada perintah kerja. Meskipun berbasis cloud, spreadsheet tidak memiliki kemampuan untuk memicu perintah kerja secara otomatis, yang membuat pemeliharaan preventif sangat sulit dicapai. Memasukkan data dan membuat laporan membutuhkan waktu lama di depan komputer dan pengetahuan. Ada juga kemampuan terbatas untuk melacak kemajuan perintah kerja, yang membuat Anda selangkah di belakang.
perangkat lunak CMMS
Salah satu keuntungan terbesar dari sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi (CMMS) adalah penggunaan teknologi seluler dan cloud. Perangkat lunak perintah kerja pemeliharaan semacam ini memungkinkan setiap orang dalam pemeliharaan untuk membuat, melacak, menyelesaikan, dan menganalisis tugas secara real-time, dari mana saja—baik itu di lokasi kerusakan atau pantai di Hawaii. Teknisi dapat membawa perintah kerja, riwayat aset, dokumen, dan gambar ke mana pun mereka pergi. Mereka juga diberi tahu tentang perintah kerja baru segera setelah dikirimkan atau dipicu. Laporan menambang data dalam perintah kerja pemeliharaan untuk biaya, efisiensi, dan metrik lainnya. Bagi mereka yang berada di luar pemeliharaan, mengirimkan permintaan pekerjaan melalui CMMS dapat memberi mereka rasa kepemilikan yang lebih besar atas pekerjaan itu. Mereka dapat melacak status permintaan mereka dan menghilangkan duplikat perintah kerja. Ini adalah cara utama untuk mengembangkan TPM di fasilitas Anda dan mengurangi kebutuhan untuk mendapatkan pembaruan atau klarifikasi tentang tugas tersebut.
Meskipun perangkat lunak CMMS adalah jalan masa depan, ia hadir dengan harga di muka yang lebih mahal, memerlukan pelatihan dan budaya yang luar biasa untuk membuat sistem berhasil, dan seringkali memerlukan teknik pemeliharaan yang lebih canggih. Meskipun perangkat lunak CMMS dilengkapi dengan kekurangannya, manfaat jangka panjang dari sistem lebih dari sekadar menutupi kekurangan awal.
Intinya
Perintah kerja adalah pilar pemeliharaan yang hebat. Ketika dikelola dengan benar, mereka memberi tim Anda stabilitas dan struktur yang dibutuhkan agar efisien. Perintah kerja pemeliharaan dan proses perintah kerja yang dibangun dengan baik memudahkan untuk menetapkan program pemeliharaan preventif dan bereaksi terhadap pemeliharaan yang tidak direncanakan. Peran ditentukan, alur kerja lebih lancar, tugas dilacak, dan informasi didokumentasikan dengan baik. Memilih alat dan sistem yang tepat untuk mengelola perintah kerja adalah bagian akhir yang penting dari teka-teki. Ketika semuanya menyatu, operasi Anda dapat menguasai dasar-dasar pemeliharaan dan mencari cara baru untuk tumbuh dan berhasil.
