Panduan Lengkap Sistem Pelacakan Peralatan: Tingkatkan Efisiensi & Kurangi Pemborosan Waktu

Sebuah organisasi memiliki banyak aspek yang perlu diperhatikan dalam hal pelacakan peralatan, dan waktu karyawan tidak selalu dimanfaatkan secara produktif. Banyak waktu terbuang hanya untuk mencari informasi. Menurut Transcendent, "Profesional menghabiskan 5–15 persen waktu untuk membaca informasi, namun hingga 50 persen untuk mencarinya, dan 80 persen karyawan boros waktu rata-rata 30 menit per hari hanya untuk mengambil informasi." Skenario seperti ini menurunkan efisiensi. Namun, sistem pelacakan peralatan membantu organisasi meminimalkan masalah ini dan meningkatkan efisiensi. Ada manfaat lain dari penggunaan pelacakan peralatan yang akan kita bahas di bawah ini. Namun terlebih dahulu, mari kita ketahui apa sebenarnya sistem pelacakan peralatan! Mari kita mulai!

Apa Itu Sistem Pelacakan Peralatan?

Sistem pelacakan peralatan memungkinkan Anda untuk melacak aset Anda. Sistem ini memberikan gambaran lengkap dan jelas tentang informasi krusial aset Anda. Anda dapat mengetahui lokasi aset, siapa yang menggunakannya, kapan aset akan kembali tersedia, atau kapan aset membutuhkan pemeliharaan berikutnya.

Saat menggunakan sistem pelacakan peralatan, Anda akan memiliki daftar lengkap semua aset dan peralatan. Untuk melacak aset, digunakan tag barcode, tag kode QR, dan label RFID.

Tag-tag ini memainkan peran krusial dalam pelacakan aset dan manajemen aset yang efektif.

Apa Saja Keuntungan Sistem Pelacakan Peralatan?

Keuntungan sistem pelacakan peralatan dibahas di bawah ini:

1. Menghilangkan Kertas Kerja

Organisasi berukuran menengah hingga besar memiliki banyak aset dan peralatan. Semakin banyak aset yang Anda miliki, semakin banyak pula kertas kerjanya. Ini dapat menjadi melelahkan untuk menyerap informasi lengkap dan bekerja dengan konsentrasi penuh.

Bagaimana cara mengatasi masalah ini? Tentu saja, Anda dapat berinvestasi pada sistem pelacakan peralatan untuk menghapus proses manual, mengambil data lebih cepat, dan banyak lagi.

Sistem ini mengotomatisasi data dan mengambil informasi dengan cepat, sehingga menghemat banyak waktu Anda. Setiap informasi dapat ditemukan dengan mudah dan cepat untuk setiap aset.

2. Check-In & Check-Out

Pencurian dan penempatannya yang salah pada aset adalah salah satu masalah yang paling umum. Industri seperti konstruksi dan manufaktur memiliki banyak fasilitas, dan aset mereka sering dipindahkan dari satu tempat ke tempat lain.

Inilah tempat di mana kemungkinan kehilangan aset dan peralatan meningkat.

Cara terbaik untuk menghindari kehilangan dan penempatan aset yang salah adalah dengan menggunakan fitur check-in & check-out. Dengan cara ini, aset dapat dilacak, kemungkinan kehilangan aset dihilangkan, dan proses ini membuat karyawan lebih bertanggung jawab untuk menggunakan aset secara efisien, serta membantu dalam memantau kondisi aset.

Ini adalah salah satu cara terbaik untuk melacak aset dan kondisinya.

3. Pelacakan Pemeliharaan

Memelihara aset adalah hal yang penting bagi semua organisasi, jika tidak dapat mengakibatkan biaya yang sangat besar. Ketika aset tidak mendapatkan pemeliharaan tepat waktu, tiba-tiba mesin berhenti saat melakukan pekerjaan produksi, yang mengakibatkan pekerjaan produksi juga terhenti dan produksi tidak selesai tepat waktu.

Selain itu, tim pemeliharaan bertekanan untuk bekerja secepat mungkin, dan biaya pemeliharaan juga meningkat. Itulah sebabnya lebih baik untuk melacak pemeliharaan setiap aset yang membantu dalam memelihara aset dan meningkatkan kinerja aset.

Pelacakan pemeliharaan juga akan membantu Anda mengidentifikasi aset yang membutuhkan lebih banyak pemeliharaan atau aset yang produktif.

4. Jadwal Pemeliharaan

Sebuah organisasi memiliki banyak aset dan memeliharanya adalah tantangan besar. Banyak organisasi tidak memiliki alat penting untuk memelihara dan melacak aset mereka, itulah sebabnya gangguan tiba-tiba terjadi.

Saat organisasi Anda dilengkapi dengan perangkat lunak pelacakan peralatan, Anda tidak perlu khawatir tentang pemeliharaan aset.

Sistem ini akan secara otomatis mengirimkan peringatan dan notifikasi, yang berarti Anda tidak perlu mengingatnya secara manual, dan akibatnya tidak ada aktivitas pemeliharaan aset yang terlewatkan.

Jadwal pemeliharaan meningkatkan keandalan aset dan hemat biaya pada jangka panjang.

5. Audit Aset

Sistem pelacakan peralatan tidak hanya membantu dalam pelacakan aset, tetapi juga bermanfaat dalam verifikasi fisik aset. Perangkat lunak ini memastikan aset mematuhi peraturan dan peraturan industri.

Jika organisasi ditemukan tidak mengikuti peraturan, organisasi mungkin akhirnya membayar denda dalam jumlah besar.

Perangkat lunak ini membantu organisasi dalam melakukan audit dengan sukses, mudah, dan cepat. Kami tahu bahwa biasanya prosedur audit memakan waktu banyak waktu, namun tidak dengan perangkat lunak pelacakan peralatan Asset Infinity. Ini efektif untuk pelacakan dan manajemen aset yang tepat.

6. Laporan & Informasi

Data adalah bagian krusial dari setiap organisasi ketika perbaikan adalah tujuannya. Laporan memberikan gambaran keseluruhan tentang kinerja aset, pemeliharaan aset, dan sebagainya.

Laporan membantu dalam menemukan hambatan, jebakan, dan data juga membantu dalam menemukan cara untuk menyelesaikan masalah tersebut. Laporan dan analisis data dapat membantu meningkatkan efisiensi mesin dan aset. Ini membantu dalam membuat keputusan bisnis yang tepat.

Kesimpulan

Pelacakan peralatan adalah aspek penting dalam manajemen aset. Ini dapat meningkatkan produktivitas dan meningkatkan efisiensi mesin yang akan langsung meningkatkan keuntungan Anda.

Perangkat lunak pelacakan peralatan menghapus proses manual dan membuatnya otomatis. Ini memberikan notifikasi dan peringatan yang meningkatkan produktivitas organisasi.

Perangkat lunak pelacakan peralatan juga memiliki fitur daftar periksa yang sangat membantu bagi tim pemeliharaan. Jika Anda ingin mengembangkan bisnis Anda, perangkat lunak ini dapat membantu, jadi Anda harus berinvestasi pada perangkat lunak ini.

Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)

1. Apa itu manajemen aset dan peralatan?

Manajemen aset dan peralatan dilakukan bukan hanya untuk melacak aset. Ini juga dapat meningkatkan umur aset dan meningkatkan kinerja aset. Manajemen aset mencakup manajemen lengkap aset dari pelacakan aset hingga memberikan pemeliharaan aset tepat waktu untuk setiap aset. Ini juga memberikan laporan yang akurat yang membantu organisasi dalam membuat keputusan bisnis krusial.

2. Apa saja beberapa jenis tag aset yang berguna untuk bisnis?

Tag aset berguna untuk bisnis untuk memastikan akurasi, tag sangat penting bagi organisasi yang intensif aset, khususnya mereka yang pendapatan bisnisnya dihasilkan melalui aset. Beberapa jenis tag aset adalah Barcode, QR (Quik Response) Code, RFID (Radio-frequency Identification), GPS (Global Position System), BLE (Bluetooth Low Energy), IoT (Internet of Things), NFC (Near Field Communication), dan sebagainya.

3. Mengapa fitur daftar periksa penting untuk departemen pemeliharaan?

Daftar periksa adalah fitur penting bagi tim pemeliharaan karena saat pesan kerja dibuat, semua tugas yang perlu dilakukan disebutkan dalam bentuk daftar periksa. Oleh karena itu, ini menghemat waktu bagi tim pemeliharaan, dan mereka melakukan kegiatan dan memeriksa semua tugas yang telah selesai.