Panduan Lengkap Maintenance Work Order: Tingkatkan Reliabilitas Aset & Kurangi Downtime

Ketika organisasi tidak memelihara asetnya, kerusakan aset akan terjadi pada akhirnya. Di sinilah peran maintenance work order menjadi penting! Sebuah maintenance work order yang sempurna memungkinkan Anda untuk menjadwalkan pemeliharaan yang dapat dilakukan tepat waktu.

Jadi, bagaimana proses work order dan apa manfaatnya dari sudut pandang organisasi?

Anda akan menemukan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini dalam blog ini. Tanpa basa-basi, mari kita mulai!

Apa Itu Maintenance Work Order?

Dalam maintenance work order, aktivitas MRO (pemeliharaan, perbaikan, operasi) dilakukan. Ini berisi semua detail seperti work order ditugaskan kepada siapa, apa masalah pada aset, aktivitas apa yang perlu dilakukan, kapan work order harus selesai, dan sebagainya!

Apa Tujuan Work Order?

Tujuan work order adalah untuk menjaga aset atau peralatan dalam kondisi terbaik. Jika kegagalan aset terjadi, maka mengembalikannya ke kondisi beroperasi dalam waktu terpendek atau sesuai prioritas. Selain itu, mencatat deteksi masalah dan riwayat pemeliharaan.

Apa Itu Work Request?

Work request diajukan oleh klien atau staf sendiri yang ingin melakukan tugas tertentu pada peralatan tertentu. Setelah work request disetujui oleh departemen pemeliharaan, sebuah work order dibuat.

Apa Itu Proses Work Order?

Proses work order dibagi menjadi beberapa langkah. Langkah pertama adalah mengidentifikasi tugas, apakah itu pemeliharaan terencana (aktivitas yang dijadwalkan untuk masa depan, seperti inspeksi aset, servis, dll.) atau pemeliharaan tidak terencana (kegagalan aset yang tidak terduga).

Langkah kedua adalah meminta pemeliharaan di mana semua spesifikasi pekerjaan dikumpulkan dan kemudian tim pemeliharaan mengambil tindakan lebih lanjut.

Kemudian prioritas work order ditentukan dan penjadwalan dilakukan sesuai dengan itu. Jika prioritas work order tinggi, maka dijadwalkan secepat mungkin, sedangkan jika prioritas rendah, maka dapat dijadwalkan pada waktu luang.

Setelah itu, work order ditugaskan kepada teknisi dan dapat selesai dalam menit, jam, atau hari, tergantung pada pekerjaan!

Terakhir, work order diselesaikan dan didokumentasikan untuk perbaikan atau peningkatan jika diperlukan.

Apa Kategori Berbeda dari Maintenance Work Order?

Berbagai kategori maintenance work order adalah sebagai berikut:

1. Inspeksi

Work order inspeksi menekankan pada pemeriksaan dan peninjauan aset, mesin, dan peralatan. Ini dapat dianggap sebagai bagian awal dari pemeliharaan mencegah. Dalam proses ini, aset diperiksa secara menyeluruh untuk menemukan apakah ada masalah.

2. Mencegah (Preventive)

Strategi pemeliharaan ini sangat efektif untuk organisasi yang dilengkapi dengan banyak aset. Dalam maintenance work order ini, aktivitas dilakukan seperti pemeriksaan rutin, pelumasan, pembersihan, penggantian oli, penggantian filter udara, dll.

Salah satu tujuan utama proses aktivitas pemeliharaan adalah untuk menemukan masalah potensial jika ada. Terbukti bahwa strategi manajemen pemeliharaan ini bekerja lebih baik dari yang lain. Karena memberikan beberapa keuntungan bagi organisasi seperti optimasi aset dan peminimalkan terjadinya kerusakan.

3. Darurat (Emergency)

Ketika work order darurat tiba, prioritas kerjanya tinggi. Dalam hal ini, aset dan mesin dikembalikan ke kondisi beroperasi secara mendesak untuk menyelamatkan aset & mengendalikan kerusakan.

Tujuan lainnya adalah menghindari semua jenis ancaman terhadap jiwa manusia, properti organisasi. Work order darurat harus diselesaikan secepat mungkin.

4. Rutin

Jenis pemeliharaan ini termasuk dalam pemeliharaan terjadwal. Bergantung pada ukuran perusahaan dan peralatan yang dimiliki, pemeliharaan rutin dapat terjadi secara mingguan atau bulanan, sesuai kebutuhan perusahaan.

Apa Keuntungan bagi Organisasi dalam Menggunakan Manajemen Work Order?

Di bawah ini kami sebutkan keuntungan bagi organisasi dalam menggunakan software manajemen work order:

1. Bermigrasi dari Kertas ke Digital

Setiap kertas kerja untuk work order selesai, Anda memberikannya kepada klien atau pekerja. Setelah itu, Anda tidak memiliki pembaruan tentang status terkini dan kertas-kertas itu mungkin hilang.

Selain itu, kertas dilakukan oleh manusia dan tulisan yang tidak rapi dapat menyebabkan masalah. Tetapi dengan software, Anda tidak perlu khawatir tentang penulisan.

Ketika Anda menggunakan sistem untuk mengirim data, dokumen data dapat ditemukan dalam beberapa menit dan Anda akan selalu memiliki bukti apa yang telah Anda kirim.

2. Prioritasi Work Order

Penting untuk memberikan detail penting tentang work order seperti prioritas work order. Ini akan membantu tim pemeliharaan dalam menyelesaikan work order dengan cepat atau sesuai urgensi.

Setelah prioritas ditentukan & sesuai dengan batas waktu work order, penjadwalan dilakukan.

3. Laporan yang Akurat

Laporan mewakili data yang dapat membantu dalam mengidentifikasi area potensial untuk perbaikan. Anda dapat memperoleh semua detail dan statistik work order pemeliharaan seperti berapa banyak work order yang tersisa, berapa banyak yang selesai & biaya yang terkait, dll.

4. Data Terpusat

Ini meminimalkan kesalahan seperti duplikasi. Tugas work order diidentifikasi dan menunjukkan pembaruan serta status secara real-time. Manajemen dan teknisi dapat melihat status work order yang menjaga tim tetap terorganisir.

Kesimpulan

Menurut situs web Global News Wire,

“Pasar software manajemen proyek online global diperkirakan akan mencapai nilai US$ 6,68 Miliar pada tahun 2026 karena adopsi yang meningkat terhadap solusi manajemen proyek berbasis cloud. Pasar diproyeksi akan berkembang dengan CAGR 9,4% selama periode peramalan dari 2018 hingga 2026.”

Seperti yang dapat kita perhatikan dari data di atas, manajemen proyek online dapat bermanfaat bagi perusahaan. Manajemen work order dapat membantu dalam penjadwalan dan pengorganisasian tugas dengan mudah, tanpa membuatnya rumit dan memberatkan.

Oleh karena itu, Anda dapat menggunakan software manajemen aset untuk manajemen work order yang efektif. Sistem yang efisien mengikuti setiap langkah dengan lancar yang akan membantu organisasi untuk mengurangi downtime dan membersihkan backlog work order.

Pertanyaan Umum (FAQ)

1. Apa yang dapat Anda lakukan dengan Manajemen Work Order?

Anda dapat melacak dan mengelola semua work order dari satu dasbor, melacak status dan pembaruan secara real-time. Selain itu, Anda dapat melacak penyelesaian work order serta membuat dan mengelola work order secara efisien.

2. Mengapa work order penting?

Work order mengotorisasi, menyetujui, dan membimbing seorang teknisi pemeliharaan atau seluruh tim untuk melakukan tugas tertentu. Work order berguna bagi manajemen dalam mengontrol biaya dan mengevaluasi eksekusi pekerjaan.

3. Bagaimana mengelola work order?

Tetapkan prioritas kategori work order, tugaskan kepada teknisi tertentu, berikan detail seperti sebutkan apa masalahnya dan apa yang perlu dilakukan. Pastikan setiap langkah didefinisikan dengan baik.