7 Fitur CMMS Penting yang Harus Dimiliki Setiap Manajer Pemeliharaan

Panduan GRATIS:Metrik Pemeliharaan Penting untuk Melacak Keberhasilan
Metrik Pemeliharaan Penting yang Perlu Diketahui Setiap Perencana
Dapatkan Panduan Gratis

Fitur Perangkat Lunak CMMS Dapat Membuat Perbedaan

E.I. DuPont de Nemours Co. (Delaware) melaporkan bahwa “Pengeluaran terbesar dan dapat dikontrol dalam sebuah pabrik adalah pemeliharaan, dan di banyak pabrik, anggaran pemeliharaan melebihi laba bersih tahunan.” (1996)

Perencana pemeliharaan dan manajer pemeliharaan bertanggung jawab untuk memastikan bahwa peralatan dan/atau fasilitas dipelihara dengan baik dan berfungsi sesuai kebutuhan. Mencatat pemeliharaan tersebut dapat menjadi sebuah tugas ketika ada banyak peralatan dan/atau fasilitas yang harus dipelihara. Di sinilah perangkat lunak manajemen pemeliharaan/perangkat lunak CMMS bisa sangat berguna. Paket-paket ini menawarkan berbagai fitur. Anda dapat memantau pemeliharaan dan mengidentifikasi potensi masalah serta area yang perlu ditingkatkan.

Berdasarkan pengalaman kami bekerja dengan pelanggan, meyakinkan manajemen mengenai nilai perangkat lunak CMMS dan mendapatkan anggaran untuk itu bisa jadi sulit. Cukup banyak organisasi yang percaya bahwa sistem berbasis kertas atau berbasis spreadsheet akan terus berfungsi untuk mereka. Atau Anda mungkin mendapatkan anggaran untuk membeli perangkat lunak pemeliharaan tetapi ada yang memilih produknya. Sayangnya mereka tergoda oleh grafik dan laporan indah yang memberikan ilusi kontrol yang luar biasa. Namun perangkat lunak CMMS yang dipilih mungkin kekurangan fitur yang membuatnya efektif. Berikut adalah beberapa fitur penting yang harus Anda cari dan bagaimana fitur tersebut akan membantu Anda dan organisasi Anda.

1. Templat tugas untuk pekerjaan pemeliharaan rutin

Anda dapat membuat templat tugas yang dapat digunakan kembali untuk membuat perintah kerja untuk pekerjaan yang sering terjadi. Misalnya pemeriksaan HVAC bulanan, pemeriksaan pompa triwulanan, dan sebagainya.

Apa manfaatnya?

Ini akan mengurangi jumlah waktu yang Anda habiskan untuk memasukkan kembali instruksi pada perintah kerja. Duduklah bersama teknisi terbaik Anda. Tulis instruksi tentang bagaimana pekerjaan harus dilakukan dengan menggunakan praktik terbaik. Katakanlah Anda mendapatkan teknisi atau dewan baru atau seseorang yang tidak terbiasa dengan jenis tugas ini. Dengan instruksi yang tepat, teknisi cenderung tidak melakukan pekerjaan yang salah – sehingga mengurangi kerusakan peralatan. Ini adalah keuntungan besar! Anda menangkap pengetahuan yang tersimpan di otak teknisi terbaik Anda ke dalam sistem. Sekarang akan tersedia bagi organisasi bila diperlukan.

2. Jadwalkan tugas pemeliharaan dengan berbagai cara

a) Jadwalkan pemeliharaan berdasarkan waktu (misalnya setiap minggu, setiap tanggal 21 setiap bulan, dll.).

b) Membuat perintah kerja sesuai kebutuhan (misalnya untuk pemeliharaan tidak terencana).

c) Menjadwalkan perintah kerja ketika perintah kerja lain telah selesai.

d) Jadwalkan pemeliharaan karena perubahan pembacaan meter atau karena kondisi alarm.

Apa manfaatnya?

Hal ini memudahkan untuk menyusun rencana pemeliharaan dan menjadwalkan pemeliharaan yang akan jatuh tempo berbulan-bulan atau bahkan bertahun-tahun ke depan. Kini tim pemeliharaan Anda cenderung tidak melupakan pemeliharaan penting yang mengakibatkan kerusakan. Kedua, Anda dapat menggunakan ini untuk membuat kalender pemeliharaan di masa depan (alias Kalender Pemeliharaan Peralatan) dan bekerja dengan departemen lain (misalnya operasi) untuk memastikan bahwa pemeliharaan terjadwal tidak akan mempengaruhi rencana mereka, misalnya. pengiriman pelanggan, bisnis musiman dan sebagainya. Mampu melakukan hal ini adalah sesuatu yang akan dihargai oleh departemen lain dan merupakan alasan yang sangat baik untuk mempertimbangkan pembelian perangkat lunak manajemen pemeliharaan.

3. Cara mudah untuk mengirimkan perintah kerja ke teknisi pemeliharaan dan mengumpulkan masukan

Jika Anda memiliki banyak teknisi pemeliharaan dan mereka sering berpindah-pindah, akan sangat sulit untuk membuat mereka tetap menilai perintah kerja yang terbuka saat mereka masuk. Anda dapat membuat perintah kerja harian menggunakan perangkat lunak CMMS dan mencetak atau mengirimkannya melalui email ke teknisi. Perangkat lunak CMMS yang lebih canggih bahkan memungkinkan teknisi memperbarui perintah kerja melalui email atau pesan teks SMS.

Apa manfaatnya?

Pertama-tama, ini menghemat waktu Anda. Anda akan menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mendorong kertas atau menelepon untuk mencoba mendapatkan informasi. Perintah kerja yang telah selesai berarti peralatan dapat beroperasi kembali. Jadi lebih sedikit produksi yang hilang. Anda mengetahui perintah kerja mana yang tertunda dan alasannya. Fokus pada perintah kerja tersebut dan cari tahu cara menyelesaikannya lebih cepat. Memiliki cara mudah untuk memperbarui status menghemat waktu teknisi pemeliharaan Anda. Mereka dapat menghabiskan lebih banyak waktu untuk pekerjaan pemeliharaan yang sebenarnya. Ditambah lagi, manajer pemeliharaan menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mengejar teknisi untuk mendapatkan pembaruan!

4. Kemampuan untuk melacak perintah kerja yang tertunda/telah jatuh tempo (alias Maintenance Backlog)

Beberapa perintah kerja mudah terlewatkan saat Anda membuat banyak perintah kerja setiap hari. Mereka mungkin tidak selesai karena ada pekerjaan dengan prioritas lebih tinggi. Atau tertunda karena suku cadang tidak tersedia atau teknisi dengan keterampilan yang diperlukan tidak tersedia. Perangkat lunak CMMS akan memungkinkan Anda melacak simpanan pekerjaan tersebut dan perintah kerja yang merupakan bagian dari simpanan ini. Anda bahkan mungkin dapat mengirimkan pengingat ketika perintah kerja sudah lewat jatuh tempo dalam jumlah hari tertentu.

Apa manfaatnya?

Pemeliharaan yang terlewat sering kali dapat mengakibatkan kegagalan peralatan – yang berarti hilangnya produksi, masalah operasi, dan biaya lain yang harus ditanggung organisasi. Alternatifnya, peralatan yang tidak berfungsi dengan baik akan menghasilkan produk berkualitas buruk atau pengalaman pelanggan yang buruk. Jadi kemampuan melacak perintah kerja yang sudah lewat jatuh tempo dan menyelesaikan/menutupnya akan menambah banyak nilai!

5. Statistik untuk dibagikan kepada manajemen

Pemeliharaan sebagai fungsi yang cukup penting adalah sesuatu yang ingin dipantau oleh manajemen. Ada berbagai statistik pemeliharaan yang dapat Anda kumpulkan tetapi sebagian besar tidak berarti bagi personel non pemeliharaan. Statistik penting yang dapat dibagikan adalah item seperti jam simpanan perintah kerja, jumlah perintah kerja yang tertunda, waktu henti mesin, kerusakan vs. pemeliharaan terencana/preventif, dan seterusnya (lihat Statistik Manajemen Pemeliharaan Utama Untuk Perencana Pemeliharaan).

Apa manfaatnya?

Mampu berbagi statistik yang mudah dipahami akan membantu manajemen dan departemen lain memahami keadaan program pemeliharaan dan apa yang perlu ditingkatkan. Statistik bermakna yang dapat dipahami oleh manajemen yang lebih tinggi adalah sesuatu yang dapat mereka tindak lanjuti, misalnya. tingkatkan anggaran Anda!

6. Laporan kerusakan peralatan/mesin untuk mengidentifikasi peralatan yang bermasalah

Seringkali bagian dari peralatan menjadi sumber sebagian besar masalah pemeliharaan dan keadaan darurat. Perangkat lunak pemeliharaan tingkat lanjut mungkin menawarkan berbagai rasio dan statistik lainnya. Namun, catatan sejarah masalah dan statistik yang mengidentifikasi pekerjaan dan biaya peralatan dapat membantu.

Apa manfaatnya?

Mampu mengidentifikasi peralatan ini dan mengambil tindakan proaktif untuk mencegah keadaan darurat atau mengganti peralatan bermasalah akan membuat manajer pemeliharaan menjadi lebih efektif. Kerusakan peralatan akan berkurang sehingga mengurangi gangguan produksi atau masalah operasional. Akan memakan biaya besar jika organisasi Anda tidak dapat mengirimkan produk atau layanan kepada pelanggan karena staf operasi sedang menunggu peralatan diperbaiki. Memiliki alat yang membantu Anda mengidentifikasi peralatan yang cenderung rusak akan menghemat uang organisasi Anda &mengurangi masalah pelanggan. Lihat “Tips Analisis Pelacakan Waktu Henti Peralatan/Mesin ” untuk lebih jelasnya.

7. Lacak penggunaan suku cadang &bahan habis pakai

Perangkat lunak CMMS memungkinkan Anda mengaitkan komponen &persediaan dengan perintah kerja dan melacak penggunaan saat digunakan. Mereka juga mungkin menawarkan dukungan untuk membuat dan mengelola pesanan pembelian/permintaan pembelian.

Apa manfaatnya?

Salah satu sumber terbesar biaya program pemeliharaan adalah suku cadang dan perlengkapan. Mampu melacaknya dan mengetahui berapa banyak yang Anda miliki sangat berguna untuk membantu mengurangi pemborosan. Para ahli mengatakan bahwa solusi manajemen pemeliharaan terkomputerisasi (CMMS) dapat membantu organisasi menghemat antara 5-15% anggaran pemeliharaan mereka.

Mencari CMMS/Perangkat Lunak Manajemen Pemeliharaan?

Cobalah demo web perangkat lunak FastMaint CMMS yang berfungsi penuh di browser web Anda (atau unduh uji coba 30 hari yang berfungsi penuh). Ia menawarkan fitur-fitur yang disebutkan di atas dan banyak lagi. Hal ini dapat membantu Anda merencanakan dan mengelola pemeliharaan peralatan dan fasilitas dengan lebih efektif. Anda dapat menggunakan fitur impor data untuk memuat peralatan, suku cadang &pekerjaan pemeliharaan Anda.

Uji Coba CMMS FastMaint Gratis

Bacaan Tambahan:

1) “5 jebakan simpanan pemeliharaan yang harus dihindari” dari majalah PlantServices mencakup masalah yang dapat membuat Anda tersandung saat mencoba mengurangi simpanan pemeliharaan.

2) Contoh studi kasus “Pembenaran CMMS, manfaat &laba atas investasi (ROI)”.

Panduan GRATIS:Metrik Pemeliharaan Penting untuk Melacak Keberhasilan
Metrik Pemeliharaan Penting yang Perlu Diketahui Setiap Perencana
Dapatkan Panduan Gratis