Hindari Kesalahan Umum Saat Memilih Perangkat Lunak Pemeliharaan CMMS

Panduan GRATIS:Metrik Pemeliharaan Penting untuk Melacak Keberhasilan
Metrik Pemeliharaan Penting yang Perlu Diketahui Setiap Perencana
Dapatkan Panduan Gratis

Jika organisasi Anda mencari solusi perangkat lunak CMMS/pemeliharaan? Jika ya, Anda perlu mewaspadai kendala umum yang dapat terjadi selama proses seleksi dan menjadikan pilihan akhir Anda sebagai mimpi buruk untuk digunakan. Tergantung pada latar belakang siapa yang melakukan seleksi, satu atau lebih kendala ini dapat menghambat proses seleksi. Pemilihan perangkat lunak CMMS dapat dilakukan oleh seseorang dari departemen TI, seseorang dari departemen pemeliharaan, atau seseorang dari operasi/administrasi. Kurangnya pengetahuan tentang perangkat lunak CMMS dan kegunaannya dapat mengakibatkan pengguna tidak menyadari potensi masalah yang akan membuat perangkat lunak akhir yang dipilih tidak terlalu berguna bagi organisasi. Dalam postingan dua bagian ini kita akan membahas kesalahan umum dalam pemilihan dan cara menghindarinya.

Apa kendalanya?

1. Tergoda oleh biaya yang lebih rendah dan penerapan CMMS yang mudah dihosting web: Di sini vendor menawarkan produk perangkat lunak manajemen pemeliharaan yang tersedia sebagai layanan (Software as a Service – SaaS). Biaya bulanan lebih rendah dan dibebankan oleh jumlah pengguna. Penerapannya lebih mudah karena Anda hanya memerlukan koneksi Internet dan browser web untuk mengaksesnya. Apa yang tidak disukai dari ini! Masalahnya adalah Anda sekarang harus membayar biaya bulanan selamanya. Jika Anda ingin menambahkan lebih banyak pengguna, Anda mulai membayar lebih banyak secara signifikan. Anda perlu membandingkan biaya pembayaran biaya lisensi satu kali dengan biaya langganan solusi yang dihosting selama sekitar tiga tahun untuk mendapatkan gambaran tentang biaya yang sebanding. Anda juga perlu mempertimbangkan biaya migrasi di masa depan. Apa yang terjadi pada data Anda jika Anda memutuskan untuk beralih ke penyedia lain? Bagaimana Anda mendapatkan data Anda dan bagaimana Anda dapat memuatnya ke sistem baru? Siapa pemilik data Anda? Apa yang terjadi pada Anda jika vendor gulung tikar atau menghadapi masalah lain dalam menyediakan layanan?
2. Memilih solusi hebat yang memiliki banyak fitur: Ini adalah sesuatu yang dapat mengganggu seseorang yang tidak terlalu paham dengan manajemen pemeliharaan – biasanya seseorang dari departemen TI atau administrasi/operasi yang memilih perangkat lunak CMMS. Dalam kasus seperti ini, pastikan alur kerja pemeliharaan yang disediakan oleh perangkat lunak CMMS dapat digunakan oleh tim pemeliharaan Anda. Pastikan bahwa hal ini tidak memaksa mereka untuk sepenuhnya mengubah praktik pemeliharaan untuk mengakomodasi perangkat lunak CMMS. Beberapa perubahan dalam praktik pemeliharaan mungkin berguna untuk mengakomodasi tujuan masa depan, namun perubahan besar biasanya sulit untuk diakomodasi dan mungkin akan diabaikan begitu saja. Anda harus meninjau alur kerja tersebut dengan manajer pemeliharaan, perencana pemeliharaan, dan teknisi pemeliharaan untuk memastikan bahwa alur kerja tersebut akan berfungsi.
3. Memikirkan bahwa solusi yang menawarkan banyak pelatihan dan dukungan langsung adalah hal yang baik. Produk perangkat lunak CMMS yang memerlukan pelatihan sebelum digunakan harus menimbulkan tanda bahaya – biasanya produk tersebut merupakan produk yang lebih kompleks. Produk seperti itu umumnya lebih sulit digunakan dan mendapatkan pelatihan akan menghabiskan banyak waktu di departemen pemeliharaan! Apa yang terjadi ketika orang-orang keluar dan Anda merekrut karyawan baru – siapa yang membiayai pelatihannya? Akankah kinerja departemen pemeliharaan menurun ketika karyawan baru diberi informasi terbaru pada perangkat lunak CMMS?

Masih banyak kendala yang akan terjadi (dibahas di Bagian 2)!

Di bagian kedua postingan ini “Kesalahan Pemilihan Perangkat Lunak CMMS (Bagian 2)” kami membahas beberapa kendala lagi yang dapat mengganggu proses seleksi terbaik. Anda mungkin juga ingin melihat Panduan Pemilihan Perangkat Lunak CMMS/Pemeliharaan kami yang baru saja diperbarui untuk petunjuk dan saran tambahan dalam memilih perangkat lunak CMMS yang tepat untuk organisasi Anda.

Panduan Pemilihan Perangkat Lunak CMMS Gratis

Panduan GRATIS:Metrik Pemeliharaan Penting untuk Melacak Keberhasilan
Metrik Pemeliharaan Penting yang Perlu Diketahui Setiap Perencana
Dapatkan Panduan Gratis