Manajemen Pemeliharaan:Tinjauan

Manajemen Pemeliharaan adalah proses memelihara aset dan sumber daya perusahaan sambil mengendalikan waktu dan biaya, memastikan efisiensi maksimum dari proses manufaktur.

Apa itu Manajemen Pemeliharaan?

Manajemen pemeliharaan didefinisikan sebagai proses pemeliharaan aset dan sumber daya perusahaan sambil mengendalikan waktu dan biaya, sehingga memastikan efisiensi maksimum dari proses manufaktur. Manajemen pemeliharaan telah berubah dari proses kuno, membosankan, dan ditulis tangan menjadi sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi (CMMS) — perangkat lunak yang merencanakan, melacak, mengukur, dan mengoptimalkan semua bentuk program pemeliharaan dalam satu sistem pusat.

Manajemen pemeliharaan bukan hanya sistem perangkat lunak — ini adalah kombinasi perangkat lunak, praktik terbaik, dan personel terlatih, semuanya berfokus pada tujuan yang sama. Program manajemen perawatan sangat dapat disesuaikan dan berpusat pada jenis perawatan yang digunakan di pabrik. Baik Anda menggunakan program pemeliharaan berbasis kondisi seperti pemeliharaan prediktif atau program pemeliharaan yang lebih berbasis waktu seperti pemeliharaan preventif, penting untuk memfokuskan program Anda pada jenis pemeliharaan yang digunakan dan perannya dalam organisasi Anda.

Meningkatkan manajemen pemeliharaan harus menjadi tujuan berkelanjutan bagi perusahaan mana pun yang memiliki aset alat berat, tetapi tidak ada solusi satu ukuran untuk semua. Jika Anda memerlukan dukungan atau keahlian tambahan dalam proses mengubah praktik manajemen pemeliharaan Anda, menghadirkan pakar keandalan dan pemeliharaan yang bereputasi baik seperti yang ada di IDCON dapat membantu Anda mengidentifikasi peluang dan membuat rencana perbaikan yang dapat dicapai.

Mengapa Manajemen Pemeliharaan Itu Penting

Manajemen perawatan sangat penting dalam memastikan keberhasilan jangka panjang dari program perawatan Anda dengan memantau jaminan kualitas, menjaga efisiensi operasional dan menjaga aset agar berjalan optimal. Aset dan sumber daya yang dipelihara dengan baik menjaga produksi Anda tetap stabil dan sangat meminimalkan kemungkinan waktu henti yang tidak direncanakan. Waktu henti yang tidak direncanakan menyebabkan efek bola salju, yang menyebabkan lonjakan biaya tak terduga yang terkait dengan hal-hal seperti perbaikan (tenaga kerja lembur, suku cadang, dll.), pengiriman tertunda, kehilangan pendapatan, atau kerusakan total mesin.

Manajemen pemeliharaan membantu meningkatkan efisiensi operasional fasilitas pabrik, yang berkontribusi pada pendapatan dengan menurunkan biaya operasi dan meningkatkan kualitas (dan kuantitas) produk manufaktur. Selain penghematan biaya, manfaat lainnya mencakup peningkatan keselamatan di tempat kerja, peningkatan produktivitas, dan meminimalkan kesalahan manusia.

Tujuan Manajemen Pemeliharaan

Semua bentuk manajemen pemeliharaan memiliki tujuan yang sama yaitu menganalisis produksi dan menemukan praktik dan proses terbaik dalam bidang tertentu. Menganalisis laporan dari CMMS, misalnya, memungkinkan Anda mengontrol biaya, menjadwalkan pekerjaan dengan benar dan efisien, serta memastikan kegagalan dan kerusakan diminimalkan. Tujuan utama dari manajemen pemeliharaan meliputi:

• Kontrol biaya/penganggaran: Alat manajemen pemeliharaan memberi manajer informasi yang diperlukan untuk mengalokasikan dana dari anggaran dengan benar. Pengendalian biaya penting karena beberapa biaya merupakan penggunaan dana perusahaan yang lebih baik daripada yang lain. Misalnya, manajer pemeliharaan mungkin perlu membeli suku cadang pengganti untuk suatu aset. Dia mungkin harus memilih antara bagian yang lebih murah yang kurang tahan lama dan bagian yang lebih mahal dan tahan lama.
• Menjadwalkan pekerjaan/mengalokasikan sumber daya: Menjadwalkan pekerjaan dan mengalokasikan waktu dan sumber daya tenaga kerja sehingga mereka paling produktif memainkan peran kunci dalam efisiensi. Manajemen pemeliharaan memberi manajer pemahaman akhir tentang keseluruhan proses untuk membantu memutuskan tingkat prioritas berbagai aktivitas. Misalnya, jika manajer pemeliharaan perlu memverifikasi pengiriman produk secara tepat waktu, dia mungkin cenderung memprioritaskan pemeliharaan forklift untuk memastikan produk dapat dipindahkan di sekitar gudang dan ke truk pengiriman tanpa gangguan.
• Kepatuhan dan peraturan: Alat manajemen pemeliharaan membantu organisasi mematuhi peraturan di tingkat lokal, negara bagian, dan federal. Misalnya, mungkin tampak seperti opsi yang lebih murah untuk menugaskan satu operator ke aset tertentu, meskipun undang-undang menyatakan dua karyawan harus ditugaskan untuk alasan keamanan.
• Meminimalkan waktu henti/kerugian: Program manajemen pemeliharaan yang baik membantu mengurangi hilangnya waktu produktif karena kegagalan dengan menetapkan program pemeliharaan terencana. Lebih sedikit penghentian produksi berarti lebih sedikit pendapatan yang hilang.
• Memperpanjang umur aset: Organisasi banyak berinvestasi dalam mesin. Program manajemen pemeliharaan membantu memastikan peralatan dan infrastruktur selalu dalam kondisi baik. Pemeliharaan rutin memperpanjang masa pakai mesin, fasilitas, dan komponen lainnya dengan meminimalkan keausan.
• Tingkatkan peralatan: Berawal dari tujuan memperpanjang masa pakai aset, manajemen pemeliharaan juga menyempurnakan peralatan yang ada melalui modifikasi, ekstensi, atau item baru berbiaya rendah.
• Pelatihan: Program manajemen pemeliharaan harus mencakup pelatihan personel dalam keterampilan pemeliharaan khusus, meningkatkan keselamatan operasional, memberi nasihat tentang perolehan, pemasangan dan pengoperasian mesin, dan meningkatkan kualitas produk jadi.
• Mengungkap tren pemeliharaan: Melihat data historis membantu manajer mendapatkan gambaran yang jelas tentang apa yang sebenarnya terjadi selama operasi sehari-hari. Perangkat lunak CMMS, misalnya, dapat mengungkap hal-hal seperti mengapa suatu aset tampaknya berkinerja buruk secara konsisten.

Manajemen Pemeliharaan vs. Manajemen Aset

Salah satu komponen besar manajemen pemeliharaan adalah bekerja dengan aset untuk memastikan keandalannya. Ada beberapa perbedaan utama di antara keduanya.

• Manajemen aset: Manajemen aset adalah puncak dari aktivitas dan praktik yang melacak kinerja aset organisasi dan menggunakan informasi tersebut untuk meningkatkan produksi. Sistem manajemen aset harus selaras dengan rencana bisnis secara keseluruhan untuk memastikan keberhasilan perusahaan. Proses pengelolaan aset memungkinkan bisnis melihat manfaat seperti apakah peralatan berfungsi sebagaimana mestinya, biaya pengoperasian berkurang, dan jika mereka mendapatkan laba atas investasi (ROI) yang lebih tinggi atas aset mereka.
• Manajemen pemeliharaan: Seperti yang telah kami definisikan, manajemen pemeliharaan pada dasarnya menggunakan perangkat lunak intuitif seperti CMMS untuk melacak sumber daya bisnis, seperti tenaga kerja, material, dan peralatan. Informasi dari sistem ini memungkinkan Anda membuat keputusan yang tepat tentang membuat atau meningkatkan proses pemeliharaan. Manajemen pemeliharaan memastikan peralatan perusahaan Anda tetap berfungsi dengan baik, yang meminimalkan waktu henti dan perbaikan tak terduga.

Jadi, apa bedanya? Meskipun keduanya secara teknis berbeda, manajemen aset dan manajemen pemeliharaan seringkali terintegrasi bersama dan saling melengkapi dengan baik. Manajemen pemeliharaan lebih banyak berurusan dengan kinerja fisik dan pemeliharaan peralatan, sementara manajemen aset menganalisis semua data untuk pekerjaan yang perlu dilakukan pada setiap aset, mengidentifikasi dan memprioritaskan pekerjaan itu untuk membantu ROI setiap aset.

Sebagian besar perangkat lunak CMMS modern mengintegrasikan kedua fungsi tersebut sehingga personel pemeliharaan dapat melihat kedua kumpulan data di satu lokasi terpusat.

Sistem Manajemen Pemeliharaan Terkomputerisasi

Sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi (CMMS) adalah platform perangkat lunak yang dirancang untuk menyederhanakan manajemen pemeliharaan. Jenis paket perangkat lunak intuitif menyimpan database komputer informasi tentang operasi pemeliharaan perusahaan dan dapat menghasilkan laporan status dan ringkasan rinci kegiatan pemeliharaan. Setelah dianalisis, informasi ini dimaksudkan untuk memungkinkan personel pemeliharaan melakukan pekerjaan mereka secara lebih efektif dan memungkinkan manajer pemeliharaan membuat keputusan yang tepat, membantu mereka mengelola biaya dan mengalokasikan sumber daya.

CMMS memungkinkan organisasi menghilangkan pelacakan data manual dan memungkinkan pelacakan dan pengaturan berbagai aspek bisnis ke dalam satu lokasi digital terpusat. Perangkat lunak CMMS sangat dapat disesuaikan, memungkinkan organisasi untuk menambahkan komponen seperti manajemen data peralatan, manajemen tugas pemeliharaan preventif dan prediktif, sistem perintah kerja, penjadwalan dan perencanaan, manajemen vendor, kontrol inventaris, dan banyak lagi.

Paket CMMS adalah sistem berbasis cloud (lebih modern) atau lokal (lebih tradisional). Sistem berbasis cloud di-host di server luar, biasanya oleh perusahaan yang menjual perangkat lunak, sedangkan sistem di lokasi mengharuskan perusahaan yang membeli perangkat lunak untuk meng-host produk di server internalnya sendiri. Beberapa kelemahan dengan server lokal adalah biaya yang lebih tinggi, implementasi yang rumit, dan pemeliharaan yang konstan (mencadangkan dan memperbarui perangkat keras dan perangkat lunak).

1. Manajemen perintah kerja: CMMS dengan kemampuan manajemen perintah kerja sangat menyederhanakan setiap langkah dalam proses perintah kerja pemeliharaan. Manajer pemeliharaan dapat merancang, memprioritaskan, meninjau, menetapkan, dan melacak perintah kerja dari desktop atau perangkat seluler mereka, sementara operator dapat mengirimkan permintaan kerja.

   Pemeliharaan preventif juga dapat digabungkan dengan menggunakan pemicu berbasis waktu, penggunaan, atau kondisi untuk secara otomatis memperingatkan perangkat lunak saat tugas terjadwal perlu dilakukan. Hal ini memungkinkan penjadwalan otomatis perintah kerja dan bahkan dapat mengingatkan inventaris untuk memastikan suku cadang tersedia.

   Teknisi dan manajer semuanya dapat berinteraksi dengan perangkat lunak dan melihat pembaruan waktu nyata. Teknisi dapat melihat tugas harian mereka, menandai pekerjaan sebagai selesai, dan mengubah status aset dari offline ke online. Demikian pula, manajer dapat melihat kapan pekerjaan selesai.

2. Kinerja aset/pelaporan: CMMS di seluruh perusahaan memberi organisasi cara yang bagus untuk mengumpulkan dan menganalisis data dari setiap aset, sehingga manajer pemeliharaan dapat lebih mudah melihat area yang perlu meningkatkan efisiensi dan produktivitas. Sebagian besar manajemen pemeliharaan melacak penggunaan aset Anda dan bagaimana kinerjanya. Ini termasuk melihat jam operasional, pembacaan pengukur berbasis waktu, jarak tempuh dan banyak lagi.

   CMMS secara otomatis membuat profil aset dengan informasi ini dan mencakup hal-hal khusus aset seperti daftar periksa pemeliharaan, kode kegagalan, informasi keselamatan, dan pelajaran satu poin. Dari profil ini, Anda bisa mendapatkan gambaran lengkap tentang operasi pemeliharaan Anda dengan membuat laporan khusus tentang hal-hal seperti waktu henti aset dan bagaimana setiap aset memengaruhi biaya inventaris.

3. Manajemen inventaris: Melacak suku cadang adalah tugas yang menakutkan. CMMS membantu Anda mendapatkan dan tetap teratur dengan mengotomatiskan pembelian inventaris, sehingga Anda dapat memiliki suku cadang yang tepat saat Anda membutuhkannya, dalam jumlah yang benar.

   Banyak sistem CMMS memungkinkan Anda mencatat semua suku cadang dan mencatat di mana mereka disimpan, ketika dibeli, bagaimana menggunakannya dan ketersediaannya di semua situs di seluruh organisasi. Dengan cara ini, teknisi mengetahui suku cadang apa yang mereka perlukan untuk tugas perbaikan atau pemeliharaan preventif, di mana suku cadang tersebut berada dan bagaimana menggunakannya.

   Terakhir, CMMS membantu Anda mempertahankan inventaris yang optimal melalui pelacakan biaya inventaris, referensi riwayat pesanan, jumlah siklus, data penggunaan, dan detail first-in/first-out.

4. 4Kemampuan audit: Mempersiapkan audit menjadi lebih sederhana dengan memiliki catatan setiap tugas yang terus menerus dan dapat dicari. Hal ini memungkinkan tim manajemen pemeliharaan untuk mengaudit riwayat pemeliharaan aset. Banyak sistem perangkat lunak CMMS memungkinkan Anda membuat profil pengguna yang secara otomatis memantau sertifikasi dan tanggal perpanjangan serta menyematkan video pelatihan standar untuk mereka yang perlu memperbarui dan tetap patuh. Semua perintah kerja, daftar tugas, dan foto diarsipkan, memberi Anda bukti yang mungkin Anda perlukan untuk memastikan sertifikasi ISO.
5. Kemampuan seluler: Hampir semua perangkat lunak CMMS modern berbasis cloud hadir dengan kemampuan untuk mengakses CMMS dari jarak jauh dari tablet atau smartphone. Hal ini penting karena pekerja pemeliharaan menghabiskan sebagian besar waktu mereka di lapangan, di lantai pabrik dan jauh dari kantor. Kemampuan seluler memungkinkan teknisi pemeliharaan merekam apa yang mereka lakukan saat melakukannya. Ini termasuk mengambil gambar dan meminta bantuan di tempat. CMMS dengan aplikasi seluler yang menawarkan kemampuan offline memungkinkan pembaruan semacam ini bahkan saat tidak ada koneksi Wi-Fi.
6. Kemampuan integrasi: Salah satu hal terbaik tentang perangkat lunak CMMS modern adalah kemampuannya untuk mengintegrasikannya dengan sistem lain di dalam perusahaan Anda. Misalnya, menggabungkan perangkat lunak penjualan Anda dengan CMMS Anda memberi tim penjualan pandangan mendalam ke dalam data yang biasanya tidak akan mereka akses. Penyedia CMMS yang baik memiliki berbagai opsi integrasi, memungkinkan Anda menyesuaikan kombinasi yang tepat untuk organisasi Anda.

Siapa yang Harus Memiliki Akses ke CMMS Anda?

Sering diperdebatkan siapa yang seharusnya memiliki akses ke CMMS Anda; di beberapa perusahaan, hanya beberapa manajer pemeliharaan yang memiliki akses. Seiring waktu, ini dapat menyebabkan beberapa masalah. Semakin sedikit orang yang menggunakan sistem, semakin banyak pekerjaan yang dilimpahkan pada individu yang menggunakannya, membuat sekelompok kecil pengguna ini bertanggung jawab untuk menangani semuanya, mulai dari mencatat perintah kerja hingga menjalankan dan menganalisis laporan.

Masalah lainnya adalah fakta bahwa hal itu membatasi dampak semua orang dalam tim. Anggota tim yang tidak dapat melihat gambaran keseluruhan operasi pemeliharaan cenderung bingung tentang pekerjaan mereka, lebih sering kehilangan pekerjaan, membuat keputusan yang salah informasi, dan akhirnya memiliki semangat kerja yang lebih rendah.

Sebaliknya, memberikan berbagai anggota tim dan departemen akses ke CMMS Anda dapat bermanfaat dengan menjadikan manajemen pemeliharaan sebagai tanggung jawab bersama di seluruh organisasi Anda. Ini membebaskan tim pemeliharaan untuk meningkatkan di area lain. Ini juga memungkinkan departemen lain membuat keputusan berdasarkan data berdasarkan analisis dari semua area perusahaan.

Mari kita lihat beberapa dari berbagai grup yang seharusnya memiliki akses ke CMMS Anda.

• Manajer pemeliharaan: Mungkin pilihan yang paling jelas, manajer pemeliharaan juga harus menjadi administrator sistem. Administrator sistem mengawasi penggunaan CMMS sehari-hari dan sangat terlibat dalam memilih sistem yang tepat, menerapkannya, dan mengoptimalkannya. Hampir semua aspek pemeliharaan melalui manajer pemeliharaan, mulai dari membuat, menjadwalkan, dan memprioritaskan perintah kerja hingga mengelola aset dan membuat laporan.
• Manajer fasilitas/operasi: Memberikan akses ke manajer fasilitas Anda memungkinkan mereka melihat informasi pemeliharaan, jadwal, metrik, dan kinerja keseluruhan di berbagai fasilitas. Data ini dapat membantu mereka meningkatkan efisiensi, memutuskan anggaran, mempersiapkan audit, dan membeli inventaris.
• Insinyur keandalan: Insinyur keandalan adalah orang-orang yang mengolah data dari laporan CMMS dan mengubahnya menjadi informasi yang dapat ditindaklanjuti. Memberi mereka akses ke semua data yang dihasilkan oleh CMMS memungkinkan mereka membuat laporan dan peningkatan proses dengan lebih mudah dan akurat.
• Manajer inventaris: Kami telah menyebutkan peran besar yang dimainkan CMMS dalam manajemen inventaris. Manajer inventaris dapat menggunakan informasi yang diberikan oleh CMMS untuk mencatat dan melacak informasi tentang suku cadang, memeriksa data historis, menetapkan jumlah minimum, dan mengirim permintaan pembelian. Manfaat dari aliran hilir ini ke tim pemeliharaan, karena pelacakan dan pembelian inventaris yang ditingkatkan membantu menjamin mereka memiliki suku cadang yang tepat di tempat yang tepat setiap kali mereka membutuhkannya. Ini juga memastikan catatan disimpan dengan lebih baik, dan pengeluaran dipantau.
• Personel keselamatan: Memiliki semua informasi keselamatan dan kesehatan dalam satu sistem membantu organisasi tetap patuh. Semua karyawan dapat memiliki akses ke sertifikasi, kebijakan, daftar periksa, dan hasil audit.
• Teknisi: Tidak perlu dipikirkan lagi, teknisi harus selalu disertakan sebagai pengguna CMMS, karena merekalah yang paling banyak menggunakan fitur sistem. Meskipun Anda tidak perlu memberikan akses administratif kepada semua teknisi, mereka seharusnya dapat melihat perintah kerja, mendapatkan notifikasi, menambahkan informasi ke profil aset, dan melakukan tugas lain yang secara langsung berhubungan dengan perbaikan dan inspeksi. Memiliki akses ke informasi ini akan memungkinkan mereka menjadi efisien dan akurat, serta memberi mereka kemampuan untuk mencatat data secara real-time.
• Personil produksi: Kelompok ini mencakup operator mesin, supervisor lini, dan anggota tim lain yang bekerja dengan peralatan setiap hari. Seringkali, personel produksi adalah yang pertama menyadari kegagalan yang akan datang, sehingga memiliki akses ke CMMS memberi mereka kemampuan untuk mengajukan permintaan atau menambahkan detail ke perintah kerja, membuat proses perbaikan lebih efisien. Manajer pemeliharaan juga dapat menugaskan operator pemeliharaan dasar atau tugas pemeliharaan mandiri, seperti membersihkan peralatan, melalui CMMS.
• Kontraktor: Kontraktor atau teknisi yang tidak berafiliasi langsung dengan perusahaan Anda tetapi melakukan tugas yang cukup rutin harus memiliki akses tamu ke CMMS Anda. Dengan cara ini, mereka dapat melihat perintah kerja, daftar tugas, dan sumber daya yang tersedia. Mereka juga akan dapat berkomunikasi lebih baik dengan manajer pemeliharaan melalui akses seluler.
• Eksekutif: Terakhir, tim eksekutif dan kepemimpinan senior menggunakan semua data yang mereka bisa untuk membuat keputusan berdasarkan data. Memiliki akses ke CMMS adalah cara mudah untuk menjaga mereka tetap terhubung dengan kinerja, pencapaian, indikator kinerja utama (KPI), dan banyak lagi.

CMMS vs. EAM

Di masa lalu, CMMS dan sistem manajemen aset perusahaan (EAM) dipandang sebagai solusi yang sangat berbeda untuk manajemen pemeliharaan. Sistem modern telah mengaburkan batas antara keduanya, dengan banyak sistem perangkat lunak termasuk kemampuan keduanya ke dalam satu paket perangkat lunak perusahaan. Namun, penting untuk dicatat bahwa keduanya tidak sama.

CMMS paket perangkat lunak termasuk database dengan informasi real-time dan sejarah tentang operasi perusahaan. Perangkat lunak CMMS juga digunakan untuk menjadwalkan dan menetapkan pekerjaan, meningkatkan efisiensi, mendukung kepatuhan terhadap peraturan, dan membantu manajemen pemeliharaan membuat keputusan yang lebih tepat. Sistem CMMS sedikit lebih fokus daripada sistem EAM dan dirancang khusus untuk menangani fungsi yang terkait dengan pemeliharaan dan manajemen material. Banyak organisasi mengisi kesenjangan dengan mengintegrasikan CMMS mereka dengan penjadwalan, pembelian, dan perangkat lunak akuntansi, misalnya.

EAM berfokus pada optimalisasi siklus hidup aset perusahaan. Ini memberikan pandangan komprehensif tentang aset fisik dan infrastruktur di seluruh siklus hidup. Ini termasuk desain, implementasi dan pengadaan, serta operasi, pemeliharaan, pembuangan dan penggantian. Perangkat lunak EAM dikembangkan setelah CMMS dan mencakup kemampuan manajemen pemeliharaan, tetapi perangkat lunak ini mempertimbangkan total biaya kepemilikan aset fisik perusahaan.

Sistem EAM melayani setiap aspek perusahaan yang berhubungan dengan manajemen aset. Ini termasuk pemeliharaan dan inventaris, pengadaan, teknik, manajemen proyek, akuntansi, operasi, manajemen keandalan, dan perencanaan strategis.

Seperti yang Anda lihat, kedua sistem ini memiliki kemampuan yang sangat mirip, tetapi yang benar-benar membedakan mereka adalah filosofi dan cakupannya. CMMS berfokus pada pemeliharaan dan mulai melacak dan mengumpulkan data setelah aset dibeli dan dipasang. Sistem EAM lebih komprehensif. Dimulai dengan desain dan berlanjut ke akhir masa pakai aset. Berikut adalah beberapa fitur yang akan Anda lihat di sistem EAM tetapi tidak di CMMS:

• Kemampuan manajemen penganggaran
• Pemantauan kalibrasi
• Pemantauan energi
• Manajemen armada
• Peta interaktif, denah lantai, dan skema
• Aset linier
• Manajemen proses