Mengapa Gudang Pemeliharaan yang Terorganisir Penting bagi Seluruh Organisasi Anda

Petugas logistik menggunakan perangkat genggam untuk mengeluarkan inventaris manajemen suku cadang.

Gudang pemeliharaan adalah pusat tim pemeliharaan, idealnya menyediakan lingkungan yang bersih, terorganisir, aman, dan terlindungi untuk menampung material. Gudang pemeliharaan yang beroperasi dengan lancar sangat penting untuk lebih dari sekadar manajemen suku cadang. Hal ini dapat menjadi kunci efisiensi operasional bagi banyak perusahaan.

Tujuan dari gudang pemeliharaan adalah untuk memastikan tim pemeliharaan Anda selalu memiliki akses ke alat dan suku cadang yang tepat, dalam jumlah yang tepat, tepat pada waktu dan tempat mereka membutuhkannya. Jika teknisi pemeliharaan membuang-buang waktu mereka yang berharga untuk mendapatkan atau melacak suku cadang yang salah diberi label atau salah penempatan, hal ini dapat meningkatkan biaya secara signifikan, serta mengakibatkan waktu henti aset yang berlebihan.

Aspek penting lainnya dalam mengelola gudang pemeliharaan dengan sukses adalah memastikan semua catatan inventaris dapat diakses dan terlihat oleh semua orang yang perlu melihatnya, mulai dari teknisi pemeliharaan, profesional pengadaan, hingga analis keuangan.

Organisasi yang memprioritaskan visibilitas gudang pemeliharaan sering kali menggunakan perangkat lunak sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi (CMMS) yang memudahkan integrasi dan memungkinkan keandalan yang terhubung — sebuah kerangka kerja yang menggabungkan perangkat keras, perangkat lunak, dan sistem di seluruh perusahaan.

Manajemen Material 101:Visibilitas Gudang

Proses manajemen material terdiri dari tiga tahap utama:perolehan, pengendalian, dan pergerakan. Dan di setiap tahap, berbagai pemangku kepentingan memerlukan akses cepat dan mudah ke setiap catatan atau data gudang yang relevan agar dapat menjalankan pekerjaan mereka secara efektif. Dengan kata lain, mereka membutuhkan visibilitas ke dalam gudang mereka.

Tahap akuisisi mungkin tidak tampak seperti gudang pemeliharaan. Namun, perencana memerlukan akses terhadap informasi real-time mengenai tingkat inventaris gudang, serta perintah kerja pemeliharaan di masa depan, untuk secara proaktif memperkirakan kebutuhan material yang akan datang. Tenaga profesional di bidang pengadaan juga memerlukan informasi suku cadang yang mendetail, serta catatan vendor yang disetujui, untuk setiap inventaris gudang agar dapat melakukan pembelian dengan cepat dan memastikan teknisi pemeliharaan mendapatkan apa yang mereka perlukan tanpa penundaan.

Tahap kontrol dimulai ketika suatu bagian tiba di gudang, dimana bagian tersebut harus segera dikatalogkan dan disimpan di tempat yang sesuai. Penggunaan kode batang atau kode QR yang dapat dipindai yang dipadukan dengan perangkat lunak manajemen inventaris terkomputerisasi dapat sangat meningkatkan efisiensi dan akurasi pencatatan gudang. Dan dengan menstandarkan tata letak dan pengaturan gudang (misalnya Label di atas atau di bawah setiap produk?), pekerja akan dapat lebih cepat mendapatkan suku cadang yang tepat, sehingga menghemat waktu semua orang yang terlibat.

Tahap pergerakan terjadi ketika bagian gudang dibutuhkan di lapangan. Setelah diminta oleh teknisi, personel kemudian mencari dan memindahkan material yang diperlukan ke tujuan akhir, memastikan suku cadang yang diperlukan tiba pada waktu yang seharusnya, di tempat yang seharusnya. Di sebagian besar organisasi, personel gudang pemeliharaan bertanggung jawab untuk melacak dan memindahkan material. Namun siapa pun yang memiliki tahap pergerakan, proses logistik yang berjalan lancar sangat penting bagi keberhasilan setiap operasi pemeliharaan.

Setiap tahapan proses manajemen material bergantung pada banyak individu yang tersebar di banyak departemen yang bekerja secara harmonis. Teknisi pemeliharaan, spesialis pengadaan, pekerja gudang, spesialis logistik, tim kepemimpinan, dan personel keuangan semuanya memerlukan akses cepat dan mudah ke data yang lengkap dan akurat untuk melakukan pekerjaan mereka secara efektif.

Dan cara terbaik untuk memastikan keandalan yang terhubung di seluruh organisasi Anda adalah melalui penggabungan perangkat lunak dan perangkat keras ke dalam satu ekosistem berbasis cloud.

Menggunakan CMMS untuk Kesuksesan Gudang Pemeliharaan

Gudang pemeliharaan yang dikelola dengan baik adalah inti dari setiap operasi pemeliharaan yang sukses. Dokumen pena dan kertas yang digunakan tidak dapat diandalkan untuk menjadi sumber kehidupan setiap gudang. Namun banyak gudang modern saat ini mengandalkan perangkat lunak CMMS untuk mencapai kesuksesan.

Dengan berintegrasi secara mulus dengan alat pintar genggam, sensor IIoT, perangkat lunak manajemen suku cadang, sistem perencanaan sumber daya perusahaan keuangan (ERP), dan sistem penting lainnya, perangkat lunak CMMS seperti yang dibuat oleh eMaint menyederhanakan pelacakan, pengadaan, penyimpanan, dan transportasi semua suku cadang gudang.

Sistem yang terkomputerisasi dan berbasis cloud memungkinkan pengguna untuk:

• menyiapkan titik pemesanan ulang yang dapat disesuaikan;
• membuat pesanan pembelian secara otomatis;
• memasukkan atau meninjau data secara instan menggunakan kode batang atau pemindai kode QR;
• menyiapkan pesanan kitting suku cadang (menggabungkan beberapa komponen) untuk menyederhanakan pembelian atau pengembalian;
• dan masih banyak lagi.

Namun mungkin yang paling penting, pendekatan CMMS dalam mengelola gudang pemeliharaan memastikan adanya visibilitas di seluruh perusahaan Anda. Dengan menghubungkan tingkat inventaris gudang dengan perintah kerja pemeliharaan, database pemasok, perangkat lunak manajemen keuangan, dan sistem terintegrasi lainnya, CMMS berbasis cloud membantu mengotomatiskan alur kerja sekaligus memberikan wawasan berharga kepada semua pemangku kepentingan yang tidak terbayangkan beberapa dekade lalu.

Tunggu apa lagi, dapatkan eMaint untuk meningkatkan proses pengelolaan gudang pemeliharaan Anda sekarang juga.