Atasi Tantangan Implementasi Ini untuk Mengurangi Biaya Skype for Business

  Ini adalah kebijaksanaan konvensional bahwa tidak ada yang berharga dalam hidup yang datang dengan murah dan mudah. Berkenaan dengan komunikasi dan kolaborasi terpadu, itu benar. Salah satu janji aplikasi SaaS yang sering terjadi adalah penghematan biaya dibandingkan dengan alat di tempat. Tapi itu hanya terjadi jika TI waspada dengan harga SaaS, dan paham tentang aplikasi mana yang lebih mahal dan alasannya.

Ini adalah tantangan umum bagi TI dengan Microsoft Skype for Business yang selalu populer. Dibandingkan dengan platform lain, biaya operasional yang lebih tinggi mengganggu penyebaran. Terlepas dari label harga, Skype for Business dari Microsoft mendominasi pasar karena vendor peralatan suara dan platform yang ada berjuang untuk bersaing. Yang membuat kita bertanya-tanya:mengapa?

Apakah metode penyebaran, manajemen yang buruk atau kurangnya pendidikan seputar operasi yang sukses? Seperti banyak hal di SaaS dan dunia cloud, mungkin sulit untuk mengatakannya, tetapi beberapa kombinasi dari ketiganya mungkin terjadi. Tim TI yang menggunakan Skype for Business harus mengatasi biaya yang lebih tinggi dengan mengetahui apa yang mereka hadapi.

3 Masalah Skype yang Dapat Membuang Uang Opex

Ada dua pendekatan penyebaran populer untuk Skype for Business:di tempat dan dihosting. Dengan lokal, perusahaan memiliki kendali penuh atas lingkungan mereka, karena mereka harus membangun dan menerapkan solusi itu sendiri. Ini, bagaimanapun, membutuhkan anggaran belanja modal dan opex yang besar, bersama dengan keahlian internal. Untuk menurunkan total biaya kepemilikan (TCO), perusahaan dapat memilih metode yang dihosting yang mengandalkan penyedia pihak ketiga untuk memberikan layanan Skype for Business berbasis langganan. Pilihan SaaS ini berarti bahwa tim TI menghabiskan anggaran biaya operasional (opex) daripada anggaran biaya modal (capex) yang sebelumnya digunakan untuk pembelian TI.

Biaya, kontrol, dan tata kelola sebagian besar mendorong pilihan apakah akan memiliki platform. Dan sekarang, dengan Skype for Business menambahkan panggilan cloud PBX dan PSTN, dan dukungan yang diperluas untuk penerapan hibrid, organisasi mungkin mendapati diri mereka memiliki terlalu banyak fitur yang jika salah dikelola dapat meningkatkan biaya. Setiap migrasi yang mempercayakan satu aplikasi dengan semua komunikasi memerlukan tingkat analisis yang signifikan untuk menghindari masalah kinerja yang mahal.

Saat bisnis memutuskan metode penerapan Skype for Business mana yang terbaik, tim TI harus mengevaluasi apakah arsitektur jaringan mereka dapat mendukung dunia cloud dan hibrid. Dengan sifat panggilan PBX dan PSTN cloud yang real-time, desain yang salah dapat menyebabkan penurunan kinerja, masalah kapasitas, dan biaya operasional yang lebih tinggi.

Bagaimana bisnis yang menggunakan Skype dapat menghindari pemborosan uang selama penerapan?

Sebelum meluncurkan rencana migrasi atau penerapan apa pun, penting untuk mempertimbangkan tiga tantangan implementasi umum berikut, atau mengambil risiko menguras opex yang ditakuti:

1. Kebijakan Perutean

Saat menerapkan Skype for Business, perusahaan dapat memilih untuk menjalankan platform secara independen dari apa yang sudah ada menggunakan batang SIP yang memungkinkan panggilan untuk melintasi sistem. Namun, pendekatan "sederhana" ini sama sekali tidak. Kemungkinan besar tidak akan mendukung panggilan ekstensi dan membuatnya lebih rumit untuk mentransisikan pengguna dari sistem lama.

Sebagai gantinya, pertimbangkan untuk menggunakan manajemen sesi untuk membuat lapisan abstraksi tempat perusahaan dapat mengelola rencana panggilan, panggilan antar sistem, keamanan, dan manajemen kinerja.

Dengan lapisan ini berada di atas platform telepon yang ada dan Skype for Business, memindahkan pengguna menjadi semudah membuat perubahan konfigurasi di manajer sesi untuk menerapkan kebijakan baru.

2. Pengalaman Pengguna Akhir

Ketika perusahaan terjerat dalam strategi integrasi dan migrasi dengan lingkungan telepon yang ada, beralih ke pola pikir pengguna akhir dapat menjadi tantangan. Namun, setelah upaya yang rumit selesai, keberhasilan penerapan Skype for Business sebagian besar disebabkan oleh bagaimana pengguna menerima solusi tersebut.

Sementara Microsoft mendorong pelanggan untuk menukar perangkat desktop lama yang berdiri sendiri untuk sistem panggilan berbasis komputer mereka, itu tidak selalu yang terbaik. Untuk penelepon yang lebih suka menggunakan telepon speaker, memiliki komputer yang sedang di-boot ulang atau tidak tersedia, atau hanya biasa menggunakan telepon perangkat keras, transisi dapat membuat frustasi dan tidak nyaman.

Perusahaan harus mempertimbangkan bagaimana perilaku karyawan mereka untuk memilih solusi telepon yang akan memfasilitasi operasi yang hemat biaya.

3. Kualitas Panggilan

Dalam nada handset vs softphone, kualitas panggilan juga menjadi pertimbangan. Secara umum, handset memberikan kualitas audio yang lebih baik daripada PC dan laptop, terutama jika sudah lama sejak penyegaran perangkat keras terakhir. Jika pengguna berjuang untuk mendengar orang di ujung telepon, produktivitas akan menurun.

Kualitas panggilan juga dapat menurun karena tren yang haus bandwidth seperti proliferasi video. Perubahan tuntutan jaringan berarti bahwa menyelesaikan penilaian jaringan adalah suatu keharusan mutlak. Perusahaan yang menggunakan penyebaran lokal harus memperhatikan area lokal dan jaringan WiFi, sedangkan perusahaan yang menggunakan Office 365 berbasis cloud harus menilai WAN dan koneksi internet.

Apa yang Menyeret Opex Anda?

Ketika komunikasi terpadu dan iterasi kolaborasi menjadi semakin canggih, bagaimana perusahaan dapat memastikan bahwa solusi memanfaatkan anggaran mereka? Bahkan dengan perencanaan terbaik, kapasitas jaringan yang tidak mencukupi, masalah latensi di seluruh lokasi, kualitas panggilan yang buruk, dan masalah koneksi ISP, semuanya dapat mengganggu solusi dan menyebabkan biaya dukungan yang lebih tinggi.

Sebaliknya, perusahaan harus mempertimbangkan untuk menggunakan solusi pemantauan yang dapat mengimbangi komunikasi real-time saat ini. Lebih dari sekadar menangkap data jaringan, analisis kinerja harus mencakup:

• Pemantauan antara lokasi dan Microsoft Azure atau instance cloud publik lainnya.
• Tampilan real-time pengalaman pengguna akhir dilacak berdasarkan skor opini rata-rata standar industri.
• Ambang batas dan peringatan waktu nyata untuk masalah kualitas layanan.
• Analisis akar masalah proaktif untuk masalah kinerja.

Dengan AppNeta, organisasi yang mengelola Skype for Business dapat menghindari pemborosan dolar opex yang berharga itu. Dengan pemantauan berkelanjutan dan proaktif dari semua koneksi Skype di jaringan, masalah mendasar tidak lagi menjadi misteri.

Untuk mempelajari lebih lanjut tentang mengoptimalkan penawaran Microsoft, unduh kertas putih kami 7 Langkah untuk Pengalaman Pengguna yang Sukses Saat Memindahkan Microsoft Office ke Cloud .