Apakah Otomatisasi Akan Mengakhiri Peran Asisten Admin?
Peran asisten admin telah menjadi pokok bisnis selama beberapa dekade. Bahkan bisnis terkecil pun merasa cocok untuk mempekerjakan semacam asisten admin atau resepsionis untuk menangani tugas sehari-hari. Adalah tugas mereka untuk menanggapi email, menjadwalkan rapat, menjawab panggilan, dan sebagainya.
Manfaat mempekerjakan orang seperti ini adalah mereka menangani banyak hal di belakang layar, sehingga Anda dapat meluangkan waktu untuk fokus pada tugas yang lebih penting.
Pekerjaan ini juga bermanfaat bagi karyawan karena biasanya merupakan karir tingkat pemula. Pada dasarnya, Anda tidak memerlukan kualifikasi apa pun untuk menjadi asisten admin, namun Anda sudah bisa menaiki tangga di perusahaan besar.
Namun, belakangan ini, ada pemain baru yang masuk ke dalam game admin. Konsep otomatisasi telah menyebar ke kantor dan bisnis di seluruh dunia, menawarkan alternatif pendekatan tradisional. Alih-alih asisten admin melakukan banyak pekerjaan, perangkat lunak melakukan semuanya untuk Anda.
Ini membawa kita ke poin diskusi utama dari bagian ini:apakah otomatisasi akan mengakhiri peran asisten admin? Untuk menjawab pertanyaan ini, kita perlu membahas apa itu otomasi administrasi, kemungkinan yang dimilikinya, serta kelebihan dan kekurangannya.
Apa itu otomatisasi administratif?
Dalam istilah sederhana, ini mengacu pada semua jenis teknologi yang digunakan untuk mengotomatisasi tugas administratif. Tentu saja, otomatisasi adalah tindakan melakukan sesuatu secara otomatis, dengan sedikit masukan dari pihak Anda.
Biasanya, Anda hanya perlu menginstal perangkat lunak dan mengatur parameter, dan perangkat lunak akan melakukan sisanya. Idenya adalah Anda tidak perlu terus-menerus memeriksa berbagai hal dan menyelesaikan tugas saat mereka masuk. Semuanya dilakukan untuk Anda oleh berbagai perangkat lunak otomatisasi.
Selain itu, otomatisasi biasanya membutuhkan teknologi lain – seperti kecerdasan buatan dan pembelajaran mesin. Semua hal ini bergabung bersama untuk memberikan fungsionalitas terbaik. Seperti yang akan Anda lihat di bagian berikut, AI dan pembelajaran mesin digunakan untuk membantu mengotomatiskan berbagai tugas di dunia bisnis.
Apa saja kemungkinan otomatisasi admin?
Ini adalah poin kunci karena Anda perlu tahu apa yang mampu dengan otomatisasi di ranah admin. Tugas apa yang sudah dapat Anda selesaikan menggunakan perangkat lunak yang berbeda? Ini sangat membantu untuk memberi tahu Anda apakah Anda dapat secara realistis mengganti asisten admin dengan beberapa perangkat lunak!
Otomasi email
Salah satu bentuk otomatisasi admin yang paling umum terkait dengan email. Intinya, Anda dapat mengunduh perangkat lunak atau plug-in yang menanggapi email untuk Anda. Saat seseorang mengirimi Anda pesan, mereka mendapat balasan instan yang berterima kasih atas pesan tersebut, memberi tahu mereka bahwa Anda akan merespons dengan benar pada waktunya.
Dalam beberapa kasus, teknologinya cukup pintar untuk mengetikkan balasan asli – terutama jika seseorang mengajukan pertanyaan. Perangkat lunak ini dapat diprogram untuk mengenali pertanyaan tertentu dan menyampaikan tanggapan yang benar. Saat ini belum disempurnakan, tetapi ada banyak potensi untuk masa depan.
Demikian pula, Anda dapat secara otomatis mengirim email ketika seseorang telah membeli sesuatu dari Anda atau mendaftar ke milis. Sekali lagi, ini dihasilkan tanpa mengharuskan Anda mengetik apa pun. Di tahun-tahun sebelumnya, asisten admin mungkin mendapatkan notifikasi penjualan dan mengirimkan email secara manual.
Pembuatan faktur
Membuat faktur tidak pernah menyenangkan, namun perlu dilakukan jika Anda ingin dibayar. Sekali lagi, otomatisasi berperan untuk membuat hidup lebih mudah.
Anda dapat menggunakan perangkat lunak yang secara instan membuat faktur untuk Anda kirim ke orang lain. Anda dapat memilih contoh faktur, lalu menghasilkan yang paling Anda sukai. Ini menyelamatkan Anda dari penulisan dan pembuatan faktur secara manual untuk setiap transaksi.
Demikian juga, Anda dapat menggunakan perangkat lunak yang menghasilkan dan mengirim faktur dengan mengklik tombol. Ini menangani salah satu tugas yang paling memakan waktu dalam bisnis Anda, membebaskan lebih banyak waktu untuk fokus pada hal yang paling penting.
Pembayaran otomatis
Jika Anda memiliki karyawan, mereka harus dibayar setiap bulan. Sekali lagi, Anda dapat menggunakan asisten admin untuk menangani perangkat lunak pembayaran Anda dan mengirimkan semuanya. Namun, otomatisasi memungkinkan Anda menyiapkan sistem di mana setiap orang mendapatkan upah mereka dikirim pada tanggal tertentu setiap bulan.
Anda tidak perlu melakukan apa pun – kecuali jika Anda perlu melakukan perubahan pada pembayaran. Semuanya terjadi di belakang layar, jadi Anda tidak perlu menghadapi semua kesulitan keuangan.
Selain itu, Anda dapat mengatur sistem serupa untuk membayar tagihan apa pun. Alih-alih khawatir membayar barang tepat waktu, Anda memiliki sistem di mana uang diambil secara otomatis pada tanggal tertentu. Itu membuat hidup Anda sepuluh kali lebih mudah!
Menjadwalkan janji temu
Di sinilah hal-hal menjadi sangat menarik. Sebelumnya, asisten admin diperlukan untuk membantu Anda membuat jadwal. Jika Anda perlu memesan rapat, Anda akan memberi tahu asisten Anda untuk menuliskannya di buku harian Anda. Mereka akan menelepon Anda atau berbicara dengan Anda ketika Anda memiliki sesuatu. Sekarang, semua ini dapat dilakukan dengan asisten virtual di ponsel cerdas Anda.
AI seperti Siri dapat mendengarkan permintaan Anda dan secara otomatis melakukan penyesuaian pada kalender Anda. Misalnya, Anda dapat berbicara dengan telepon Anda dan memintanya untuk menjadwalkan pertemuan pada hari Jumat pukul 12 siang. Dalam sekejap, rapat ini akan ditambahkan ke kalender Anda.
Ini adalah contoh sempurna dari AI dan otomatisasi yang bekerja bersama. Kecerdasan buatan memproses apa yang Anda katakan dan secara otomatis mengikuti perintah.
Sejujurnya, ada banyak cara lain untuk menggunakan otomatisasi di dunia admin. Sayangnya, kami tidak dapat membahas semuanya atau Anda akan berada di sini sepanjang hari! Sebagai gantinya, gunakan contoh-contoh ini untuk membangkitkan selera Anda.
Apa manfaat otomatisasi admin?
Manfaat yang jelas dari otomatisasi admin adalah menghemat waktu dan uang. Ketika segala sesuatunya dilakukan secara otomatis, Anda tidak perlu khawatir tentang asisten yang membutuhkan waktu lama untuk menyelesaikan tugas. Jika Anda membutuhkan sesuatu untuk terjadi, itu terjadi setiap kali Anda memerintahkannya. Dari perspektif keuangan, otomatisasi jauh lebih terjangkau.
Memerlukan banyak uang untuk mempekerjakan seorang karyawan dan membayar gaji mereka. Belum lagi keuntungan yang mereka dapatkan. Dengan otomatisasi admin, pada dasarnya Anda hanya membayar perangkat lunak apa pun yang Anda butuhkan. Tentu, ini mungkin pembayaran bulanan, tetapi Anda tidak mungkin menghabiskan $20.000 setahun untuk itu!
Ada juga argumen bahwa otomatisasi menghilangkan kesalahan manusia. Lagi pula, setiap orang membuat kesalahan dari waktu ke waktu.
Ini bisa berupa kesalahan ejaan dalam email, kesalahan perhitungan saat mengirim faktur, dan sebagainya. Mereka tampak seperti masalah kecil, tetapi mereka dapat memiliki konsekuensi besar. Ketika sesuatu diotomatisasi, itu tidak akan menyimpang dari jalur yang ditetapkan.
Anda telah memprogramnya untuk melakukan tugas yang sama berulang kali, sehingga ia akan melakukannya tanpa kesalahan. Secara keseluruhan, otomatisasi dapat membantu bisnis kecil beroperasi dalam skala yang lebih besar. Anda memiliki kemampuan yang sama dengan perusahaan dengan armada asisten admin tetapi tanpa menghabiskan banyak uang.
Apa kerugian dari otomatisasi admin?
Anda tidak akan menemukan banyak kerugian, tetapi ada satu yang muncul dari waktu ke waktu. Apa yang terjadi jika perangkat lunak macet? Beberapa orang menganggap perlu untuk mempertahankan asisten admin sebagai pengawas semua perangkat lunak yang digunakan.
Mereka memastikan semuanya berjalan sebagaimana mestinya, sekaligus mengatasi beberapa hal yang tidak dapat ditangani oleh otomatisasi.
Misalnya, dapatkah Anda mengotomatiskan panggilan telepon? Itu mungkin, tetapi orang tidak merespons suara robot dengan baik. Atau, bagaimana jika seseorang mengunjungi tempat Anda untuk bertemu secara pribadi? Jika Anda tidak memiliki asisten admin, siapa yang akan mengizinkan mereka masuk dan menunjukkan ke mana mereka harus pergi?
Sekali lagi, Anda dapat berargumen bahwa ada cara mudah mengatasi masalah ini dengan kantor virtual. Kantor virtual memberi Anda alamat bisnis, tetapi Anda terutama bekerja dari rumah.
Kemudian, Anda dapat menggunakan kantor jika Anda memiliki rapat, memberi Anda akses ke staf yang bekerja di gedung tersebut. Ini bukan bentuk otomatisasi, tetapi ini adalah cara mengatasi masalah pribadi karena tidak memiliki asisten admin. Sejujurnya, itulah dua masalah utama yang berkaitan dengan otomatisasi administrasi saat ini. Masih ada hal-hal yang tidak dapat dilakukan, dan selalu ada kekhawatiran akan hal-hal yang mogok dan menyebabkan masalah.
Apakah otomatisasi admin akan menghancurkan peran asisten admin?
Untuk menyimpulkan, mari kita lihat pertanyaan awal. Apakah menurut Anda peran asisten admin akan usang dalam beberapa tahun ke depan?
Ini tentu terasa seolah-olah ini mungkin terjadi. Terus terang, itu tergantung pada kemampuan yang dapat ditawarkan oleh otomatisasi admin. Saat ini, Anda dapat menemukan perangkat lunak yang melakukan banyak hal yang dapat dilakukan asisten.
Namun, masih ada beberapa hal yang hilang. Jika teknologi berhasil menutup celah ini, asisten admin tidak akan diperlukan lagi di masa mendatang.
Selain itu, banyak pemilik usaha kecil dapat menangani berbagai hal tanpa asisten saat ini. Bagaimana? Yah, mereka mengotomatiskan tugas sebanyak mungkin, lalu mengerjakan tugas orang lain sendiri.
Anda mungkin melihat ini lebih dan lebih di dunia bisnis juga – tidak hanya pemilik bisnis yang mengambil tugas admin, tetapi orang lain dalam bisnis. Jika digabungkan dengan otomatisasi, hal ini meniadakan kebutuhan akan asisten admin di tempat kerja.
Foto oleh Christina Morillo dari Pexels
