Apakah Otomatisasi Akhiri Peran Asisten Administrasi? Wawasan & Tren Masa Depan

Peran asisten administrasi telah menjadi komponen utama bisnis selama beberapa dekade. Bahkan bisnis terkecil mempertimbangkan untuk mempekerjakan beberapa jenis asisten administrasi atau resepsionis untuk mengurus tugas harian. Tugas mereka adalah merespons email, menjadwalkan rapat, menjawab telepon dan sebagainya.

Manfaat mempekerjakan seseorang seperti ini adalah mereka mengurus banyak hal di balik layar, membebaskan waktu Anda untuk fokus pada tugas yang lebih penting.

Pekerjaan ini juga bermanfaat bagi karyawan karena biasanya mewakili karir tingkat pemula. Pada dasarnya, Anda tidak memerlukan kualifikasi apa pun untuk menjadi asisten administrasi, namun ini memberi Anda kesempatan di perusahaan besar.

Namun, dalam waktu terakhir, pemain baru telah memasuki permainan administrasi. Konsep otomatisasi telah meledak ke kantor dan bisnis di seluruh dunia, menawarkan alternatif kepada pendekatan tradisional. Alih-alih asisten administrasi yang melakukan banyak pekerjaan, sebuah perangkat lunak melakukan semuanya untuk Anda.

Ini membawa kita ke poin diskusi utama dari tulisan ini: apakah otomatisasi akan mengakhiri peran asisten administrasi? Untuk menjawab pertanyaan ini, kita perlu membahas apa itu administrative automation, kemungkinan yang dimilikinya, beserta keuntungan dan kerugiannya.

Apa itu administrative automation?

Dalam istilah sederhana, ini merujuk pada jenis teknologi apa pun yang digunakan untuk mengotomatisasi tugas administratif. Tentu saja, automation adalah tindakan melakukan sesuatu secara otomatis, dengan sedikit atau tidak ada masukan dari Anda.

Biasanya, Anda hanya perlu menginstal perangkat lunak dan menetapkan parameter, dan perangkat lunak melakukan sisanya. Ideanya adalah Anda tidak perlu terus memeriksa hal-hal dan menyelesaikan tugas saat mereka masuk. Semuanya dilakukan untuk Anda oleh berbagai perangkat lunak automation.

Selanjutnya, automation biasanya memanfaatkan teknologi lain – seperti artificial intelligence dan machine learning. Semua hal ini bergabung bersama untuk menyediakan fungsionalitas terbaik. Seperti yang akan Anda lihat di bagian berikutnya, AI dan machine learning digunakan untuk membantu mengotomatisasi berbagai tugas di dunia bisnis.

Apa kemungkinan admin automation?

Ini adalah poin kunci karena Anda perlu tahu apa yang dapat dilakukan dengan automation di admin realm. Tugas apa yang sudah dapat Anda selesaikan menggunakan perangkat lunak yang berbeda? Ini sangat membantu untuk memberitahu Anda apakah Anda secara realistis dapat mengganti admin assistant dengan beberapa perangkat lunak!

Email automation

Salah satu bentuk admin automation yang paling umum berkaitan dengan emails. Pada dasarnya, Anda dapat mengunduh perangkat lunak atau plug-ins yang merespons emails untuk Anda. Ketika seseorang mengirim pesan kepada Anda, mereka mendapatkan balasan instan yang mengucapkan terima kasih atas pesan, memberitahukan mereka bahwa Anda akan merespons dengan tepat pada waktunya.

Dalam beberapa kasus, teknologi cukup pintar untuk mengetik balasan asli – terutama jika seseorang mengajukan pertanyaan. Perangkat lunak dapat diprogram untuk mengenali pertanyaan tertentu dan merelay respons yang benar. Ini belum tersempurnak saat ini, namun banyak potensi di masa depan.

Demikian pula, Anda dapat secara otomatis mengirim emails ketika seseorang telah membeli sesuatu dari Anda atau mendaftar ke mailing list. Lagi pula, ini dihasilkan tanpa meminta Anda mengetik apapun. Dahulu kala, admin assistant mungkin mendapatkan pemberitahuan penjualan dan mengirim email secara manual.

Invoice creation

Membuat invoices tidak pernah menyenangkan, namun perlu dilakukan jika Anda ingin dibayar. Lagi pula, automation memainkan peran untuk memudahkan kehidupan.

Anda dapat menggunakan perangkat lunak yang segera membuat invoices untuk Anda kirimkan kepada orang lain. Anda dapat memilih sample invoice, lalu generate yang Anda sukai. Ini menyelamatkan Anda dari menulis dan membuat invoice secara manual untuk setiap transaksi.

Demikian pula, Anda dapat menggunakan perangkat lunak yang generates dan sends invoices pada klik tombol. Ini menangani salah satu tugas yang paling memakan waktu di bisnis Anda, membebaskan lebih banyak waktu untuk fokus pada hal yang paling penting.

Automatic payments

Jika Anda memiliki karyawan, mereka harus dibayar setiap bulan. Lagi pula, Anda mungkin menggunakan admin assistant untuk menangani payment software Anda dan mengirim semuanya keluar. Namun, automation memungkinkan Anda menyiapkan sistem di mana semua orang menerima upah mereka pada tanggal tertentu setiap bulan.

Anda tidak perlu melakukan apa pun – kecuali jika Anda perlu mengubah pembayaran. Semuanya terjadi di balik layar, jadi Anda tidak perlu menangani semua kesulitan keuangan.

Selanjutnya, Anda dapat menyiapkan sistem serupa untuk membayar tagihan. Alih-alih khawatir tentang membayar hal-hal tepat waktu, Anda memiliki sistem di mana uang secara otomatis diambil pada tanggal tertentu. Ini memudahkan hidup Anda sepuluh kali lipat!

Scheduling appointments

Ini adalah tempat hal-hal menjadi sangat menarik. Sebelumnya, admin assistant diperlukan untuk membantu Anda membuat jadwal. Jika Anda perlu memesan rapat, Anda akan memberi tahu assistant Anda untuk mencatatnya di diary Anda. Mereka akan menelepon Anda atau berbicara dengan Anda ketika Anda memiliki jadwal. Sekarang, semuanya ini dapat dilakukan dengan virtual assistant di smartphone Anda.

AI seperti Siri dapat mendengarkan permintaan Anda dan secara otomatis menyesuaikan kalender Anda. Misalnya, Anda dapat berbicara dengan ponsel Anda dan memberinya untuk menjadwalkan rapat pada Jumat pukul 12 siang. Dalam sekejap, rapat ini akan ditambahkan ke kalender Anda.

Ini adalah contoh sempurna dari AI dan automation yang bekerja sama. Artificial intelligence memproses apa yang Anda katakan dan secara otomatis mengikuti perintah.

Pada jujurnya, ada banyak cara lain untuk menggunakan automation di admin world. Sayangnya, kita tidak dapat melalui semuanya atau Anda akan berada di sini sehari penuh! Sebaliknya, gunakan contoh ini untuk membangkitkan nafsu makan Anda.

Apa manfaat admin automation?

Manfaat jelas dari admin automation adalah itu menghemat waktu dan uang. Ketika hal-hal dilakukan secara otomatis, Anda tidak perlu khawatir tentang assistant yang membutuhkan waktu lama untuk menyelesaikan tugas. Jika Anda perlu sesuatu terjadi, itu terjadi sewaktu Anda memerintahnya. Dari sudut pandang keuangan, automation jauh lebih terjangkau.

Biaya mempekerjakan karyawan dan membayar upah mereka sangat mahal. Tidak semua manfaat yang juga mereka terima. Dengan admin automation, Anda pada dasarnya hanya membayar perangkat lunak yang Anda butuhkan. Tentu, itu mungkin merupakan pembayaran bulanan, namun Anda tidak akan menghabiskan $20.000 per tahun untuk itu!

Ada juga argumen bahwa automation menghilangkan human error. Bagaimanapun, semua orang membuat kesalahan dari waktu ke waktu.

Ini bisa menjadi kesalahan ejaan dalam email, kesalahan hitung saat mengirim invoice, dan sebagainya. Mereka terlihat seperti masalah kecil, namun dapat memiliki konsekuensi besar. Ketika sesuatu diotomatisasi, itu tidak akan menyimpang dari jalur yang ditetapkan.

Anda telah memprogramnya untuk melakukan tugas yang sama berulang kali, jadi itu akan melakukan ini tanpa kesalahan. Secara keseluruhan, automation dapat membantu bisnis kecil beroperasi pada skala yang lebih besar. Anda memiliki kemampuan yang sama seperti perusahaan dengan armada admin assistants namun tanpa menghabiskan banyak uang.

Apa kerugian admin automation?

Anda tidak akan menemukan banyak kerugian, namun ada satu yang muncul dari waktu ke waktu. Apa yang terjadi jika perangkat lunak crash? Beberapa orang menganggap perlu untuk mempertahankan admin assistant sebagai pengawas atas semua perangkat lunak yang digunakan.

Mereka memastikan semuanya berjalan seperti yang seharusnya, sambil juga menangani beberapa hal yang tidak dapat ditangani oleh automation.

Misalnya, apakah Anda dapat mengotomatisasi telepon? Ini memungkinkan, namun orang tidak merespon baik terhadap suara robot. Atau, bagaimana jika seseorang mengunjungi lokasi Anda untuk bertemu Anda secara pribadi? Jika Anda tidak memiliki admin assistant, siapa yang akan membiarkan mereka masuk dan menunjukkan arah ke mana?

Lagi pula, Anda dapat berargumen bahwa ada cara mudah untuk mengatasi masalah ini dengan virtual office. Virtual office memberi Anda alamat bisnis, namun Anda terutama bekerja dari rumah.

Kemudian, Anda dapat menggunakan kantor jika Anda memiliki rapat, memberi Anda akses ke staf yang bekerja di gedung. Ini bukan bentuk automation, namun ini adalah cara untuk mengatasi masalah pribadi dari tidak memiliki admin assistants. Untuk jujur, itu adalah dua masalah utama terkait dengan administrative automation saat ini. Masih ada hal-hal yang tidak dapat dilakukan, dan selalu ada kekhawatiran tentang hal-hal crash dan menyebabkan masalah.

Apakah admin automation akan menghancurkan peran admin assistant?

Untuk menyimpulkan, mari kita lihat pertanyaan asli. Apakah Anda pikir peran admin assistant akan menjadi obsolet dalam beberapa tahun ke depan?

Pasti terasa sepertinya ini mungkin terjadi. Secara jujur, itu tergantung pada kemampuan yang dapat ditawarkan oleh admin automation. Saat ini, Anda dapat menemukan perangkat lunak yang melakukan banyak hal yang dapat dilakukan assistant.

Namun, masih ada beberapa hal yang hilang. Jika teknologi berhasil menutupi celah-kelah ini, tidak akan ada kebutuhan akan admin assistants di masa depan.

Selanjutnya, banyak pemilik bisnis kecil dapat menangani hal-hal tanpa assistant saat ini. Bagaimana? Nah, mereka mengotomatisasi sebanyak mungkin tugas, lalu mengambil yang lain sendiri.

Anda mungkin melihat ini lebih dan lebih di dunia bisnis – tidak hanya pemilik bisnis yang mengambil tugas admin, tetapi orang lain di bisnis. Ketika digabungkan dengan automation, ini menghilangkan kebutuhan akan admin assistant di tempat kerja.

Foto oleh Christina Morillo dari Pexels