Profesional Lean Six Sigma Harus Menguasai RPA untuk Keunggulan Proses Berkelanjutan

Manusia rentan terhadap kelelahan dan kesalahan ketika diadakannya pekerjaan monoton.

Otomatisasi tugas-tugas tersebut akan membebaskan karyawan dari keterpurukan tugas repetitif dan mereka dapat menangani tanggung jawab yang lebih kreatif dan strategis dalam waktu yang mereka pulihkan.

RPA membuat ini mungkin. Organisasi mencoba untuk mengimplementasikan RPA secara agresif di kantor tengah dan belakang mereka.

Apa itu RPA?

AssistEdge RPA adalah perangkat lunak yang menggunakan Artificial Intelligence (AI) untuk mengotomatisasi sebagian atau sepenuhnya tugas yang dilakukan oleh manusia. Sebagian besar tugas ini rule-based dan repetitif. RPA adalah teknologi yang ramah pengguna.

Misalnya, ia dapat mengumpulkan informasi dari emails dan membuat excel spreadsheets dari mereka. Ia dapat melakukan perhitungan dan mengirim laporan tersebut kepada Anda setiap hari.

RPA mampu meniru manusia untuk melakukan proses kompleks. Ia dapat berfungsi 24/7 dan memberikan tingkat akurasi yang tinggi. Beberapa contoh di mana RPA dapat digunakan adalah vendor atau employee on-boarding, payroll processing, dll.

Namun, RPA tools tidak dapat merancang proses atau work-flow yang baik. RPA solutions sia-sia dalam kasus ini.

Ada beberapa risiko jika RPA technology diimplementasikan tanpa perencanaan yang tepat. Kita butuh LSS untuk optimasi proses untuk menghindari pitfalls tersebut.

Apa itu Lean Six Sigma (LSS)?

Lean Six Sigma adalah metode untuk meningkatkan performa proses dengan menghilangkan langkah atau aktivitas yang tidak diperlukan dalam proses ini.

Ini juga mengurangi waktu antara tugas yang memastikan siklus proses yang meningkat yang terjadi dalam interval waktu yang sama. Metode LSS bertujuan untuk memberikan pengalaman pelanggan yang lebih baik dengan meningkatkan kualitas.

Kombinasi RPA dan LSS

Salah satu penyebab paling umum kegagalan proyek RPA adalah otomatisasi proses yang rusak. Mengotomatisasi proses yang rusak tidak akan memberikan hasil yang diinginkan karena ini juga mengotomatisasi masalah proses yang ada.

Mengotomatisasi proses yang gagal adalah pemborosan waktu dan sumber daya. Ini mungkin berisi langkah atau aktivitas yang tidak diperlukan. Ini mungkin tidak akan berfungsi sama sekali. Backtracking dan penyesuaian menyebabkan keterlambatan lebih lanjut.

Oleh karena itu, Process redesigning adalah langkah wajib sebelum RPA implementation. LSS dapat mengoptimalkan proses untuk mencapai process excellence dan membuat RPA solutions efisien.

LSS menghilangkan waste dan mengurangi variation untuk membuat proses lean dan agile.

Berikut adalah delapan jenis waste yang harus dihilangkan untuk fungsi yang efisien dari RPA technology:

1. Defects
Ketika proses tidak bekerja, memperbaiki kesalahan dan mengulanginya memakan waktu. Automation dengan proses yang rusak tidak memiliki nilai.

2. Overproduction
Proses dilakukan sesuai kebutuhan. Ketika dilakukan berlebihan, ini adalah pemborosan waktu dan sumber daya. Misalnya, membuat laporan yang tidak diminta pelanggan adalah pemborosan waktu dan sumber daya.

3. Waiting
Sebuah proses dapat terjebak karena proses sebelumnya yang tidak lengkap, kurangnya informasi tertentu, atau masalah otorisasi. Waiting seperti ini menyebabkan waktu tunggu yang lama dan menyebabkan keterlambatan lebih lanjut. Proses harus dirancang ulang sebelum implementasi RPA.

4. Non-utilization of talent
Pemborosan potensi manusia adalah kerugian besar bagi organisasi. Ketika karyawan tidak diizinkan untuk memberikan umpan balik dan rekomendasi kepada manajemen tentang perbaikan proses, keterlambatan tidak terhentikan. Under recognition of karyawan juga adalah pemborosan.

5. Transportation
Memahami dengan jelas dan menerapkan work-flow design yang efisien dapat menghilangkan gerakan bolak-balik yang berlebihan dalam proses. Optimasi sumber daya dan work-flows penting.

6. Inventory
Memiliki centralized database diperlukan untuk menghindari stock pile-up yang tidak perlu di inventory, sumber daya yang tidak digunakan di storage, dll.

7. Motion
Shop layouts yang tidak efisien yang memerlukan physical intervention, gerakan tambahan yang diperlukan untuk mencapai sumber daya, produk, atau alat adalah pemborosan waktu ketika dapat diatur dengan cara untuk menghemat waktu.

8. Extra processing
Unnecessary processing tidak menambahkan nilai lebih ke proses namun mengonsumsi waktu dan sumber daya.

Waste names ini membuat akrostik DOWNTIME.

Semua proses bukan calon untuk RPA automation. Setelah waste dihilangkan, proses disetel oleh LSS.

LSS akan memproses calon yang lebih sesuai untuk RPA solutions. LSS juga membebaskan licensing resources dan hardware, meningkatkan robustness, dan mengurangi errors.

• Simple dan complex processes diidentifikasi.
• Proses yang memiliki lebih banyak repetisi diidentifikasi.
• Automation diterapkan setelah LSS melalui RPA software tools untuk proses.
• Ini meningkatkan efisiensi dan memberikan maximum ROI (Return on Investment) untuk RPA automation initiative.
• Proses yang sering digunakan harus dianalisis dari waktu ke waktu untuk memeriksa apakah ada ruang untuk perbaikan.

Pengetahuan teknologi yang luas diperlukan untuk meluncurkan RPA project pada keystroke level. Memahami RPA technology dan LSS dapat membantu dalam re-engineering proses sesuai kebutuhan.

Semua proses harus distandardisasi, dioptimalkan, dan well documented. Documentation yang memadai dan tepat membantu development team untuk menghasilkan optimum result.

Conclusion

RPA bukan solusi lengkap untuk semua jenis human insufficiency. Namun, good process engineering dan human efforts diperlukan di back-end bersama dengan RPA tools.

LSS practitioners acquiring knowledge in RPA take their skill-set ke tingkat berikutnya. Organisations adopting RPA technology untuk tetap di depan dalam kompetensi dan memberikan seamless customer experience.