Haruskah Anda Mengotomatiskan Proses Apa Adanya atau Menstandarkan Terlebih Dahulu?

Sebagai pemimpin unit bisnis, Anda memiliki sumber daya yang terbatas. Meski begitu, pekerjaannya tak henti-hentinya. Kantor depan harus tetap melayani dan memuaskan pelanggan. Kantor belakang harus meningkatkan operasi karena tidak dapat menambah jumlah karyawan dengan kecepatan yang sama dengan pertumbuhan perusahaan.

Seiring pertumbuhan Anda, orang-orang menemukan cara berbeda untuk meningkatkan kecepatan, berinovasi untuk mencapai hasil bisnis, atau mendorong pengalaman pelanggan yang lebih baik. Tak pelak lagi akan ada titik ketika varian ini mengakibatkan orang melakukan pekerjaan berbasis aturan serupa dengan cara yang berbeda di beberapa unit bisnis atau wilayah. Terkadang bahkan dalam satu unit bisnis, ada banyak cara untuk melakukan suatu proses.

Pada saat yang sama, Anda ingin mengeluarkan potensi tim Anda, jadi Anda secara aktif mencari tugas berulang untuk diturunkan dari orang-orang Anda ke robot perangkat lunak untuk otomatisasi.

Yang mengarah ke pertanyaan:Haruskah Anda menstandardisasi proses tersebut dan kemudian mengotomatiskannya atau haruskah Anda langsung mengotomatiskannya?

Ini adalah 'Y in the road' utama bagi seorang pemimpin unit bisnis.

Beberapa pemimpin unit bisnis mencari satu 'proses emas'. Idenya adalah untuk terus mencari organisasi Anda sampai Anda menemukan alur proses yang semua orang setujui adalah yang terbaik. Yang lain merasa bahwa jika ada varian yang dapat diterima yang mempertimbangkan kondisi "lokal" geografis atau departemen, maka tidak ada alasan untuk mengubahnya.

Ke mana Anda pergi bergantung pada apakah tepat untuk mengotomatisasi varian proses yang dapat diterima di organisasi Anda. Pertimbangan umum meliputi:

• Apakah varian proses menciptakan kinerja yang buruk atau masalah kepatuhan?

• Berapa tingkat upaya untuk otomatisasi versus mencapai konsensus pada aliran proses tunggal?

• Apakah standarisasi proses akan berdampak negatif atau positif pada orang yang membuat varian?

Jalan mana yang harus Anda lewati? Baca terus.

Standarisasi melalui otomatisasi

Secara teori, standarisasi proses selalu merupakan hal yang baik karena itu berarti ada seperangkat prosedur yang divalidasi dan diterima untuk mencapai hasil bisnis. Namun, dalam praktiknya, memperbaiki proses global itu mahal dan tidak selalu merupakan pendekatan yang paling efektif. Upaya pengalaman pelanggan dan karyawan yang penting dapat dihalangi dengan menunggu standarisasi.

Dalam banyak kasus, Anda tidak memiliki kemewahan untuk menunggu.

Seperti yang dikatakan Junaid Ahmed, Wakil Presiden Perusahaan Keuangan untuk Bahan Terapan, dalam video di bawah ini, “Menstandarkan proses di perusahaan global yang besar dan kompleks itu sulit. Sulit karena rumit dan sangat memakan waktu. Semua orang setuju kita harus melakukannya, tetapi tidak ada yang pernah punya waktu untuk menyelesaikannya. Pendekatan yang kami ambil di sini berbeda, kami menempuh rute yang harus kami standarkan melalui otomatisasi, untuk memberikan manfaat lebih cepat.”

Bahan Terapan menemukan manfaat mengejutkan dari otomatisasi yang merupakan momentum dan konsensus. Mereka bisa membawa orang ke meja dengan maksud untuk mengotomatisasi—yang memiliki manfaat biaya total operasi (TCO) langsung terlepas dari apakah ada proses yang sedikit bernuansa geografi.

Momentumnya luar biasa karena kebanyakan orang dapat menyetujui manfaat otomatisasi bahkan jika mereka tidak dapat menyetujui satu cara untuk melakukan suatu proses. Sekarang, dengan robot sebagai aset yang dapat digunakan kembali, mereka dapat mencari cara untuk menstandarisasi dan lebih meningkatkan TCO. Seperti yang dikatakan Ahmed, “Mereka datang untuk otomatisasi, dan kemudian kami mengemasnya dalam standarisasi kapan pun dan jika itu masuk akal.”

Orang-orang menginginkan otomatisasi dan bersedia bekerja sama untuk proyek-proyek ini. Satu sisi manfaat dari mengumpulkan orang untuk membangun otomatisasi adalah proses mereka didokumentasikan dengan baik oleh perangkat lunak. Memahami langkah-langkah proses, tugas, dan data dengan lebih baik melalui otomatisasi memberikan peluang untuk mengoptimalkan dan menstandarisasi dengan jelas agar dapat dilihat semua orang. Konsensus dibangun karena aktivitas yang diperlukan untuk membangun otomatisasi membawa semua orang ke meja. Ketika robot perangkat lunak melakukan langkah-langkah proses, mereka meninggalkan jejak audit yang dapat menjadi bagian penting dari program kesinambungan bisnis—proses tersebut didokumentasikan dengan baik sehingga jika manusia perlu campur tangan, jelas langkah mana yang harus dilakukan.

Inilah pembelajarannya:orang lebih cenderung berkontribusi pada proyek otomasi daripada salah satu standarisasi proses. Ini karena mereka tahu bahwa pada akhirnya, mereka memindahkan pekerjaan ke robot perangkat lunak. Ini adalah pendekatan yang lebih praktis untuk menstandarisasi melalui otomatisasi.

Utamakan orang

Berikut adalah aturan praktis:orang ingin memiliki dampak yang lebih besar, dan apa pun yang menunda orang mendapatkan lebih banyak waktu untuk waktu bernilai lebih tinggi merugikan. Untuk mempertahankan bakat, jangan tunda otomatisasi hanya untuk membangun proses yang sempurna. Karyawan Anda menginginkan otomatisasi untuk menggantikan pekerjaan berbasis aturan yang berulang seperti pada diagram di bawah ini. Ini membebaskan mereka untuk mengerjakan pekerjaan yang bernilai lebih tinggi dan memungkinkan mereka menjadi lebih produktif.

Masalah dengan berfokus terlebih dahulu pada standardisasi adalah bahwa Anda mungkin berakhir dengan hanya konsistensi proses, bukan waktu luang untuk rekanan yang terlibat dalam proses. Anda lebih baik melompati standarisasi untuk fokus memberikan hasil bisnis, seperti:

• Mengurangi waktu tunggu pelanggan

• Orientasi pemasok baru

• Menyelesaikan perselisihan penggajian karyawan

• Mengidentifikasi transaksi penipuan

Ketika prioritasnya adalah memastikan proses memberikan hasil bisnis dan memberikan waktu kembali kepada karyawan, Anda berhenti mengkhawatirkan jumlah variasi. Sebagai gantinya, Anda mengikuti rumus sederhana ini:

• Langkah 1:Investasikan waktu Anda untuk memahami jalur mana yang ingin Anda otomatisasi.

• Langkah 2:Otomatiskan.

Langkah pertama dapat sangat ditingkatkan dengan menggunakan penambangan proses dan kecerdasan buatan (AI) untuk menemukan jalur terbaik untuk mengotomatisasi. Misalnya, Anda dapat memilih jalur proses yang memiliki volume transaksi terbesar yang sudah mengalir. Beberapa memilih jalur di mana jumlah kesalahan terbesar ditemukan. Lainnya memulai dengan jalur yang memiliki jumlah sentuhan manual paling banyak—bertujuan untuk pemrosesan langsung tanpa intervensi manual.

Apa pun kriteria yang Anda pilih, fokuslah pada apa yang memicu proses untuk memulai dan hasil akhir yang ingin Anda capai melalui proses tersebut. Kurang penting untuk fokus pada konsolidasi variasi individu dari jalur proses jika masing-masing membawa Anda ke hasil bisnis. Robot dapat mengotomatiskan semua itu dengan relatif mudah.

Alih-alih, investasikan waktu Anda untuk mengotomatiskan satu cara melakukan proses dan mulai menyalurkan volume melalui jalur itu. Setiap penyimpangan atau pengecualian dapat diatasi melalui perubahan sederhana pada otomatisasi.

Bagian yang lebih penting dari perubahan untuk difokuskan adalah bagaimana orang-orang Anda meningkatkan keterampilan dan beralih ke pekerjaan yang bernilai lebih tinggi. Sebagai pemimpin unit bisnis, Anda tahu bahwa ada keterampilan yang berbeda yang diperlukan untuk mengumpulkan data daripada untuk menilai data misalnya. Anda akan menantang orang-orang Anda untuk memberikan wawasan tentang arah masa depan tim, membentuk perspektif, dan memengaruhi keputusan. Meluangkan waktu adalah langkah pertama, mengarahkan kembali orang ke pekerjaan yang lebih berdampak adalah tujuan akhir.

Pemimpin unit bisnis yang saya ajak bicara memberi tahu saya bahwa orang-orang di tim mereka memiliki dampak yang lebih besar karena otomatisasi. Tenaga kerja mereka ingin menjadi lebih berpengaruh, dan dengan mengerjakan aktivitas yang bernilai lebih tinggi, mereka dapat memberikan dampak yang lebih besar.

Mari kita standarkan melalui otomatisasi. Rancang otomatisasi untuk mencapai hasil bisnis yang diinginkan versus mencoba menstandardisasi semua langkah perantara. Pendekatan ini mengutamakan orang.