Biaya Peluang dari Tidak Mengotomatiskan

Jika ada satu hal yang saya pelajari dalam lima tahun terakhir dalam membangun, memimpin, menskalakan, dan memberikan dukungan konsultasi untuk program otomatisasi, ini adalah:ada biaya peluang untuk tidak mengotomatisasi. Pengalaman telah mengajari saya bahwa risiko dan biaya menunggu untuk mengotomatisasi proses jauh lebih besar daripada manfaat yang dirasakan dari menunggu inisiatif lain selesai.

Terlalu sering, para pemimpin pusat keunggulan otomatisasi (CoE) yang bermaksud baik dan sponsor bisnis membuat kesalahan mahal dengan berfokus pada otomatisasi terakhir. Pemikirannya adalah “pertama kita akan menstabilkan proses dengan orang-orang dan kemudian mengotomatisasi pada akhirnya.”

Dalam artikel ini, saya akan mengambil sudut pandang kontrarian dan berpendapat bahwa setiap proses baru atau yang berubah harus dirancang dengan otomatisasi sejak awal. Setiap sponsor eksekutif, pemimpin unit bisnis, dan pemimpin program otomatisasi harus menyelaraskan prioritas dan urgensi otomatisasi dalam membantu bisnis memenuhi tujuan jangka pendek dan jangka panjangnya.

Menurut artikel Gartner Insights, rata-rata perusahaan telah melalui lima perubahan organisasi besar di seluruh perusahaan dalam tiga tahun terakhir dengan hampir 75% mengharapkan untuk melipatgandakan jumlah inisiatif perubahan besar selama tiga tahun ke depan. Perubahan yang tak terhindarkan dan konstan ini membantu organisasi berhasil dalam pasar yang terus berubah dan lanskap kompetitif. Mengotomatiskan proses bisnis Anda sedini mungkin adalah keunggulan kompetitif untuk bisnis Anda, sederhana dan sederhana.

Proses kondisi stabil jarang ada

Ketika proses baru dirancang untuk dijalankan oleh manusia, tidak pernah ada kejutan ketika proses perlu diubah untuk memenuhi persyaratan bisnis baru atau ketika dioptimalkan dari waktu ke waktu. Segala sesuatu mulai dari langkah individu yang harus diikuti, sistem yang digunakan, dan pengalaman orang-orang yang terlibat akan terus berkembang seiring waktu.

Otomatisasi, dan khususnya otomatisasi proses robotik (RPA), dapat membantu mempercepat perubahan proses dengan cara yang tidak terlalu mengganggu.

Misalnya, bayangkan sebuah organisasi yang tahu bahwa mereka akan mengubah platform orientasi sumber daya manusia (SDM) mereka dalam beberapa bulan. Beberapa orang mungkin berpendapat bahwa yang terbaik adalah menunggu sampai penggantian sistem selesai, proses orientasi baru telah sepenuhnya ditentukan dan dijalankan untuk mengatasi masalah apa pun, lalu otomatisasi harus dipertimbangkan.

Namun, ada biaya untuk mengambil pendekatan ini yang harus dipertimbangkan secara serius oleh para pemimpin unit bisnis. Dengan pendekatan ini, organisasi akan beroperasi dengan proses yang tidak optimal selama berbulan-bulan sambil menunggu penggantian sistem. Saya akan menyebut pendekatan ini 'otomatisasi terakhir' dan perbedaan yang jelas antara pendekatan ini dan pendekatan 'otomatisasi pertama' digambarkan di bawah ini.

Mentalitas terakhir otomatisasi sangat berisiko tinggi bagi organisasi jika ada perubahan volume yang signifikan antara sekarang dan saat sistem ditayangkan yang akan membuat organisasi memiliki pilihan terbatas. Dalam contoh ini, jika ada inisiatif perekrutan besar oleh perusahaan untuk mendukung unit bisnis, proses orientasi akan berada di bawah tekanan dan organisasi harus menyewa sumber daya tambahan untuk menangani volume atau menempatkan beban lembur pada yang ada. karyawan.

Selain itu, mungkin ada risiko dan masalah lain dengan proses status saat ini yang akan ditangani oleh penggantian sistem secara khusus seperti kontrol risiko yang lemah, kesenjangan data, dan ketidakmampuan untuk menangani persyaratan bisnis baru.

Solusi RPA dapat dibangun dan diterapkan dengan cepat sebelum penggantian sistem dan mencapai ROI cepat sambil membebaskan lebih banyak lagi kapasitas pakar materi pelajaran (UKM) untuk fokus pada inisiatif mendatang.

Dalam contoh orientasi SDM ini, RPA dapat diterapkan dengan cepat untuk aktivitas seperti memulai penyiapan akun, permintaan akses sistem, pengadaan perangkat keras, pendaftaran pelatihan, pemberitahuan dan pengingat manajer langsung, selain mengaudit setiap langkah yang belum selesai. Dalam waktu dekat, organisasi dapat membebaskan kapasitas atau bahkan menangani peningkatan volume dengan skala instan yang disediakan otomatisasi. Saat penggantian sistem dilakukan, platform RPA dapat dengan mudah dan cepat diperbarui untuk terhubung ke sistem baru dan pelatihan ulang karyawan SDM akan lebih terbatas (atau dihindari sama sekali).

Ada korban manusia saat otomatisasi adalah pemberhentian terakhir

Menurut McKinsey &Company, 73% karyawan yang terpengaruh perubahan melaporkan mengalami tingkat stres sedang hingga tinggi. Menunggu untuk mengotomatisasi proses setelah perubahan yang akan datang pada sistem meningkatkan beban karyawan dan dapat menjadi kontributor stres karyawan. Seorang karyawan harus melalui minimal dua putaran manajemen perubahan.

Pertama, karyawan perlu melalui manajemen perubahan sekali ketika perubahan sistem terjadi, mempelajari bagaimana langkah-langkah proses telah berubah dan belajar bagaimana menggunakan sistem baru. Sering kali, melewati babak ini membutuhkan waktu khusus untuk dilatih dalam sistem baru.

Putaran kedua dari manajemen perubahan akan terjadi pasca go-live sistem ketika otomatisasi akhirnya dibangun untuk menjalankan langkah-langkah proses. Di babak ini, karyawan sekarang harus mempelajari langkah-langkah apa yang akan diambil robot dan interaksi apa pun antara mereka dan robot. Harus mempelajari sistem dan proses hanya untuk menggunakan pengetahuan itu untuk waktu yang singkat membuat karyawan frustrasi dan boros bagi organisasi.

Jalur termudah bagi karyawan adalah memiliki satu putaran manajemen perubahan dengan memperkenalkan otomatisasi ke proses sekarang dan kemudian mengelola setiap perubahan pada proses, termasuk mengubah sistem yang mendasarinya, dengan menyesuaikan langkah-langkah yang dilakukan oleh robot.

Beberapa orang akan mengatakan bahwa ada biaya dalam membuat perubahan kode ini untuk robot perangkat lunak, tetapi organisasi hanya membuat perubahan itu di satu tempat. Padahal dalam kondisi saat ini organisasi akan menginvestasikan lebih banyak dalam hal kapasitas dan biaya peluang untuk mengelola pelatihan dan komunikasi untuk lusinan atau bahkan ratusan karyawan. Selain itu, setiap kali ada manajemen perubahan dengan orang-orang, ada risiko terhadap keseluruhan proses karena kurangnya pengetahuan dan pengalaman dalam menavigasi sistem baru.

Perlu juga diperhatikan bahwa dengan RPA, perubahan pada otomatisasi dapat dilakukan dengan cepat dan dengan biaya rendah.

Setiap organisasi harus bertanya pada diri sendiri apa yang tidak terlalu mengganggu dan menyita waktu:melakukan perubahan kode pada satu otomatisasi atau manajemen perubahan dengan lusinan (atau lebih) karyawan di organisasi Anda.

Peluang terikat waktu

Waktu memainkan peran penting dalam keberhasilan atau kegagalan organisasi mana pun. Mampu membuat keputusan strategis dan mengambil tindakan cepat diperlukan dalam dunia yang semakin kompetitif. Ada organisasi di industri dan sektor yang sama dengan perusahaan Anda yang secara aktif menerapkan robot di setiap unit bisnis di seluruh perusahaan. Organisasi-organisasi ini memiliki tujuan strategis yang mereka targetkan seperti meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, meningkatkan kepuasan pelanggan, mempertahankan karyawan, mengurangi risiko, dan menyediakan kapasitas untuk memanfaatkan peluang berbatas waktu serta skala jangka panjang.

Di masa lalu, satu-satunya pilihan untuk meraih peluang jangka pendek di mana kapasitas dibutuhkan dengan cepat adalah dengan mempekerjakan kontraktor, melakukan perekrutan cepat, atau meminta karyawan bekerja lembur sebanyak mungkin. Dengan otomatisasi, organisasi kini memiliki skala instan dengan robot yang siap sedia.

Contoh terbaik yang saya lihat baru-baru ini adalah dengan efek pandemi COVID-19. Fluktuasi volume terjadi di hampir setiap industri. Pinjaman usaha kecil, pembiayaan kembali rumah, pemesanan online, layanan pengiriman, dan layanan seluler hanyalah beberapa contoh di mana organisasi di bidang tersebut didorong ke tepi jurang karena mereka memiliki volume proses yang tidak dapat mereka tangani mengingat ukuran dan kecepatan tenaga kerja manusia mereka. . Organisasi yang memiliki robot yang telah membantu proses kritis mereka dapat memanfaatkan peluang yang tidak dimiliki oleh organisasi lain.

Sumber

Pola ini tidak terbatas pada pandemi global. Ada banyak faktor eksternal yang secara tiba-tiba dapat mengubah volume organisasi Anda, seperti yang ditunjukkan pada grafik di atas. Masuk akal bahwa organisasi Anda harus menargetkan untuk mengotomatisasi semua proses yang penting untuk operasi bisnis dan yang kemungkinan besar akan mengalami peningkatan volume dari waktu ke waktu. Melakukannya akan melindungi organisasi Anda dari risiko tidak dapat memanfaatkan peluang terikat waktu. Selain itu, ada manfaat berkelanjutan dari penskalaan dengan otomatisasi karena volume meningkat secara bertahap dari waktu ke waktu.

Waktu untuk mengotomatisasi sekarang

Mengapa Anda menunggu untuk mengotomatisasi proses penting bisnis Anda? Seperti yang saya jelaskan dalam posting blog ini, melakukannya lebih awal akan memastikan bahwa Anda:

• Bersiap untuk peningkatan volume jangka pendek dan jangka panjang tanpa gangguan

• Dapat memperoleh manfaat dalam waktu dekat dengan membebaskan kapasitas dari karyawan Anda yang berharga

• Kurangi jumlah manajemen perubahan untuk karyawan Anda

Dengan menunggu stabilitas untuk diotomatisasi, yang mungkin tidak akan pernah datang, Anda berpotensi menempatkan organisasi Anda pada kerugian kompetitif.

Penggantian sistem, pengoptimalan proses, dan pemindahan sumber daya akan dilakukan secara konstan di organisasi Anda sehingga Anda harus mengintegrasikan otomatisasi sekarang untuk mencapai tujuan bisnis strategis Anda dengan cepat.

Kami berbicara panjang lebar dengan para pemimpin industri tentang topik ini selama "UiPath Langsung :Saatnya Mengotomatiskan acara". Ketinggalan? Anda masih dapat mengakses rekaman.