Bagaimana Otomatisasi Perusahaan Membuat Pengelolaan Tim Jarak Jauh Lebih Mudah

Apakah kerja jarak jauh itu iseng atau new normal? Banyak yang memperdebatkan pertanyaan itu sebelum pandemi novel coronavirus (COVID-19), tetapi dalam beberapa bulan terakhir, jawabannya menjadi semakin jelas:pekerjaan jarak jauh akan tetap ada.

Menurut siaran pers Gartner, Inc. setelah survei mereka terhadap para pemimpin sumber daya manusia (SDM), “41% karyawan cenderung bekerja dari jarak jauh setidaknya untuk beberapa waktu” setelah pandemi.

Pekerjaan jarak jauh telah terbukti menghemat jutaan dolar untuk perusahaan. Dan 65% karyawan lebih produktif saat bekerja dari rumah, menurut survei tahun 2020 oleh FlexJobs.

Selain itu, di banyak negara, pekerjaan jarak jauh tetap diperlukan karena COVID-19 terus memainkan peran utama dalam "normal baru". Pada Juni 2020, seorang ahli epidemiologi dari University of California, Berkley bahkan menyebut bekerja di kantor batu bata dan mortir pada waktu itu sebagai “hal paling berbahaya yang kami lakukan.”

Kombinasi kebutuhan, manfaat, dan tren tenaga kerja ini menciptakan alasan kuat untuk melibatkan kerja jarak jauh dalam operasi reguler Anda ke depan.

Namun, untuk melakukan ini, Anda harus bekerja di luar tindakan sementara dan solusi jangka pendek yang mungkin harus Anda terapkan dalam peralihan awal ke pekerjaan jarak jauh.

Bahkan jika perusahaan Anda beralih dari pekerjaan yang tersebar, Anda memerlukan kerangka kerja operasional yang strategis dan berkelanjutan yang menjawab tantangan dalam mengelola tenaga kerja modern.

Tidak seperti perusahaan kecil, sistem warisan dan tuntutan kepatuhan yang dihadapi perusahaan membuat sulit untuk menyesuaikan operasi dengan cepat. Risiko silo komunikasi dan ketegangan pada departemen teknologi informasi (TI) semakin memperumit masalah. Bersama-sama, faktor-faktor ini menciptakan hambatan bagi tenaga kerja jarak jauh yang berkelanjutan.

Teknologi otomasi seperti Robotic Process Automation (RPA) dan kecerdasan buatan (AI) memiliki kapasitas unik untuk menjembatani kesenjangan antara perubahan tenaga kerja jangka pendek dan solusi jangka panjang untuk memodernisasi sistem dan operasi lama.

Itulah sebabnya perusahaan yang cerdas memanfaatkan teknologi otomatisasi untuk mengatasi tantangan mengelola tim jarak jauh sekarang—dan untuk mewujudkan manfaat dalam skala besar besok.

RPA membuat sistem lama dapat diakses oleh pekerja jarak jauh

Pekerja jarak jauh mengandalkan alat yang fleksibel dan mudah diakses untuk melakukan pekerjaan mereka dengan baik. Tetapi sistem lama dirancang untuk standar kerja yang berbeda dan tidak terintegrasi secara alami dengan tumpukan teknologi modern yang memungkinkan pekerjaan jarak jauh. Faktanya, 23% pekerja jarak jauh menempatkan berurusan dengan sistem warisan di antara lima frustrasi teratas mereka.

Sumber

Namun, perusahaan mengandalkan sistem warisan untuk melakukan banyak pekerjaan inti mereka. Dan itu biasanya karena sistem ini sangat terintegrasi ke dalam bisnis sehingga biaya dan potensi risiko modernisasi tampak terlalu tinggi.

Seorang eksekutif bank bahkan membandingkan mengganti sistem lama dengan “mengganti mesin pada Boeing 747 saat dalam penerbangan.” Ini karena beberapa alasan utama:

• Sistem lama menguatkan bisnis Anda —Anda tidak bisa begitu saja mematikan operasi saat melakukan modernisasi.

• Sistem lama menghasilkan banyak utang teknis melalui pengecualian bertahun-tahun dan solusi stop-gap

• Sistem lama melakukan fungsi yang disesuaikan dan membutuhkan pelatihan khusus yang rumit untuk ditiru.

• Penggantian sistem lama sering kali membutuhkan waktu bertahun-tahun untuk diselesaikan .

Faktor-faktor ini membuat lebih sulit bagi perusahaan untuk mempertahankan pekerjaan jarak jauh jangka panjang, karena operasi inti mereka pertama-tama harus diurai dan dirajut berdasarkan kasus per kasus.

Tanpa alat otomatisasi, hampir tidak mungkin bagi perusahaan untuk menjembatani sistem warisan mereka dengan alat dan alur kerja yang diperlukan untuk mendukung kerja jarak jauh yang fleksibel.

Menyelam lebih dalam: Mengapa RPA adalah Teknologi Ideal untuk Mengintegrasikan Sistem Lama

Survei NetMotion 2019 mengidentifikasi bahwa, lebih dari segalanya, karyawan jarak jauh “menginginkan akses cepat dan mudah ke semua data yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan mereka, menggunakan aplikasi yang responsif dan ramah seluler di perangkat yang andal.”

Ketika perangkat lunak berkinerja buruk, itu merusak produktivitas, dan sistem lama tentu saja mempersulit alat baru untuk bekerja sebagaimana dimaksud.

RPA menjembatani kesenjangan antara teknologi modern dan lama. Hasil untuk pekerja jarak jauh adalah mereka memiliki fleksibilitas yang mereka butuhkan. Pada saat yang sama, perusahaan memiliki keamanan dan stabilitas untuk mendukung operasi inti.

RPA meniru alur kerja manusia, yang menciptakan integrasi yang mudah dengan semua perangkat lunak. Bandingkan dengan teknologi antarmuka pemrograman aplikasi (API) yang membutuhkan kompatibilitas khusus untuk berfungsi.

Bacaan yang disarankan: Integrasi RPA vs API:Cara Memilih Teknologi Otomasi Anda

Dengan kerangka kerja berkode rendah dan skalabel yang ditawarkan oleh RPA, perusahaan dapat dengan cepat mengadaptasi teknologi lama agar sesuai dengan kebutuhan tim jarak jauh mereka dan mendukung modernisasi jangka panjang pada saat yang bersamaan. Inilah yang terjadi dengan satu organisasi federal, yang pekerjaannya melibatkan sistem pemantauan penting yang diblokir dari pekerja jarak jauh oleh infrastruktur keamanan mereka.

Alih-alih mengorbankan keamanan atau menghilangkan karyawan dari alat penting, organisasi dengan cepat menerapkan robot perangkat lunak yang mengambil tangkapan layar alat pemantauan dan mengirimkannya ke karyawan melalui Microsoft Teams, sehingga karyawan jarak jauh dapat melakukan pekerjaan mereka seperti biasa. Dengan menambahkan RPA ke persamaan, organisasi ini dapat dengan cepat mengintegrasikan sistem warisan mereka dengan tumpukan teknologi modern yang ramah jarak jauh.

Untuk mempelajari lebih lanjut tentang cara kerja RPA dan apa yang dapat ditawarkannya kepada bisnis Anda, baca . kami Ikhtisar RPA untuk C-Suite .

Otomasi mendukung departemen TI dalam mengelola tim jarak jauh

Pergeseran tiba-tiba ke pekerjaan jarak jauh menambah banyak tekanan bagi staf operasi, terutama departemen TI yang harus menjaga keamanan sambil juga membantu pekerja jarak jauh yang baru beradaptasi di tingkat teknologi. Tenaga kerja jarak jauh akan terus membebani sumber daya TI utama—mengalihkan TI dari transformasi digital kritis dan inisiatif keamanan kecuali jika kerangka dukungan yang tepat diterapkan untuk jangka panjang.

“Kami melihat peningkatan permintaan untuk layanan TI, termasuk peningkatan 2x lipat dalam volume tiket dukungan TI secara keseluruhan ,” kata Bhavin Shah, pendiri dan CEO Moveworks, selama pertemuan puncak kepemimpinan chief information officer (CIO) yang membahas pandemi.

“Kami melihat permintaan yang lebih besar untuk otomatisasi, untuk menggunakan AI [kecerdasan buatan] dan pembelajaran mesin untuk menyelesaikan masalah dukungan.”

Dengan tekanan ini, tidak heran jika peningkatan operasi TI dan kinerja sistem menjadi salah satu perhatian utama CIO tahun ini, menurut survei IDG yang disponsori oleh majalah CIO.

Sumber

CIO membutuhkan solusi hemat biaya yang dapat diimplementasikan dan ditingkatkan dengan cepat agar berhasil dalam mengelola tim jarak jauh dalam jangka panjang sambil juga menghindari konsekuensi keamanan yang lemah. Otomatisasi memberikan solusi ini dengan meringankan beban dukungan teknis harian dan membantu profesional TI dalam pekerjaan yang lebih kompleks.

Kasus penggunaan untuk RPA di TI banyak dan beragam, tetapi jika menyangkut pekerjaan jarak jauh secara khusus, RPA membuat perbedaan besar dalam kemampuan perusahaan untuk mendukung pekerjaan jarak jauh dalam skala besar. Satu perusahaan asuransi menggunakan robot perangkat lunak untuk mengotomatiskan seluruh proses penyiapan bagi pekerja jarak jauh yang baru—mulai dari mendaftarkan peralatan hingga mengonfigurasi jaringan pribadi virtual (VPN) hingga mengelola data logistik.

Departemen TI lainnya memanfaatkan otomatisasi pusat kontak yang diberdayakan AI untuk merespons tiket dukungan dengan cepat agar pekerja jarak jauh mereka tetap produktif. Alih-alih mengejar informasi di berbagai aplikasi dan mengulangi tugas untuk banyak karyawan, profesional TI dapat membangun alur kerja cerdas yang menggabungkan data, mengotomatiskan proses standar, dan melibatkan manusia hanya jika ada pengecualian yang perlu ditangani.

UiPath Automation Cloud menyediakan alat terpusat di luar lokasi yang menekankan keamanan sekaligus cukup dapat diakses untuk mendukung semua jenis pengaturan kerja jarak jauh.

Dengan mengotomatisasi pekerjaan berulang yang memakan waktu, departemen TI dapat menciptakan kapasitas yang mereka butuhkan untuk memimpin inisiatif transformasi digital. Inisiatif yang membuat atau menghancurkan organisasi di lingkungan bisnis kita yang berubah dengan cepat.

Alur kerja otomatis melindungi tim dari silo komunikasi

Silo komunikasi akan merusak produktivitas, kolaborasi, dan kepatuhan tim mana pun. Menurut ClearCompany, “86% karyawan dan eksekutif menyebutkan kurangnya kolaborasi atau komunikasi yang tidak efektif untuk kegagalan di tempat kerja.” Namun, dalam hal mengelola tim jarak jauh, kesenjangan dalam komunikasi yang dapat dikompensasikan secara langsung menjadi lebih bermasalah.

Efek silo ini terjadi ketika departemen dan tim tidak memiliki komunikasi, visibilitas, dan kolaborasi yang memadai. Yang mengarah ke proses yang tidak efisien, penundaan, dan inisiatif duplikat. Lebih buruk lagi, silo perusahaan sering menyebabkan tim melupakan pelanggan, merusak pengalaman pelanggan.

Mengotomatiskan proses front- dan back-office merampingkan aliran data di seluruh organisasi Anda dan mencegah pembentukan silo, bahkan ketika karyawan berada jauh. Otomatisasi melakukannya dengan:

• Menyediakan akses terpadu ke data . Ketika informasi tersebar di berbagai sistem yang digunakan oleh penjualan, pemasaran, dukungan, dan TI, karyawan tidak dapat bekerja secara efisien. Robot perangkat lunak memungkinkan karyawan di seluruh organisasi Anda untuk mengakses semua data yang mereka butuhkan untuk bekerja lebih baik, lebih cepat, dan lebih cerdas hanya dengan mengklik mouse.

• Menciptakan proses yang konsisten di seluruh organisasi . Silo terbentuk dengan mudah ketika berbagai tim dan departemen memiliki alat dan alur kerja mereka sendiri. Teknologi penambangan proses memungkinkan Anda mengungkap inefisiensi operasional dan menciptakan proses yang konsisten di seluruh organisasi Anda—tanpa gangguan besar pada tim Anda.

• Membebaskan waktu karyawan untuk meningkatkan kolaborasi . Karyawan yang kewalahan dengan tugas yang berulang memiliki lebih sedikit waktu dan energi untuk fokus pada kerja kolaboratif yang strategis. Tidak heran sebuah studi yang dilakukan oleh Forrester Consulting atas nama UiPath menemukan bahwa “66% [responden] mengatakan RPA merestrukturisasi pekerjaan yang ada, memungkinkan karyawan untuk memiliki lebih banyak interaksi manusia.”

Karyawan yang memiliki alat dan informasi yang dibutuhkan untuk lebih terlibat dengan pekerjaan mereka (dan satu sama lain) adalah karyawan yang tetap produktif dan memberikan pengalaman bernilai tinggi kepada pelanggan.

Otomatisasi memberdayakan Anda untuk mengembangkan jenis tenaga kerja ini dan memecah silo dengan meningkatkan konsistensi, transparansi, dan aksesibilitas data.

Buat manajemen tim jarak jauh lebih mudah dengan otomatisasi

Pekerjaan jarak jauh ada di sini untuk banyak organisasi perusahaan (terutama setelah mereka melihat manfaat dari pekerjaan jarak jauh pada intinya).

Sistem lama, silo komunikasi, dan beban TI menciptakan rintangan bagi perusahaan yang mengelola tim jarak jauh. Dengan menerapkan otomatisasi di area ini dengan cepat, Anda dapat melewati efek negatif dari rintangan ini dan meningkatkan tidak hanya tenaga kerja jarak jauh Anda tetapi juga keuntungan Anda.

Platform UiPath memudahkan untuk mengotomatisasi proses, menambah pekerjaan ahli, dan menemukan peluang untuk meningkatkan efisiensi. Dengan UiPath, perusahaan dapat merancang dan mengimplementasikan solusi otomatisasi dengan cepat dalam kerangka kerja yang dapat diskalakan.

Pelajari lebih lanjut tentang bagaimana Platform UiPath dimanfaatkan oleh perusahaan untuk beralih ke pekerjaan jarak jauh di normal baru. Atau, jika Anda siap untuk mulai menggunakan otomatisasi untuk membantu mengelola karyawan jarak jauh, lihat paket gratis asisten robot siap pakai kami yang melakukan sejumlah tugas berguna bagi karyawan. Semuanya cepat dan mudah bagi karyawan untuk mulai menggunakannya.