Meningkatkan Ketangkalan Rantai Pasokan dengan Otomatisasi Cerdas

Saat rantai pasokan global dan aliran perdagangan terganggu oleh pandemi COVID-19, dan pola permintaan berubah dengan cepat, banyak bisnis berusaha menambahkan lebih banyak ketangkalan ke dalam sistem dan proses mereka.

World Trade Organization memperkirakan perdagangan barang internasional akan jatuh antara 13% dan 32% selama 2020, dan hampir semua wilayah akan mengalami penurunan dua digit dalam volume perdagangan tahun ini. Industri dengan rantai pasokan kompleks, seperti elektronik dan produk otomotif, akan terdampak paling parah.

Dalam lingkungan yang tidak dapat diprediksi ini, penting untuk bertanya apakah organisasi Anda mampu beradaptasi dengan cepat dengan cara kerja baru, untuk memenuhi aturan yang berkembang dan mengatasi hambatan baru. Anda perlu alat untuk bekerja seefisien mungkin, bekerja secara virtual dan mendorong manajemen rantai pasokan yang tangkas, serta tetap bersaing dengan pesaing ketika pasar akhirnya mulai pulih dari pandemi.

Teknologi baru, seperti otomatisasi proses digital, perangkat lunak manajemen robotik, process mining, dan kecerdasan buatan, semua memiliki peran yang berharga dalam lingkungan bisnis saat ini. Ketika diterapkan secara strategis, alat-alat ini dapat membantu perusahaan menyesuaikan proses dengan cepat, bekerjasama lebih efisien dengan pemangku kepentingan rantai pasokan, dan memastikan semua sumber daya digunakan seoptimal mungkin.

Dengan begitu banyak solusi perangkat lunak perusahaan yang tersedia saat ini, memilih pendekatan dan teknologi yang paling sesuai bisa menakutkan. Tantangan semakin bertambah karena banyak organisasi memiliki sistem perencanaan sumber daya perusahaan yang tidak fleksibel dan tidak memenuhi semua kebutuhan operasional mereka. Dalam konteks ini, banyak tim telah mengembangkan proses manual dan spreadsheet mereka sendiri untuk menutup kesenjangan sistem dan menyelesaikan pekerjaan kritis. Namun cara kerja ini bisa tidak konsisten, terputus, dan tidak efisien.

Jika perusahaan Anda dalam situasi ini, Anda tidak perlu mencabut dan mengganti sistem warisan Anda. Sebaliknya, Anda dapat mengintegrasikan kombinasi teknologi modern yang tersedia dengan mudah ke dalam sistem yang ada, sehingga Anda memiliki alat untuk mentransformasi proses tanpa kehilangan konten dan fungsionalitas yang penting bagi misi. Berikut beberapa petunjuk untuk memulai.

Tidak perlu memilih hanya satu teknologi. Manajer rantai pasokan menghadapi berbagai tantangan bisnis yang kompleks, yang tidak dapat diselesaikan secara cerdas dan fleksibel oleh satu solusi saja. Alih-alih menaruh strategi optimasi proses Anda pada satu alat saja, Anda dapat dengan mudah menggabungkan beberapa teknologi yang saling melengkapi menjadi toolkit yang kuat untuk transformasi digital di seluruh perusahaan Anda.

Saat ini, inovasi terbaru telah membuat berbagai teknologi lebih dapat diakses – termasuk robotic process automation (RPA), digital process automation (DPA), AI dan machine learning, dan process mining. Kemampuan ini dapat bekerja sama untuk menciptakan kerangka kerja yang kuat untuk otomatisasi cerdas.

Pendekatan proses-terlebih-dahulu. Untuk mendapatkan nilai maksimum dari teknologi baru, Anda perlu memulai dengan pemahaman yang jelas tentang proses Anda. Banyak organisasi kesulitan menentukan dan mendefinisikan bagaimana proses mereka berjalan dan di mana mereka dapat ditingkatkan.

Untungnya, ini tidak perlu menjadi latihan yang memakan waktu. Dulu, perusahaan mengandalkan konsultasi dan dokumentasi untuk menghasilkan pemahaman tentang proses saat ini. Sekarang, ada alat process mining cerdas yang dapat menganalisis log peristiwa Anda (yaitu, jejak digital yang ditinggalkan oleh karyawan dan aplikasi saat pekerjaan dilakukan), secara otomatis memetakan proses Anda, dan menganalisis bagaimana proses ini dapat dioptimalkan menggunakan pendekatan digital.

Anda perlu rencana yang fleksibel. Langkah berikutnya adalah menetapkan peta jalan yang jelas, langkah demi langkah, untuk inisiatif transformasi digital Anda. Ini harus didasarkan pada tujuan bisnis yang ingin Anda capai, bekerja kembali dari tujuan ini dalam tahapan. Dengan pendekatan ini, Anda dapat melangkah secara bertahap dan fleksibel menuju visi Anda.

Termasuk dalam peta jalan ini harus ada rencana untuk menambahkan teknologi tertentu pada tahapan tertentu. Anda mungkin, misalnya, ingin memulai dengan process mining dan digital process automation, kemudian melengkapinya dengan AI pada tahap selanjutnya. Menggunakan peta jalan ini sebagai panduan, Anda akan dapat menyelaraskan orang dan proses dengan kerangka teknologi yang holistik secara lancar.

Itu digital, tapi apakah lancar? Banyak perusahaan percaya mereka sedang mentransformasi proses secara digital melalui pengalaman pengguna seperti aplikasi seluler, situs web, dan asisten suara di front end. Namun, jika ini kemudian bergantung pada proses manual di back office, seperti memasukkan data ulang ke dalam spreadsheet atau berbagi konten melalui e-mail, proses-proses ini tidak se lancar dan tangkas sebagaimana seharusnya untuk lingkungan yang berubah dengan cepat kita.

Menggunakan beberapa alat digital bersama-sama, memungkinkan untuk mengotomatisasi dan memdigitalkan lebih banyak komponen proses, sehingga operasi berjalan lancar dan konsisten dari awal hingga akhir.

Seimbangkan AI dan keterampilan manusia. AI meniru kemampuan kognitif manusia, seperti belajar dan memahami bahasa alami. Dengan menggabungkan AI ke dalam lingkungan otomatisasi proses Anda, memungkinkan untuk memdigitalkan rentang tugas yang jauh lebih luas. Ini berarti Anda dapat membebaskan profesional terampil dari tugas-tugas berulang dan memakan waktu yang mencegah mereka fokus pada pekerjaan yang lebih strategis.

Rentang kemampuan AI kini lebih dapat diakses, termasuk:

• Machine learning. Subset dari AI yang memungkinkan sistem untuk "belajar" dari pengalaman, mengidentifikasi pola, dan membuat prediksi tanpa diprogram secara eksplisit untuk melakukannya.
• Optical character recognition. Kategori AI yang memungkinkan robot perangkat lunak RPA untuk mengekstrak makna dari konten terstruktur, seperti dokumen yang discan dan foto.
• Natural language processing. Kemampuan untuk memahami dan menyintesis komunikasi bahasa alami, baik berbasis teks maupun suara.

Meskipun AI dapat memberikan berbagai manfaat bisnis, AI tidak pernah dapat sepenuhnya menggantikan manusia di seluruh operasi Anda. Keterampilan manusia, seperti empati, pemikiran strategis, kreativitas, dan keahlian materi, masih memiliki peran kritis di sepanjang rantai pasokan Anda. Skenario ideal adalah di mana AI dan kecerdasan manusia saling mendukung dan melengkapi satu sama lain.

Dengan strategi otomatisasi proses cerdas yang solid, Anda dapat menggunakan model proses yang dipandu AI untuk mengatur alur kerja antara sistem line-of-business, pekerja manusia, bot RPA, dan alat lainnya untuk mencapai manfaat berikut:

• Meningkatkan visibilitas di seluruh rantai pasokan Anda. Ketika proses Anda berjalan secara digital dari ujung ke ujung, Anda memiliki visibilitas yang jelas terhadap kinerja operasional dan progres di setiap tahap rantai pasokan Anda. Anda juga dapat mengidentifikasi bottleneck potensial dan membersihkannya tepat waktu, atau area di mana proses dapat disempurnakan atau diperbarui untuk meningkatkan produktivitas. Visibilitas proses ujung ke ujung memungkinkan Anda menyesuaikan pendekatan Anda untuk mengelola kebijakan, aturan, dan peraturan baru di lingkungan perdagangan global yang selalu berubah.
• Mengurangi risiko dan meningkatkan kepatuhan. Setiap langkah proses tercatat dalam kerangka teknologi Anda, Anda memiliki jejak audit yang jelas dan dapat dipercaya. Ini membantu meringankan beban yang sudah diletakkan pada tim kepatuhan dan manajemen risiko Anda di tengah perubahan regulasi yang konstan.
• Mengaktifkan kolaborasi jarak jauh. Regime jarak sosial, karantina, dan lock down yang diperkenalkan selama pandemi ini telah mempercepat kebutuhan banyak bisnis untuk memiliki alat kerja dan kolaborasi virtual. Teknologi modern memungkinkan rekan kerja, pemasok, dan pelanggan untuk berkomunikasi dan mengelola proses secara virtual, untuk memastikan kelangsungan selama waktu yang tantang ini.

Investasi dalam teknologi untuk meningkatkan ketangkalan, kolaborasi, dan optimisasi sumber daya dapat memakan waktu dan uang. Namun, dengan pendekatan strategis yang menggunakan teknologi yang saling melengkapi untuk melengkapi satu sama lain dan sistem yang sudah ada, Anda dapat memperoleh return on investment yang jelas. Kerangka kerja yang solid untuk otomatisasi cerdas dapat menempatkan organisasi Anda dalam posisi untuk beroperasi secara efisien dalam lingkungan yang berubah dengan cepat.

Burley Kawasaki adalah chief product officer di K2, penyedia otomatisasi proses cerdas.