Analisis Proses:5 Cara Mendapatkan Nilai Bisnis dari Hasil Penambangan Proses

Jos Mangnus adalah konsultan di UiPath.

Catatan editor: Jika Anda baru mengenal konsep penambangan proses, kami sarankan Anda mulai dengan membaca artikel pengantar kami Nilai Penambangan Proses:Apa Artinya bagi Bisnis Anda .

Dalam beberapa minggu terakhir, kami telah membahas nilai unik yang dibawa oleh proses penambangan ke bisnis. Ini memberikan wawasan ilmiah, memungkinkan analisis yang tidak bias, dan memungkinkan pengambilan keputusan strategis yang didukung data. Penambangan proses membantu Anda menemukan peluang untuk pengoptimalan dan meningkatkan efisiensi operasional. Ini mengidentifikasi ide otomatisasi dengan ROI tercepat.

Penambangan proses memulai perubahan besar dalam perusahaan dengan memungkinkan perusahaan menjadi lebih sadar akan proses dan memanfaatkan data perusahaan yang ada.

Dalam artikel penambangan proses kami sebelumnya, kami memandu Anda memulai dengan alat penambangan proses seperti UiPath Process Mining. Anda mungkin telah menerapkan UiPath Process Mining untuk proses inti Anda, melihat grafik proses secara singkat, dan bertujuan untuk mendapatkan asumsi pertama Anda. Grafik proses menguraikan kinerja tim Anda, kemacetan proses, langkah-langkah proses yang tidak lengkap, proyek yang tertunda, dan segala sesuatu yang menghalangi Anda untuk memaksimalkan produktivitas. Anda dapat mengandalkan data ini sebagai satu-satunya sumber kebenaran – cerminan sebenarnya dari pekerjaan di departemen Anda.

Pertanyaan logisnya adalah:“Apa selanjutnya? Bagaimana cara mendapatkan nilai bisnis dari wawasan ini?”

Untuk menciptakan nilai, Anda perlu menghubungkan pengetahuan yang Anda miliki sebagai pemilik proses dengan wawasan proses yang diperoleh dari UiPath Process Mining. Dengan cara ini Anda dapat menentukan perubahan tepat apa yang dapat Anda buat untuk mendorong transformasi di organisasi Anda.

Inilah saatnya keahlian Anda dapat membuat perbedaan nyata.

Bagaimana cara membuat perbedaan dengan analisis proses?

Semua proses bisnis menargetkan tujuan tertentu dan berjalan di bawah kondisi tertentu, seperti waktu, orang yang terlibat, kesepakatan, dll. Karena banyak proses berbagi tujuan yang sama (baik risiko yang lebih rendah atau efisiensi yang lebih tinggi dan semacamnya), kami di UiPath dapat mengenali pola masalah serupa di seluruh proses.

Mengetahui masalah umum apa yang mungkin dimiliki proses Anda, dan mengingat cerita seputar proses itu, Anda dapat menentukan temuan Anda dan menetapkan rencana tindakan nyata.

Di bawah ini, Anda akan menemukan lima hal yang sering kita temui dalam proyek penambangan proses, apa pun jenis prosesnya. Gunakan daftar ini sebagai lembar contekan untuk menyempurnakan analisis proses khusus perusahaan Anda dan memastikan wawasan yang dapat ditindaklanjuti.

1. Konteks proses

Setiap proses memiliki konteks – seperangkat faktor eksternal dan internal yang mempengaruhi dan mendefinisikan proses itu. Dalam contoh proses faktur, konteksnya mencakup hal-hal seperti:

• Tim yang terlibat dalam eksekusi proses

• Pemasok yang mengirim faktur

• Waktu dalam tahun saat faktur diterima

Saat Anda mempersiapkan proyek penambangan proses Anda untuk analisis, ingatlah untuk menangkap konteks itu. Anda juga dapat menampilkan informasi konteks di dasbor UiPath Process Mining:

Misalnya, faktur yang diproses selama liburan musim dingin mungkin tertunda karena beban kerja yang tinggi (khusus untuk musim tersebut). Memahami apa yang ada di balik penundaan memungkinkan Anda membuat interpretasi data yang lebih realistis.

Secara umum, Anda ingin menangkap semua variabel yang dapat mempengaruhi proses. Dalam contoh lain, beberapa pemasok organisasi menggunakan aplikasi faktur standar. Yang kami maksud dengan aplikasi faktur adalah perangkat lunak apa pun yang mempercepat proses pembayaran untuk suatu organisasi.

Tim UiPath menunjukkan perbedaan aliran proses sebelum dan sesudah penggunaan aplikasi semacam itu. Keuntungan dari aplikasi faktur menjadi jelas.

Menemukan ini dengan UiPath Process Mining menghemat banyak waktu dan sumber daya dari pengerjaan ulang.

Menerapkan aplikasi faktur di berbagai pemasok memungkinkan organisasi untuk mendapatkan informasi digital lengkap pada faktur. Hal ini menghasilkan waktu pembayaran yang lebih cepat, lebih sedikit pekerjaan manual, dan proses pengadaan-untuk-bayar yang lebih efisien.

2. Perjanjian alur proses

Setiap pemilik proses (seorang direktur atau eksekutif) memiliki gagasan tentang bagaimana proses mereka harus mengalir. Pemilik proses mungkin menguraikan ide ini dalam pedoman eksplisit, yang berisi daftar "yang harus dan tidak boleh dilakukan" untuk dilakukan tim. Ini juga bisa menjadi gambaran departemen yang ditugaskan untuk langkah-langkah tertentu dalam suatu proses. Semua ini untuk menggambarkan skenario yang sempurna dari suatu proses – dalam proses penambangan skenario yang sempurna disebut “model referensi.”

Model referensi adalah dasar yang kuat untuk pemeriksaan kesesuaian – salah satu langkah terpenting dari analisis proses. Pemeriksaan kesesuaian memungkinkan analis bisnis melihat proses aktual (hasil penambangan proses) dan membandingkannya dengan model referensi. Dengan cara ini Anda dapat melihat di mana kinerja tim Anda tidak seperti yang diharapkan dan mengambil tindakan untuk mendekati proses ideal Anda (model referensi).

Dengan demikian, terkadang temuan dari proses penambangan tidak harus rumit untuk memberikan nilai bisnis. Cukup mengetahui siapa yang melakukan langkah proses tertentu, bagaimana mereka melakukan langkah tersebut, dan mengevaluasi kinerja aktual dibandingkan dengan harapan.

3. Perjanjian waktu

Setelah alur proses, waktu adalah salah satu topik yang paling banyak dibahas selama proyek penambangan proses.

Setiap pemilik proses ingin menjalankan proses yang paling efisien, tanpa mengambil jalan pintas. Tapi apa itu proses yang efisien dan bagaimana Anda dapat mengidentifikasi proses yang efisien dalam grafik proses?

Efisiensi adalah kualitas pekerjaan yang dihasilkan dalam kaitannya dengan upaya (waktu atau sumber daya). Proses yang tidak memberikan pekerjaan tepat waktu tidak efisien.

Untuk menganalisis secara efektif bagian mana dari proses Anda yang membutuhkan lebih banyak waktu daripada yang seharusnya, Anda memerlukan perkiraan berapa lama setiap langkah dari suatu proses. Kemudian, Anda dapat membandingkan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap langkah dengan ekspektasi waktu proyek. UiPath Process Mining memudahkan untuk membuat perbandingan tersebut, mendeteksi kemacetan, menemukan di mana Anda memiliki kekurangan sumber daya, mengidentifikasi dependensi eksternal yang memperlambat proses, dan banyak lagi.

Jika Anda ingin menyelam lebih dalam, lihat persyaratan perjanjian tingkat layanan (SLA). Saat bekerja dengan satu pelanggan UiPath Process Mining baru-baru ini, grafik proses menunjukkan bahwa untuk proses hutang, tim membayar faktur tepat waktu dan memenuhi tenggat waktu. Melihat kembali SLA terkait, tampaknya jika tim mengirimkan faktur dua hari sebelumnya, pelanggan kami akan menerima diskon 20% dan dengan demikian menghemat pembayaran besar kepada pemasok.

Kasus seperti ini tidak jarang terjadi – membayar terlalu terlambat atau terlalu dini dapat berdampak negatif pada uang Anda.

Contoh umum lainnya adalah SLA untuk sistem tiket. Sistem tiket memudahkan layanan dukungan pelanggan. Sistem tersebut memungkinkan tim dukungan untuk berkomunikasi dengan pelanggan di satu tempat, melacak riwayat pelanggan, KPI tentang kualitas layanan dukungan, waktu untuk merespons, dan lainnya.

Hampir setiap meja bantuan memiliki SLA seputar tugas dukungan seperti waktu respons pertama dan waktu solusi.

Saat Anda mengidentifikasi penyebab tidak memenuhi SLA, Anda dapat mempercepat layanan (misalnya, dengan mendesain ulang pekerjaan tim atau mengotomatiskan obrolan). Otomatisasi akan membantu tim Anda memecahkan lebih banyak masalah dan fokus pada masalah yang membutuhkan lebih banyak perhatian dan logika manusia. Secara keseluruhan, pengukuran ini dapat meningkatkan tingkat kepuasan pelanggan Anda secara signifikan.

4. Informasi berbasis pengguna

Temuan paling aneh dalam proses penambangan datang dari melihat bagaimana orang bekerja sama. Apalagi jika ada beberapa tim, departemen, fasilitas, atau negara yang terlibat dalam satu proses. Anda mungkin pernah mengalami hal ini juga – terkadang tim cenderung mengalihkan tanggung jawab dari satu ke yang lain.

Pergeseran tanggung jawab tidak hanya menurunkan kebahagiaan karyawan tetapi juga menyebabkan penundaan dalam pelaksanaan proses, yang dapat mengakibatkan penurunan produktivitas, kerugian finansial, dan penurunan kepuasan pelanggan.

Penambangan Proses UiPath dapat memberi Anda pandangan transparan tentang bagaimana semua orang yang terlibat dalam seluruh proses bekerja sama. Anda dapat melihat apakah kinerjanya sesuai dengan harapan Anda dan mengidentifikasi langkah-langkah proses yang mengalir melalui tim yang berbeda. Jika ada terlalu banyak bolak-balik, Anda akan melihatnya di tab Interaksi Pengguna di alat UiPath Process Mining.

Beberapa aktivitas seperti pembayaran faktur bersifat langsung, sedangkan persetujuan faktur membutuhkan banyak interaksi dengan tim lain (lihat gambar di bawah). Komunikasi yang berlebihan dapat memperlambat hasil akhir.

Interaksi untuk pembayaran faktur:

Interaksi untuk persetujuan faktur:

Dengan menemukan penyimpangan proses tersebut, Anda dapat memberikan lebih banyak informasi kepada tim di divisi kerja dan struktur tim proses.

5. Memantau kemajuan Anda

Banyak organisasi memulai penambangan proses karena pemahaman proses dan kemampuan analitik.

Namun, menemukan proses saja tidak cukup, wawasan yang diperoleh harus didukung oleh tindakan strategis. Anda mungkin ingin mengotomatiskan proses Anda untuk mengurangi kesalahan, mempercepat penyelesaian, dan meningkatkan kebahagiaan karyawan dengan membebaskan mereka dari tugas-tugas biasa. Atau, Anda dapat mengoptimalkan proses dengan menambahkan sumber daya, melatih staf lebih lanjut, atau mengambil taktik atau strategi yang berbeda.

Setelah mengubah proses Anda dengan cara apa pun, gunakan UiPath Process Mining untuk melacak bagaimana perubahan ini memengaruhi kinerja proses Anda.

• Apakah ada peningkatan?

• Apakah Anda lebih dekat dengan model referensi Anda?

• Apakah tim Anda memenuhi indikator kinerja utama (KPI) atau ada kebutuhan untuk tindakan ekstra?

Dengan melacak perubahan dan pengaruhnya pada proses Anda, Anda dapat menentukan laba atas investasi (ROI) untuk proyek penambangan proses Anda. Setelah analisis proses yang berhasil, item berikutnya dalam daftar Anda adalah merencanakan peningkatan proses dan mengukur kinerja proses.

Apa proses yang efisien bagi Anda – apakah itu peningkatan kecepatan atau kualitas?

• Dapatkah otomatisasi membantu Anda mempercepat proses?

• Berapa banyak robot perangkat lunak yang dibutuhkan satu proses?

• KPI apa yang membantu Anda mengukur efisiensi operasional?

• Metode evaluasi apa yang akan Anda pilih untuk pemeriksaan rutin?

Dengan menjawab semua pertanyaan tersebut dan menyelaraskan strategi pengoptimalan proses ujung ke ujung dengan UiPath, Anda akan semakin dekat dengan siklus peningkatan berkelanjutan dan kemandirian. Kendalikan proses Anda, pikirkan kembali alokasi sumber daya Anda, dan tingkatkan pertumbuhan bisnis.

Ingat, menemukan sebuah proses hanyalah awal dari perjalanan Anda menuju manajemen proses bisnis yang sukses. Perbedaan nyata hadir dengan perubahan yang Anda lakukan dan tindakan yang Anda ambil untuk mencegah risiko, meningkatkan produktivitas, memenuhi dan melampaui harapan pelanggan, lebih mengoptimalkan strategi pertumbuhan Anda.

Karena penambangan proses menciptakan kesadaran tentang apa yang terjadi di organisasi Anda, Robotic Process Automation (RPA) memungkinkan Anda mengubah kesadaran ini menjadi tindakan. Jelajahi bagaimana penambangan proses membantu perusahaan menetapkan strategi otomatisasi untuk pertumbuhan bisnis di buku putih terbaru kami:

Seperti yang kami katakan di UiPath:“Organisasi Anda siap untuk penambangan proses ketika siap untuk perubahan besar.”

Selamat menambang!