Membuka Kesesuksesan Perusahaan: Bagaimana Model Operasional Otomasi Mendorong Pertumbuhan – Bagian 1

Catatan Editor: Artikel ini adalah bagian pertama dari seri tiga bagian.

Saat saya berbicara dengan pelanggan, saya sering diminta nasihat praktis tentang bagaimana dengan cepat dan sukses melangkahi tahap awal dalam memanfaatkan robotic process automation (RPA). Eksekutif yang ingin beroperasi dalam skala besar (di mana manfaat seluruh perusahaan paling berdampak) biasanya menanyakan tiga pertanyaan ini:

• "Bagaimana kita memulai dengan jejak yang tepat untuk menskalakan dengan cepat?"
• "Apa sumber daya yang akan kita butuhkan untuk mandiri?"
• "Bagaimana kita harus mengorganisir diri kita untuk sukses dengan otomatisasi?"

Untuk organisasi mencapai manfaat yang diharapkan dari program otomatisasi mereka, penting untuk memiliki strategi untuk setiap pertanyaan di atas. Pertanyaan-pertanyaan ini, dan banyak lagi, pada akhirnya dijawab melalui model operasi otomatisasi yang unik untuk setiap organisasi.

Sederhananya, untuk menskalakan otomatisasi secara efektif, Anda memerlukan model operasi otomatisasi (jangan khawatir, saya akan membahas apa itu dan bagaimana melakukannya dalam seri tulisan blog ini).

Model operasi otomatisasi menyediakan gambaran komprehensif tentang keputusan manajemen program yang harus diambil, seperti peran dan tanggung jawab, tata kelola, dan manajemen infrastruktur.

Kami akan mempertimbangkan beberapa keputusan penting saat Anda membangun model operasi otomatisasi unik Anda sendiri dalam seri tiga bagian ini. Bagian satu (tulisan ini) akan memperkenalkan empat tahap yang banyak organisasi melalui untuk mencapai otomatisasi dalam skala besar dan mengeksplorasi pertanyaan "di mana kita harus memulai". Bagian dua dan tiga dari seri ini akan menyelidiki setiap tahap lebih lanjut untuk mempertimbangkan sumber daya, sponsor eksekutif, dan justifikasi pendanaan yang diperlukan seiring model operasi otomatisasi mematang.

Mulai untuk menskalakan: Empat tahap otomatisasi

Sebagian besar organisasi akan melalui empat tahap dalam perjalanan mereka untuk berhasil menskalakan otomatisasi (seperti yang ditunjukkan dalam diagram di bawah). Seiring program otomatisasi perusahaan bergerak melalui tahap-tahap ini, sponsor eksekutif, sumber pipa otomatisasi, dan justifikasi pendanaan akan semua berubah. Sebagai hasilnya, cakupan model operasi otomatisasi akan mematang.

Tahap 1 - Buktikan

Di tahap buktikan, proses awal yang diidentifikasi untuk otomatisasi mulai membuktikan teknologi otomatisasi dan mengembangkan sponsor untuk nilainya. Ini umumnya dalam satu departemen dengan kurang dari 10 robot perangkat lunak karena proses awal dimaksudkan untuk memastikan RPA 'berfungsi' di lingkungan spesifik mereka. Beberapa organisasi dapat memakan waktu hingga tiga bulan dalam fase ini sementara yang lain melewati pilot jauh lebih cepat (kadang-kadang dalam hitungan minggu).

Tahap 2 - Berdirikan

Di tahap otomatisasi ini, fokus adalah pada produksi dan pengiriman banyak proses—biasanya dalam satu unit bisnis. Tahap ini dapat memakan waktu tiga hingga enam bulan. Ada risiko stagnasi pada titik ini jika pipa otomatisasi terutama berasal dari satu unit bisnis dan ada kesadaran RPA yang terbatas di seluruh perusahaan. Selain itu, jika pemimpin unit bisnis tidak menetapkan dan mempertahankan organisasi yang bertanggung jawab untuk menemukan dan menyampaikan hasil bisnis yang besar dengan otomatisasi, menjadi sulit untuk menunjukkan potensi.

Setiap model operasi otomatisasi organisasi akan melalui iterasi untuk mendapatkan pendekatan yang tepat untuk elemen kunci, seperti struktur organisasi, strategi intake, tata kelola, kontrol risiko, dan manajemen perubahan.

Tahap 3 - Perluas

Di tahap ini, model operasi otomatisasi sepenuhnya ditentukan dan menata pendekatan yang terstandarisasi untuk onboarding unit bisnis tambahan. Tahap ini dapat berlangsung satu hingga tiga tahun saat manfaat penuh RPA dipahami di tingkat senior dan beberapa garis bisnis terlibat untuk mengotomasi dalam skala besar. Di tahap perluas, indikator kinerja kunci (KPI) sudah ditentukan dengan baik dan diukur.

Karena pengembang di pusat keunggulan otomatisasi (CoE) akan fokus pada kesempatan ROI tinggi, menjadi jelas bahwa untuk menangani banyak kesempatan otomatisasi sederhana, tingkat tim, dan personal, organisasi harus meningkatkan keterampilan karyawan. Peningkatan keterampilan staf termasuk membantu beberapa karyawan menjadi pengembang warga untuk membangun otomasi untuk tim, departemen, atau untuk diri mereka sendiri.

Menyelami lebih dalam: Apakah Organisasi Anda Siap Memenuhi Kebutuhan yang Tumbuh akan Keterampilan Otomasi?

Tahap 4 - Skala

Di tahap ini, CoE mampu menghasilkan otomasi yang canggih menggunakan kombinasi teknologi untuk melayani kebutuhan pelanggan di seluruh organisasi. Ide 'sebuah robot untuk setiap orang' telah melekat dan juara bisnis tersebar di seluruh perusahaan untuk mendukung adopsi RPA. Pengembang warga menyediakan otomasi bottom-up yang dipimpin oleh karyawan untuk tugas dan proses yang lebih sederhana. Di tahap skala, sponsor eksekutif adalah CEO atau chief financial officer (CFO) dan RPA sekarang adalah pilar program transformasi digital keseluruhan.

Tahap awal ini—dari memulai hingga menskalakan—adalah titik infleksi kritis ketika cakupan otomatisasi bergerak dari departemen ke seluruh organisasi dalam model kematangan 'otomatisasi terlebih dahulu' (ditunjukkan di bawah).

Sumber gambar

Sekarang, mari kita beralih ke pertanyaan "bagaimana memulai?"

Memulai dengan jejak yang tepat (untuk dapat menskalakan otomatisasi dengan cepat)

Kami sebelumnya telah menulis tentang mengidentifikasi proses yang tepat untuk diotomasi, jadi fokus di sini adalah pada pembuatan peta jalan multitahun dengan melibatkan sekelompok karyawan yang paling luas dengan proses transparan untuk memprioritaskan otomatisasi potensial. Penting bahwa elemen 'proses intake' dari model operasi otomatisasi ini adalah kustom untuk organisasi Anda untuk menghormati budaya dan pendekatan Anda dalam menghitung return on investment (ROI).

Proses intake otomatisasi adalah pendekatan spesifik organisasi Anda akan ambil untuk menemukan dan memprioritaskan kandidat otomatisasi. Untuk program intake proses otomatisasi Anda, Anda akan ingin mempertimbangkan:

• Keterlibatan bisnis: Seberapa luas di seluruh organisasi Anda mampu mengumpulkan ide otomatisasi dari?
• Prioritasi: Sistem peringkat apa yang akan Anda gunakan untuk memilih satu kandidat otomatisasi di atas yang lain? Bagaimana setiap kesempatan membantu mencapai tujuan hasil bisnis top-down?
• Backlog: Berapa banyak kesempatan otomatisasi yang telah diajukan tetapi belum dievaluasi?
• Throughput: Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk ide otomatisasi yang diajukan untuk dievaluasi, dikembangkan, dan diterapkan?
• Churn: Seberapa sering ide otomatisasi dievaluasi tetapi pada akhirnya tidak dilanjutkan untuk pengembangan?
• CoE-selected vs employee-driven automations: Berapa banyak kesempatan yang tidak cukup tinggi terhadap tujuan untuk diprioritaskan untuk otomatisasi oleh CoE? Bagaimana titik kesulitan bisnis ini akan diselesaikan (yaitu pengembangan warga)?

Anda tidak perlu mengetahui bagaimana menyelesaikan item-item di atas sendiri. Dengan alat seperti UiPath Automation Hub, Anda dapat "mengumpulkan ide, memprioritaskan, dan mengelola ide RPA, serta memvalidasi dan membagikan otomatisasi yang dipimpin warga."

Tujuannya adalah dapat membangun peta jalan otomatisasi multitahun untuk sebagian besar departemen dalam organisasi. Pendekatan biasanya berkembang melalui empat tahap yang dijelaskan sebelumnya dalam artikel ini.

Sebagian besar organisasi yang memulai dengan RPA akan berhasil melalui tahap buktikan untuk menguji teknologi dengan sekelompok orang awal yang memiliki serangkaian kasus penggunaan tertentu dalam departemen dan mendukung perluasan. Namun, setelah ada hasil awal yang positif dan potensi tak terbatas dari otomatisasi mungkin jelas, masih ada risiko stagnasi atau kegagalan (seperti yang diilustrasikan dalam grafik di bawah).

Untuk tetap pada garis aspirasi percepatan otomatisasi dalam grafik di atas, organisasi biasanya menggunakan dua pendekatan untuk membangun pipa otomatisasi yang kuat:

1. Pendekatan top-down yang memandu prioritas CoE untuk robot tanpa pengawasan. Dalam model ini, eksekutif dan tim transformasi bisnis biasanya memiliki proyek transformasi besar yang menetapkan prioritas untuk intake otomatisasi ke CoE. Penemuan otomatisasi top-down juga dapat didukung oleh UiPath Process Mining atau ahli subjek proses (SME) untuk memahami jumlah langkah manual dalam proses, solusi alternatif, dan jumlah pengecualian dalam proses.

2. Pendekatan bottom-up yang memberikan karyawan kekuatan untuk mengajukan dan menilai sendiri ide otomatisasi yang akan disampaikan oleh CoE atau melalui asisten digital mereka sendiri menggunakan otomatisasi dengan pengawasan. Otomatisasi yang dipimpin karyawan ini penting saat penemuan otomatisasi top-down tidak cukup untuk menskalakan RPA karena CoE terpusat tidak dapat mengembangkan semua otomatisasi yang diperlukan sendirian.

Catatan Editor: Jika Anda tidak terbiasa dengan robot attended dan unattended, video singkat ini menjelaskan perbedaannya:

Dalam pendekatan bottom-up, karyawan individual mendokumentasikan proses menggunakan alat seperti UiPath Task Capture dan mengajukan ide mereka untuk dikembangkan oleh pengembang RPA melalui alat seperti UiPath Automation Hub.

Artikel terkait: A Robot for Every Person: The Next Wave of Personal Productivity

Sebuah pelanggan terbaru menunjukkan bagaimana mencapai skala dengan cepat dapat memiliki efek dramatis pada bisnis. Produsen teknologi tinggi ini memiliki paparan RPA yang terbatas tetapi ingin menggandakan pendapatan sambil menjaga jumlah karyawan tetap relatif rata. Untuk mencapai aspirasi pertumbuhan pendapatan, mereka melihat RPA sebagai cara untuk mengontrol biaya operasional dalam fungsi penjualan, umum, dan administratif sambil secara dramatis meningkatkan investasi dalam penelitian dan pengembangan.

Pelanggan ini menggunakan RPA sebagai dasar untuk program meningkatkan keterampilan digital mereka untuk memastikan karir di masa depan. Dalam waktu beberapa bulan setelah mengembangkan model operasi otomatisasi mereka, mereka sekarang beroperasi dalam skala besar dan mengotomasi lebih dari 30 proses baru setiap bulan. Mereka telah membuat investasi besar dalam intake proses dengan mengadakan lebih dari 40 workshop dengan karyawan di seluruh dunia yang menghasilkan pipa 200 otomatisasi yang telah diverifikasi yang diperkirakan menghemat lebih dari 250.000 jam kerja manual.

Selain itu, dengan berinvestasi sejak awal dalam model operasi otomatisasi, CFO sekarang memiliki kepercayaan pada ketelitian bot perangkat lunak untuk mengambil alih 70% fungsi yang sebelumnya berada dengan business process outsourcer (BPO). Ini memberikan tim keuangan lebih banyak kontrol untuk meningkatkan metrik keuangan, seperti Daily Sales Outstanding, untuk mendorong penciptaan nilai.

Dalam bagian dua dari seri ini, kami akan fokus pada komponen kritis berikutnya yang merupakan memiliki sumber daya dan sponsor eksekutif yang tepat untuk menskalakan.

Bagian tiga dari seri ini akan menggabungkan semua elemen program di bawah model operasi otomatisasi untuk menjawab pertanyaan "bagaimana kita harus mengorganisir diri kita untuk sukses?". Tunggu artikel mendatang ini!