Membuka Nilai Bisnis: 5 Cara Terbukti untuk Memanfaatkan Wawasan Process Mining
Jos Mangnus adalah konsultan di UiPath.
Catatan Editor: Jika Anda baru dengan konsep process mining, kami menyarankan Anda memulai dengan membaca artikel pengantar kami Process Mining Value: What it Means for Your Business.
Dalam beberapa minggu terakhir, kami telah membahas nilai unik yang process mining bawa bagi bisnis. Ia menyediakan wawasan ilmiah, memungkinkan analisis yang tidak bias, dan memungkinkan pengambilan keputusan strategis yang didasarkan pada data. Process mining membantu Anda menemukan kesempatan untuk optimasi dan meningkatkan efisiensi operasional. Ia mengidentifikasi ide otomatisasi dengan ROI tercepat.
Process mining memulai perubahan besar dalam sebuah perusahaan dengan memungkinkan perusahaan untuk menjadi lebih sadar proses dan memanfaatkan data korporat yang ada.
Dalam artikel process mining kami sebelumnya, kami memandu Anda memulai dengan alat process mining seperti UiPath Process Mining. Anda mungkin telah menerapkan UiPath Process Mining untuk proses inti Anda, sekilas melihat grafik proses, dan bertujuan untuk mendapatkan asumsi pertama Anda. Grafik proses menggambarkan kinerja tim Anda, hambatan proses, langkah yang tidak lengkap dari proses, proyek yang tertunda, dan segala sesuatu yang menjauhkan Anda dari memaksimalkan produktivitas. Anda dapat mengandalkan data ini sebagai satu sumber kebenaran—cerminan aktual dari pekerjaan di departemen Anda.
Pertanyaan logis adalah: "Apa selanjutnya? Bagaimana saya mendapatkan nilai bisnis dari wawasan ini?"
Untuk menciptakan nilai, Anda perlu menghubungkan pengetahuan yang Anda miliki sebagai pemilik proses dengan wawasan proses yang diperoleh dari UiPath Process Mining. Dengan cara ini Anda dapat menentukan perubahan apa yang dapat Anda lakukan untuk mendorong transformasi dalam organisasi Anda.
Inilah saatnya keahlian Anda dapat membuat perbedaan nyata.
Bagaimana membuat perbedaan dengan analitik proses?
Semua proses bisnis menargetkan tujuan tertentu dan berjalan di bawah kondisi tertentu, seperti waktu, orang yang terlibat, perjanjian, dll. Karena banyak proses memiliki tujuan yang sama (baik risiko yang lebih rendah atau efisiensi yang lebih tinggi dan sebagainya), kami di UiPath dapat mengenali pola masalah yang serupa di seluruh proses tersebut.
Mengetahui masalah umum apa yang mungkin dimiliki proses Anda, dan mempertahankan cerita tentang proses itu di pikiran, Anda dapat menentukan temuan Anda dan menetapkan rencana tindakan konkret.
Di bawah ini, Anda akan menemukan lima hal yang sering kita temukan dalam proyek process mining, terlepas dari jenis proses. Gunakan daftar ini sebagai cheat sheet untuk meningkatkan analisis proses spesifik perusahaan Anda dan memastikan wawasan yang dapat ditindaklanjuti.
1. Konteks proses
Setiap proses memiliki konteks—sejumlah faktor eksternal dan internal yang mempengaruhi dan mendefinisikan proses tersebut. Dalam contoh proses faktur, konteks mencakup hal-hal seperti:
- Tim yang terlibat dalam pelaksanaan proses
- Supplier yang mengirimkan faktur
- Waktu tahun ketika faktur diterima
Saat Anda menyiapkan proyek process mining Anda untuk analisis, jangan lupa untuk menangkap konteks tersebut. Anda juga dapat menampilkan informasi konteks di dasbor UiPath Process Mining:
Misalnya, faktur yang diproses selama liburan musim dingin mungkin tertunda karena beban kerja yang tinggi (khusus untuk musim tersebut). Memahami apa yang di belakang keterlambatan memungkinkan Anda untuk membuat tafsiran data yang lebih realistis.
Secara umum, Anda ingin menangkap semua variabel yang dapat mempengaruhi proses. Dalam contoh lain, beberapa supplier dari sebuah organisasi menggunakan aplikasi faktur standar. Dengan aplikasi faktur, kami maksudkan perangkat lunak apa pun yang mempercepat proses pembayaran bagi organisasi.
Tim UiPath menunjukkan perbedaan dalam alur proses sebelum dan setelah penggunaan aplikasi tersebut. Keuntungan aplikasi faktur menjadi jelas segera.
Menemukan ini dengan UiPath Process Mining menghemat banyak waktu dan sumber daya dari pekerjaan ulang.
Menerapkan aplikasi faktur di berbagai supplier memungkinkan organisasi untuk mendapatkan informasi digital lengkap tentang faktur. Ini menghasilkan waktu pembayaran yang lebih cepat, pekerjaan manual yang lebih sedikit, dan proses procure-to-pay yang lebih terstruktur.
2. Perjanjian alur proses
Setiap pemilik proses (direktur atau eksekutif) memiliki ide tentang bagaimana proses mereka harus beralur. Pemilik proses mungkin merinci ide ini dalam pedoman eksplisit, yang berisi daftar "do's and don'ts" bagi tim untuk dilakukan. Ini juga dapat menjadi gambaran umum departemen yang ditugaskan untuk langkah-langkah tertentu dalam proses. Semua ini untuk menggambarkan skenario sempurna dari proses—dalam process mining skenario sempurna disebut "model referensi."
Model referensi adalah dasar yang kuat untuk pemeriksaan kesesuaian—salah satu langkah terpenting dalam analisis proses. Pemeriksaan kesesuaian memungkinkan analis bisnis untuk melihat proses aktual (hasil dari process mining) dan membandingkannya dengan model referensi. Dengan cara ini Anda dapat melihat di mana tim Anda tidak berjalan seperti yang diharapkan dan mengambil tindakan untuk mendekati proses ideal Anda (model referensi).
Oleh karena itu, kadang-kadang temuan dari process mining tidak harus kompleks untuk memberikan nilai bisnis. Cukup untuk mengetahui siapa yang melakukan langkah proses tertentu, bagaimana mereka melakukan langkah tersebut, dan mengevaluasi kinerja aktual dibandingkan dengan harapan.
3. Perjanjian waktu
Setelah alur proses, waktu adalah salah satu topik yang paling dibahas selama proyek process mining.
Setiap pemilik proses ingin menjalankan proses yang paling efisien, tanpa memotong sudut. Tetapi apa itu proses efisien dan bagaimana Anda dapat mengidentifikasi proses efisien dalam grafik proses?
Efisiensi adalah kualitas pekerjaan yang dihasilkan dalam hubungan dengan usaha (waktu atau sumber daya). Proses yang tidak menyampaikan pekerjaan tepat waktu tidak efisien.
Untuk menganalisis secara efektif bagian mana dari proses Anda yang membutuhkan waktu lebih dari yang seharusnya, Anda perlu memperkirakan berapa lama setiap langkah proses memakan waktu. Kemudian, Anda dapat membandingkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap langkah dengan harapan waktu proyek. UiPath Process Mining membuatnya mudah untuk membuat perbandingan ini, mendeteksi hambatan, menemukan di mana Anda memiliki kekurangan sumber daya, mengidentifikasi ketergantungan eksternal yang memperlambat proses, dan lainnya.
Jika Anda ingin menyelami lebih dalam, lihat syarat dan ketentuan service-level agreements (SLAs). Saat bekerja dengan satu pelanggan UiPath Process Mining baru-baru ini, grafik proses menunjukkan bahwa untuk proses akun bayar, tim membayar faktur tepat waktu dan memenuhi batas waktu. Melihat kembali SLA terkait, ternyata jika tim mengirimkan faktur dua hari lebih awal, pelanggan kami akan menerima diskon 20% dan sehingga menghemat pembayaran besar kepada supplier.
Kasus semacam ini tidak jarang—membayar terlambat atau terlalu awal dapat memiliki efek negatif pada arus kas Anda.
Contoh umum lainnya adalah SLA untuk sistem tiket. Sistem tiket memudahkan layanan dukungan pelanggan. Sistem semacam ini memungkinkan tim dukungan untuk berkomunikasi dengan pelanggan di satu tempat, melacak riwayat pelanggan, KPI kualitas layanan dukungan, waktu tanggapan, dan lainnya.
Hampir setiap help desk memiliki SLA di sekitar tugas dukungan seperti waktu tanggapan pertama dan waktu solusi.
Saat Anda mengidentifikasi penyebab tidak memenuhi SLA, Anda dapat mempercepat layanan (misalnya, dengan merancang ulang kerja tim atau mengotomasi obrolan). Otomatisasi akan membantu tim Anda menyelesaikan lebih banyak masalah dan fokus pada masalah yang memerlukan perhatian dan logika manusia lebih banyak. Secara keseluruhan, pengukuran ini dapat secara signifikan meningkatkan tingkat kepuasan pelanggan Anda.
4. Informasi berbasis pengguna
Temuan yang paling menarik dalam process mining datang dari melihat bagaimana orang bekerja sama. Terutama ketika ada beberapa tim, departemen, fasilitas, atau negara yang terlibat dalam satu proses. Anda mungkin juga pernah mengalaminya—kadang-kadang tim cenderung mengalihkan tanggung jawab dari satu ke lain.
Alih-alih tanggung jawab tidak hanya mengurangi kebahagiaan karyawan tetapi juga menyebabkan keterlambatan dalam pelaksanaan proses, yang dapat mengakibatkan produktivitas yang menurun, kerugian keuangan, dan kepuasan pelanggan yang menurun.
UiPath Process Mining dapat memberikan Anda tampilan transparan tentang bagaimana semua orang yang terlibat dalam seluruh proses bekerja sama. Anda dapat melihat apakah kinerja sesuai dengan harapan Anda dan mengidentifikasi langkah proses yang mengalir melalui berbagai tim. Jika terlalu banyak perjalanan balik, Anda akan melihatnya di tab User Interactions di alat UiPath Process Mining.
Beberapa aktivitas seperti pembayaran faktur sederhana, sementara persetujuan faktur memerlukan banyak interaksi dengan tim lain (lihat gambar di bawah). Komunikasi berlebihan dapat memperlambat hasil akhir.
Interaksi untuk pembayaran faktur:
Interaksi untuk persetujuan faktur:
Dengan menemukan penyimpangan proses semacam ini, Anda dapat memberikan lebih banyak informasi kepada tim tentang pembagian pekerjaan dan struktur tim proses.
5. Memantau kemajuan Anda
Banyak organisasi memulai process mining karena kemampuan pemahaman dan analitik proses.
Namun, menemukan proses tidak cukup, wawasan yang diperoleh harus didukung oleh tindakan strategis. Anda mungkin ingin mengotomasi proses Anda untuk mengurangi kesalahan, mempercepat penyelesaian, dan meningkatkan kebahagiaan karyawan dengan melepaskan mereka dari tugas-tugas biasa. Atau, Anda mungkin mengoptimalkan proses dengan menambahkan sumber daya, melatih staf lebih lanjut, atau mengambil taktik atau strategi yang berbeda.
Setelah mengubah proses Anda dengan cara apa pun, gunakan UiPath Process Mining untuk melacak bagaimana perubahan ini mempengaruhi kinerja proses Anda.
- Apakah ada perbaikan?
- Apakah Anda lebih dekat dengan model referensi Anda?
- Apakah tim Anda memenuhi indikator kinerja kunci (KPI) atau apakah ada kebutuhan tindakan tambahan?
Dengan melacak perubahan dan pengaruhnya pada proses Anda, Anda dapat menentukan return on investment (ROI) untuk proyek process mining Anda. Setelah analisis proses yang berhasil, item berikutnya pada daftar Anda adalah merencanakan perbaikan proses dan mengukur kinerja proses.
Apa yang merupakan proses efisien bagi Anda—apakah itu perbaikan dalam kecepatan atau kualitas?
- Dapatkah otomatisasi membantu Anda mempercepat proses?
- Berapa banyak robot perangkat lunak yang dibutuhkan oleh satu proses?
- KPI apa yang membantu Anda mengukur efisiensi operasional?
- Metode evaluasi apa yang akan Anda pilih untuk pemeriksaan rutin?
Dengan menjawab semua pertanyaan ini dan menyelaraskan strategi optimasi proses end-to-end dengan UiPath, Anda akan lebih dekat dengan siklus perbaikan berkelanjutan dan kelangsungan sendiri. Dapatkan kontrol atas proses Anda, pertimbangkan kembali alokasi sumber daya Anda, dan tingkatkan pertumbuhan bisnis.
Ingat, menemukan proses hanyalah awal dari perjalanan Anda menuju manajemen proses bisnis yang sukses. Perbedaan nyata datang dengan perubahan yang Anda terapkan dan tindakan yang Anda lakukan untuk mencegah risiko, meningkatkan produktivitas, memenuhi dan melebihi harapan pelanggan, dan lebih lanjut mengoptimalkan strategi pertumbuhan Anda.
Seperti process mining menciptakan kesadaran tentang apa yang terjadi di organisasi Anda, Robotic Process Automation (RPA) memungkinkan Anda untuk mengubah kesadaran ini menjadi tindakan. Jelajahi bagaimana process mining membantu perusahaan menetapkan strategi otomatisasi untuk pertumbuhan bisnis dalam white paper kami terbaru:
Seperti yang dikatakan di UiPath: "Organisasi Anda siap untuk process mining saat siap untuk perubahan besar."
Selamat menambang!
