Skalakan Program Otomasi Anda dengan Kerangka 7-Pilar Ini

Seluruh pasar Robotic Process Automation (RPA) menghadapi tantangan sistemik yang luas yang dapat memperlambat penskalaan otomatisasi.

Menurut Forrester, pasar RPA akan mencapai $2,9 miliar pada tahun 2021. Pertumbuhan pesat RPA terjadi di samping ekosistem yang menjadi semakin kompleks karena teknologi baru dan lebih sulit dinavigasi berkat peraturan privasi baru, sistem lama, dan anggaran yang lebih ketat.

Organisasi tidak dapat mengabaikan tantangan ini, dan melemparkan teknologi kepada mereka tidak akan membuat mereka pergi.

Meskipun buku pedoman "cara menskalakan otomatisasi Anda" tidak ada, kami telah membuat kerangka kerja yang dapat Anda gunakan untuk memandu pertumbuhan Anda. Setiap perusahaan berbeda, tetapi kerangka kerja ini memberikan landasan bagi perjalanan transformasi digital Anda.

Kerangka tujuh pilar berikut didasarkan pada masalah sistemik yang dihadapi banyak perusahaan, bersama dengan strategi umum yang mereka bagikan. Namun, rute yang Anda ambil—mulai dari mengembangkan visi hingga menjadi organisasi 'utamakan otomatisasi'—unik bagi Anda .

Pilar 1:Visi eksekutif

Ketika perusahaan beralih dari solusi spesifik dengan beberapa robot perangkat lunak ke skala perusahaan, mereka sering menemukan dukungan C-suite yang pernah mereka miliki telah berkurang.

Ada hambatan yang akan dihadapi setiap organisasi sebelum menjadi otomatisasi terlebih dahulu. Otomatisasi pertama adalah ketika organisasi Anda mempertimbangkan bagaimana robot dapat membantu sebelum memecahkan masalah atau menyelesaikan suatu proses. Dukungan eksekutif yang berkelanjutan adalah cara terbaik untuk menerobos hambatan yang akan muncul.

Banyak organisasi memulai dengan C-suite buy-in tetapi gagal mempertahankannya dari waktu ke waktu. Mencari tahu mengapa itu memudar dan bagaimana kami mendukungnya memerlukan rencana yang berakar pada pemikiran desain untuk menciptakan ekosistem otomasi holistik—bukan hanya teknologi sebagai solusi yang berdiri sendiri.

Potensi atau kecakapan teknologi semata mungkin cukup untuk memukau, tetapi itu tidak cukup untuk membangun kepercayaan. Mempertahankan dukungan C-suite membutuhkan pengembangan dan pengartikulasian visi yang dapat didukung oleh para eksekutif di setiap langkah.

Visi ini harus muncul dari persilangan antara tujuan bisnis dan kemungkinan teknologi. Organisasi hanya dapat melewati celah ini dengan seni kemungkinan, yang memungkinkan perusahaan memprioritaskan kemajuan daripada perfeksionisme.

Berfokus pada apa yang dapat kita capai hari ini dan besok, bukan pada tujuan abstrak yang jauh, adalah apa yang membuat pilar ini menjadi dasar. Pakar RPA tahu bahwa otomatisasi dapat memenuhi tujuan bisnis, tetapi penskalaan memerlukan demonstrasi realitas itu kepada eksekutif.

Bantu C-suite Anda menelusuri masalah inti yang menginspirasi proses saat ini. Masalah-masalah itu, setelah diartikulasikan melalui seni kemungkinan, dapat mendorong metode transformasional baru.

Pandu para eksekutif melalui dampak yang dapat mereka miliki. Tunjukkan apa yang perlu mereka lakukan, di mana mereka perlu memikirkan kembali pendekatan, dan di mana teknologi dapat diterapkan.

Pilar 2:Model operasi otomatisasi

Memenuhi visi Anda memerlukan model operasi otomatisasi yang mencakup seluruh bisnis. Tantangan transformasi di seluruh organisasi tidak dapat diatasi oleh tim kecil juara RPA, bahkan dengan dukungan eksekutif.

Model operasi otomatisasi harus mencakup semua pemangku kepentingan yang diperlukan dan dependensi potensial. Membangun Center of Excellence (CoE) robot adalah komponen kunci, tetapi itu hanya bagian dari model operasi otomatisasi. Model ini mengoperasionalkan dukungan penyebaran RPA, penskalaan, dan transformasi di seluruh siklus pengembangan perangkat lunak.

Model operasi ini mencakup beberapa komponen yang saling terkait: 

• Bisnis tempat proses yang ditargetkan ada

• CoE tempat keahlian materi pelajaran berada

• Tim IT yang membawa robot ke dalam produksi

• Tim audit internal yang memantau keamanan dan keuangan

• Tim risiko dan kontrol global yang memandu proses persetujuan

Tim TI, yang sering diabaikan terlalu lama, sangat penting untuk dilibatkan sedini mungkin. Tim audit internal akan menginginkan visibilitas jika Anda menyentuh proses keuangan atau mengalami masalah privasi data. Tim risiko dan kontrol global ingin mempertimbangkan tujuan Anda dan membimbing Anda untuk mendapatkan persetujuan.

Di tingkat perusahaan, komite pengarah tingkat eksekutif adalah yang terbaik untuk mengatur pihak-pihak ini dan keprihatinan mereka.

Model operasi otomatisasi juga memperhitungkan prosedur manajemen perubahan yang akan memungkinkan transformasi berkelanjutan. Karena robot bebas kapasitas, Anda harus dapat melatih kembali tenaga kerja Anda agar mereka dapat melakukan aktivitas yang bernilai lebih tinggi.

Bacaan yang disarankan: Manfaat Model Operasi Otomatisasi (Bagian 1)

Pilar 3:Penciptaan nilai &jaminan

Pengembalian investasi (ROI) adalah yang terpenting dalam pikiran semua orang. Di mana pun Anda berada dalam perjalanan, Anda harus secara teratur membangun kasus bisnis, membenarkan investasi, dan melacak pengembalian.

Relatif mudah untuk mendemonstrasikan ROI dengan bukti konsep awal tersebut. Setiap bisnis memiliki proses yang sangat lambat dan mahal yang dapat dilakukan robot dengan lebih baik. Namun, setelah Anda menskalakan di luar kasus penggunaan ini, nilai Anda harus berkembang.

Anda akan mencapai kemajuan paling efektif dengan membenarkan investasi berdasarkan penciptaan nilai—bukan hanya pengurangan biaya. Ini membutuhkan cara holistik untuk mengukur dampak otomatisasi melalui pilar ketiga kami:penciptaan nilai dan jaminan.

Pengurangan biaya penting tetapi tidak cukup. Ada cara mengukur nilai yang jauh melampaui pemotongan biaya:

• Pertumbuhan pendapatan:RPA dapat meningkatkan pendapatan, bukan hanya menurunkan biaya. Untuk bisnis yang berkembang pesat, kemampuan untuk meningkatkan pendapatan dan membangun perusahaan lebih cepat mungkin lebih menarik daripada memangkas biaya.

• Pengalaman pelanggan:Otomatisasi dapat mempermudah dan lebih intuitif bagi pelanggan untuk mendapatkan nilai yang mereka cari dari bisnis Anda.

• Pengalaman karyawan:Otomatisasi dapat memungkinkan karyawan mendapatkan jawaban hampir secara real time, sehingga mereka dapat melanjutkan pekerjaan dan tetap produktif.

• Masalah kepatuhan dan peraturan:Otomatisasi dapat memungkinkan organisasi Anda untuk dengan cepat menyesuaikan diri dengan peraturan baru yang muncul.

Mendemonstrasikan nilai RPA sepenuhnya melalui pengurangan biaya adalah membatasi. Mengukur RPA dengan pemotongan biaya akan membuatnya terlihat kurang efektif jika tujuan bisnis lain menjadi prioritas yang lebih tinggi.

Pilar 4:Prioritas hasil bisnis

Setelah Anda melewati hasil otomatisasi tugas yang tidak terlalu penting, bagaimana Anda menangani gorila seberat 800 pon—proses paling kompleks dengan potensi terbesar?

Meskipun bukti konsep Anda kemungkinan akan menghasilkan ROI langsung dan signifikan, dampak paling signifikan akan datang dari proses organisasi Anda yang paling kompleks. Keberhasilan ini, bagaimanapun, tidak akan segera. Model operasi otomatisasi Anda memerlukan proses pemasukan yang memprioritaskan hasil bisnis—pilar keempat kami.

Untuk menskalakan, model operasi otomatisasi Anda harus memiliki prosedur untuk memisahkan proses kompleks, mengaitkan tugas dengan hasil bisnis, dan mencari tahu di mana robot dapat membantu.

Kemampuan untuk membuat masalah (dan akhirnya solusi) keluar dari proses yang kompleks adalah apa yang memisahkan penyebaran terisolasi dari pipa yang sehat.

Pengambilan proses yang paling efektif mengevaluasi proses kompleks ini dari ujung ke ujung tetapi dimulai dari tingkat paling atas. Mulailah dengan mengidentifikasi tujuan dari semua pekerjaan yang terlibat dalam proses, lalu lihat proses di bawah alur kerja tersebut. Bagaimana mereka bisa meningkat? Apa yang dapat Anda otomatisasi, dan bagaimana Anda bisa mendapatkan nilai terbaik darinya?

Sejajarkan inisiatif otomatisasi Anda dengan tujuan strategis dengan berfokus pada alur kerja yang mendukung hasil bisnis. Identifikasi hasil bisnis yang Anda inginkan, kerjakan kembali proses dan tugas yang mendukungnya, dan lihat di mana otomatisasi dapat membantu.

Pilar 5:Kesiapan otomatisasi TI

Ketika RPA pertama kali memulai debutnya, masalah yang ditangani sebagian besar berada di bisnis, dan tenaga penjualan terutama mengarahkan pengguna bisnis. Tidak ada yang salah dengan titik awal ini, tetapi penskalaan memerlukan dukungan TI. Keterlibatan erat tim TI Anda diperlukan untuk merencanakan, membangun, dan memelihara infrastruktur saat Anda menskalakan di seluruh perusahaan.

Penerapan dan penskalaan RPA akan terhenti jika TI tidak berfungsi bersama dengan pengguna bisnis.

TI diperlukan untuk membawa robot ke dalam produksi. Tanpa mereka, visi dan rencana Anda tidak akan berhasil. Tanpa mereka, Anda akan berharap alih-alih melakukan.

Anda hanya dapat memastikan integritas dengan melibatkan TI sejak dini. TI harus dapat memantau penyebaran robot, memberikan dukungan pemulihan bencana, dan memastikan integrasi dengan lingkungan lainnya.

Pilar ini membutuhkan pemikiran dari perspektif TI. Rencana yang tidak memiliki kesiapan otomatisasi TI akan membuat Anda terjebak di akhir siklus pengembangan Anda. Tanpa keterlibatan awal TI, Anda mungkin harus menunggu berbulan-bulan sebelum robot dapat diproduksi.

Dapatkan dukungan dari TI sejak dini, dan libatkan mereka secara teratur dan mendalam dalam perjalanan otomatisasi.

Pilar 6:Kerangka kerja kontrol

Dibekukan tepat sebelum produksi adalah salah satu jebakan paling umum dan paling merusak yang dapat dihadapi tim yang mencoba menskalakan RPA. Tim TI yang tidak siap dapat menghentikan produksi, tetapi juga kurangnya kerangka kontrol—itulah sebabnya kami membuat pilar 6.

Bahkan tanpa pedoman peraturan eksplisit untuk otomatisasi, model operasi otomatisasi Anda harus dapat memuaskan auditor internal dan eksternal. Jika Anda tidak melibatkan tim audit internal dan kontrol risiko sejak awal, penerapan Anda akan kembali berisiko macet.

Lingkungan kontrol Anda bergantung pada industri Anda dan pengaruh bisnis Anda. Ini bisa melibatkan Sarbanes–Oxley Act, General Data Protection Regulation, Health Insurance Portability and Accountability Act, dan banyak lagi.

Kunci sukses dengan pilar ini adalah menerapkan kerangka kontrol untuk otomatisasi proses.

Kerangka kontrol standar industri berfokus pada pemantauan preventif. Petakan persyaratan ini ke prosedur yang Anda gunakan untuk mengotomatisasi proses dari ujung ke ujung. Pada saat yang sama, tetaplah sadar bahwa otomatisasi akan mengubah peran auditor dan mempersulit untuk mempertahankan pemisahan tugas.

Pilar 7:Model warga dan strategi yang dihadiri

Setelah Anda membangun model operasi, sponsor eksekutif berkelanjutan, mempelajari cara mengambil proses, dan investasi keuangan yang dibenarkan, langkah selanjutnya untuk pertumbuhan adalah mengembangkan strategi robot hadir yang memanfaatkan pengembang warga.

Pilar 7 adalah masa depan Anda:pengembang warga yang dapat mengidentifikasi peluang besar dan kecil, dan strategi robot yang dapat memenuhi permintaan tersebut secara efektif.

Robot yang hadir dapat memperluas otomatisasi di luar back-office dan mengisi celah yang terlewatkan oleh robot tanpa pengawasan.

Pilar 3 dan 4 penting untuk ditetapkan sebelum mengembangkan jalur ini karena Anda seharusnya sudah berada dalam mode menguraikan proses yang kompleks dan menciptakan penggerak nilai. Setelah Anda mengoperasionalkan kemampuan ini dan membangun prosedur untuk mengatasi tantangan yang ditimbulkan oleh pilar lainnya, ruang lingkup transformasi akan melebar.

RPA mungkin tampak tidak berlaku untuk proses tertentu pada awalnya, tetapi perpaduan yang tepat antara robot yang hadir dan tenaga manusia dapat mengubah proses menjadi lebih baik. Dengan otomatisasi yang hadir, Anda dapat menyuntikkan robot ke dalam proses yang kompleks dan dinamis yang melibatkan berbagai jumlah input manusia yang kreatif dan pekerjaan kasar.

Robot yang hadir dapat, misalnya, mengambil alih saat proses pelaporan keuangan memerlukan entri data berulang; bekerja sama dengan agen pusat kontak mengumpulkan informasi untuk membantu pelanggan; atau antarmuka antara pekerja manusia dan robot tanpa pengawasan, melewati tugas dan hasil bolak-balik.

Kreativitas memungkinkan kasus penggunaan ini, tetapi kebutuhan akan kreativitas juga membatasinya. Tim RPA yang tertutup terlalu jauh dari sebagian besar proses untuk mengidentifikasi tugas-tugas yang paling mengganggu karyawan di seluruh organisasi. Pengembang warga paling cocok untuk menemukan celah ini dan memungkinkan organisasi Anda untuk mengejar ekor panjang otomatisasi.

Apakah pengembang warga memimpin atau tidak, strategi yang hadir juga membutuhkan model tata kelola. Tata kelola memastikan bahwa robot baru ini tetap mengikuti prosedur yang aman dan selaras dengan strategi jangka panjang. Rancang prosedur tata kelola yang memberi Anda kendali atas lingkungan sehingga Anda dapat memastikan bahwa pengguna Anda mendapatkan pelatihan yang tepat dan tidak ada yang memecahkan rekor sistem apa pun.

Membangun jalan menuju pertumbuhan Anda

Ketujuh pilar ini saling berhubungan, tetapi mengembangkan visi eksekutif dan model operasi otomatisasi adalah hal yang mendasar. Bahkan sebelum Anda mulai menskalakan RPA ke tingkat yang signifikan, tim Anda harus membangun pilar-pilar ini dengan kuat.

Empat pilar terakhir adalah cara untuk mengatasi tantangan paling umum untuk pertumbuhan. Tantangan ini dapat muncul pada titik yang berbeda, bervariasi di seluruh wilayah dan industri, dan Anda dapat memutuskan dengan baik kapan harus menjalankan masing-masing strategi ini.

Pilar terakhir adalah jalan Anda menuju pertumbuhan. Ini adalah lensa di mana Anda dapat berpikir untuk melakukan hal-hal kreatif yang lebih besar dan memungkinkan ratusan, bahkan ribuan pengguna melalui robot yang hadir.

Kerangka kerja ini telah teruji dalam pertempuran. Kami telah membawa setiap pilar ini ke pasar dan menerapkannya, mengulanginya, dan membuktikan bahwa mereka berhasil. Perjalanan Anda adalah milik Anda, tetapi dengan kerangka kerja ini sebagai panduan Anda, Anda dapat tumbuh lebih cepat, lebih baik, dan lebih berkelanjutan.

Saya mempresentasikan topik ini di FORWARD III. Anda bisa mendapatkan rekaman dan slide dari presentasi saya dan presentasi tambahan langsung ke kotak masuk Anda saat Anda mendaftar untuk paket acara FORWARD III gratis.