5 Praktik Budaya Kunci untuk Mendorong Keberhasilan Otomasi di Perusahaan
Seperti teknologi baru lainnya, otomasi dapat menimbulkan beberapa ketakutan di organisasi Anda. Apakah perangkat lunak robot akan mengambil pekerjaan? Apakah otomasi akan meningkatkan pengangguran? Apa yang akan terjadi di masa depan?
Penelitiannya optimis.
World Economic Forum menunjukkan bahwa otomasi akan menciptakan 60 juta pekerjaan baru bersih. Pekerjaan baru ini, beserta yang sudah ada, akan mendapat manfaat dari ketersediaan perangkat lunak robot yang dapat menangani tugas-tugas repetitif, melepaskan manusia untuk melakukan pekerjaan yang lebih kreatif.
Selain itu, laporan Deloitte Global tentang Robotic Process Automation (RPA) menemukan bahwa 50% pekerjaan rutin cocok untuk otomatisasi, yang akan membuat pekerjaan lebih mudah bagi jutaan karyawan.
Namun, fakta saja tidak akan meredakan ketakutan. Keberhasilan dengan otomasi tergantung pada menunjukkan kepada karyawan bagaimana otomasi akan memudahkan hidup mereka dan memberdayakan karyawan untuk menerima masa depan yang didampingi oleh perangkat lunak robot. Tantangan tidak dapat dihindari, tetapi budaya perusahaan yang kuat dan keyakinan berkelanjutan dari tenaga kerja Anda adalah apa yang akan memungkinkan Anda bertahan.
Dalam artikel ini, kami mengeksplorasi lima praktik terbaik budaya yang akan menyiapkan organisasi Anda untuk keberhasilan.
1. Ubah pola pikir
Seberapa bersemangatkah juara RPA Anda tentang otomasi, dan seberapa bersemangatkah pemimpin C-level Anda tentang manfaatnya, karyawan mungkin bereaksi dengan ketakutan.
Karyawan mungkin khawatir bahwa mereka akan digantikan oleh robot dan, di jangka panjang, tidak akan memiliki atau mendapatkan keterampilan yang tepat untuk berkembang di masa depan kerja. Berbalik dengan asumsi itu, The Economist Intelligence Unit melaporkan bahwa 79% CEO percaya bahwa otomasi paling efektif ketika melengkapi manusia, bukan ketika menggantikan mereka.
Otomasi adalah penambahan, bukan penggantian
Berpindah ke pola pikir ini membutuhkan perusahaan untuk mencantumkan penerapan teknologi mereka dengan program manajemen perubahan yang empati dan berpusat pada manusia.
Bersempati dengan bahaya yang perubahan tampak timbulkan. Robot dapat melakukan hal yang tidak dapat dilakukan manusia, jadi program manajemen perubahan Anda harus menunjukkan kepada karyawan bagaimana gangguan ini akan meningkatkan kehidupan kerja mereka.
Tunjukkan pola pikir alternatif yang berfokus pada mencapai tujuan melalui kolaborasi robot-manusia. Berdayakan karyawan untuk menghadapi perubahan ini dan merasakan kesempatan untuk berkontribusi pada transformasi. Perangkat lunak robot ada untuk memudahkan hidup karyawan Anda, tetapi partisipasi mereka tergantung pada kemampuan untuk melihatnya.
Saat RPA membuat organisasi Anda lebih fleksibel, karyawan Anda juga akan mendapatkan ruang untuk bekerja pada masalah yang lebih tinggi sementara robot menyelesaikan pekerjaan repetitif dan membosankan. Keuntungan dari kapasitas yang dibebaskan ini berkembang ketika karyawan berfokus pada hasil yang dapat mereka capai bersama robot.
Misalnya, Max Healthcare, salah satu jaringan rumah sakit terbesar di India Utara, kesulitan memproses secara manual volume transaksi pasien yang besar. Setelah mengadopsi Platform RPA Enterprise UiPath, jaringan tersebut mampu tidak hanya menyederhanakan proses ini tetapi juga mempercepat perjalanan transformasi digital.
Setelah mereka beralih dari memecahkan masalah proses yang lambat dan tidak efisien, Max Healthcare dapat melihat bahwa robot menciptakan solusi yang sebelumnya tidak mungkin dilakukan oleh manusia. Kemampuan untuk menyelaraskan sumber data mereka memungkinkan jaringan untuk memperkirakan kapan tugas akan selesai dan dukungan apa yang akan diperlukan, yang mengarah pada perencanaan yang jauh lebih akurat.
Proses manajemen perubahan yang berpusat pada manusia menekankan manfaat nyata dari transformasi ini. Karyawan di Max Healthcare tidak hanya lebih banyak pekerjaan yang terselesaikan tetapi juga dapat merencanakan lebih jauh.
Saat Anda berkomunikasi tentang perubahan yang akan datang, kembali ke tujuan akhir. Organisasi Anda tidak mengadopsi alat—Anda sedang mengatasi titik nyata yang menyakitkan.
2. Libatkan pemimpin
Jumlah keterlibatan pemimpin organisasi Anda dengan otomasi memainkan peran kunci dalam memupuk pola pikir otomatis pertama.
Saat otomasi pertama kali muncul, pemimpin RPA dari sisi bisnis biasanya memiliki otomatisasi. Mereka akan merancang konsep bukti (POC) dan melibatkan karyawan yang berbeda sesuai kebutuhan.
Saat otomasi berkembang dan RPA menskala di luar coba, unit bisnis dan TI akan berbagi kepemilikan. Transisi ini diperlukan untuk menstandarkan proses merancang, menguji, dan mendistribusikan perangkat lunak robot.
Fase pertumbuhan berikutnya membutuhkan dukungan C-level. Durante tahap-tahap sebelumnya, otomasi sebagian besar terjebak dalam setiap departemen. Dengan C-level di sisi dan progres menuju menskala otomasi sebagai metrik kunci untuk keberhasilan mereka, mereka dapat menghancurkan hambatan antara departemen. Setelah otomasi dapat mengalir di seluruh departemen, organisasi Anda dapat mulai mentransformasikan.
Semakin baik pemimpin memahami otomasi dan manfaat yang ditawarkannya, semakin banyak mereka akan memprioritaskan percepatannya.
Tunjukkan kepada eksekutif C-level POC yang menanamkan RPA di organisasi Anda. Jelaskan manfaat yang diciptakan, dan tunjukkan bagaimana manfaat tersebut dapat menskala. Video demo yang dihasilkan dengan baik sering kali adalah cara terbaik untuk secara vivis menunjukkan peningkatan yang ditawarkan RPA dan membuat kasus bagaimana otomasi dapat menghemat uang, mengurangi risiko, memastikan kepatuhan, dan menyongsong tujuan organisasi.
Dengan pola pikir otomatis pertama, pemimpin dapat mendorong penerapan otomasi di seluruh organisasi.
Pemimpin adalah kunci untuk menghancurkan silo
Setelah pemimpin mempertimbangkan otomasi sebagai prioritas tinggi dan sarana untuk menyongsong tujuan strategis, prioritas itu dapat menyebar di seluruh organisasi.
3. Membangun jembatan antara TI dan pemangku kepentingan bisnis
The Economist Intelligence Unit melaporkan bahwa 46% CEO mempertimbangkan sebagai praktik terbaik untuk mencakup baik TI maupun kepala bisnis pada awal perjalanan otomasi.
Memisahkan TI dan unit bisnis mengisolasi solusi dan masalah
Unit bisnis memiliki wawasan berguna tentang proses mereka dan masalah yang mereka coba atasi. Perspektif di lapangan mereka tidak dapat digantikan. TI menyediakan infrastruktur dan prosedur tata kelola untuk membuat solusi otomasi feasible.
Hanya bersama, dan dengan dukungan dari pemimpin mereka, bisnis dan TI akan dapat secara teratur menemukan peluang dan membangun penerapan robot yang sesuai.
Setelah pemangku kepentingan bisnis dan TI bekerja bersama, mereka dapat membangun saluran, menghubungkan silo, dan memfasilitasi desain serta pemeliharaan Pusat Keunggulan Robotik (CoE) yang sukses. CoE yang matang akan mendorong dan memungkinkan partisipasi yang lebih luas dalam transformasi organisasi.
Setiap orang adalah pemimpin dalam beberapa derajat, dan setiap orang memiliki perspektif yang layak untuk dibagikan. Dengan robot yang tersedia untuk semua, setiap karyawan akan bersenjata untuk memecahkan masalah yang sebelumnya tidak dapat diatasi.
Anda dapat mendorong rasa kepemilikan ini dengan berbagai cara, seperti mengizinkan karyawan untuk memberi nama robot, seperti yang dilakukan Tarsus Distribution dengan Betsy perangkat lunak robot (dan akhirnya Betsy 2, 3, dan 4). “Betsy adalah teman terbaik saya,” kata salah satu karyawan Tarsus kepada Tim Proome, eksekutif rantai pasokan distribusi di Tarsus.
Setiap karyawan dapat melihat masalah dan bertanya apakah robot dapat membantu. Menemukan kasus penggunaan RPA dapat menjadi upaya organisasi yang luas. Bisnis dan TI dapat bekerja sama untuk memprioritaskan proses dengan pengembalian investasi (ROI) tertinggi dan menentukan implementasi.
Semakin banyak pendukung otomasi organisasi Anda memiliki, semakin banyak Anda dapat mendistribusikan optimisme terhadap cara kerja baru.
4. Distribusikan kesadaran dan dorong kegembiraan
Berapa banyak potensi yang belum dimanfaatkan tenaga kerja Anda? Sebelum otomasi, ini adalah pertanyaan yang sepi—bahkan ketika perusahaan memahami potensi sejatinya, mereka kurang sumber daya untuk memaksimalkannya.
Dengan RPA yang menskala, Anda akhirnya dapat mulai menyalurkan potensi sejati organisasi Anda
Potensi itu, namun, bergantung pada kesadaran dan keterlibatan organisasi yang luas. Semakin banyak Anda dapat mempromosikan hasil nyata, semakin banyak kegembiraan yang dapat Anda bangun.
Bagi banyak karyawan, ROI dan peningkatan produktivitas akan terlalu abstrak untuk menimbulkan kegembiraan. Sebaliknya, temukan dan kommunikasikan manfaat apa yang akan diterima setiap tim dengan ketersediaan perangkat lunak robot. Tujuannya adalah untuk menciptakan kesadaran dan kemudian memindahkan karyawan dari mengetahui tentang otomasi menjadi bersemangat tentangnya.
Saat kesadaran mengarah pada kegembiraan, manfaat abstrak mengarah pada manfaat nyata, dan perbaikan pada organisasi mengarah pada perbaikan dalam kehidupan sehari-hari karyawan.
Misalnya, Coca-Cola İçecek (CCI), pengecer besar untuk Coca-Cola, membangun kesadaran melalui hackathon RPA yang mencakup karyawan dari berbagai departemen. Selama hackathon, CCI menjelaskan teknologi dan manfaatnya. Dalam waktu satu hari, CCI mampu melibatkan karyawan dalam mendiskusikan masalah mereka dan kemudian mendapatkan perangkat lunak robot berjalan untuk mengatasi masalah tersebut.
Abstrak menjadi nyata, dan rasa ingin tahu menjadi kegembiraan.
Akhirnya, hubungan organisasi Anda dengan perangkat lunak robot akan menjadi fitur yang layak disebutkan di mana pun sesuai. Tim pemasaran dan komunikasi internal dapat membuat video karyawan, mitra bisnis, dan pelanggan yang berbagi manfaat yang mereka perhatikan saat robot mengambil alih aspek membosankan pekerjaan mereka. Ini akan lebih meredakan ketakutan dan membuat karyawan lain bersemangat untuk menggunakan robot.
Di era otomatis pertama, bahkan akan menguntungkan Anda untuk mulai memprioritaskan otomasi dalam rekrutmen. Tim pemasaran dan onboarding karyawan harus memprioritaskan fakta bahwa mereka akan bekerja dengan robot. Salah satu tanda paling pasti organisasi Anda telah mentransformasikan adalah bahwa Anda menarik karyawan yang bersemangat tentang otomasi sejak hari pertama mereka bekerja.
5. Jadikan pembelajaran sebagai tujuan berkelanjutan
The Economist Intelligence Unit menemukan bahwa 88% CEO percaya otomasi akan mempercepat pencapaian manusia, tetapi 29,3% menyebut kurangnya bakat dan keterampilan yang relevan sebagai tantangan teratas untuk menskala otomasi.
Sistem pembelajaran berkelanjutan adalah satu-satunya cara untuk mencapai dan mempertahankan kecepatan yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan era otomatis pertama.
Langkah pertama Anda untuk membangun sistem pembelajaran berkelanjutan adalah mendokumentasikan pengetahuan baru saat berbeda orang menciptakannya.
Mengotomatisasi satu proses seringkali menawarkan pelajaran untuk proses berikutnya. Jika Anda tidak mendokumentasikan langkah-langkah yang Anda ambil, termasuk kesalahan, maka Anda akan harus mulai dari nol setiap kali. Dokumentasi yang baik membantu organisasi Anda mengurangi pekerjaan duplikat dan meningkatkan kecepatan penerapan RPA berikutnya.
CoE Anda dapat bertindak sebagai panduan yang membuat dokumentasi ini dapat ditindaklanjuti. CoE memusatkan praktik terbaik yang dipelajari tim Anda dan menyimpan templat yang dapat digunakan tim Anda untuk menerapkan robot lebih cepat.
Sumber pengetahuan Anda tidak terbatas pada pelajaran internal.
Jika Anda bergabung dengan Komunitas RPA yang besar dan tumbuh cepat, Anda dapat belajar dari pengembang RPA dan bisnis di seluruh dunia. Semakin banyak Anda dapat mendorong karyawan Anda untuk terlibat dalam komunitas ini, semakin banyak Anda dapat memanfaatkan pengetahuan seluruh industri.
Di UiPath, kami mempertimbangkan demokratisasi robot sebagai bagian penting dari era otomatis pertama. Kami menawarkan berbagai cara bagi mereka yang penasaran tentang RPA untuk menemukan sesi pelatihan gratis, memecahkan masalah bersama pengguna lain, dan memperoleh pelajaran dari berbagai pengalaman berbeda. UiPath Go! menawarkan pasar untuk otomasi, dan UiPath Connect! adalah jaringan tempat pengembang dapat terhubung.
Baca terkait: Hak Anda atas Robot: Tunggu Lebih Sedikit, Bangun Masa Depan Pendidikan, dan Tingkatkan Ekonomi Lokal Anda
Kunci untuk membangun sistem pembelajaran berkelanjutan yang bertahan adalah menciptakan tujuan yang melebihi satu teknologi saja. Saat robot melepaskan karyawan Anda dari pekerjaan membosankan, organisasi Anda memiliki kesempatan untuk mendorong karyawan untuk menggunakan waktu tersebut untuk pengembangan diri. Ketika mereka melakukannya, berikan penghargaan kepada karyawan yang mempelajari keterampilan baru. Pemimpin dapat memberikan contoh dengan berkomitmen pada pengembangan diri juga.
Otomasi memberi karyawan Anda kesempatan untuk melarikan diri dari rutinitas sehari-hari dan melihat gambar besar, konteks tempat pekerjaan mereka ada, dan tujuan yang mereka sumbangi. Dengan kebebasan ini, mereka dapat meningkatkan perusahaan dengan menggunakan keterampilan yang sebelumnya kurang dimanfaatkan atau dengan mempelajari keterampilan baru—berhubungan dengan RPA atau tidak.
Menggunakan robot untuk memberdayakan manusia
Perusahaan otomatis pertama berkembang dengan dukungan budaya yang mengakui rasa ingin tahu, pemecahan masalah, dan inovasi. Tantangan utama adalah menunjukkan bahwa otomasi memasukkan manusia kembali ke dalam pekerjaan.
Akar isolasi tempat kerja adalah pekerjaan yang rutin—pekerjaan yang mengharuskan manusia untuk membuang energi kreatif mereka pada tugas-tugas repetitif. Berbalik dengan asumsi pesimis, penambahan robot akan memanusiakan pekerjaan dengan memberdayakan manusia.
Budaya yang berakar pada prinsip ini adalah budaya yang dapat menyesuaikan diri dengan era otomatis pertama dan tantangan yang belum terlihat yang ada di luarnya.
Menerjemahkan prinsip budaya ini ke dalam kenyataan membutuhkan model operasional yang memanfaatkan kekuatan penuh RPA. Dalam postingan mendatang, kami akan mengeksplorasi lima praktik operasional terbaik yang membuat potensi Anda dapat direalisasikan.
