Meningkatkan Keberhasilan Otomasi: Kerangka Kerja 7 Pilar Teruji untuk Meskalakan Program RPA
Seluruh pasar Robotic Process Automation (RPA) menghadapi tantangan sistemik yang luas yang dapat memperlambat menskala otomasi.
Menurut Forrester, pasar RPA akan mencapai $2,9 miliar pada 2021. Pertumbuhan cepat RPA terjadi bersama ekosistem yang semakin kompleks karena teknologi baru dan semakin sulit dinavigasi berkat regulasi privasi baru, sistem lama, dan anggaran yang lebih ketat.
Organisasi tidak dapat mengabaikan tantangan ini, dan membuang teknologi padanya tidak akan membuatnya hilang.
Sementara buku panduan “cara menskala otomasi Anda” tidak ada, kami telah menciptakan kerangka kerja yang dapat Anda gunakan untuk memandu pertumbuhan Anda. Setiap perusahaan berbeda, tetapi kerangka kerja ini memberikan tulang punggung untuk perjalanan transformasi digital Anda.
Kerangka kerja tujuh pilar berikut didasarkan pada masalah sistemik yang banyak dihadapi perusahaan, bersama strategi umum yang telah mereka bagikan. Jalur yang Anda ambil, bagaimanapun—dari mengembangkan visi hingga menjadi organisasi &lsquootomatis pertama&rsquo—adalah unik bagi Anda.
Pilar 1: Visi eksekutif
Saat perusahaan bergerak dari solusi spesifik dengan sejumlah perangkat lunak robot ke skala perusahaan, mereka sering menemukan dukungan C-level yang pernah mereka miliki telah menurun.
Ada hambatan yang akan dihadapi setiap organisasi sebelum menjadi otomatis pertama. Otomatis pertama adalah saat organisasi Anda mempertimbangkan bagaimana robot dapat membantu sebelum memecahkan masalah atau menyelesaikan proses. Dukungan eksekutif yang berkelanjutan adalah cara terbaik untuk mengatasi hambatan yang akan muncul.
Banyak organisasi mulai dengan pembelian C-level tetapi gagal mempertahankannya seiring waktu. Menemukan mengapa itu memudar dan bagaimana kita memperkuatnya membutuhkan rencana yang berakar pada pemikiran desain untuk menciptakan ekosistem otomasi yang holistik—bukan hanya teknologi sebagai solusi mandiri.
Potensi atau keahlian teknologi murni mungkin cukup untuk memukau, tetapi tidak cukup untuk membangun kepercayaan. Mempertahankan dukungan C-level membutuhkan pengembangan dan menyampaikan visi yang dapat didukung eksekutif setiap langkahnya.
Visi ini harus muncul dari persimpangan antara tujuan bisnis dan kemungkinan teknologi. Organisasi hanya dapat melintasi kesenjangan ini dengan seni yang mungkin, yang memungkinkan perusahaan untuk memprioritaskan kemajuan atas kesempurnaan.
Fokus pada apa yang dapat kita capai hari ini dan besok, bukan pada tujuan abstrak yang jauh, adalah apa yang membuat pilar ini fundamental. Ahli RPA tahu bahwa otomasi dapat melayani tujuan bisnis, tetapi menskala membutuhkan menunjukkan realitas ini kepada eksekutif.
Bantu C-level Anda menurun ke inti masalah yang menginspirasi proses saat ini. Masalah-masalah itu, setelah diungkapkan melalui seni yang mungkin, dapat mendorong metode baru yang transformatif.
Pandu eksekutif melalui dampak yang dapat mereka berikan. Tunjukkan apa yang harus mereka lakukan, di mana mereka harus merenungkan kembali pendekatan, dan di mana teknologi dapat diterapkan.
Pilar 2: Model operasional otomasi
Memenuhi visi Anda memerlukan model operasional otomasi yang mencakup seluruh bisnis. Tantangan transformasi seluruh organisasi tidak dapat diatasi oleh tim kecil juara RPA, bahkan dengan dukungan eksekutif.
Model operasional otomasi harus mencakup semua pemangku kepentingan yang diperlukan dan ketergantungan potensial. Membangun Pusat Keunggulan Robotik (CoE) adalah komponen kunci, tetapi itu hanya sebagian dari model operasional otomasi. Model ini operasionalisasi dukungan penerapan RPA, menskala, dan transformasi melalui siklus pengembangan perangkat lunak.
Model operasional ini mencakup beberapa komponen saling terkait:
Bisnis di mana proses target ada
CoE di mana keahlian subjek berada
Tim TI yang mengambil robot ke produksi
Tim audit internal yang memantau keamanan dan keuangan
Tim risiko dan kontrol global yang memandu proses persetujuan
Tim TI, yang sering diabaikan terlalu lama, terutama penting untuk terlibat secepat mungkin. Tim audit internal akan ingin visibilitas jika Anda menyentuh proses keuangan atau menemukan masalah privasi data. Tim risiko dan kontrol global akan ingin memberikan masukan pada tujuan Anda dan memandu Anda melalui persetujuan.
Di tingkat perusahaan, komite pengawas tingkat eksekutif adalah yang terbaik untuk mengelola para pihak dan kekhawatiran mereka.
Model operasional otomasi juga mencakup prosedur manajemen perubahan yang akan memungkinkan transformasi yang berkelanjutan. Saat robot membebaskan kapasitas, Anda akan perlu dapat meningkatkan keterampilan tenaga kerja Anda sehingga mereka dapat mengejar aktivitas yang bernilai lebih tinggi.
Baca yang direkomendasikan: Manfaat Model Operasional Otomasi (Bagian 1)
Pilar 3: Penciptaan dan jaminan nilai
Pengembalian investasi (ROI) adalah hal terpenting dalam pikiran semua orang. Di mana pun Anda berada dalam perjalanan, Anda harus secara teratur membangun kasus bisnis, mempertanggungjawabkan investasi, dan melacak pengembalian.
Relatif mudah untuk menunjukkan ROI dengan konsep bukti awal. Setiap bisnis memiliki proses yang lambat dan mahal yang dapat dilakukan robot dengan lebih baik. Namun, saat Anda menskala di luar kasus penggunaan ini, nilai Anda harus berevolusi.
Anda akan paling efektif berprogresi dengan mempertanggungjawabkan investasi berdasarkan penciptaan nilai—bukan hanya pengurangan biaya. Ini membutuhkan cara holistik untuk mengukur dampak otomasi melalui pilar ketiga kami: penciptaan dan jaminan nilai.
Pengurangan biaya penting tetapi tidak cukup. Ada cara untuk mengukur nilai yang jauh di luar penghematan biaya:
Pertumbuhan pendapatan: RPA dapat meningkatkan pendapatan, bukan hanya mengurangi biaya. Untuk bisnis yang tumbuh cepat, kemampuan untuk meningkatkan pendapatan dan membangun perusahaan lebih cepat mungkin lebih menarik daripada menghemat biaya.
Pengalaman pelanggan: Otomasi dapat membuat lebih mudah dan intuitif bagi pelanggan untuk mendapatkan nilai yang mereka cari dari bisnis Anda.
Pengalaman karyawan: Otomasi dapat memungkinkan karyawan untuk mendapatkan jawaban dalam waktu nyata, sehingga mereka dapat melanjutkan pekerjaan mereka dan tetap produktif.
Isu kepatuhan dan regulasi: Otomasi dapat memungkinkan organisasi Anda untuk menyesuaikan diri dengan regulasi baru secepat munculnya.
Menunjukkan nilai RPA sepenuhnya melalui pengurangan biaya adalah terbatas. Mengukur RPA berdasarkan biaya yang dipotong akan membuatnya terlihat kurang efektif jika tujuan bisnis lainnya lebih diprioritaskan.
Pilar 4: Prioritasi hasil bisnis
Saat Anda melewati buah rendah otomatisasi tugas, bagaimana Anda menangani gorila 800 pon—proses paling kompleks dengan potensi terbesar?
Meskipun konsep bukti Anda mungkin akan menghasilkan ROI segera dan signifikan, dampak paling signifikan akan datang dari proses paling kompleks organisasi Anda. Keberhasilan ini, namun, tidak akan segera terjadi. Model operasional otomasi Anda membutuhkan proses intake yang memprioritaskan hasil bisnis—pilar keempat kami.
Untuk menskala, model operasional otomasi Anda harus memiliki prosedur untuk meremas proses kompleks, menghubungkan tugas dengan hasil bisnis, dan menentukan di mana robot dapat membantu.
Kemampuan untuk membuat masalah (dan akhirnya solusi) dari proses kompleks adalah apa yang memisahkan penerapan terpencil dari saluran yang sehat.
Proses intake paling efektif mengevaluasi proses kompleks ini dari ujung ke ujung tetapi memulai dari tingkat paling atas. Mulailah dengan mengidentifikasi tujuan dari semua pekerjaan yang terlibat dalam proses, lalu lihat proses di bawah alur kerja tersebut. Bagaimana mereka dapat ditingkatkan? Apa yang dapat Anda otomatiskan, dan bagaimana Anda dapat mendapatkan nilai terbaik darinya?
Selaras inisiatif otomasi Anda dengan tujuan strategis dengan fokus pada alur kerja yang mendukung hasil bisnis. Identifikasi hasil bisnis yang diinginkan, kerjakan kembali ke proses dan tugas yang mendukungnya, dan lihat di mana otomasi dapat membantu.
Pilar 5: Kesiapan otomasi TI
Saat RPA pertama kali hadir, masalah yang diatasi sebagian besar berada di bisnis, dan penjual utama memitching kepada pengguna bisnis. Tidak ada yang salah dengan titik awal ini, tetapi menskala membutuhkan dukungan TI. Keterlibatan erat tim TI Anda diperlukan untuk perencanaan, pembangunan, dan pemeliharaan infrastruktur saat Anda menskala di seluruh perusahaan.
Penerapan dan menskala RPA akan terhenti jika TI tidak bekerja bersama dengan pengguna bisnis.
TI diperlukan untuk mengambil robot ke produksi. Tanpa mereka, visi dan rencana Anda tidak akan meluncur. Tanpa mereka, Anda akan berharap alih-alih bertindak.
Anda hanya dapat memastikan integritas dengan melibatkan TI sejak awal. TI harus dapat memantau penerapan robot, memberikan dukungan pemulihan bencana, dan memastikan integrasi dengan sisa lingkungan.
Pilar ini memerlukan pemikiran dari perspektif TI. Rencana yang kurang kesiapan otomasi TI akan menyebabkan Anda terjebak di akhir siklus pengembangan Anda. Tanpa keterlibatan awal TI, Anda mungkin harus menunggu bertahun-tahun sebelum dapat mengambil robot ke produksi.
Dapatkan dukungan TI sejak awal, dan libatkan mereka secara teratur dan dalam dalam perjalanan otomasi.
Pilar 6: Kerangka kontrol
Menguap tepat sebelum produksi adalah salah satu jebakan paling umum dan paling merusak yang dapat dihadapi tim yang mencoba menskala RPA. Tim TI yang tidak siap dapat menghentikan produksi, tetapi juga kurangnya kerangka kontrol—sebab kami menciptakan pilar 6.
Bahkan tanpa pedoman regulasi eksplisit untuk otomasi, model operasional otomasi Anda harus dapat memenuhi auditor internal dan eksternal. Jika Anda tidak melibatkan tim audit internal dan kontrol risiko sejak awal, penerapan Anda akan berisiko terjebak lagi.
Lingkungan kontrol Anda tergantung pada industri Anda dan dampak bisnis Anda. Ini bisa melibatkan Sarbanes–Oxley Act, General Data Protection Regulation, Health Insurance Portability and Accountability Act, dan lainnya.
Kunci keberhasilan dengan pilar ini adalah menerapkan kerangka kontrol ke otomatisasi proses.
Kerangka kontrol standar industri berfokus pada pemantauan pencegahan. Mapel persyaratan ini ke prosedur yang Anda gunakan untuk mengotomatisasi proses dari ujung ke ujung. Pada saat yang sama, tetap sadar bahwa otomasi akan mengubah peran auditor dan membuatnya lebih sulit untuk mempertahankan pemisahan tugas.
Pilar 7: Model warga dan strategi dihadiri
Setelah Anda membangun model operasional, mempertahankan sponsor eksekutif, mempelajari cara intake proses, dan mempertanggungjawabkan investasi keuangan, langkah berikutnya untuk pertumbuhan adalah mengembangkan strategi robot dihadiri yang memanfaatkan pengembang warga.
Pilar 7 adalah masa depan Anda: pengembang warga yang dapat mengidentifikasi peluang besar dan kecil, dan strategi robot dihadiri yang dapat memenuhi permintaan tersebut secara efektif.
Robot dihadiri dapat memperluas otomasi di luar back-office dan mengisi kesenjangan yang terlewatkan robot tidak dihadiri.
Pilar 3 dan 4 penting untuk ditetapkan sebelum mengembangkan jalur ini karena Anda seharusnya sudah berada dalam mode meremas proses kompleks dan menciptakan penggerak nilai. Setelah Anda operasionalisasi kemampuan ini dan membangun prosedur untuk mengatasi tantangan yang diangkat oleh pilar lainnya, cakupan transformasi akan meluas.
RPA mungkin tidak tampak berlaku untuk proses tertentu pada awalnya, tetapi campuran yang tepat antara robot dihadiri dan tenaga kerja manusia dapat mengubah proses menjadi lebih baik. Dengan otomasi dihadiri, Anda dapat menyuntikkan robot ke dalam proses kompleks dan dinamis yang melibatkan input kreatif manusia yang bervariasi dan pekerjaan rutin yang membosankan.
Robot dihadiri dapat, misalnya, mengambil alih saat proses pelaporan keuangan memerlukan entri data berulang; bekerja bersama agen contact center untuk mengumpulkan informasi untuk membantu pelanggan; atau berfungsi sebagai antarmuka antara pekerja manusia dan robot tidak dihadiri, melewati tugas dan hasilnya bolak-balik.
Kreativitas memungkinkan kasus penggunaan ini, tetapi kebutuhan akan kreativitas juga membatasi mereka. Tim RPA yang terpencil terlalu jauh dari sebagian besar proses untuk mengidentifikasi tugas-tugas yang paling merepotkan karyawan di seluruh organisasi. Pengembang warga paling cocok untuk menemukan kesenjangan ini dan memungkinkan organisasi Anda untuk mengejar ekor panjang otomasi.
Baik pengembang warga memimpin atau tidak, strategi dihadiri juga membutuhkan model tata kelola. Tata kelola memastikan robot baru ini masih mengikuti prosedur yang aman dan selaras dengan strategi jangka panjang. Rancang prosedur tata kelola yang memberikan Anda kontrol atas lingkungan sehingga Anda dapat memastikan pengguna Anda mendapatkan pelatihan yang tepat dan tidak ada yang merusak sistem catatan.
Membangun menuju jalur pertumbuhan Anda
Tujuh pilar ini saling terkait, tetapi mengembangkan visi eksekutif dan model operasional otomasi adalah fundamental. Sebelum Anda bahkan memulai untuk menskala RPA ke tingkat yang signifikan, tim Anda harus dengan teguh menetapkan pilar-pilar ini.
Pilar empat terakhir adalah cara untuk mengatasi tantangan paling umum untuk pertumbuhan. Tantangan ini dapat muncul pada titik yang berbeda, bervariasi di seluruh wilayah dan industri, dan Anda dapat paling baik memutuskan kapan untuk mengeksekusi setiap strategi ini.
Pilar terakhir adalah jalur pertumbuhan Anda. Ini adalah lensa yang dapat Anda gunakan untuk memikirkan melakukan hal-hal yang lebih besar dan kreatif serta memungkinkan ratusan, jika tidak ribuan, pengguna melalui robot dihadiri.
Kerangka kerja ini telah diuji lapangan. Kami telah mengambil setiap pilar ini ke pasar dan mengimplementasikannya, mengulanginya, dan membuktikan bahwa itu bekerja. Perjalanan Anda adalah milik Anda untuk dibuat, tetapi dengan kerangka kerja ini sebagai panduan, Anda dapat tumbuh lebih cepat, lebih baik, dan lebih berkelanjutan.
Saya presentasi tentang topik ini di FORWARD III. Anda dapat mendapatkan rekaman dan slide dari presentasi saya dan presentasi tambahan langsung ke kotak masuk Anda saat mendaftar untuk paket acara FORWARD III gratis.
