Lima Praktik Terbaik Budaya untuk Perusahaan Pertama Otomasi

Seperti halnya teknologi baru, otomatisasi dapat menyebabkan ketakutan di organisasi Anda. Akankah robot perangkat lunak mengambil pekerjaan? Akankah otomatisasi meningkatkan pengangguran? Apa yang ada di masa depan?

Risetnya optimis.

Forum Ekonomi Dunia menunjukkan bahwa otomatisasi akan menciptakan 60 juta pekerjaan baru bersih. Pekerjaan baru ini, serta pekerjaan yang sudah ada, akan mendapat manfaat dari ketersediaan robot perangkat lunak yang dapat menangani tugas berulang, membebaskan manusia untuk melakukan pekerjaan yang lebih kreatif.

Selain itu, laporan Deloitte Global tentang Robotic Process Automation (RPA) menemukan bahwa 50% pekerjaan biasa cocok untuk otomatisasi, yang akan membuat pekerjaan lebih mudah bagi jutaan karyawan.

Namun, fakta tidak akan menghilangkan ketakutan dengan sendirinya. Keberhasilan dengan otomatisasi bergantung pada menunjukkan kepada karyawan bagaimana otomatisasi akan membuat hidup mereka lebih mudah dan memberdayakan karyawan untuk merangkul masa depan yang dibantu oleh robot perangkat lunak. Tantangan tidak dapat dihindari, tetapi budaya perusahaan yang kuat dan keyakinan berkelanjutan dari tenaga kerja Anda akan memungkinkan Anda bertahan.

Dalam artikel ini, kami mengeksplorasi lima praktik terbaik budaya yang akan menyiapkan organisasi Anda untuk sukses.

1. Ubah pola pikir

Seheboh juara RPA Anda tentang otomatisasi, dan sama bersemangatnya dengan pemimpin C-suite Anda tentang manfaatnya, karyawan mungkin bereaksi dengan ketakutan.

Karyawan mungkin khawatir bahwa mereka akan digantikan oleh robot dan, dalam jangka panjang, tidak akan memiliki atau mendapatkan keterampilan yang tepat untuk berkembang di masa depan pekerjaan. Bertentangan dengan asumsi itu, Unit Intelijen Economist melaporkan bahwa 79% CEO percaya bahwa otomatisasi paling efektif jika melengkapi manusia, bukan saat menggantikannya.

Otomasi adalah penambahan, bukan penggantian

Pergeseran ke pola pikir ini mengharuskan perusahaan menggabungkan penerapan teknologi mereka dengan program manajemen perubahan yang empatik dan berpusat pada manusia.

Berempati dengan bahaya yang dapat ditimbulkan oleh perubahan. Robot dapat melakukan hal-hal yang tidak dapat dilakukan manusia, jadi program manajemen perubahan Anda harus menunjukkan kepada karyawan bagaimana gangguan ini akan meningkatkan kehidupan kerja mereka.

Tunjukkan pola pikir alternatif yang berfokus pada pencapaian tujuan melalui kolaborasi robot-manusia. Berdayakan karyawan untuk menghadapi perubahan ini dan nikmati kesempatan untuk berkontribusi pada transformasi. Robot perangkat lunak ada untuk membuat hidup lebih mudah bagi karyawan Anda, tetapi partisipasi mereka bergantung pada kemampuan untuk melihatnya.

Karena RPA membuat organisasi Anda lebih fleksibel, karyawan Anda juga akan mendapatkan ruang untuk mengerjakan masalah tingkat tinggi sementara robot menyelesaikan pekerjaan yang berulang dan membosankan. Keuntungan dari kapasitas yang dibebaskan ini berkembang ketika karyawan fokus pada hasil yang dapat mereka capai dengan robot.

Max Healthcare, misalnya, salah satu jaringan rumah sakit terbesar di India Utara, berjuang untuk memproses transaksi pasien dalam jumlah besar secara manual. Setelah mengadopsi Platform UiPath Enterprise RPA, jaringan tidak hanya mampu merampingkan proses ini tetapi juga mempercepat perjalanan transformasi digital.

Begitu mereka beralih dari memecahkan masalah proses yang lambat dan tidak efisien, Max Healthcare dapat melihat bahwa robot menciptakan solusi yang sebelumnya tidak mungkin dilakukan secara manusiawi. Kemampuan untuk merekonsiliasi sumber data mereka memungkinkan jaringan untuk memperkirakan kapan tugas akan dilakukan dan dukungan apa yang dibutuhkan, yang mengarah ke perencanaan yang jauh lebih akurat.

Proses manajemen perubahan yang berpusat pada manusia menekankan manfaat nyata dari transformasi ini. Karyawan di Max Healthcare tidak hanya menyelesaikan lebih banyak hal, tetapi juga dapat merencanakan lebih jauh ke depan.

Saat Anda berkomunikasi tentang perubahan yang akan datang, kembali ke tujuan akhir. Organisasi Anda tidak mengadopsi alat—Anda menangani masalah yang sebenarnya.

2. Libatkan kepemimpinan

Jumlah keterlibatan yang dimiliki para pemimpin organisasi Anda dengan otomatisasi memainkan peran kunci dalam mengembangkan pola pikir yang mengutamakan otomatisasi.

Ketika otomatisasi pertama kali muncul, pemimpin RPA dari sisi bisnis biasanya memiliki otomatisasi. Mereka akan merancang bukti konsep (POC) dan melibatkan karyawan yang berbeda seperlunya.

Saat otomatisasi matang dan skala RPA melampaui uji coba, unit bisnis dan TI akan berbagi kepemilikan. Transisi ini diperlukan untuk menstandardisasi proses perancangan, pengujian, dan pendistribusian robot perangkat lunak.

Fase pertumbuhan berikutnya membutuhkan dukungan dari C-suite. Selama tahap sebelumnya, otomatisasi sebagian besar terjebak dalam setiap departemen. Dengan C-suite di papan dan kemajuan menuju otomatisasi penskalaan metrik kunci untuk keberhasilan mereka, mereka dapat mendobrak hambatan antar departemen. Setelah otomatisasi dapat mengalir di seluruh departemen, organisasi Anda dapat mulai bertransformasi.

Semakin baik kepemimpinan memahami otomatisasi dan manfaat yang ditawarkannya, semakin mereka memprioritaskan akselerasinya.

Perlihatkan kepada eksekutif C-suite POC yang mengunggulkan RPA di organisasi Anda. Jelaskan manfaat yang diciptakannya, dan tunjukkan bagaimana manfaat tersebut dapat ditingkatkan. Video demo yang diproduksi dengan baik seringkali merupakan cara terbaik untuk menunjukkan dengan jelas peningkatan yang ditawarkan RPA dan menjelaskan bagaimana otomatisasi dapat menghemat uang, mengurangi risiko, memastikan kepatuhan, dan tujuan organisasi lebih lanjut.

Dengan pola pikir yang mengutamakan otomatisasi, para pemimpin dapat mendorong penerapan otomatisasi di seluruh organisasi.

Kepemimpinan adalah kunci untuk menghancurkan silo

Setelah para pemimpin menganggap otomatisasi sebagai prioritas tinggi dan sarana untuk mencapai tujuan strategis lebih lanjut, prioritas tersebut dapat menyebar ke seluruh organisasi.

3. Bangun jembatan antara TI dan pemangku kepentingan bisnis

Unit Intelijen Ekonom melaporkan bahwa 46% CEO menganggap praktik terbaik untuk menyertakan TI dan kepala bisnis di awal perjalanan otomatisasi.

Memisahkan TI dan unit bisnis akan mengisolasi solusi dan masalah

Unit bisnis memiliki wawasan yang berguna tentang proses mereka dan masalah yang coba dipecahkan oleh unit-unit ini. Perspektif mereka di lapangan tidak tergantikan. TI menyediakan infrastruktur dan prosedur tata kelola untuk membuat solusi otomatisasi layak.

Hanya bersama-sama, dan dengan dukungan kepemimpinan mereka, bisnis dan TI dapat secara teratur menemukan peluang dan membangun penerapan robot yang sesuai.

Setelah pemangku kepentingan bisnis dan TI bekerja sama, mereka dapat membangun jaringan pipa, menghubungkan silo, dan memfasilitasi desain dan pemeliharaan Center of Excellence (CoE) robot yang sukses. CoE yang matang akan mendorong dan memungkinkan partisipasi yang lebih luas dalam transformasi organisasi.

Setiap orang adalah pemimpin sampai taraf tertentu, dan setiap orang memiliki perspektif yang layak untuk dibagikan. Dengan robot yang tersedia untuk semua orang, setiap karyawan akan dipersenjatai untuk memecahkan masalah yang sebelumnya tidak dapat diselesaikan.

Anda dapat mendorong rasa memiliki ini dengan berbagai cara, seperti mengizinkan karyawan memberi nama robot, seperti yang dilakukan Tarsus Distribution dengan Betsy sebagai robot perangkat lunak (dan akhirnya Betsy 2, 3, dan 4). “Betsy adalah sahabat saya,” kata seorang karyawan Tarsus kepada Tim Proome, eksekutif rantai pasokan distribusi di Tarsus.

Setiap karyawan dapat melihat masalah dan bertanya apakah robot dapat membantu. Menemukan kasus penggunaan RPA dapat menjadi upaya di seluruh organisasi. Bisnis dan TI dapat bekerja sama untuk memprioritaskan proses dengan pengembalian investasi (ROI) tertinggi dan mencari tahu implementasinya.

Semakin banyak pendukung otomatisasi yang dimiliki organisasi Anda, semakin Anda dapat mendistribusikan optimisme terhadap cara kerja baru.

4. Sebarkan kesadaran dan dorong kegembiraan

Berapa banyak potensi yang belum dimanfaatkan yang tidak dimanfaatkan oleh tenaga kerja Anda? Sebelum otomatisasi, ini adalah pertanyaan kosong—bahkan ketika perusahaan memahami potensi mereka yang sebenarnya, mereka kekurangan sumber daya untuk memaksimalkannya.

Dengan skala RPA, Anda akhirnya dapat mulai memanfaatkan potensi sebenarnya dari organisasi Anda

Potensi itu, bagaimanapun, bergantung pada kesadaran dan keterlibatan di seluruh organisasi. Semakin Anda dapat mempromosikan hasil nyata, semakin banyak kegembiraan yang dapat Anda bangun.

Bagi banyak karyawan, ROI dan peningkatan produktivitas akan terlalu abstrak untuk menarik perhatian. Alih-alih, temukan dan komunikasikan manfaat yang akan diperoleh setiap tim dengan ketersediaan robot perangkat lunak. Tujuannya adalah untuk menciptakan kesadaran dan kemudian memindahkan karyawan dari mengetahui tentang otomatisasi menjadi bersemangat tentang hal itu.

Ketika kesadaran mengarah pada kegembiraan, manfaat abstrak mengarah pada manfaat nyata, dan peningkatan organisasi mengarah pada peningkatan dalam kehidupan sehari-hari karyawan.

Misalnya, Coca-Cola ecek (CCI), pembotolan utama Coca-Cola, membangun kesadaran melalui hackathon RPA yang melibatkan karyawan di berbagai departemen. Dalam hackathon tersebut, CCI menjelaskan teknologi dan manfaatnya. Dalam satu hari, CCI dapat melibatkan karyawan dalam mendiskusikan masalah mereka dan kemudian menjalankan robot perangkat lunak untuk mengatasinya.

Abstrak menjadi nyata, dan rasa ingin tahu menjadi kegembiraan.

Akhirnya, hubungan organisasi Anda dengan robot perangkat lunak akan menjadi fitur yang perlu disebutkan di mana pun itu sesuai. Tim pemasaran dan komunikasi internal dapat membuat video tentang karyawan, mitra bisnis, dan pelanggan yang membagikan manfaat yang mereka lihat saat robot mengambil alih aspek membosankan dari pekerjaan mereka. Ini akan semakin meredakan ketakutan dan membuat karyawan lain bersemangat menggunakan robot.

Di era pertama otomatisasi, bahkan akan menguntungkan Anda untuk mulai memprioritaskan otomatisasi dalam perekrutan Anda. Staf pemasaran dan orientasi karyawan harus memprioritaskan fakta bahwa mereka akan bekerja dengan robot. Salah satu tanda paling pasti bahwa organisasi Anda telah berubah adalah bahwa Anda menarik karyawan yang tertarik dengan otomatisasi sejak hari pertama mereka bekerja.

5. Jadikan pembelajaran sebagai tujuan yang berkelanjutan

Unit Intelijen Ekonom menemukan bahwa 88% CEO percaya otomatisasi akan mempercepat pencapaian manusia, tetapi 29,3% menyebutkan kurangnya bakat dan keterampilan yang relevan sebagai tantangan utama untuk meningkatkan otomatisasi.

Sistem pembelajaran berkelanjutan adalah satu-satunya cara untuk bangkit dan mempertahankan kecepatan yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan otomatisasi era pertama.

Langkah pertama Anda untuk membangun sistem pembelajaran berkelanjutan adalah mendokumentasikan pengetahuan baru saat orang berbeda menciptakannya.

Mengotomatiskan satu proses sering menawarkan pelajaran untuk proses berikutnya. Jika Anda tidak mendokumentasikan langkah-langkah yang Anda ambil, termasuk stumbles, maka Anda harus memulai dari awal setiap saat. Dokumentasi yang baik membantu organisasi Anda mengurangi pekerjaan duplikat dan meningkatkan kecepatan penerapan RPA berikutnya.

CoE Anda dapat bertindak sebagai panduan yang membuat dokumentasi ini dapat ditindaklanjuti. CoE memusatkan praktik terbaik yang dipelajari tim Anda dan menyimpan template yang dapat digunakan tim Anda untuk menerapkan robot lebih cepat.

Sumber pengetahuan Anda tidak terbatas pada pelajaran internal.

Jika Anda bergabung dengan Komunitas RPA yang besar dan berkembang pesat, Anda dapat belajar dari pengembang dan bisnis RPA di seluruh dunia. Semakin Anda dapat mendorong karyawan Anda untuk terlibat dalam komunitas ini, semakin Anda dapat memanfaatkan pengetahuan dari seluruh industri.

Di UiPath, kami menganggap demokratisasi robot sebagai bagian penting dari era pertama otomatisasi. Kami menawarkan banyak cara bagi mereka yang ingin tahu tentang RPA untuk menemukan sesi pelatihan gratis, memecahkan masalah dengan sesama pengguna, dan mengumpulkan pelajaran dari berbagai pengalaman berbeda. UiPath Pergi! menawarkan pasar untuk otomatisasi, dan UiPath Connect! adalah jaringan di mana pengembang dapat terhubung.

Bacaan terkait: Hak Anda atas Robot:Kurangi Tunggu, Bangun Masa Depan Pendidikan, dan Tingkatkan Ekonomi Lokal Anda

Kunci untuk membangun sistem pembelajaran berkelanjutan yang bertahan lama adalah menciptakan tujuan yang menggantikan teknologi tunggal apa pun. Karena robot membebaskan karyawan Anda dari pekerjaan yang membosankan, organisasi Anda memiliki kesempatan untuk mendorong karyawan menggunakan waktu itu untuk pengembangan diri. Ketika mereka melakukannya, beri penghargaan kepada karyawan yang mempelajari keterampilan baru. Pemimpin dapat memberikan contoh dengan berkomitmen untuk pengembangan diri juga.

Otomatisasi memberi karyawan Anda kesempatan untuk melarikan diri dari hari ke hari dan melihat gambaran yang lebih besar, konteks pekerjaan mereka, dan tujuan yang disumbangkannya. Dengan kebebasan ini, mereka dapat meningkatkan perusahaan dengan melatih keterampilan yang sebelumnya kurang dimanfaatkan atau dengan mempelajari keterampilan baru—terkait RPA atau tidak.

Menggunakan robot untuk memberdayakan manusia

Perusahaan otomasi pertama berkembang dengan dukungan budaya yang merangkul rasa ingin tahu, pemecahan masalah, dan inovasi. Tantangan menyeluruh adalah menunjukkan bahwa otomatisasi menempatkan manusia kembali ke dalam pekerjaan.

Akar keterasingan di tempat kerja adalah pekerjaan yang biasa-biasa saja—pekerjaan yang mengharuskan manusia membuang energi kreatif mereka untuk tugas-tugas yang berulang. Berlawanan dengan asumsi pesimistis, penambahan robot akan memanusiakan pekerjaan dengan memberdayakan manusia.

Budaya yang berakar pada prinsip itu adalah budaya yang dapat beradaptasi dengan era pertama otomatisasi dan tantangan yang belum terlihat di luarnya.

Menerjemahkan prinsip-prinsip budaya ini menjadi kenyataan membutuhkan model operasi yang memanfaatkan kekuatan penuh RPA. Dalam postingan mendatang, kami akan mempelajari lima praktik terbaik pengoperasian yang membuat potensi Anda dapat direalisasikan.