Bagaimana otomatisasi mendorong transformasi kerja:lima contoh

Otomatisasi memungkinkan tim TI untuk fokus pada tugas yang mendorong nilai bagi organisasi.

Robert Frati, chief sales and success officer di Slack, memberikan lima contoh bagaimana otomatisasi mengubah pekerjaan menjadi lebih baik

Pekerjaan harus tentang tugas-tugas kreatif, kolaboratif, terkadang berantakan tetapi sering kali menyenangkan yang merupakan bagian dari pekerjaan kita. Namun, terlalu sering, kita mendapati hari-hari kita dihabiskan untuk mengerjakan daftar tugas manual dan biasa yang tidak pernah berakhir. Ini memperlambat kita, dan menghabiskan energi kita untuk aktivitas bernilai rendah ini dapat menyebabkan kesalahan saat kita berhasil menyelesaikan tugas yang benar-benar penting.

Otomatisasi dan integrasi baru berarti tidak perlu seperti ini. Kita bisa bekerja lebih cerdas. Proses dapat menjadi lebih rapi dan akurat, sambil memberikan waktu kepada orang-orang untuk mengerjakan apa yang mereka lakukan dengan baik dan apa yang mereka sukai. Tim TI sadar, dan memimpin tuntutan menuju otomatisasi, dengan itu akan menjadi fokus terbesar untuk pengeluaran teknologi pada tahun 2022.

Saat kita melihat ke tahun depan dan seterusnya, inilah saatnya untuk merangkul potensi otomatisasi kerja. Berikut adalah beberapa contoh, dari berbagai departemen di beberapa organisasi paling inovatif di dunia, yang dapat memberikan inspirasi Tahun Baru untuk proses yang lebih lancar dan kebiasaan yang lebih baik di tempat kerja.

Menjaga keamanan pelanggan di transportasi umum selama pandemi

Beberapa organisasi menawarkan transportasi umum dalam skala Metropolitan Transit Authority (MTA) New York City Transit (NYCT), agen transportasi umum terbesar di Amerika Utara, yang menyalurkan 5,5 juta orang setiap hari melalui jaringannya.

Namun, ketika COVID-19 melanda, kebutuhan transit kota berubah dengan cepat, dan agensi harus beradaptasi dengan cepat. NYCT merespons dengan memfokuskan kembali proses kerja seputar keselamatan pengendara.

Setelah memperkenalkan pesan berbasis saluran pada tahun 2017, agensi tersebut dapat mengoordinasikan 50.000 karyawannya di sekitar misi ini dengan cepat. Dan, dengan membangun alur kerja khusus langsung ke platform perpesanan berbasis saluran, mereka mengotomatiskan pelaporan pada prioritas harian. Meskipun segala sesuatunya berubah dengan cepat, otomatisasi ini membantu memastikan setiap orang memiliki visibilitas ke prioritas utama setiap hari dan ruang untuk fokus pada tugas masing-masing agar kota tetap bergerak dengan aman.

Menyederhanakan akses ke layanan perawatan

Oscar Health, perusahaan asuransi kesehatan langsung ke konsumen, menyediakan tim Concierge yang terdiri dari perwakilan layanan pelanggan, atau Care Guides untuk setiap 8.000-10.000 anggotanya. Panduan ini didukung oleh tim ahli klinis, manajer kasus, perawat dan pekerja sosial di tingkat lokal. Seperti yang dijelaskan oleh Sebastian Burzacchi, wakil presiden operasi layanan, “Kami berfokus untuk menciptakan interaksi layanan yang paling mudah, sederhana, dan terbaik.”

Tim Pramutamu memiliki permintaan standar untuk dukungan ahli. Alur kerja otomatis meminta Care Guides untuk mengisi formulir berpola dengan data kunci seperti kebijakan yang terlibat dan lokasi orang yang menerima perawatan. Ini tidak hanya menyimpan bolak-balik antara anggota tim yang berbeda, tetapi juga menyederhanakan akses ke informasi, membantu supervisor memecahkan masalah dengan cepat.

Memasukkan anggota tim baru dan pindah ke remote-first dalam semalam

Perusahaan investasi global yang terdaftar di London, Man Group, telah melayani klien sejak 1783. Namun, warisan itu tidak menghentikan bisnis untuk merangkul perubahan, kelincahan, dan otomatisasi.

Menanggapi pandemi COVID-19, Man Group mengalihkan 1.400 tenaga kerjanya di 19 kantor ke pekerjaan jarak jauh. Selama transisi yang cepat ini, Man Group menggunakan pesan berbasis saluran, yang mereka tahu akan menjadi kunci untuk memungkinkan tim terhubung, berkoordinasi, dan berkolaborasi dengan aman dari jarak jauh. Sementara itu, secara otomatis menambahkan anggota tim ke saluran komunikasi default yang penting menyederhanakan pengumuman penting di seluruh perusahaan selama transisi untuk memastikan tidak ada yang terlewatkan.

Seiring berlanjutnya pekerjaan jarak jauh, perusahaan juga berinvestasi dalam membangun alur kerja otomatis khusus untuk proses rutin. Baik itu mengarahkan pengguna baru ke dalam bisnis atau mengajukan permintaan TI umum, otomatisasi memainkan peran penting dalam membuat peralihan Man Group ke bekerja dari rumah sukses, dan akan terus berlanjut, di samping perpesanan berbasis saluran, untuk membantu rekan tim di Man Group bekerja sama lama setelah pandemi berakhir.

Menyediakan alat yang dibutuhkan tim dengan cepat

Hearst Magazines, penerbit di balik judul ikonik dari Esquire hingga Marie Claire, adalah raksasa dunia majalah, dengan tim dan publikasi di seluruh dunia. Namun, tim DevOps mereka menghadapi teka-teki yang membosankan. Setiap kali salah satu karyawan Hearst meminta akses ke alat baru, misalnya GitHub atau Jira, mereka harus melalui banyak pertanyaan berulang kali. Nama belakang? Surel? Tingkat akses yang diperlukan?

Ini adalah alur kerja yang menuntut otomatisasi. Hari ini, permintaan dibuat dan disetujui sepenuhnya dalam aplikasi perpesanan berbasis saluran. Saat alur kerja dimulai meminta akses ke alat baru, formulir langsung disajikan dan jawaban kemudian dikirim langsung ke anggota tim DevOps melalui aplikasi perpesanan, dan persetujuan, masih dalam aplikasi yang sama, dapat dikelola dalam satu klik.

Sekilas, ini mungkin terdengar sederhana, tetapi alur kerja tunggal ini menyelamatkan tim DevOps 52 jam dalam setahun — waktu penting yang sekarang dapat digunakan untuk memeriksa alat baru dan menemukan cara lain untuk merampingkan operasi.

Kode pengiriman ke pelanggan lebih cepat

Tim teknik web Vodafone, yang dapat menangani lebih dari seratus rilis langsung ke produksi setiap bulan, memberikan satu contoh terakhir potensi otomatisasi di dunia DevOps.

Saat menangani rilis volume tinggi, tim Vodafone mengotomatiskan tugas rutin untuk menangani tanggal penerapan dan permintaan rilis pilihan pengembang. Formulir digunakan untuk mengumpulkan info tentang rilis, yang kemudian dibagikan secara otomatis di saluran publik, memberi tim rilis dan pengembangan pandangan sekilas tentang apa yang terjadi dan kapan. Pengawasan transparan ini merampingkan kemampuan setiap orang untuk merencanakan, yang pada akhirnya berarti kode berpindah dari individu ke produksi, dan akhirnya ke pelanggan akhir, lebih cepat.

Lain kali Anda mendapati diri Anda mengerjakan tugas manual yang berulang dan berpikir bahwa waktu Anda dapat dihabiskan dengan lebih baik, Anda mungkin benar. Dari membuat admin yang hadir dengan orientasi rekan satu tim baru menjadi lancar, hingga menjaga semua orang selaras dengan prioritas harian tanpa rapat yang tidak perlu, inilah saatnya bisnis Anda menjelajahi bagaimana otomatisasi dapat membuat pekerjaan lebih sederhana, lebih menyenangkan, dan lebih produktif untuk semua orang.