Otomatisasi Menggerakkan Transformasi Kerja: 5 Kisah Sukses Terbukti

Otomatisasi memungkinkan tim IT untuk fokus pada tugas yang memberikan nilai bagi organisasi.

Robert Frati, chief sales and success officer di Slack, memberikan lima contoh bagaimana otomatisasi mengubah pekerjaan menjadi lebih baik

Pekerjaan seharusnya tentang tugas-tugas kreatif, kolaboratif, kadang-kadang berantakan tapi sering menyenangkan yang merupakan bagian dari pekerjaan kita. Terlalu sering, namun, kita menemukan hari-habis kita bekerja pada daftar yang tak pernah habis dari tugas manual dan rutin. Ini memperlambat kita, dan mengeluarkan energi kita pada aktivitas rendah nilai ini dapat mengakibatkan kesalahan ketika kita sampai pada tugas-tugas yang benar-benar penting.

Otomatisasi dan integrasi baru berarti tidak harus seperti ini lagi. Kita bisa bekerja lebih cerdas. Proses dapat menjadi lebih mulus dan lebih akurat, sambil memberikan waktu kembali kepada orang untuk bekerja pada apa yang mereka kerjakan dengan baik dan apa yang mereka cintai. Tim IT menyadari hal ini, dan memimpin penggerakan menuju otomatisasi, dengan otomatisasi ditetapkan untuk menjadi fokus terbesar untuk pengeluaran teknologi pada 2022.

Saat kita melihat ke tahun depan dan seterusnya, saatnya untuk mengadopsi potensi otomatisasi pekerjaan. Berikut adalah hanya beberapa contoh, dari berbagai departemen di beberapa organisasi paling inovatif di dunia, yang dapat memberikan inspirasi Tahun Baru untuk proses yang lebih lancar dan kebiasaan yang lebih baik di tempat kerja.

Memelihara pelanggan di transportasi umum selama pandemi

Sedikit organisasi yang menawarkan transportasi umum dalam skala Metropolitan Transit Authority (MTA) New York City Transit (NYCT), agensi transportasi publik terbesar di Amerika Utara, yang memutar 5,5 juta orang setiap hari melalui jaringannya.

Ketika COVID-19 datang, kebutuhan transit kota berubah cepat, dan agensi harus beradaptasi dengan cepat. NYCT merespons dengan memfokuskan ulang proses pekerjaan di sekitar keselamatan penumpang.

Setelah memperkenalkan pesan berbasis saluran pada 2017, agensi mampu mengkoordinasikan 50.000 karyawannya sekitar misi ini dengan cepat. Dan, dengan membangun alur kerja kustom langsung ke dalam platform pesan berbasis saluran, mereka mengotomatiskan pelaporan prioritas harian. Meski hal-hal berubah cepat, otomatisasi ini membantu memastikan semua orang memiliki visibilitas atas prioritas teratas setiap hari dan ruang untuk fokus pada tugas individu mereka untuk menjaga kota bergerak dengan aman.

Menyederhanakan akses ke layanan perawatan

Oscar Health, perusahaan asuransi kesehatan langsung-ke-konsumen, menyediakan tim Concierge khusus dari perwakilan pelayanan pelanggan, atau Care Guides untuk setiap 8.000-10.000 anggotanya. Panduan ini didukung oleh tim ahli klinis, manajer kasus, perawat dan pekerja sosial di tingkat lokal. Seperti yang dijelaskan Sebastian Burzacchi, vice-president of service operations, “Kami berfokus pada menciptakan layanan yang paling mudah, paling sederhana, dan terbaik yang mungkin.”

Tim Concierge telah menstandarisasi permintaan dukungan ahli. Alur kerja otomatis meminta Care Guides untuk mengisi formulir templat dengan data kunci seperti kebijakan yang terlibat dan lokasi orang yang menerima perawatan. Ini tidak hanya menghemat komunikasi balik-balik antara anggota tim yang berbeda tetapi juga menyederhanakan akses ke informasi, membantu pemimpin menyelesaikan masalah dengan cepat.

Penerimaan anggota tim baru dan beralih ke remote-first dalam semalam

Perusahaan investasi global tercatat di London Man Group telah melayani klien sejak 1783. Namun, warisan itu tidak menghentikan bisnis dari mengadopsi perubahan, kelincahan, dan otomatisasi.

Sebagai respons terhadap pandemi COVID-19, Man Group memindahkan tenaga kerjanya beranggotakan 1.400 orang di seluruh 19 kantor ke pekerjaan jarak jauh. Selama transisi cepat ini, Man Group berkomitmen penuh pada pesan berbasis saluran, yang mereka ketahui akan menjadi kunci untuk mengaktifkan tim untuk terhubung, berkoordinasi, dan berkolaborasi secara aman dari jarak jauh. Sementara itu, secara otomatis menambahkan anggota tim ke saluran komunikasi default yang penting menyederhanakan pengumuman perusahaan yang sangat penting selama transisi ke pekerjaan jarak jauh untuk memastikan tidak ada yang terlewatkan.

Saat pekerjaan jarak jauh berlanjut, perusahaan juga berinvestasi dalam membangun alur kerja otomatis kustom untuk proses rutin. Baik itu penerimaan pengguna baru ke bisnis atau menangani permintaan TI umum, otomatisasi memainkan peran penting dalam menjadikan transisi Man Group ke bekerja dari rumah sukses, dan akan berlanjut, bersama dengan pesan berbasis saluran, untuk membantu rekan di Man Group bekerja sama lama setelah pandemi berakhir.

Memberikan tim dengan alat yang mereka butuhkan dengan cepat

Hearst Magazines, penerbit di balik judul ikonik dari Esquire hingga Marie Claire, adalah raksasa dunia majalah, dengan tim dan terbitan di seluruh dunia. Tim DevOps mereka, namun, menghadapi dilemma yang membosankan. Setiap kali salah satu karyawan Hearst meminta akses ke alat baru, misalnya GitHub atau Jira, mereka harus melalui banyak pertanyaan berulang kali. Nama pengguna? Email? Tingkat akses yang diperlukan?

Ini adalah alur kerja yang memanggil otomatisasi. Saat ini, permintaan dibuat dan disetujui sepenuhnya dalam aplikasi pesan berbasis saluran. Ketika alur kerja dimulai meminta akses ke alat baru, formulir segera disajikan dan jawaban kemudian dikirim langsung ke anggota tim DevOps melalui aplikasi pesan, dan persetujuan, masih dalam aplikasi yang sama, dapat diatur dalam satu klik.

Pada permukaan, ini mungkin terdengar sederhana, tetapi alur kerja tunggal ini menghemat waktu tim DevOps 52 jam dalam setahun — waktu penting yang sekarang dapat diinvestasikan dalam mengevaluasi alat baru dan menemukan cara lain untuk menyederhanakan operasi.

Mengirimkan kode ke pelanggan lebih cepat

Tim engineering web Vodafone, yang dapat menangani lebih dari seratus rilis langsung ke produksi setiap bulan, memberikan contoh terakhir dari potensi otomatisasi di dunia DevOps.

Saat menangani volume rilis yang tinggi, tim Vodafone mengotomatisasi tugas rutin untuk mendapatkan tanggal penyebaran yang diinginkan pengembang dan permintaan rilis. Formulir digunakan untuk mengumpulkan informasi tentang rilis, yang kemudian secara otomatis dibagikan di saluran publik, memberikan tim rilis dan pengembangan pandangan burung yang segera tentang apa yang terjadi dan kapan. Pengawasan transparan ini menyederhanakan kemampuan semua orang untuk merencanakan, yang pada akhirnya berarti kode bergerak dari individu melalui produksi, dan akhirnya ke pelanggan akhir, lebih cepat.

Kesempatan lain Anda menemukan diri sendiri bekerja pada tugas manual berulang berpikir bahwa waktu Anda bisa lebih baik dihabiskan, Anda mungkin benar. Dari membuat admin yang datang dengan penerimaan rekan baru menjadi mulus, hingga menjaga semua orang selaras dengan prioritas harian tanpa rapat yang tidak perlu, saatnya bisnis Anda menjelajahi bagaimana otomatisasi dapat membuat pekerjaan lebih sederhana, lebih menyenangkan dan lebih produktif bagi semua orang.