Otomasi: Kunci untuk Penutupan Keuangan Tanpa Stres
‘Kultus bekerja lebih lama’ telah benar-benar ada di tengah kita. Siapa pun di akuntansi atau keuangan—baik di pusat London pusat, di Wall Street, atau di back office di mana pun—tahu bahwa pekerjaan mereka tidak pernah benar-benar selesai dan ada studi untuk membuktikannya.
Survei UK CIMA (the Chartered Institute of Management Accountants) melaporkan rata-rata 43 jam kerja per minggu. Hasilnya lebih dramatis bagi profesional keuangan berperingkat tinggi. Survei gaji AS anggota CIMA tahun 2013 melaporkan bahwa rata-rata minggu kerja untuk anggota CIMA di AS adalah 49 jam.
> Lihat juga: Prosedur penutupan keuangan yang buruk memakan biaya perusahaan besar hingga £4m
Hanya beberapa minggu yang lalu, survei oleh FD Recruit mengungkapkan bahwa direktur keuangan di Inggris kini rata-rata 50 jam per minggu, dan jarang menggunakan semua cuti tahunan mereka. CFO dan direktur keuangan dengan jangkauan global melaporkan rata-rata minggu kerja terpanjang—61 jam. Statistik ini juga tercermin dalam hasil CIMA AS tahun 2013 dengan 41% anggota mereka—yang sebagian besar adalah pejabat keuangan berperingkat tinggi—bekerja hingga 60 jam atau lebih per minggu.
Lebih banyak pekerjaan, lebih banyak risiko
Namun semua pekerjaan tambahan ini tidak membantu bisnis maju. Bekerja jam yang panjang tidak selalu berarti kualitas dan produktivitas terjamin. Faktanya, bekerja lembur dapat secara signifikan meningkatkan tingkat kesalahan dan kemampuan staf untuk beroperasi pada tingkat tertinggi mereka.
> Lihat juga: Panduan CIO untuk membuat CFO bahagia
Tidak mudah bagi CFO atau direktur keuangan untuk mengambil istirahat. Ada bonus, posisi kompetitif dan integritas bisnis yang terancam. Tekanan tidak pernah berhenti, bahkan ketika pekerja keuangan secara resmi off. Menurut survei FD Recruit: ‘banyak yang tidak dapat sepenuhnya mematikan diri dari pekerjaan, dengan 81% mengatakan mereka hampir selalu dapat dihubungi melalui telepon dan 64% mengatakan mereka membawa laptop kerja dengan mereka.’ Meskipun demikian, semua pekerjaan ini dapat menempatkan organisasi pada risiko kesalahan dan peluang yang terlewatkan.
Untuk mempromosikan standar efisiensi dan akurasi yang tinggi dan memantau peningkatan di organisasi apa pun membutuhkan waspada terus-menerus. Ini terlihat dengan jelas dalam aktivitas kompleks yang mengelilingi penutupan keuangan. Anda harus memantau setiap detail. Namun semua pemantauan itu memakan waktu. Ini mengikat staf dalam meninjau laporan dan mengumpulkan data, sehingga tinggal sedikit waktu untuk analisis kritis yang nyata.
Efisiensi dan akurasi
Jadi, bagaimana profesional keuangan dapat mencapai tujuan mereka tanpa bekerja sepenuh waktu? Triknya adalah menemukan proses yang dapat diulang dan mengotomatisasinya. Dengan cara itu, setiap tugas akan diselesaikan dengan konsistensi, kecepatan dan visibilitas yang mutlak—dan Anda tidak perlu menghabiskan jam-jam untuk memeriksa hasil dan bertanya.
Mengotomatisasi proses penutupan keuangan dari ujung ke ujung membuat penyelesaian ratusan—atau ratusan ribu—tugas yang dapat diulang menjadi dapat dikelola. Dengan menghapus aktivitas manual dari penutupan keuangan, Anda mengurangi kesempatan untuk kesalahan manusia dan meningkatkan visibilitas Anda. Selain itu, Anda secara otomatis mendokumentasikan langkah-langkah, yang sangat penting untuk pemeriksaan kepatuhan dan audit. Ketika Anda menggunakan teknologi untuk memecah proyek besar, Anda mengubah tim Anda yang memantau detail menjadi analis yang nyata. Dengan staf yang dibebaskan dari pemadaman kebakaran masalah mereka dapat mengelola oleh pengecualian dan fokus kembali pada analisis.
> Lihat juga: CFO baru: teman bagi IT
Otomasi proses yang benar bukan hanya grafik perencanaan misalnya. Dengan otomasi proses, organisasi dapat membangun langkah logis yang mengeksekusi proses dalam penutupan dengan presisi yang andal. Setelah proses yang tepat diotomatisasi dengan benar, mereka terjadi sama persis setiap kali. Mengotomatisasi proses yang penting untuk bisnis memungkinkan organisasi untuk meningkatkan nilai sistem teknologi informasi yang ada untuk menghilangkan waktu, upaya dan energi yang tidak perlu dan mahal.
Teknologi proses keuangan saat ini dapat membebaskan CFO dan direktur keuangan dari pekerjaan repetitif yang menuntut. Dengan otomatisasi penutupan keuangan, tidak perlu berekompromi pada kecepatan atau kualitas untuk efisiensi. Anda dapat memiliki semuanya dan Anda bahkan dapat mengambil libur sesekali.
Sumber dari Dennis Walsh, president of Redwood Software Americas and Asia-Pacific
