Melihat di luar Otomatisasi Proses Robot
Tidak ada teknologi otomatisasi yang merupakan tongkat ajaib — keseimbangan harus dicapai antara kemampuan dan tenaga kerja.
Robotic Process Automation (RPA) mengubah pengalaman dukungan digital. Pasar perangkat lunak RPA global diperkirakan akan mencapai hampir $2 miliar pada tahun 2021 menurut angka terbaru dari Gartner, dan tidak diragukan lagi bahwa pengoptimalan proses telah meningkatkan agenda dewan perusahaan selama 12 bulan terakhir.
Tetapi sementara kemajuan telah mempermudah untuk mengotomatisasi banyak tugas-tugas duniawi dan manual sepenuhnya, beberapa perusahaan mendapati produktivitas dan kemampuan mereka untuk mengotomatisasi telah menurun. Jadi, kenapa ini?
Saat perusahaan berusaha menuju efisiensi yang lebih besar, mudah untuk jatuh ke dalam perangkap percaya bahwa teknologi dapat menyelesaikan segalanya. Namun, ketergantungan manusia dan teknologi tidak boleh diremehkan. Organisasi harus mencapai keseimbangan yang tepat di antara keduanya.
Saat menyematkan RPA ke dalam bisnis apa pun, ada beberapa langkah penting yang perlu dipertimbangkan.
Lihat sebelum melompat
Sederhananya, untuk membayangkan kembali proses Anda perlu memahaminya terlebih dahulu. Karena RPA semakin cepat, beberapa organisasi telah melakukan lompatan sebelum menunjukkan dengan tepat bagaimana dan di mana RPA dapat menguntungkan bisnis mereka.
Analisis pengguna sangat penting untuk memberikan gambaran lengkap tentang proses digital, memungkinkan para pemimpin bisnis dan TI untuk mulai memberikan gambaran tentang di mana keuntungan efisiensi utama dapat dicapai.
Evaluasi alat yang menawarkan wawasan lebih luas tentang tugas dan proses sehari-hari yang diselesaikan karyawan pada aplikasi perangkat lunak. Wawasan paling berharga akan melampaui pemetaan proses tingkat permukaan, dan memberikan kecerdasan yang dapat memberi Anda peta jalan untuk RPA.
Wawasan seperti bagaimana pengguna berinteraksi dengan platform, tugas mana yang berulang kali diperbaiki, atau tugas dengan durasi terlama tidak hanya akan membantu mengidentifikasi proses mana yang harus diotomatisasi, tetapi juga menyoroti area di mana perangkat lunak perlu bekerja lebih baik untuk karyawan.
Tetapkan pendekatan dua arah
Ada banyak alasan mengapa suatu proses mungkin tidak cocok untuk otomatisasi, tetapi Anda harus mempertimbangkan hal-hal seperti waktu yang diperlukan untuk mengotomatisasi dan berapa banyak langkah dalam proses yang memerlukan campur tangan manusia. Secara umum, semakin logis dan mudah untuk mendefinisikan prosesnya, semakin cepat dan mudah untuk diotomatisasi.
Dengan pandangan holistik tentang proses di organisasi Anda, Anda akan dapat menentukan proses mana yang dapat dan harus diotomatisasi, serta proses di mana orang-orang menjadi pendorong utama. Ini tidak hanya penting dalam mencapai efisiensi yang lebih besar, tetapi juga dalam menunjukkan manfaat bagi karyawan dan pemahaman tentang di mana mereka cocok dengan cara kerja baru ini.
Pertimbangkan di mana peningkatan keterampilan atau berbagi pengetahuan mungkin diperlukan untuk memastikan karyawan dilengkapi untuk mendukung otomatisasi. Semuanya baik dan bagus memiliki teknologi di tempat, tetapi itu tidak akan berjalan secara efektif tanpa orang yang tepat dan dukungan di sampingnya. Hubungan antara manusia dan teknologi akan menjadi semakin penting seiring dengan kemajuan kemampuan RPA dan pembelajaran berbasis mesin lainnya selama beberapa tahun ke depan.
Berdayakan orang dalam alur kerja
Hanya karena Anda tidak dapat sepenuhnya mengotomatisasi suatu proses, bukan berarti efisiensi yang lebih besar tidak dapat dicapai. Untuk proses di mana orang adalah kuncinya, pertimbangkan bagaimana Anda dapat memberdayakan mereka dalam alur kerja. Banyak perusahaan sekarang bergerak menuju bentuk dukungan digital ini, melihat di luar metode komunikasi tradisional seperti email atau hub sumber daya online.
Menyampaikan komunikasi 'dalam alur kerja' – misalnya melalui pop-up atau notifikasi dalam aplikasi – memastikan karyawan memiliki alat dan panduan untuk menyelesaikan masalah dengan cepat. Ini juga mengurangi perpindahan konteks – tindakan berpindah antar beberapa aplikasi sepanjang hari. Ini adalah langkah kunci untuk menyatukan pengalaman karyawan digital dan memastikan bahwa perangkat lunak berfungsi lebih baik bagi orang-orang yang paling sering menggunakannya.
Ingat, KPI adalah raja
Jika Anda membayangkan ulang suatu proses, Anda juga harus menata ulang metrik. Seperti halnya investasi teknologi, memiliki metrik yang terdefinisi dengan jelas adalah kunci untuk memastikan keberhasilan RPA di lingkungan perusahaan, tetapi juga akan menjadi kunci untuk memantau setiap penyempurnaan yang dilakukan pada alur kerja bagi karyawan.
Indikator kinerja utama (KPI) harus dikaitkan dengan hasil bisnis jangka panjang seperti produktivitas dan penghematan biaya. Ini akan sangat penting untuk mencapai dukungan kepemimpinan, serta dalam menunjukkan manfaat RPA ke basis karyawan yang lebih luas dalam organisasi Anda.
