Melebihi RPA: Mengintegrasikan Otomasi dengan Strategi Tenaga Kerja
Tidak ada teknologi otomasi yang merupakan tongkat sihir ‖ keseimbangan harus tercipta antara kemampuan dan tenaga kerja.
Robotic Process Automation (RPA) sedang mengubah pengalaman dukungan digital. Pasar perangkat lunak RPA global diperkirakan mencapai hampir $2 miliar pada tahun 2021 menurut angka terbaru dari Gartner, dan tidak ada ragu bahwa optimasi proses telah naik ke atas agenda dewan direksi perusahaan selama 12 bulan terakhir.
Namun, sementara kemajuan telah memudahkan untuk mengotomatisasi sepenuhnya banyak tugas yang mundur dan manual, beberapa perusahaan telah menemukan produktivitas dan kemampuan untuk mengotomatisasi telah stagnan. Jadi, mengapa ini terjadi?
Saat perusahaan berupaya menuju efisiensi yang lebih besar, mudah untuk jatuh ke dalam jebakan bahwa teknologi dapat memecahkan semuanya. Namun, ketergantungan antara orang dan teknologi tidak boleh dipepetkan. Organisasi harus mencapai keseimbangan yang tepat antara keduanya.
Saat menyematkan RPA ke dalam bisnis apa pun, ada beberapa langkah kunci yang harus dipertimbangkan.
Lihat sebelum melompat
Sederhananya, untuk merancang ulang proses Anda perlu memahaminya terlebih dahulu. Seiring dengan RPA semakin berkembang, beberapa organisasi telah bersalah dengan melompat sebelum menentukan tepat bagaimana dan di mana RPA dapat memberikan manfaat bagi bisnis mereka.
Analitik pengguna adalah sentral untuk memberikan tampilan lengkap dari proses digital, memungkinkan pemimpin bisnis dan IT untuk mulai melukis gambar di mana peningkatan efisiensi kunci dapat dilakukan.
Evaluasi alat yang menawarkan wawasan yang lebih besar tentang tugas dan proses sehari-hari yang diselesaikan karyawan pada aplikasi perangkat lunak. Wawasan yang paling berharga akan melewati pemetaan proses tingkat permukaan, dan menyediakan intelijen yang dapat memberikan peta jalan bagi RPA Anda.
Wawasan seperti bagaimana pengguna berinteraksi dengan platform, tugas mana yang terus-menerus diperbaiki, atau yang memiliki durasi terpanjang tidak hanya akan membantu mengidentifikasi proses mana yang harus diotomatisasi, tetapi juga menyoroti area di mana perangkat lunak perlu bekerja lebih baik untuk karyawan.
Tetapkan pendekatan dua aspek
Ada banyak alasan mengapa sebuah proses mungkin tidak cocok untuk diotomatisasi, tetapi Anda harus mempertimbangkan hal-hal seperti waktu yang akan dibutuhkan untuk mengotomatisasi dan berapa banyak langkah dalam proses yang memerlukan intervensi manusia. Secara umum, semakin logis dan lebih mudah untuk didefinisikan prosesnya, semakin cepat dan mudah untuk diotomatisasi.
Dengan tampilan holistik dari proses di organisasi Anda, Anda akan dapat menentukan proses mana yang bisa dan harus diotomatisasi, serta di mana orang adalah penggerak kunci. Ini tidak hanya akan krusial dalam mencapai efisiensi yang lebih besar, tetapi juga dalam menunjukkan manfaat kepada karyawan dan pemahaman tentang di mana mereka cocok dalam cara kerja baru ini.
Pertimbangkan di mana meningkatkan keterampilan atau berbagi pengetahuan mungkin diperlukan untuk memastikan karyawan dilengkapi untuk mendukung otomasi. Memiliki teknologi yang ada itu bagus, tetapi itu tidak akan berjalan secara efektif tanpa orang yang tepat dan komitmen di sampingnya. Hubungan antara orang dan teknologi akan menjadi semakin penting seiring dengan kemampuan RPA dan pembelajaran mesin berbasis mesin lainnya maju dalam beberapa tahun ke depan.
Memberdayakan orang dalam alur kerja
Hanya karena Anda tidak dapat mengotomatisasi sepenuhnya sebuah proses, tidak berarti efisiensi yang lebih besar tidak dapat dicapai. Untuk proses di mana orang adalah kunci, pertimbangkan bagaimana Anda dapat memberdayakan mereka dalam alur kerja. Banyak perusahaan sekarang bergerak menuju bentuk dukungan digital ini, melihat lebih dari metode komunikasi tradisional seperti email atau pusat daya sumber online.
Menyampaikan komunikasi ‘dalam alur kerja’ ‖ misalnya melalui pop-up atau notifikasi dalam aplikasi ‖ memastikan karyawan memiliki alat dan panduan untuk menyelesaikan masalah dengan cepat. Ini juga mengurangi perpindahan konteks ‖ tindakan pindah-pindah antara banyak aplikasi sepanjang hari. Ini adalah langkah kunci menuju pengabungan pengalaman karyawan digital dan memastikan perangkat lunak bekerja lebih baik untuk orang yang menggunakannya paling banyak.
Ingat, KPI adalah raja
Jika Anda merancang ulang sebuah proses, Anda harus merancang ulang metrik juga. Seperti halnya investasi teknologi apa pun, memiliki metrik yang jelas didefinisikan adalah kunci untuk memastikan keberhasilan RPA dalam lingkungan perusahaan, tetapi juga akan krusial untuk memantau peningkatan apa pun yang dilakukan pada alur kerja bagi karyawan.
Indikator kinerja kunci (KPI) harus ditautkan ke hasil bisnis jangka panjang seperti produktivitas dan penghematan biaya. Ini akan krusial untuk mencapai komitmen pimpinan, serta dalam menunjukkan manfaat RPA kepada basis karyawan yang lebih luas di organisasi Anda.
