Bagaimana raksasa industri merencanakan dan mewujudkan manfaat RPA

Merencanakan dan mewujudkan manfaat RPA adalah proses itu sendiri - dan ada tiga hal yang patut dipertimbangkan dalam prosesnya.

Untuk mendapatkan hasil maksimal dari solusi RPA, banyak pemikiran perlu dilakukan untuk memutuskan proses mana yang akan diotomatisasi. Anda perlu menentukan dengan tepat peluang otomatisasi mana yang memberikan nilai paling banyak, lalu mengukur manfaatnya.

Bekerja dengan Jaguar Land Rover dalam kapasitas konsultasi, saya telah melihat tumpukan peluang otomatisasi yang terus-menerus di dalam perusahaan. Orang-orang datang kepada kami dan meminta proses untuk diotomatisasi – dan sebelum kami menjawab ya, kami perlu memutuskan apa manfaatnya bagi Jaguar.

Merencanakan dan mewujudkan manfaat RPA merupakan proses tersendiri – dan ada tiga hal yang perlu dipertimbangkan di sepanjang prosesnya.

Tentukan tujuan inti

Sebelum memilih proses untuk diotomatisasi, ada baiknya untuk mengkategorikan apakah peluang tersebut benar-benar bermanfaat bagi bisnis berdasarkan apa yang ingin Anda capai.

Misalnya:

• Apakah Anda ingin menghemat waktu? Jika demikian, pertimbangkan berapa lama waktu yang diperlukan untuk menerapkan dan timbangkan hal ini dengan berapa banyak waktu yang akan menghemat waktu bisnis secara keseluruhan.
• Berapa persentase kasus yang bisa ditangani robot? Jika staf diminta untuk menangani kasus-kasus luar biasa ini, akankah penghematan benar-benar tercapai?
• Apakah Anda menghadapi tantangan kepatuhan? RPA dapat menjadi pendorong untuk mengontrol proses Anda, dan robot akan melakukan tugas dengan cara yang sama setiap hari.
• Apakah Anda ingin melihat analitik? Mengotomatiskan proses dapat meningkatkan visibilitas data dengan menghasilkan log proses yang dapat diaudit dengan jelas.

Apakah Anda ingin meningkatkan keterlibatan karyawan dengan meningkatkan keseimbangan kehidupan kerja bagi staf? Proses otomatisasi tertentu dapat menghilangkan tugas yang lama dan meningkatkan retensi staf karena mereka tidak akan merasa terlalu banyak bekerja.

Intinya adalah – Anda tidak benar-benar ingin mengotomatiskan semuanya. Memilih proses yang tepat akan membantu Anda mengidentifikasi cara terbaik untuk mengukur keberhasilan – karena Anda akan memiliki tujuan yang jelas untuk dibandingkan.

Libatkan semua pemangku kepentingan

Anda perlu melibatkan orang-orang saat menerapkan solusi RPA. Terlalu banyak perusahaan yang memperlakukan pengembangan RPA sebagai aktivitas tertutup, dengan asumsi komunikasi hanya perlu dilakukan antara staf implementasi dan UKM proses tunggal (atau hanya di dalam tim RPA itu sendiri).

Namun, mendorong keterlibatan dalam skala yang lebih luas dapat memungkinkan pengukuran (dan kesuksesan) RPA.

Tapi pertama-tama, tanyakan pada diri Anda:Siapa orang yang memberikan data ini? Dan siapa yang mengambil data dari proses tersebut? Anda perlu menentukan siapa yang mengambil data "hulu" dan menerima keluaran "hilir" dan melibatkan pihak-pihak ini dalam menentukan apa yang mereka inginkan dari solusi. Jika orang-orang di hulu tidak memberikan data seperti yang diharapkan robot, solusinya akan berakhir sebelum dimulai.

Penekanan yang lebih besar diberikan pada keterlibatan orang ketika Anda mempertimbangkan fakta bahwa tidak mungkin untuk mengotomatisasi 100% dari suatu proses. Pada tahap tertentu, akan selalu ada kasus unik yang membutuhkan keputusan sadar dan interaksi manusia.

Mendorong solusi hidup secepat mungkin bukanlah jawabannya. Anda membutuhkan orang-orang yang terlibat dalam proses sebelum, selama, dan sesudahnya untuk melihat hasil yang dapat Anda ukur.

Mengukur dan mengkritik keluaran

Terakhir, Anda harus melihat apa yang pada akhirnya dihasilkan oleh proses otomatis Anda sehubungan dengan waktu yang dihabiskan untuk implementasi.

Apakah solusi mencapai tingkat yang Anda harapkan? Jika tidak, Anda perlu mempertimbangkan beberapa kemungkinan alasannya.

Ini mungkin kembali ke kurangnya keterlibatan dalam tim. Misalnya, beberapa anggota staf mungkin enggan menggunakan robot atau tidak menggunakannya dengan benar – dan Anda perlu memastikan alasannya sebelum mendorong mereka untuk menyesuaikan praktik mereka.

Anda juga perlu melihat berapa banyak kasus yang mungkin ditolak oleh robot. Jika 40 kasus berjalan pada hari-hari biasa, itu tidak berarti semuanya lolos tanpa cedera.

Jika hasilnya tidak seperti yang Anda kira, mungkin ada kesalahan di sepanjang jalan yang memaksa robot untuk mundur (artinya 40 kasus sebenarnya bukan 40 kasus sama sekali).

Cara yang tepat untuk merencanakan dan memberikan RPA

Mempertimbangkan hal di atas akan membantu Anda menginvestasikan waktu di tempat yang tepat dalam hal sistem RPA.

Jika Anda melakukan ini untuk pertama kalinya atau menemukan bahwa solusi RPA Anda tidak memberikan manfaat yang Anda harapkan, mitra pengiriman RPA dapat membantu Anda mengatasi tantangan dalam menerapkan solusi.
Otomasi dapat dilacak, diukur, dikelola dan diubah untuk memastikan keberhasilan yang berkelanjutan – Anda hanya perlu memastikan bahwa Anda mempertimbangkan tujuan, pemangku kepentingan, dan keluaran.

Ditulis oleh Fred Grover, Konsultan Senior, Robiquity