Memaksimalkan Keberhasilan RPA: Bagaimana Pemimpin Industri Merencanakan dan Menyampaikan Manfaat Nyata

Perencanaan dan merealisasikan manfaat RPA adalah proses pada dirinya sendiri - dan ada tiga hal yang layak dipertimbangkan di sepanjang jalan.

Untuk mendapatkan yang terbaik dari solusi RPA, banyak pemikiran perlu dilakukan untuk memutuskan proses mana yang akan diotomatisasi. Anda perlu mengidentifikasi peluang otomatisasi mana yang memberikan nilai paling besar dan kemudian mengukur manfaatnya.

Bekerja dengan Jaguar Land Rover dalam kapasitas konsultasi, saya telah melihat backlog yang berkelanjutan dari peluang otomatisasi dalam perusahaan. Orang datang kepada kami dan meminta proses untuk diotomatisasi – dan sebelum kita bilang ya, kita perlu memutuskan apa manfaatnya untuk Jaguar.

Perencanaan dan merealisasikan manfaat RPA adalah proses pada dirinya sendiri – dan ada tiga hal yang layak dipertimbangkan di sepanjang jalan.

Tentukan tujuan inti

Sebelum memilih proses untuk diotomatisasi, berguna untuk mengkategorikan apakah peluang itu benar-benar bermanfaat bagi bisnis berdasarkan apa yang ingin Anda capai.

Misalnya:

• Apakah Anda ingin menghemat waktu? Jika ya, pertimbangkan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk diimplementasikan dan timbang ini dengan seberapa banyak waktu yang akan dihemat untuk bisnis secara keseluruhan.
• Berapa persen kasus yang sebenarnya dapat ditangani robot? Jika staf diperlukan untuk menangani kasus eksepsi ini, apakah penghematan sebenarnya akan tercapai?
• Apakah Anda menghadapi tantangan kepatuhan? RPA dapat menjadi penggerak untuk mengontrol proses Anda, dan robot akan melakukan tugas dengan cara yang sama setiap hari.
• Apakah Anda ingin melihat analitik? Mengotomatisasi proses dapat meningkatkan visibilitas data dengan menghasilkan jejak audit proses yang jelas.

Apakah Anda ingin meningkatkan keterlibatan karyawan dengan meningkatkan keseimbangan kerja-hidup untuk staf? Proses otomatisasi tertentu dapat mengeluarkan tugas yang memakan waktu dari persamaan dan meningkatkan retensi staf karena mereka tidak akan merasa overworked.

Bottom line adalah – Anda tidak ingin mengotomatisasi semua hal. Memilih proses yang tepat akan membantu Anda mengidentifikasi cara terbaik untuk mengukur keberhasilan – karena Anda akan memiliki tujuan yang jelas untuk dibandingkan.

Libatkan semua pemangku kepentingan

Anda akan perlu melibatkan orang saat mengimplementasikan solusi RPA. Terlalu banyak perusahaan memperlakukan pengembangan RPA sebagai aktivitas terisolasi, mengasumsikan komunikasi hanya perlu dilakukan antara staf implementasi dan satu SME proses (atau hanya dalam tim RPA sendiri).

Namun, mendorong keterlibatan pada skala yang lebih luas dapat membuat pengukuran RPA (dan keberhasilan) mungkin.

Tetapi pertama, tanyalah pada diri sendiri: Siapa orang yang menyediakan data ini? Dan siapa yang mengambil data dari proses? Anda perlu menentukan siapa yang mengambil data “upstream” dan menerima output “downstream” dan melibatkan para pihak ini dalam menentukan apa yang mereka inginkan dari solusi. Jika orang upstream tidak menyediakan data dengan cara yang diharapkan robot, solusi akan berakhir sebelum dimulai.

Penenkatan yang lebih besar diberikan pada keterlibatan orang saat mempertimbangkan fakta bahwa tidak mungkin untuk mengotomatisasi 100% dari suatu proses. Pada tahap tertentu, selalu akan ada kasus unik yang memerlukan keputusan sadar dan interaksi manusia.

Mendorong solusi langsung secepat mungkin bukan jawaban. Anda perlu orang yang terlibat dengan proses sebelum, selama, dan setelah untuk melihat hasil yang dapat Anda ukur.

Ukuran dan kritik output

Terakhir, Anda harus melihat apa yang dihasilkan oleh proses otomatis Anda pada akhirnya dalam hubungannya dengan jam yang dihabiskan untuk implementasi.

Apakah solusi mencapai tingkat yang Anda harapkan? Jika tidak, Anda perlu mempertimbangkan beberapa alasan potensial mengapa.

Ini mungkin kembali pada kurangnya keterlibatan dalam tim. Misalnya, beberapa anggota staf mungkin ragu untuk menggunakan robot atau tidak menggunakannya dengan benar – dan Anda perlu menentukan alasan mengapa sebelum mendorong mereka untuk menyesuaikan praktik mereka.

Anda juga perlu melihat berapa banyak kasus yang mungkin ditolak robot. Jika 40 kasus berjalan pada hari yang biasa, itu tidak berarti semuanya melewati tanpa cedera.

Jika hasilnya tidak sepertinya yang Anda pikirkan, mungkin ada error di tengah jalan yang memaksa robot untuk menolak (artinya 40 kasus sebenarnya bukan 40 kasus sama sekali).

Cara yang benar untuk merencanakan dan menyampaikan RPA

Mengambil hal-hal di atas dalam pertimbangan akan membantu Anda menginvestasikan waktu pada tempat yang tepat ketika datang ke sistem RPA.

Jika Anda melakukan ini untuk pertama kalinya atau menemukan bahwa solusi RPA Anda tidak memberikan manfaat yang Anda harapkan, mitra pengiriman RPA dapat membantu Anda mengatasi tantangan implementasi solusi.
Otomasi dapat dilacak, diukur, dikelola, dan diubah untuk memastikan keberhasilan yang berkelanjutan – Anda hanya perlu memastikan Anda mengambil tujuan, pemangku kepentingan, dan output dalam pertimbangan.

Ditulis oleh Fred Grover, Senior Consultant, Robiquity