Lima Tindakan Analisis Pembelanjaan Teratas untuk Manajer Pengadaan

Jika Anda baru saja bergabung dengan organisasi atau pindah ke peran baru yang terkait langsung dengan pengadaan, mungkin sulit untuk mengetahui dari mana harus memulai. Bahkan jika Anda telah memegang peran tersebut untuk sementara waktu, angin puyuh aktivitas sehari-hari dapat mengalihkan Anda dari memiliki pandangan holistik yang kuat tentang hubungan organisasi Anda dengan basis pasokan.

Ada ratusan metrik berharga untuk membantu Anda lebih memahami rantai pasokan perusahaan Anda. Namun seperti profesional lainnya, Anda memiliki waktu terbatas, dan permintaan pelaporan dapat mengalihkan perhatian tim Anda dari aktivitas penting. Jika Anda dalam pengadaan dan mencoba untuk lebih memahami komoditas atau kategori yang telah ditetapkan kepada Anda, memahami angka-angkanya sangat penting untuk memulai dengan awal yang baik.

Berikut adalah lima ukuran analisis pembelanjaan teratas, beserta cara menentukannya, di mana menemukannya, dan apa dampaknya terhadap perusahaan Anda:

Total Pembelanjaan Vendor

Sejak awal , Anda memerlukan sumber tepercaya untuk melacak total pembelanjaan vendor (yang tidak termasuk hal-hal seperti pembayaran karyawan) dan tanggal yang memungkinkan Anda konsisten dengan pelaporan. Mungkin tergoda untuk menjalankan laporan hanya pada pesanan pembelian yang disetujui, tetapi ini mungkin tidak termasuk metode pembayaran yang berbeda, seperti kartu pembelian dan pemasok yang dibayar sebagai bagian dari transaksi — belum lagi faktur yang mungkin belum dibayar.

Terlibat dengan mitra keuangan Anda untuk menentukan standar perusahaan untuk mempertimbangkan sesuatu sebagai pengeluaran vendor, dan menyelaraskan nomor Anda dengan tanggal dan kategori buku besar perusahaan. Pastikan untuk memperhitungkan beberapa sistem dan struktur perusahaan, mengawasi merger atau akuisisi baru-baru ini. Ini adalah angka yang harus Anda yakini, terutama jika Anda akan menyebutkannya di perusahaan eksekutif. Ini harus berlaku untuk semua metrik analisis pembelanjaan berikut sebagai aturan dasar.

Dengan total pembelanjaan vendor, Anda perlu bertanya pada diri sendiri:Seberapa besar kuenya? Berapa banyak perusahaan yang dicakupnya, dan berapa banyak sistem pencatatan? Seberapa sulit untuk mendapatkannya?

Jawaban-jawaban ini akan membantu Anda memahami kerumitan yang harus dilalui pengadaan untuk mencapai tujuannya, dan betapa sulitnya menerapkan kebijakan terhadap organisasi.

Jika Anda ingin benar-benar mengesankan, Anda juga harus mengetahui bagaimana jumlah ini dihitung sebagai persentase dari pendapatan organisasi Anda, dan bagaimana perbandingannya dengan standar industri.

Pembelanjaan Langsung vs. Tidak Langsung

Dalam istilah yang paling sederhana, pembelanjaan langsung mengacu pada pembelian yang langsung tergabung dalam produk perusahaan Anda, dan tidak langsung adalah pembelian yang tidak. Ini dipahami secara luas di bidang manufaktur dan ritel, tetapi bisa lebih sulit untuk didefinisikan di industri lain, terutama layanan. Jika perusahaan Anda memenuhi kewajiban pelanggannya melalui subkontrak, atau jika produk vendor dijual kembali secara langsung kepada pelanggan Anda, Anda harus menganggap ini sebagai pengeluaran langsung. Pengeluaran langsung harus bersumber lebih hati-hati, dalam kerjasama yang erat dengan desainer produk, tetapi dapat mewakili peluang besar ketika mempertimbangkan rantai pasokan. (Pendekatan Lean/Six Sigma sering kali memberikan hasil yang luar biasa). Sangat penting bagi tim pengadaan dan pengadaan Anda untuk memahami dampak keputusan mereka terhadap kualitas produk yang Anda berikan kepada pelanggan Anda.

Pengeluaran tidak langsung adalah tempat Anda dapat menghadapi tantangan penghematan yang substansial — hal-hal yang dibeli perusahaan Anda untuk mendukung operasinya. Ini seringkali kurang spesifik industri dan matang untuk penghematan jika Anda memanfaatkan pasar. Cobalah untuk tidak hanya fokus pada pembelanjaan strategis, tetapi juga lihat laporan hingga pembelanjaan ekor Anda — 20 persen pembelanjaan yang biasanya tersebar di 80 persen vendor Anda.

Intinya, Anda harus memahami berapa persen pembelanjaan Anda secara langsung dan tidak langsung, dan dapat mengelompokkan semua metrik berikut untuk keduanya.

Pembelanjaan yang Dapat Dipengaruhi dan Dikelola

Pengeluaran yang dapat dipengaruhi adalah pengeluaran yang pengadaannya memiliki kemampuan untuk berubah, baik melalui negosiasi, memilih pemasok yang berbeda, atau mengubah permintaan. Ini terutama merupakan keputusan organisasi yang sangat bervariasi antara perusahaan dan kepemimpinan. Pembayaran pinjaman, pembayaran sewa atau sewa, penggantian karyawan, sumbangan amal, perangko, pajak, dan lainnya mungkin termasuk dalam bidang yang oleh kepemimpinan ditandai “di luar batas” untuk pengadaan. Terkadang ini adalah percakapan yang mengejutkan, di mana asumsi bisa jadi mahal.

Pengeluaran terkelola adalah jumlah pengeluaran yang benar-benar ada dalam pengadaan. Ini biasanya didefinisikan sebagai pembelanjaan berdasarkan kontrak, tetapi sebenarnya ini mewakili transaksi apa pun yang melibatkan pengadaan dalam pengadaan atau negosiasi.

Pemasok Strategis

Pemasok strategis adalah kombinasi dari pemasok dengan pengeluaran tertinggi Anda dan mereka yang bergantung pada perusahaan Anda untuk mengirimkan produk atau layanan kepada pelanggannya. Anda harus mengetahui total pengeluaran, komoditas yang disediakan, jumlah departemen yang membeli dari pemasok, dan, yang paling penting, risiko yang ditimbulkan pemasok tersebut terhadap operasi perusahaan Anda. Ini adalah pemasok yang kinerjanya sangat penting bagi operasi, keamanan, dan reputasi organisasi Anda.

Minimal, tinjau pemasok yang menyediakan 80 persen pembelian Anda. Anda mungkin terkejut melihat betapa sedikitnya jumlahnya. Dari sana, libatkan risiko Anda atau mitra kelangsungan bisnis untuk memahami bagaimana mereka berpikir tentang risiko pemasok, dan siapa yang mereka anggap sebagai pemasok paling penting untuk setiap organisasi atau unit bisnis.

Pengeluaran Ekor

Di sisi lain dari data pemasok strategis Anda adalah ekornya. Pembelian ini hanya mewakili 20 persen dari pembelanjaan Anda, tetapi seringkali 80 persen atau lebih dari jumlah vendor Anda. Ekor bisa menjadi pembunuh produktivitas dan cara yang bagus untuk menghemat uang. Apakah ada cara bagi Anda untuk lebih mengotomatisasi manajemen pengeluaran ekor Anda dan mengkonsolidasikan pemasok? Pengeluaran ekor adalah tempat yang tepat untuk mencari peluang otomatisasi.

Pertanyaan untuk diri sendiri:Bagaimana perusahaan Anda saat ini bekerja untuk mengelola ini? Apakah menggunakan katalog, dan jika demikian, apakah mereka benar-benar menurunkan biaya? Berapa banyak waktu yang dihabiskan "mendorong kertas" untuk mengelola transaksi dolar kecil ini?

Data yang baik dapat membantu perusahaan menghemat sebanyak 12 persen dari pengeluaran mereka. Namun terlepas dari area pembelanjaan Anda, memahami analitik dan metrik pembelanjaan teratas akan memungkinkan Anda membuat keputusan pembelian yang lebih cerdas dan mengurangi risiko.

Erin McFarlane adalah kepala strategi dan eksekusi untuk Fairmarkit.