Kriteria Teratas CMMS yang Harus Dievaluasi Setiap Manajer Perawatan

Lima Hal yang Perlu Diperhatikan Manajer Perawatan dalam CMMS

Manajer perawatan adalah orang-orang yang bertanggung jawab untuk menjaga fasilitas tetap beroperasi. Mereka adalah anggota yang berharga dalam setiap operasi; tugas mereka bervariasi sesuai ukuran dan fungsi fasilitas tempat mereka bekerja. Secara umum, manajer perawatan memantau pemasangan, perbaikan, dan pemeliharaan properti majikan, termasuk mesin, sistem mekanis, gedung, dan struktur fasilitas lain. Rutinitas harian manajer melibatkan tanggung jawab atas hal-hal sepele seperti mengganti lampu hingga hal yang krusial seperti memastikan peralatan kunci diperbaiki atau kerusakan air di area gedung ditangani dengan tepat. Karena bisnis bergantung pada operasi yang tidak terganggu, tanggung jawab ada pada manajer perawatan untuk mencari cara melakukan pekerjaan mereka dengan cara yang paling efisien dan hemat biaya.

Dalam hal ini, semakin banyak manajer yang memilih Sistem Manajemen Perawatan Komputerisasi (CMMS) untuk memandu operasi mereka. Perangkat lunak otomatis ini dirancang khusus untuk menyederhanakan manajemen perawatan melalui pemanfaatan antarmuka cloud yang aman, aksesibilitas perangkat seluler, dan fungsionalitas kertasless. Dengan sistem manajemen perawatan yang tersedia, manajer dapat melacak work order, dengan cepat menghasilkan laporan yang akurat, dan secara instan menentukan aset mana yang memerlukan perawatan mencegah. Alat ini tidak hanya menghemat waktu bagi manajer perawatan, tetapi jika digunakan dengan benar, dapat menghasilkan umur peralatan yang lebih lama, organisasi yang lebih baik, manajemen waktu dan pemanfaatan tenaga kerja yang lebih baik, dan pada akhirnya, biaya yang lebih rendah serta keuntungan yang meningkat.

Berikut adalah lima fitur CMMS penting yang perlu dipertimbangkan saat mempertimbangkan perangkat lunak manajemen perawatan:

1. Kemudahan Pengguna CMMS

Sistem perangkat lunak manajemen perawatan dirancang untuk mudah digunakan dan tidak memerlukan pengalaman teknis dari pengguna. Setelah data fasilitas dimasukkan ke dalam sistem, menggunakan perangkat lunak tidak lebih sulit daripada menggunakan aplikasi smartphone. Yang diperlukan hanyalah mengetuk atau mengklik ikon, merespons prompt, dan mengisi informasi. CMMS juga menawarkan portabilitas yang berarti dapat digunakan kapan dan di mana teknisi berada. Terikat pada komputer desktop tidak perlu karena tablet atau smartphone dapat digunakan untuk membuat work order, menarik laporan, mengunggah atau melihat gambar, dan memeriksa jadwal perawatan mencegah. Perangkat lunak dapat secara otomatis mensinkronkan data dari berbagai perangkat menghilangkan kebutuhan untuk memperbarui data yang baru dimasukkan secara manual. Sistem perawatan komputerisasi membawa arti baru pada aplikasi yang ramah pengguna.

2. Mengidentifikasi dan Memenuhi Kebutuhan Fitur CMMS Segera

Setiap perusahaan unik dan demikian pula kebutuhan manajemen perawatan segera mereka. Misalnya, beberapa perusahaan berkantor di satu fasilitas sementara yang lainnya memiliki banyak situs. Jika demikian, opsi yang dipertimbangkan harus mengarah pada perangkat lunak perawatan yang dapat mengakomodasi bisnis dengan banyak situs. Di luar itu, manajer perawatan perlu mengeksplorasi kebutuhan lain dengan hati-hati seperti: jumlah teknisi yang akan menggunakan perangkat lunak, kebutuhan akan berbagai tingkat akses sistem, akses seluler, kebutuhan untuk menyertakan gambar arsitektur, dan jenis dukungan yang diperlukan. Sebagian besar perangkat lunak manajemen perawatan menawarkan banyak fitur berikut: manajemen vendor, perawatan mencegah, manajemen work order, pelacakan peralatan, inventaris dan spare parts, pemindaian kode batang, rencana lantai interaktif, laporan perawatan, akses perangkat seluler, dan pemeliharaan armada.

3. Memenuhi Kebutuhan Fitur CMMS Jangka Panjang

Bisnis bukan operasi yang statis. Seiring dengan perubahan industri dan teknologi, perusahaan juga harus berkembang. Ini juga berarti bahwa kebutuhan perawatan perusahaan hari ini mungkin tidak sama besok. Seperti manajer perawatan harus menyesuaikan diri dengan perubahan, demikian pula perangkat lunak manajemen perawatan yang mereka andalkan. Untuk perusahaan yang membayangkan pertumbuhan dan pengembangan di masa depan – baik itu mengembangkan atau memperluas situs, membeli peralatan baru dan/atau meningkatkan staf – CMMS harus mengakomodasi kebutuhan masa depan ini. Sistem manajemen perawatan memiliki kemampuan untuk menjawab kebutuhan perusahaan yang berkembang dengan memungkinkan penambahan pengguna staf tambahan, memperluas dan/atau menambahkan situs fasilitas baru atau meningkatkan peralatan baru dan aset perusahaan.

4. Opsi Pelatihan dan Dukungan CMMS

Perangkat lunak CMMS menawarkan berbagai tingkat dukungan berdasarkan kebutuhan klien. Opsi layanan dukungan mencakup onboarding, audit di lokasi, dan pelatihan. Manajer perawatan juga memiliki opsi untuk memasukkan data sendiri atau membiarkan teknisi CMMS melakukannya untuk mereka. Onboarding dan pelatihan dapat dilakukan online atau di lokasi. Ada juga opsi untuk dukungan berkelanjutan berdasarkan kebutuhan perusahaan. Dalam memilih opsi pelatihan dan dukungan yang paling sesuai untuk perusahaan mereka, manajer harus menyeimbangkan biaya layanan tambahan dengan waktu, energi, dan alokasi sumber daya untuk tidak memilikinya.

5. Mengintegrasikan CMMS dengan Sistem Perangkat Lunak Lain

Salah satu manfaat menggunakan perangkat lunak manajemen perawatan adalah kemampuannya untuk bekerja dengan sistem perangkat lunak lain. Contohnya mencakup fitur pencocokan kode batang dan pengunggahan gambar yang mengintegrasikan perangkat lunak kamera pada perangkat seluler serta fitur sinkronisasi otomatis yang memperbarui data yang dimasukkan dari berbagai perangkat. Kemampuan sistem manajemen perawatan untuk bekerja secara lancar dengan sistem perangkat lunak lain menambah nilainya sebagai alat yang efisien dan efektif bagi manajer perawatan.

Saat ini, bisnis terus ditantang oleh permintaan industri dan kondisi ekonomi. Untuk memaksimalkan laba bersih, mereka juga harus menemukan cara terbaik untuk beroperasi. Bagi manajer perawatan, sistem perangkat lunak manajemen perawatan komputerisasi memberikan keunggulan yang diperlukan untuk menjaga peralatan dan aset dalam kondisi optimal dan dengan waktu henti minimal.