5 Metrik Analitik Pengeluaran Esensial untuk Manajer Pengadaan

Jika Anda baru bergabung dengan organisasi atau pindah ke peran baru yang langsung terkait dengan pengadaan, dapat sulit untuk mengetahui di mana memulai. Bahkan jika Anda telah berada dalam peran itu untuk sementara waktu, ribuan aktivitas harian dapat mengganggu Anda dari memiliki pandangan holistik yang kuat tentang hubungan organisasi Anda dengan basis pemasok.

Ada ratusan metrik berharga untuk membantu Anda lebih memahami rantai pasok perusahaan Anda. Namun seperti profesional apa pun, Anda memiliki waktu yang terbatas, dan permintaan pelaporan dapat mengganggu tim Anda dari aktivitas kritis. Jika Anda di pengadaan dan mencoba lebih memahami komoditas atau kategori yang ditugaskan kepada Anda, memahami angka-angka sangat penting untuk memulai dengan baik.

Berikut adalah lima ukuran analitik pengeluaran teratas, beserta cara mendefinisikannya, di mana menemukannya, dan dampaknya pada perusahaan Anda:

Total Pengeluaran Vendor

Dari awal, Anda membutuhkan sumber terpercaya untuk melacak total pengeluaran vendor (yang tidak mencakup hal-hal seperti pembayaran karyawan) dan tanggal yang memungkinkan Anda konsisten dalam pelaporan. Accending untuk menjalankan laporan hanya pada pesanan pembelian yang disetujui, tetapi ini mungkin tidak mencakup metode pembayaran yang berbeda, seperti kartu pembelian dan pemasok yang dibayar sebagai bagian dari transaksi — untuk tidak menyebutkan faktur yang mungkin belum dibayar.

Libatkan mitra keuangan Anda untuk menentukan standar perusahaan untuk menganggap sesuatu sebagai biaya vendor, dan menyelaraskan angka Anda dengan tanggal dan kategori buku besar umum perusahaan. Pastikan untuk mempertimbangkan banyak sistem dan struktur perusahaan, sambil memantau gabungan atau akuisisi terbaru. Ini adalah angka yang Anda perlu kuasai, terutama jika Anda akan menyebutkannya di tengah para eksekutif. Ini harus berlaku untuk semua metrik analitik pengeluaran berikutnya sebagai aturan dasar.

Dengan total pengeluaran vendor, Anda perlu bertanya pada diri sendiri: Seberapa besar pie? Berapa banyak perusahaan yang melingkupinya, dan berapa banyak sistem catatan? Seberapa sulit untuk mendapatkannya?

Jawaban ini akan membantu Anda memahami kompleksitas yang harus diatasi pengadaan untuk mencapai tujuannya, dan seberapa sulit mungkin untuk menerapkan kebijakan terhadap organisasi.

Jika Anda ingin benar-benar mengagumkan, Anda juga harus mengetahui bagaimana angka ini bersaing sebagai persentase dari pendapatan organisasi Anda, dan bagaimana itu dibandingkan dengan standar industri.

Pengeluaran Langsung vs Tidak Langsung

Dalam istilah paling sederhana, pengeluaran langsung merujuk pada pembelian yang langsung diintegrasikan ke dalam produk perusahaan Anda, dan tidak langsung adalah yang bukan. Ini dipahami secara luas di manufaktur dan ritel, tetapi mungkin lebih sulit untuk didefinisikan di industri lain, terutama jasa. Jika perusahaan Anda memenuhi kewajiban pelanggan melalui subkontrak, atau jika produk vendor dijual kembali secara langsung kepada pelanggan Anda, Anda harus menganggap ini sebagai biaya langsung. Pengeluaran langsung harus disourcing dengan lebih hati-hati, dalam kerjasama erat dengan perancang produk, tetapi dapat mewakili peluang besar ketika mempertimbangkan rantai pasok. (Pendekatan Lean/Six Sigma seringkali menghasilkan hasil yang luar biasa). Sangat penting bahwa tim pengadaan dan sourcing Anda memahami dampak keputusan mereka pada kualitas produk yang Anda berikan kepada pelanggan Anda.

Pengeluaran tidak langsung adalah tempat di mana Anda dapat mengambil tantangan penghematan yang besar — hal-hal yang dibeli perusahaan untuk mendukung operasinya. Ini seringkali lebih tidak spesifik industri dan matang untuk penghematan jika Anda memanfaatkan pasar. Coba jangan hanya fokus pada pengeluaran strategis, tetapi juga lihat hingga akhir laporan ke pengeluaran ekor Anda — 20 persen pengeluaran yang biasanya menyebar di seluruh 80 persen vendor Anda.

Bottom line, Anda harus memahami persentase berapa dari pengeluaran Anda yang langsung dan tidak langsung, dan dapat membagi semua metrik berikutnya untuk keduanya.

Pengeluaran yang Dapat Dipengaruhi dan Terkelola

Pengeluaran yang dapat dipengaruhi adalah pengeluaran yang pengadaan memiliki kemampuan untuk mengubah, baik melalui negociasi, memilih pemasok yang berbeda atau mengubah permintaan. Ini terutama merupakan keputusan organisasi yang bervariasi secara signifikan antara perusahaan dan kepemimpinan. Pembayaran pinjaman, sewa atau sewa, reimbursement karyawan, donasi amal, pos, pajak dan lebih banyak mungkin jatuh ke area yang ditandai kepemimpinan "di luar jangkauan" untuk pengadaan. Kadang-kadang ini adalah percakapan yang mengejutkan, di mana asumsi dapat menjadi mahal.

Pengeluaran yang dikelola adalah jumlah pengeluaran yang sebenarnya ada di tangan pengadaan. Ini biasanya didefinisikan sebagai pengeluaran di bawah kontrak, tetapi sebenarnya mewakili setiap transaksi di mana pengadaan telah terlibat dalam sourcing atau negociasi.

Pemasok Strategis

Pemasok strategis adalah kombinasi dari pemasok dengan pengeluaran tertinggi dan mereka yang perusahaan Anda bergantung untuk menyampaikan produk atau layanan kepada pelanggan Anda. Anda harus familiar dengan total pengeluaran, komoditas yang disediakan, jumlah departemen yang membeli dari pemasok, dan, yang paling penting, risiko yang ditimbulkan pemasok terhadap operasi perusahaan Anda. Ini adalah pemasok yang kinerjanya benar-benar penting bagi operasional, keamanan dan reputasi organisasi Anda.

Setidaknya, tinjau pemasok yang menyediakan 80 persen pembelian Anda. Anda mungkin terkejut seberapa sedikitnya. Dari sana, berlibat dengan mitra risiko atau kontinuitas bisnis Anda untuk memahami bagaimana mereka memikirkan risiko pemasok, dan siapa yang mereka anggap sebagai pemasok terpenting untuk setiap organisasi atau unit bisnis.

Tail Spend

Di sisi lain dari data pemasok strategis Anda adalah ekor. Pembelian ini mewakili hanya 20 persen pengeluaran Anda, tetapi seringkali 80 persen atau lebih dari jumlah vendor Anda. Ekor dapat menjadi pembunuh produktivitas dan cara yang baik untuk menghemat uang. Apakah ada cara bagi Anda untuk mengotomatisasi manajemen pengeluaran ekor Anda dan mengkonsolidasikan pemasok? Tail spend adalah tempat yang bagus untuk mencari peluang otomatisasi.

Pertanyaan untuk ditanyakan pada diri sendiri: Bagaimana perusahaan Anda saat ini bekerja untuk mengelola ini? Apakah menggunakan katalog, dan jika iya, apakah mereka benar-benar menurunkan biaya? Berapa banyak waktu yang dihabiskan "mendorong kertas" untuk mengelola transaksi dolar kecil ini?

Data yang baik dapat membantu perusahaan menghemat hingga 12 persen pada pengeluaran ekor mereka. Tapi terlepas dari area pengeluaran Anda, memahami metrik dan analitik pengeluaran teratas akan memungkinkan Anda untuk membuat keputusan pembelian yang lebih cerdas dan mengurangi risiko.

Erin McFarlane adalah head of strategy and execution untuk Fairmarkit.