Tanya Jawab:Para Pakar Membahas Pro dan Kontra Sistem Inventaris Terkelola Vendor
Apa praktik terbaik untuk memulai sistem inventaris terkelola vendor? Dua pakar mempertimbangkan pro dan kontra dan menawarkan wawasan tentang cara membuatnya bekerja secara efektif.
Mesin bubut CNC yang harganya lebih mahal daripada beberapa rumah menganggur karena, beberapa menit memasuki shift kedua, toko kehabisan 1/4-20 keran. Sisipan karbida yang tidak digunakan selama bertahun-tahun mengumpulkan debu di beberapa rak yang terlupakan di tempat tidur alat. Orang pengadaan memutuskan untuk menghemat beberapa dolar dengan pergi dengan pabrik akhir off-merek yang mengiklankan kinerja yang sama tetapi gagal untuk memberikan. Ahli mesin menyembunyikan batang dan bor yang membosankan di kotak peralatan mereka karena mereka takut kehabisan, sementara toko membayar untuk mempercepat alat yang sama.
Apakah semua ini terdengar familiar? Ini hanya beberapa dari tantangan sehari-hari yang dihadapi oleh produsen dari semua ukuran. Ditambah dengan biaya penghitungan siklus rutin, kerumitan evaluasi pemasok tahunan, keusangan dan biaya pengiriman, waktu yang hilang, pemborosan—dan bahkan pencurian—dan jelas bahwa tempat tidur alat dan manajemen persediaan adalah tugas yang rumit dan seringkali mahal.
Apakah tidak ada cara yang lebih baik?
Ternyata, ada:inventaris yang dikelola vendor, atau VMI, dan meskipun Anda mungkin tidak siap untuk menyerahkan tanggung jawab untuk menyimpan tempat tidur alat dan rak persediaan ke penyedia luar, VMI sangat mungkin merupakan langkah terbaik perusahaan mana pun dapat mengambil ke arah operasi pengerjaan logam yang lebih efisien.
Demikian kata John Smalley, Direktur Senior Strategi dan Inovasi Solusi MSC, dan Direktur Solusi Lapangan Chad G. Himmelman. Keduanya jelas ingin memberikan solusi VMI ke toko Anda. Namun keduanya juga akan memberi tahu Anda bahwa mengesampingkan pilihan mitra dan sistem VMI, yang paling penting adalah agar toko mendapatkan pemahaman yang jelas tentang manfaat dan jebakan dari inisiatif rantai pasokan ini—dan melakukannya sebelum terjun ke kumpulan VMI.
Berikut adalah beberapa pertanyaan yang mungkin dimiliki oleh perusahaan manufaktur biasa saat mengevaluasi manfaat dan tantangan VMI, beserta jawaban dari dua pakar manajemen rantai pasokan ini:
T:Mengapa perusahaan menggunakan VMI?
J:Program inventaris yang dikelola vendor mengalihkan biaya dan tanggung jawab pengelolaan bahan habis pakai utama dan item gangguan ke mitra tepercaya. Mereka juga mengkonsolidasikan pengeluaran untuk satu pemasok, mengotomatisasi proses pengadaan-untuk-membayar dan mengurangi biaya tenaga kerja untuk menerima dan menyimpan. Konon, pelanggan selalu memegang kendali atas item apa yang termasuk dalam perjanjian, serta seberapa sering dan berapa banyak yang diisi ulang. Hasil akhirnya adalah efisiensi yang lebih besar, dan penghapusan kehabisan stok, usang, dan pemborosan.
T:Bagaimana cara kerja inventaris yang dikelola vendor?
A:Itu tergantung kesepakatan dan kebutuhan pelanggan. Inventaris yang dikelola vendor mungkin persis seperti namanya:pendekatan otomatis yang hampir lepas tangan yang membebaskan produsen dari beban dan biaya yang terkait dengan tempat tidur alat dan manajemen pasokan. Tapi itu juga bisa lebih manual, dengan pemindaian micromanaging pengguna akhir, persetujuan pesanan pembelian dan perencanaan permintaan.
T:Jenis fasilitas apa yang paling cocok untuknya?
J:Semua produsen dapat memperoleh manfaat dari memiliki program inventaris yang dikelola vendor, asalkan telah disesuaikan dengan proses pengadaan dan kebutuhan komoditas mereka. Sebuah toko pekerjaan, misalnya, mungkin memilih untuk memanfaatkan VMI melalui mesin penjual otomatis untuk kebutuhan perkakas mereka yang mudah rusak, sementara perusahaan perakitan dan produsen batch dapat menggunakan program bin-stock untuk barang pasokan berbiaya rendah dan sejenisnya. Either way, program tersebut menyederhanakan rantai pasokan sekaligus mengurangi risiko dan biaya tenaga kerja yang terkait dengan manajemen boks alat tradisional.
T:Jenis suku cadang dan perkakas apa yang cocok untuk VMI?
J:Sederhananya, hampir semua barang habis pakai adalah kandidat VMI. Ada program bin-stock tradisional yang tersedia untuk barang-barang seperti pengencang, fitting, baterai, dan perlengkapan keselamatan. Cribware atau pemindai kode batang dapat digunakan untuk mengelola persediaan gudang, seperti produk kebersihan dan pemeliharaan fasilitas. Dan mesin penjual otomatis sering ditempatkan dekat dengan sel produksi dan berisi bahan habis pakai pengerjaan logam yang penting dan—baru-baru ini—peralatan pelindung pribadi.
T:Dapatkah Anda menawarkan manfaat atau kisah sukses yang dapat diukur?
J:“Kami tidak berhak membahas kisah sukses pelanggan individu kecuali untuk mengatakan bahwa manfaat program VMI yang dijalankan dengan baik memengaruhi semua area fasilitas manufaktur,” kata Smalley. “Tim pengadaan menikmati pengurangan tingkat konsumsi dan peningkatan visibilitas penggunaan. Penghematan biaya operasional diwujudkan melalui proses pengadaan hingga pembayaran melalui penempatan pesanan pembelian elektronik. Ada juga pengurangan tenaga kerja karena penghapusan penghitungan siklus dan pengisian ulang manual, bersama dengan perputaran persediaan yang lebih tinggi yang menghasilkan peningkatan arus kas.”
T:Apa yang harus diketahui orang sebelum membuat perjanjian VMI?
J:Program VMI adalah komitmen, tidak hanya dengan pemasok yang Anda percayai, tetapi juga, yang lebih penting, komitmen terhadap keseluruhan proses. Produsen harus menyadari bahwa penghematan datang melalui otomatisasi dan manajemen inventaris. Terlalu banyak dari mereka yang menginginkan VMI tetapi tidak meluangkan waktu yang dibutuhkan untuk mengelola perubahan permintaan, atau yang lebih penting, mengadopsi efisiensi yang datang dengan melepaskan proses pemesanan. Bagaimanapun, ini adalah program inventaris yang dikelola vendor.
T:Adakah kesalahan atau kendala umum saat mengimplementasikan program VMI?
J:“Seperti yang saya katakan, beberapa pelanggan gagal melepaskan kendali, menebak-nebak sistem atau bersikeras menempatkan pesanan pembelian manual,” tambah Smalley. “Ini seperti berinvestasi dalam mobil self-driving dan kemudian tidak pernah melepaskan kemudi. Selain itu, beberapa pelanggan memilih untuk memasukkan komoditas yang tidak pantas dalam program mereka. Ini bisa berupa motor, kotak roda gigi, dan sebagainya yang jarang digunakan, atau persediaan dan material yang memerlukan keamanan tambahan dan harus menggunakan pengaturan penjual yang aman.”
T:Apakah saya perlu berinvestasi di (atau menyewa) mesin penjual otomatis? kotak peralatan elektronik?
J:“Setiap mitra VMI berbeda, tetapi menurut saya, vendor atau distributor harus menyediakan materi ini sebagai bagian dari penawaran solusi mereka,” catat Himmelman. “Namun, ada biaya yang signifikan untuk peralatan tersebut, sehingga pelanggan mungkin akan diminta untuk berkomitmen pada jumlah bisnis yang akan mereka lakukan dengan pemasok itu, untuk mengimbangi investasi. Bagaimanapun, solusi ini memberikan keamanan yang sangat baik dan visibilitas real-time dari inventaris yang tersedia, membuat waktu henti terkait kehabisan stok menjadi masa lalu.”
T:Bagaimana dengan perangkat lunak manajemen alat? Bukankah itu bagian penting dari sistem VMI apa pun?
J:Perangkat lunak manajemen boks alat memang merupakan komponen dari banyak solusi VMI, tetapi itu bukan prasyarat. Dengan mengingat hal itu, banyak dari mereka dapat mengikat ke dalam sistem ERP perusahaan, TMS (perangkat lunak manajemen alat) dan perangkat lunak CAD/CAM mereka atau berbagi informasi dengan platform EDI seperti Ariba. Melakukan hal itu semakin merampingkan aliran data antara berbagai perangkat lunak ini dan sistem berbasis cloud, membuka pintu ke kecanggihan dan visibilitas yang lebih besar secara keseluruhan.
T:Ada saran atau topik lain yang mungkin kami lewatkan?
J:Nilai dari solusi VMI tidak terletak pada peralatan atau mesin, tetapi lebih pada kemudahan dimana perusahaan dapat mengelola tingkat persediaan mereka, dan dengan efisiensi yang lebih besar yang dinikmati oleh semua karyawan yang berpartisipasi dalam program tersebut. Rekanan VMI memiliki kemampuan untuk memecahkan masalah, merekomendasikan peluang untuk pengoptimalan, dan menyarankan item tambahan untuk disertakan dalam solusi inventaris terkelola vendor. Selain itu, ini memberikan pendekatan digital untuk manajemen inventaris, dan merupakan bagian penting dari setiap inisiatif Industri 4.0.
Kesulitan atau keuntungan apa yang Anda temukan saat menggabungkan sistem inventaris yang dikelola vendor? Bagikan pemikiran dan wawasan Anda di komentar di bawah.
Tonton video ini untuk mempelajari tentang mendapatkan visibilitas, menghemat waktu, dan mendorong profitabilitas dengan solusi Manajemen Inventaris ControlPoint termasuk Vending, VMI, CMI, eProcurement, perangkat lunak Manajemen Inventaris, dan layanan di tempat:
