Menjelajahi Empat Sistem Kontrol Inventori: Permanen vs. Periodik dan Solusi Pendukung

Pengenalan Sistem Kontrol Inventori

Sistem kontrol inventori adalah solusi teknologi yang mengintegrasikan semua aspek tugas inventori organisasi, termasuk pengiriman, pembelian, penerimaan, penyimpanan gudang, turnover, pelacakan, dan pemesanan ulang. Meskipun ada beberapa perdebate tentang perbedaan antara manajemen inventori dan kontrol inventori, kebenarannya adalah sistem kontrol inventori yang baik melakukannya semua dengan mengambil pendekatan holistik terhadap inventori dan memberdayakan organisasi untuk menggunakan praktik lean untuk mengoptimalkan produktivitas dan efisiensi di sepanjang rantai pasokan sambil memiliki inventori yang tepat di lokasi yang tepat untuk memenuhi harapan pelanggan.

Itu sedia kala, ada dua jenis sistem kontrol inventori yang tersedia saat ini: sistem inventori permanen dan sistem inventori periodik. Di dalam sistem ini, dua jenis utama sistem manajemen inventori – sistem barcode dan sistem identifikasi radio frekuensi (RFID) – digunakan untuk mendukung proses kontrol inventori secara keseluruhan:

• Jenis Utama Sistem Kontrol Inventori:
  • Sistem Inventori Permanen
  • Sistem Inventori Periodik
• Jenis Sistem Manajemen Inventori dalam Sistem Kontrol Inventori:
  • Sistem Barcode
  • Sistem Identifikasi Radio Frekuensi (RFID)

Sistem kontrol inventori membantu Anda melacak inventori dan memberikan data yang Anda butuhkan untuk mengontrol dan mengelolanya. Tidak peduli jenis sistem kontrol inventori yang Anda pilih, pastikan itu mencakup sistem untuk mengidentifikasi item inventori dan informasinya termasuk label barcode atau tag aset; alat perangkat keras untuk memindai label barcode atau tag RFID; database pusat untuk semua inventori selain kemampuan untuk menganalisis data, menghasilkan laporan, dan meramalkan permintaan; dan proses untuk pelabelan, dokumentasi, dan pelaporan inventori bersama dengan metodologi inventori yang terbukti seperti just-in-time, ABC analysis, first-in, atau first out (FIFO), atau last-in-first-out (LIFO).

Baca selanjutnya untuk mempelajari lebih lanjut tentang jenis inventori dan jenis sistem kontrol inventori serta aplikasi manajemen inventori yang dapat membantu perusahaan mengelola inventori mereka secara lebih efisien.

Apa Itu 4 Jenis Inventori?

Sebelum masuk ke detail tentang jenis sistem kontrol inventori, penting untuk memahami jenis inventori yang berbeda.

Secara umum, inventori dapat dikelompokkan ke dalam empat klasifikasi utama:

• Bahan baku – Bahan baku adalah item inventori yang digunakan dalam proses manufaktur untuk membuat barang jadi. Apa yang dianggap bahan baku oleh satu perusahaan dapat dianggap barang jadi oleh perusahaan lain. Misalnya, perusahaan yang membuat bagian atau komponen untuk mesin atau peralatan akan mempertimbangkan komponen tersebut sebagai barang jadi. Produsen yang membeli komponen tersebut untuk digunakan dalam proses manufaktur mereka akan mempertimbangkan komponen yang sama sebagai bahan baku. Bahan baku dapat terdiri dari hal-hal seperti kertas atau baja, baut dan baut, kimia, roda, dan item lainnya.
• Proses – Inventori proses (WIP) mencakup item yang sedang diproses. Inventori WIP dapat mencakup bahan baku dan komponen yang melalui proses manufaktur untuk menghasilkan barang jadi serta item jadi yang menunggu inspeksi akhir atau kontrol kualitas. Setelah langkah akhir ini selesai, item jadi ini akan dianggap barang jadi.
• Barang jadi – Barang jadi terdiri dari semua item yang selesai yang siap dijual kepada pelanggan akhir.
• Barang MRO – MRO singkatan dari maintenance, repair, dan operating supplies. Inventori MRO terdiri dari item yang diperlukan untuk operasi, seperti peralatan dan mesin, dan item yang diperlukan untuk memelihara peralatan dan infrastruktur. Itu berarti inventori MRO juga dapat mencakup item yang kadang-kadang dianggap bahan baku tetapi dalam hal ini pada dasarnya adalah suku cadang. Baut dan baut adalah contoh yang baik. Jika baut dan baut tersedia untuk merakit barang jadi, mereka akan diklasifikasikan sebagai bahan baku. Baut dan baut tambahan yang perusahaan simpan untuk memperbaiki peralatan, di sisi lain, diklasifikasikan sebagai MRO. Contoh lain dari inventori MRO mencakup perlengkapan kebersihan seperti pelarut pembersih, sapu, dan pemoles, alat, bahan kemasan, seragam dan sarung tangan, dan perlengkapan kantor seperti kertas, pena, kalkulator, tinta printer, dan item lainnya.

Inventori dapat diklasifikasikan lebih lanjut dalam beberapa cara tergantung pada industri, operasi perusahaan, dan jenis inventori yang dikelola perusahaan. Perusahaan yang membeli barang jadi dan menjualnya kepada pelanggan dengan markup hanya memiliki satu jenis inventori yang disebut inventori ritail.

Beberapa perusahaan, seperti produsen, perlu mengelola berbagai inventori dalam klasifikasi yang berbeda, membuat pelacakan inventori yang efisien menjadi harus. Untuk mengelola inventori secara efektif, solusi pelacakan inventori dipadukan dengan aplikasi kontrol inventori atau aplikasi manajemen inventori.

Bagaimana Sistem Kontrol Inventori Bekerja?

Sistem kontrol inventori, seperti aplikasi kontrol inventori, menawarkan berbagai fungsi yang membantu perusahaan mengelola berbagai jenis inventori. Sistem kontrol inventori biasanya terdiri dari aplikasi manajemen inventori yang dipadukan dengan pelabelan barcode untuk mengidentifikasi aset inventori, dan informasi tentang setiap item disimpan dalam database pusat. Label barcode berfungsi sebagai pelacak inventori, memungkinkan pengguna untuk menampilkan informasi tentang item pada sistem komputer, seperti harga item, jumlah item di stok, lokasi item dalam gudang, dan lebih banyak.

Aplikasi kontrol inventori terbaik kompatibel seluler, dengan aplikasi pendamping yang memungkinkan pengguna untuk melacak dan mengelola inventori saat mereka bergerak di seluruh fasilitas atau dari satu situs ke situs lain. Ada banyak aplikasi pelacakan inventori untuk smartphone, beberapa eksklusif seluler, sementara yang lain memiliki aplikasi desktop untuk memungkinkan pengguna melacak inventori dari perangkat mana pun. Ada juga banyak aplikasi pelacakan inventori yang dirancang khusus untuk memenuhi kebutuhan manajer gudang. Saat mencari aplikasi manajemen inventori, cari fitur yang mengakomodasi kebutuhan perusahaan Anda, seperti trigger peringatan saat tingkat inventori mencapai ambang yang ditetapkan sebelumnya, kemampuan pemesanan ulang, dan analisis serta pelaporan untuk mendukung fungsi seperti peramalan.

2 Jenis Sistem Kontrol Inventori

Sekarang setelah kita telah membahas dasar-dasar inventori dan bagaimana sistem kontrol inventori bekerja secara umum, mari kita bahas dua jenis utama sistem kontrol inventori.

Sistem Inventori Permanen

Ketika Anda menggunakan sistem inventori permanen, itu terus-menerus memperbarui catatan inventori dan memperhitungkan penambahan dan pengurangan saat item inventori diterima, dijual dari stok, dipindahkan dari satu lokasi ke lokasi lain, dipilih dari inventori, dan dibuang. Beberapa organisasi lebih memilih sistem inventori permanen karena mereka memberikan informasi inventori yang up-to-date dan menangani hitungan inventori fisik minimal dengan lebih baik. Sistem inventori permanen juga lebih disukai untuk pelacakan inventori karena mereka memberikan hasil yang akurat secara berkelanjutan saat dikelola dengan benar. Jenis sistem kontrol inventori ini bekerja paling baik ketika digunakan bersama dengan database kuantitas inventori dan lokasi bin yang diperbarui secara real-time oleh pekerja gudang menggunakan scanner barcode. Aplikasi manajemen inventori adalah sistem inventori permanen.

Ada beberapa tantangan yang terkait dengan sistem inventori permanen. Pertama, sistem ini tidak dapat dielola secara manual dan memerlukan peralatan serta perangkat lunak khusus yang menghasilkan biaya implementasi yang lebih tinggi, terutama untuk bisnis dengan banyak lokasi atau gudang. Pemeliharaan dan peningkatan berkala diperlukan untuk sistem inventori permanen, yang juga dapat menjadi mahal. Tantangan lain dari penggunaan sistem inventori permanen adalah bahwa inventori yang tercatat mungkin tidak mencerminkan inventori aktual seiring waktu karena mereka tidak melakukan hitungan inventori fisik berkala, kegiatan yang diperlukan bahkan ketika pelacak inventori digunakan. Hasilnya adalah kesalahan, item yang dicuri, dan item yang tidak dipindai dengan benar mempengaruhi catatan inventori yang tercatat dan menyebabkan mereka tidak cocok dengan hitungan inventori aktual.

Sistem Inventori Periodik

Sistem inventori periodik tidak melacak inventori secara harian; sebaliknya, mereka memungkinkan organisasi untuk mengetahui tingkat inventori awal dan akhir selama periode waktu tertentu. Jenis sistem kontrol inventori ini melacak inventori menggunakan hitungan inventori fisik. Ketika inventori fisik selesai, saldo di rekening pembelian beralih ke rekening inventori dan disesuaikan untuk cocok dengan biaya inventori akhir. Organisasi dapat memilih apakah akan menghitung biaya inventori akhir menggunakan metode akuntansi inventori LIFO atau FIFO atau metode lain; ingatlah bahwa inventori awal adalah inventori akhir periode sebelumnya.

Ada beberapa kelemahan dari penggunaan sistem inventori periodik. Pertama, ketika hitungan inventori fisik sedang dilakukan, aktivitas bisnis normal hampir terhenti. Akibatnya, pekerja mungkin terburu-buru dalam hitungan fisik mereka karena keterbatasan waktu. Sistem inventori periodik biasanya tidak menggunakan pelacak inventori, jadi kesalahan dan penipuan mungkin lebih prevalen karena tidak ada kontrol kontinu atas inventori. Ini juga menjadi lebih sulit untuk mengidentifikasi di mana ketidaksesuaian dalam hitungan inventori terjadi saat menggunakan sistem kontrol inventori periodik karena begitu banyak waktu yang berlalu antara hitungan. Jumlah tenaga kerja yang diperlukan untuk sistem kontrol inventori periodik membuatnya lebih cocok untuk bisnis kecil.

Sistem Inventori Barcode

Sistem manajemen inventori menggunakan teknologi barcode lebih akurat dan efisien daripada yang menggunakan proses manual. Saat digunakan sebagai bagian dari sistem kontrol inventori secara keseluruhan, sistem barcode memperbarui tingkat inventori secara otomatis saat pekerja memindainya dengan scanner barcode atau perangkat seluler. Manfaat penggunaan barcode dalam proses manajemen inventori Anda adalah banyak dan meliputi:

• Catatan yang akurat dari semua transaksi inventori
• Menghilangkan kesalahan data yang memakan waktu yang sering terjadi dengan sistem manual atau kertas
• Menghilangkan kesalahan entri data manual
• Kemudahan dan kecepatan pemindaian
• Pembaruan inventori on-hand secara otomatis
• Mencatat riwayat transaksi dan dengan mudah menentukan tingkat minimum dan kuantitas pemesanan ulang
• Menyederhanakan dokumentasi dan pelaporan
• Pengembalian investasi (ROI) yang cepat
• Memfasilitasi pergerakan inventori dalam gudang dan di antara banyak lokasi dan dari penerimaan ke pemilihan, kemasan, dan pengiriman

Sistem Inventori Identifikasi Radio Frekuensi (RFID)

Sistem inventori identifikasi radio frekuensi (RFID) menggunakan teknologi aktif dan pasiva untuk mengelola pergerakan inventori. Teknologi RFID aktif menggunakan pembaca tag tetap di seluruh gudang; tag RFID melewati pembaca, dan pergerakan dicatat dalam perangkat lunak manajemen inventori. Untuk alasan ini, sistem aktif paling cocok untuk organisasi yang memerlukan pelacakan inventori real-time atau di mana keamanan inventori telah menjadi masalah. Teknologi RFID pasiva, di sisi lain, memerlukan penggunaan pembaca handheld untuk memantau pergerakan inventori. Ketika tag dibaca, data dicatat oleh perangkat lunak manajemen inventori. Teknologi RFID memiliki jangkauan pembaca sekitar 40 kaki dengan teknologi pasiva dan 300 kaki dengan teknologi aktif.

Sistem manajemen inventori RFID memiliki beberapa tantangan terkait. Pertama, tag RFID jauh lebih mahal daripada label barcode; oleh karena itu, biasanya digunakan untuk barang bernilai tinggi. Tag RFID juga dikenal memiliki masalah interferensi, terutama ketika tag digunakan di lingkungan dengan banyak logam atau cairan. Ini juga memakan biaya besar untuk beralih ke peralatan RFID, dan supplier, pelanggan, dan perusahaan transportasi Anda perlu memiliki peralatan yang diperlukan juga. Secara tambahan, tag RFID membawa lebih banyak data daripada label barcode, yang berarti sistem dan server Anda dapat terlalu banyak informasi.

Saat memilih sistem kontrol inventori untuk organisasi Anda, Anda pertama-tama harus memutuskan apakah sistem inventori permanen atau sistem inventori periodik paling sesuai dengan kebutuhan Anda. Lalu, pilih sistem barcode atau sistem RFID untuk digunakan bersama dengan sistem kontrol inventori Anda untuk solusi lengkap yang akan memungkinkan Anda untuk memiliki visibilitas ke dalam inventori Anda untuk akurasi yang ditingkatkan dalam pemindaian, pelacakan, pencatatan, dan pelaporan pergerakan inventori.

Images via Pixabay by icondigital and Flickr by Naval Surface Warriors