Memilih CMMS yang Tepat: Web-Based vs On-Premise – Kelebihan, Kekurangan, dan Panduan Keputusan

Dalam beberapa tahun terakhir, perusahaan telah ditantang untuk tetap mengikuti tuntutan industri dan ekonomi. Untuk mempertahankan keunggulan kompetitif, mereka harus menemukan cara untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi sambil pada saat yang sama, memperhatikan biaya untuk melakukannya. Computerized Maintenance Management Software (CMMS) adalah solusi yang semakin dipilih untuk memenuhi tujuan ini oleh perusahaan yang melintasi berbagai industri, sektor layanan dan korporat.

Pasar CMMS juga tetap mengikuti tuntutan industri dan melakukannya dengan bertambahnya jumlah vendor yang tersedia, serta garis produk yang ditawarkan. Bagi mereka yang baru dalam sistem manajemen pemeliharaan, mereka paling baik dapat digambarkan sebagai program perangkat lunak yang sangat canggih yang menggunakan ribuan titik data yang pada setiap waktu, dapat memberikan pengguna gambaran tentang operasi fasilitas atau, alternatifnya, status sebuah peralatan individu. Dari sisi fungsionalitas, CMMS menawarkan bisnis kemampuan untuk melacak work order, dengan cepat menghasilkan laporan yang akurat, dan secara instan menentukan aset mana yang memerlukan perawatan prediktif dan mencegah. Perbedaan sistem secara umum berkaitan dengan fitur produk, keandalan, kemudahan penggunaan, opsi penyiapan, dukungan dan biaya.

Meskipun ada kemiripan yang besar dalam produk CMMS yang tersedia di pasar, satu pembeda utama yang mencolok adalah cara perangkat lunak di-deploy; beberapa sistem adalah “berbasis cloud” sementara yang lainnya adalah “on premise”.

Sederhananya, berbasis cloud, terkadang disebut sistem berbasis web, bergantung pada vendor untuk meng-host database klien di server vendor, sehingga aplikasi dapat diakses melalui internet, sedangkan sistem on premise memerlukan perusahaan klien untuk meng-host datanya di lokasi, pada perangkat kerasnya sendiri.

Pertama bergantung pada vendor untuk memelihara sistem sedangkan yang terakhir bergantung pada pemeliharaan sistem perangkat lunak CMMS dan perangkat keras oleh departemen IT internal. Saat memutuskan antara on premise vs web based software CMMS, kelebihan dan kekurangan berikut harus dipertimbangkan:

1. Keamanan

Keamanan sistem apa pun besarnya tergantung pada integritas langkah keamanan serta seberapa konsisten ia diikuti oleh pengguna akhir. Sistem berbasis cloud memiliki enkripsi data yang canggih yang rutin diperbarui seiring waktu sesuai kebutuhan. Vendor CMMS yang menawarkan deployment berbasis web berusaha keras memastikan data pelanggan mereka aman dan waktu henti diminimalkan. Ini dilakukan melalui penggunaan pusat data pihak ketiga seperti Rackspace, Amazon Web Services, atau Microsoft Azure. Vendor yang bertanggung jawab yang menawarkan deployment berbasis cloud juga akan menjalankan uji kerentanan dan penetrasi yang sering memastikan data klien mereka tidak terkompromi dan dapat diakses oleh orang lain. Sistem on premise mungkin kurang rentan terhadap ancaman hacking global tetapi bergantung sepenuhnya pada perangkat lunak keamanan yang dipilih oleh perusahaan serta keterampilan personel IT internal dan waspada pengguna sistem. Dengan sistem berbasis cloud, pemeliharaan keamanan, firewall, upgrade, patch dan perangkat lunak antivirus semuanya disediakan oleh vendor; sistem on premise memerlukan hal ini untuk dikelola secara manual.

2. Aksesibilitas

Sistem on premise memerlukan perangkat lunak untuk diinstal dan dikonfigurasi pada jaringan perusahaan dan hanya dapat diakses dalam fasilitas. Ini membatasi operasi manajemen pemeliharaan ke fasilitas aktual selama jam kerja perusahaan. Di sisi lain, CMMS berbasis cloud dapat diakses dari komputer atau perangkat apa pun yang terhubung ke internet.

3. Akses Seluler

Salah satu manfaat paling menarik dari CMMS berbasis cloud adalah kemampuannya untuk berinteraksi dengan perangkat lain seperti tablet dan ponsel seluler serta alat plug in kamera dan scanner. Dipertimbangkan bersama, fitur-fitur ini menambah nilai pada sistem pemeliharaan karena mereka memperluas kemampuannya dan memungkinkan pekerjaan manajemen pemeliharaan dilakukan di lapangan. Akses seluler telah memungkinkan teknisi untuk mengakses CMMS mereka saat memperbaiki atau melakukan tugas perawatan mencegah pada peralatan daripada bekerja dari kertas dan memperbarui perangkat lunak dari desktop. Ada efisiensi besar yang diperoleh jika digunakan secara efektif.

4. Biaya CMMS

Saat melakukan pembelian penting, biaya memiliki bobot yang besar dalam proses pengambilan keputusan. Mengetahui biaya awal dan berkelanjutan dari sistem CMMS sangat penting terutama saat memutuskan antara platform on premise dan berbasis cloud. Memulai dengan biaya awal, platform on premise cenderung berharga tiga kali biaya lisensi tahunan dari sistem berbasis web. Namun, biaya ini adalah pembayaran satu kali karena tidak ada biaya sistem tambahan. Di sisi lain, biaya awal untuk sistem berbasis cloud lebih rendah tetapi seiring waktu, biaya jangka panjang yang terkait dengan biaya lisensi lebih besar (misalnya, biaya langganan/lisensi tahunan diperkirakan $1500 per tahun untuk departemen pemeliharaan kecil). Dari sisi biaya terkait dan/atau berkelanjutan, platform CMMS on premise memerlukan perangkat keras, firewall dan perangkat lunak antivirus serta seorang staf IT yang akan memelihara dan mengelola aspek fungsi sistem termasuk instalasi, entri data, upgrade, keamanan dan pelatihan staf. CMMS berbasis cloud tidak memerlukan biaya tambahan ini karena dukungan sistem termasuk pembaruan perangkat lunak, upgrade sistem, keamanan, dukungan teknis serta tutorial untuk entri data internal dan onboarding staf dikemas ke dalam biaya lisensi tahunan (dengan pengecualian audit inventaris di lokasi dan onboarding staf). Sedangkan sistem on premise menawarkan otonomi penuh bagi pembeli CMMS, sistem berbasis cloud bergantung pada hubungan berkelanjutan dengan vendor untuk menjaga ketersediaan data.

5. Kemudahan

Manfaat utama dari CMMS on premise adalah mereka menawarkan perusahaan kontrol penuh dan kemampuan kustomisasi sistem mereka. Fitur CMMS ini mungkin penting bagi bisnis yang dalam transisi, di jalur pertumbuhan atau tidak cocok dengan parameter yang ditawarkan sistem berbasis cloud. Di sisi lain, sistem berbasis cloud dikenal ramah pengguna yang tidak memerlukan pengalaman teknis lebih dari klik mouse atau sentuhan perangkat bagi karyawan untuk menggunakannya.

Perusahaan yang ingin membeli perangkat lunak pemeliharaan perlu meneliti vendor CMMS dan produk mereka dengan cermat, dan mengevaluasi mereka berdasarkan kebutuhan, tujuan bisnis, sumber daya staf dan anggaran mereka. Meskipun tren menuju CMMS berbasis web, ini tidak berarti platform on premise kurang layak sebagai opsi. Memiliki pilihan platform sistem hanya menyediakan lebih banyak opsi untuk dipilih.