Manajemen Inventori Dikelola Vendor: Wawasan Ahli tentang Manfaat, Tantangan, dan Praktik Terbaik
Praktik terbaik untuk memulai sistem inventori dikelola vendor (VMI) apa saja? Dua ahli memberikan pendapat mengenai kelebihan dan kekurangan, serta wawasan tentang bagaimana menjadikannya bekerja secara efektif.
Mesin CNC bubut yang harganya lebih mahal dari beberapa rumah tinggal diam karena, beberapa menit setelah shift kedua mulai, bengkel kehabisan tap 1/4-20. Plesteran carbide yang belum digunakan selama bertahun-tahun menumpuk debu di rak terlupakan di gudang perkakas. Orang procurement mencoba menghemat beberapa dolar dengan memilih end mill merek tidak terkenal yang mengiklankan kinerja setara tetapi gagal memberikan hasil. Para pemesin menyembunyikan bor dan boring bar di kotak peralatan mereka karena takut kehabisan, sementara bengkel membayar biaya pengiriman cepat untuk alat-alat yang sama.
Apakah semuanya ini terdengar familiar? Ini hanya beberapa tantangan sehari-hadi yang dihadapi produsen dalam segala ukuran. Tambahkan biaya hitungan siklus rutin, kerumitan evaluasi supplier tahunan, kebasusan dan biaya pengiriman, waktu yang terbuang, limbah—dan bahkan pencurian—dan jelaslah bahwa manajemen gudang perkakas dan persediaan adalah tugas yang memberatkan dan seringkali mahal.
Bukankah ada cara yang lebih baik?
Ternyata, ada: inventori dikelola vendor, atau VMI, dan meskipun Anda mungkin belum siap menyerahkan tanggung jawab untuk menjaga gudang perkakas dan rak persediaan terisi kepada penyedia luar, VMI sangat mungkin langkah terbaik yang dapat diambil perusahaan menuju operasi pemesinan logam yang lebih efisien.
Itulah yang dikatakan oleh John Smalley, Senior Director of Solutions Strategy and Innovation di MSC, dan Chad G. Himmelman, Field Solutions Director. Keduanya tentu ingin menyediakan solusi VMI untuk bengkel Anda. Namun, keduanya juga akan mengatakan bahwa selain memilih mitra dan sistem VMI, yang terpenting adalah bagi bengkel untuk mendapatkan pemahaman yang jelas tentang manfaat dan celah inisiasi rantai pasokan ini—dan melakukannya sebelum meloncat ke dalam kolam VMI.
Berikut adalah beberapa pertanyaan yang mungkin dimiliki oleh perusahaan manufaktur tipikal saat mengevaluasi manfaat dan tantangan VMI, beserta jawaban dari kedua ahli manajemen rantai pasokan ini:
P: Mengapa perusahaan menggunakan VMI?
J: Program inventori dikelola vendor memindahkan biaya dan tanggung jawab mengelola konsumsi kunci dan barang-barang gangguan kepada mitra tepercaya. Program ini juga mengonsolidasikan pengeluaran ke satu supplier, mengotomatisasi proses procure-to-pay, dan mengurangi biaya tenaga kerja untuk penerimaan dan penarikan barang. Dengan demikian, pelanggan tetap memegang kendali atas item apa saja yang disertakan dalam perjanjian, seberapa sering dan seberapa banyak yang diisi ulang. Akibatnya, efisiensi yang lebih besar, dan eliminasi stok habis, kebasusan, dan boros.
P: Bagaimana inventori dikelola vendor bekerja?
J: Itu bergantung pada perjanjian dan kebutuhan pelanggan. Inventori dikelola vendor mungkin sama persis dengan namanya: pendekatan otomatis, hampir tanpa tangan yang melepaskan produsen dari beban dan biaya yang terkait dengan manajemen gudang perkakas dan persediaan. Namun, itu juga bisa lebih manual, dengan pengguna akhir memantau pemindaian, persetujuan purchase order, dan perencanaan permintaan secara mikro.
P: Fasilitas jenis apa yang paling cocok untuk ini?
J: Semua produsen dapat mendapat manfaat dari program inventori dikelola vendor, asalkan disesuaikan dengan proses procurement dan kebutuhan komoditas mereka. Sebagai contoh, bengkel kerja (job shop) mungkin memilih untuk memanfaatkan VMI melalui mesin vending untuk kebutuhan perkakas mudah rusak mereka, sementara perusahaan perakitan dan produsen batch dapat menggunakan program stok bin untuk barang-barang persediaan biaya rendah dan sejenisnya. Baiklah, program semacam itu menyederhanakan rantai pasokan sambil mengurangi risiko dan biaya tenaga kerja yang terkait dengan manajemen gudang perkakas tradisional.
P: Jenis bagian dan perkakas apa yang cocok untuk VMI?
J: Dengan kata lain, hampir setiap item konsumsi adalah calon VMI. Tersedia program stok bin tradisional untuk item seperti pemasang, rangkai, baterai, dan perlengkapan keselamatan. Cribware atau pengkode batang dapat digunakan untuk mengelola persediaan gudang, seperti produk pembersihan dan pemeliharaan fasilitas. Dan mesin vending sering ditempatkan dekat sel produksi dan berisi konsumsi pemesinan logam penting—dan lebih baru—perlengkapan pelindung diri.
P: Bisakah Anda memberikan manfaat yang dapat diukur atau cerita sukses?
J: “Kami tidak berwenang membicarakan cerita sukses pelanggan individu kecuali untuk mengatakan bahwa manfaat program VMI yang terkelola dengan baik mempengaruhi semua area fasilitas manufaktur,” kata Smalley. “Tim procurement menikmati penurunan laju konsumsi dan peningkatan visibilitas penggunaan. Penghematan biaya operasional terwujud di seluruh proses procure-to-pay melalui penempatan purchase order elektronik. Juga ada pengurangan tenaga kerja karena eliminasi hitungan siklus dan pengisian ulang manual, bersama dengan putaran inventori yang lebih tinggi yang mengakibatkan arus kas yang meningkat.”
P: Apa yang harus diketahui orang sebelum memasuki perjanjian VMI?
J: Program VMI adalah komitmen, tidak hanya dengan supplier yang Anda percayai, tetapi juga, yang lebih penting, komitmen terhadap proses secara keseluruhan. Produsen harus menyadari bahwa penghematan datang melalui otomatisasi dan manajemen inventori. Terlalu banyak di antara mereka ingin VMI tetapi tidak meluangkan waktu yang diperlukan untuk mengelola perubahan permintaan, atau yang lebih penting, mengadopsi efisiensi yang datang dari melepaskan proses pemesanan. Bagaimanapun, ini adalah program inventori dikelola vendor.
P: Kesalahan atau celah umum apa saja saat menerapkan program VMI?
J: “Seperti yang saya katakan, beberapa pelanggan gagal melepaskan kontrol, meragukan sistem atau memegang tegas untuk menempatkan purchase order manual,” tambah Smalley. “Ini seperti berinvestasi dalam mobil otonom dan kemudian tidak pernah melepaskan pengendali. Selain itu, beberapa pelanggan memilih untuk menyertakan komoditas yang tidak tepat dalam program mereka. Ini bisa berupa motor, gearbox, dan sejenisnya yang jarang digunakan, atau barang dan material yang membutuhkan keamanan tambahan dan harus menggunakan pengaturan vending yang aman.”
P: Apakah saya perlu berinvestasi (atau menyewa) mesin vending? Kotak perkakas elektronik?
J: “Setiap mitra VMI berbeda, tetapi menurut saya, vendor atau distributor harus menyediakan materi ini sebagai bagian dari tawaran solusi mereka,” ungkap Himmelman. “Namun, ada biaya signifikan untuk peralatan semacam itu, jadi pelanggan kemungkinan akan diminta untuk berkomitmen pada jumlah bisnis yang akan dilakukan dengan supplier tersebut, untuk menutupi investasi. Baiklah, solusi semacam ini memberikan keamanan yang luar biasa dan visibilitas real-time atas inventori yang tersedia, sehingga waktu henti yang terkait dengan stok habis menjadi hal dari masa lalu.”
P: Bagaimana dengan perangkat lunak manajemen perkakas? Bukankah itu bagian penting dari setiap sistem VMI?
J: Perangkat lunak manajemen gudang perkakas memang merupakan komponen dari banyak solusi VMI, tetapi bukan prasyarat. Dengan demikian, banyak di antaranya dapat terhubung dengan sistem ERP perusahaan, TMS (perangkat lunak manajemen perkakas) dan perangkat lunak CAD/CAM mereka atau berbagi informasi dengan platform EDI seperti Ariba. Melakukan hal ini lebih mempersingkat aliran data antara perangkat lunak dan sistem berbasis cloud yang berbeda, membuka pintu menuju keanggunan dan visibilitas yang lebih besar secara keseluruhan.
P: Saran atau topik lain yang mungkin kami lewatkan?
J: Nilai solusi VMI tidak terletak pada peralatan atau mesin, melainkan pada kemudahan di mana suatu perusahaan dapat mengelola tingkat inventori mereka, dan dengan efisiensi yang lebih besar yang dinikmati oleh semua karyawan yang berpartisipasi dalam program semacam ini. Mitra VMI memiliki kemampuan untuk memecahkan masalah, merekomendasikan peluang optimasi, dan menyarankan item tambahan untuk disertakan dalam solusi inventori dikelola vendor. Selain itu, pendekatan ini menyediakan pendekatan digital terhadap manajemen inventori, dan merupakan bagian penting dari setiap inisiasi Industri 4.0.
Kesulitan atau keuntungan apa yang Anda temukan saat mengintegrasikan sistem inventori dikelola vendor? Bagikan pikiran dan wawasan Anda di komentar di bawah.
Tonton video ini untuk mempelajari tentang mendapatkan visibilitas, menghemat waktu, dan mendorong keuntungan dengan solusi Manajemen Inventori ControlPoint termasuk Vending, VMI, CMI, eProcurement, perangkat lunak Manajemen Inventori dan layanan onsite:
