6 Cara Mengoptimalkan Proses Manajemen Aset Anda
Proses manajemen aset dan inventaris menambah nilai unik pada suatu operasi dengan menciptakan kerangka kerja yang andal untuk melacak bahan habis pakai individu, peralatan industri, dan properti penting lainnya. Aset didefinisikan sebagai peralatan yang digunakan untuk menjalankan bisnis Anda, sedangkan inventaris terdiri dari barang jadi atau suku cadang yang digunakan selama pembuatan. Dalam postingan ini, kami akan fokus pada pengelolaan aset dan membahas 5 cara untuk meningkatkan praktik pengelolaan yang ada.
Data yang disediakan dari Accelix memperkirakan bahwa rata-rata organisasi dapat menghabiskan hingga 80% dari waktu pemeliharaan mereka untuk melakukan pekerjaan reaktif sebagai akibat dari masalah atau gangguan kinerja. Satu pelajaran penting dalam manajemen aset yang efektif adalah penciptaan praktik proaktif yang dapat mengurangi kemungkinan masalah produksi dan meningkatkan laba atas investasi (ROI) untuk peralatan modal Anda. Mengoptimalkan proses manajemen aset membutuhkan waktu dan komitmen dari beberapa departemen. Mengadopsi praktik terbaik yang diidentifikasi dalam postingan ini dapat menambah kekuatan pada upaya pengelolaan aset Anda dan membantu Anda mendorong peningkatan berkelanjutan untuk bisnis Anda.
1. Membentuk Tim Manajemen Aset Khusus
Proses manajemen aset jauh lebih mudah untuk dioptimalkan ketika sumber daya didedikasikan untuk menyelesaikan pekerjaan. Untuk perusahaan yang lebih kecil, ini dapat berarti menugaskan pemilik proyek manajemen aset, sementara organisasi yang lebih besar dapat membuat tim yang terdiri dari beberapa anggota. Poin terpenting adalah memiliki pemilik yang jelas yang dapat melacak kemajuan dan bertanggung jawab atas hasil. Juga disarankan untuk memilih anggota tim dengan keahlian yang tepat yang terbiasa dengan praktik terbaik manajemen aset. Menunjuk orang atau tim yang berdedikasi juga memudahkan untuk melacak kemajuan upaya pengoptimalan.
2. Lakukan Peninjauan Aset Secara Rutin
Tugas penting lainnya untuk inventaris dan manajemen aset adalah memverifikasi jumlah yang ada secara berkala. Seluruh program manajemen aset Anda bergantung pada keakuratan data inventaris yang diambil dalam database Anda. Setiap perusahaan harus memilih jadwal yang paling sesuai untuk memenuhi kebutuhan regulasi dan operasional. Tinjauan berkala atas inventaris membantu mengoptimalkan proses manajemen aset Anda dengan mengidentifikasi aset yang hilang atau kurang dimanfaatkan. Anda juga dapat menggunakan waktu ini untuk melakukan tinjauan keuangan untuk penganggaran aset, pajak, atau asuransi. Ini bisa menjadi sangat penting untuk memahami perkiraan depresiasi modal dan menyelesaikan rencana keuangan masa depan.
3. Lacak Seluruh Siklus Hidup Aset
Manajemen siklus hidup aset harus mencakup setiap langkah utama yang terlibat dalam proses. Ini termasuk perencanaan, pembelian, penyebaran, manajemen, dan disposisi. Penting untuk menentukan setiap langkah ini karena pertimbangan unik harus dibuat pada setiap fase proses implementasi aset. Ini dapat mencakup praktik pemeliharaan, anggaran, dan alokasi kerja yang berbeda berdasarkan usia dan keadaan masing-masing peralatan. Dengan semua langkah proses siklus hidup aset yang ditentukan, Anda dapat mengoptimalkan tugas rutin dan menemukan cara lain untuk merampingkan pendekatan Anda.
Cara terbaik untuk memastikan pengumpulan data yang akurat sepanjang siklus hidup aset Anda adalah dengan menandai setiap aset dengan label kode batang yang tahan lama atau tag aset dengan nomor identifikasi unik. Digabungkan dengan pemindai kode batang genggam, tag aset, dan label kode batang memungkinkan staf memindai aset dengan cepat untuk mendokumentasikan pemeliharaan, perbaikan, penggunaan, transfer, atau aktivitas lain yang dapat memengaruhi kinerja. Dengan menghilangkan dokumentasi manual, Anda dapat memastikan data aset yang lebih akurat dan lengkap untuk mengoptimalkan aset Anda sepanjang siklus hidupnya. Memilih tag aset yang tahan lama seperti label foil Metalphoto® dan tag aset Metalphoto kaku yang akan tetap dapat dibaca sepanjang masa pakai aset Anda menghindari masalah pelabelan ulang yang mahal dan masalah keterbacaan yang dapat mengurangi keakuratan dokumentasi.
4. Berinvestasi dalam Sistem Otomatis
Platform perangkat lunak manajemen aset modern saat ini mampu melakukan otomatisasi tingkat tinggi. Peningkatan ini tentu membutuhkan waktu dan upaya untuk diterapkan tetapi seringkali dapat memberikan hasil yang sangat baik untuk pengoptimalan. Berbagai teknologi otomatisasi tersedia termasuk kecerdasan buatan (AI), perangkat Internet-of-Things (IoT), dan pembelajaran mesin. Semua alat ini dapat digunakan untuk mengurangi kerumitan tugas rutin dan menghasilkan wawasan yang lebih luas melalui manipulasi data tingkat lanjut. Mengoptimalkan proses pemeliharaan, kontrak, dan penagihan dapat menghemat waktu dan biaya di beberapa departemen.
5. Tingkatkan Perencanaan Pemeliharaan
Manajemen aset tidak mungkin dilakukan tanpa kegiatan pemeliharaan rutin untuk menjaga peralatan tetap berjalan dengan baik. Selain perawatan reaktif, perusahaan juga dapat mengadopsi teknik perawatan preventif dan prediktif. Setiap aset kemungkinan akan memiliki persyaratan perawatan yang unik dan bermanfaat untuk mengembangkan keahlian yang dibutuhkan untuk menyeimbangkan semua pendekatan ini secara optimal. Menciptakan tim pemeliharaan yang cakap dan menerapkan teknik yang efektif akan membantu Anda memaksimalkan kinerja aset Anda.
6. Merampingkan KPI dan Pelaporan Keuangan
Perencanaan keuangan adalah bagian mendasar dari manajemen aset dan dapat digunakan untuk menyiapkan anggaran, analisis biaya, dan laporan. Biaya pemeliharaan dapat mewakili beberapa biaya terbesar yang dialokasikan untuk pemeliharaan aset industri dan harus dipahami dengan baik. Selain itu, estimasi depresiasi dapat dipengaruhi berdasarkan sisa umur yang diharapkan dari setiap aset. Kerangka pelaporan keuangan yang kuat memungkinkan perusahaan membandingkan proyeksi biaya dan pendapatan dengan indikator kinerja utama untuk menentukan apakah dana pengelolaan aset yang dialokasikan membantu meningkatkan profitabilitas.
Beberapa tren industri akan mempengaruhi praktik manajemen aset jauh di masa depan. Dengan platform manajemen aset modern dan teknologi otomatisasi, perusahaan memiliki peluang untuk mengoptimalkan sebagian besar langkah proses yang penting. Memahami tuntutan masa depan dan kebutuhan manajemen aset lokal akan memungkinkan Anda mengembangkan program yang kuat untuk operasi Anda yang dapat menambah nilai signifikan bagi prioritas perusahaan Anda.
