Optimalkan Manajemen Pemeliharaan dengan Perangkat Lunak Pelacakan Aset Canggih

Sistem Perangkat Lunak Manajemen Pemeliharaan Terkomputerisasi (CMMS) telah merevolusi operasi sehari-hari perusahaan yang meliputi berbagai sektor industri termasuk manufaktur, Kesehatan, perhotelan, ritel, dll. Perangkat lunak pelacakan peralatan adalah sistem manajemen fasilitas yang canggih dan kuat yang melacak pesanan kerja, menghasilkan laporan yang akurat dengan cepat, dan secara instan menentukan aset bisnis mana yang memerlukan perangkat lunak pemeliharaan preventif. Peralihan yang meningkat terhadap sistem ini terletak pada kemampuannya untuk mengotomatisasi operasi bisnis, mengurangi waktu henti produksi dan meningkatkan umur peralatan. Dengan sistem manajemen yang fungsional penuh, perusahaan dapat merealisasikan peningkatan return on investment (ROI) mereka.

Salah satu aspek paling krusial dari implementasi CMMS yang sukses adalah memastikan bahwa semua data yang dimasukkan adalah lengkap dan akurat. Karena program komputer tidak dapat membedakan antara data baik dan buruk (atau mengidentifikasi sumber data yang hilang), individu yang bertanggung jawab untuk menyiapkan sistem manajemen perusahaan mereka bertanggung jawab untuk memastikan bahwa sistem akan melakukan apa yang dirancangnya. Berikut adalah lima cara sederhana untuk memastikan semua peralatan dan aset perusahaan akan masuk ke dalam program perangkat lunak manajemen.

1. Tentukan aset dan peralatan mana yang ingin Anda sertakan dalam inventaris CMMS Anda

Setiap perusahaan unik dan begitu juga aset dan peralatan mereka. Saat memutuskan item apa yang akan diinventarisasi, penting untuk mempertimbangkan kebutuhan dan prioritas perusahaan. Misalnya, mesin produksi dan bagian sangat penting untuk operasi manufaktur, dan peralatan mekanik, listrik, dan plumbing kritis untuk gedung perkantoran dan fasilitas besar. Meja, meja, komputer, dan peralatan AV penting untuk sekolah dan universitas. Selain menentukan peralatan penting yang akan diinventarisasi, keputusan mengenai aset sekunder juga perlu dipertimbangkan. Ini mungkin termasuk kendaraan serta barang stok seperti perlengkapan kantor, perlengkapan kebersihan, alat, dll.

2. Tentukan detail aset apa yang ingin Anda kumpulkan untuk CMMS Anda

Idealnya, terbaik untuk memasukkan sebanyak mungkin informasi ke dalam sistem tentang peralatan dan aset perusahaan. Namun, karena ini memakan waktu dan upaya, keputusan perlu dibuat tentang seberapa komprehensif daftar peralatan dan aset harus. Penting juga untuk mempertimbangkan bahwa semakin besar operasi, semakin banyak data yang akan ada. Untuk sebagian besar perusahaan, aset operasional dan mekanik besar adalah yang paling penting dan oleh karena itu, harus menerima perhatian detail paling banyak. Informasi relevan yang akan ditambahkan termasuk:

• Nomor seri
• Lokasi
• Kode batang
• Gambar
• Manual dan dokumen
• Detail produsen
• Tanggal (instalasi, kedaluwarsa jaminan, inspeksi)
• Vendor terkait
• Bagian pengganti dan pemasok terkait

Saat mengumpulkan data peralatan dan aset untuk perangkat lunak CMMS Anda, mungkin membantu untuk membuat spreadsheet yang diformat yang dapat didistribusikan dan diperbarui oleh kepala departemen. Dengan demikian, anggota dari departemen yang berbeda yang memiliki akses ke detail peralatan tertentu dapat berkolaborasi dalam membuat daftar aset master. Menggunakan program berbasis cloud akan memungkinkan anggota tim untuk memperbarui dokumen secara real time.

3. Tetapkan orang untuk bertanggung jawab atas pengumpulan data CMMS dengan jadwal waktu

Tidak diragukan lagi bahwa menyiapkan sistem perangkat lunak pemeliharaan peralatan memakan waktu dan tenaga. Untuk alasan ini, masuk akal untuk mengembangkan strategi yang akan memandu proses. Jika tim bertanggung jawab untuk membuat daftar peralatan, penting bahwa setiap anggota tim terinformasi dengan baik tentang tugas secara keseluruhan serta apa yang menjadi tanggung jawabnya. Menetapkan jadwal waktu yang realistis untuk membuat daftar inventaris memberikan kerangka untuk penyelesaian tugas. Berikut adalah gambaran tentang bagaimana jadwal waktu yang realistis seharusnya terlihat:

• Perusahaan dengan 0- 100 aset: 30 hari
• Perusahaan dengan 200 aset: 45 hari
• Perusahaan dengan 201 – 500 aset: 60 hari
• Perusahaan dengan 501-1000 aset: 90-120 hari

Selain itu, pemeriksaan kemajuan yang teratur yang dilakukan pada dasar mingguan atau dua mingguan harus dilakukan untuk memastikan tugas tetap sesuai jadwal.

Perusahaan besar atau yang memiliki banyak aset mungkin memilih untuk meng-outsource tugas audit peralatan. Dalam menentukan masalah ini, perusahaan perlu menimbang biaya menyewa vendor luar untuk melakukan tugas ini dengan tepat dan efisien terhadap biaya kesempatan yang terkait dengan waktu anggota staf yang diambil dari tugas reguler mereka.

4. Konsultasikan dengan vendor CMMS untuk saran

Untuk perusahaan yang sudah memiliki daftar inventaris peralatan online dan ingin memigrasikannya ke CMMS, vendor potensial dapat membantu dalam memahami apa yang perlu dilakukan. Klien dapat memilih untuk memigrasikan data sendiri atau membiarkan vendor melakukannya untuk mereka. Mereka yang memiliki waktu dan yakin dalam menangani aspek teknis implementasi CMMS mungkin menemukan migrasi data mereka lebih disukai. Jika Anda bersedia untuk memulai, tidak ingin ada hambatan, dan ingin pekerjaan dilakukan dengan benar sejak awal, vendor CMMS menawarkan opsi penyiapan turn-key.

5. Tinjau dan bersihkan daftar data peralatan CMMS

Langkah akhir dalam membuat daftar peralatan dan inventaris melibatkan pemeriksaan kesalahan dan memastikan semua informasi relevan telah dikumpulkan. Langkah akhir melibatkan hal berikut:

• Memverifikasi daftar Inventaris lengkap (disarankan untuk mendapatkan pasangan mata kedua)
• Periksa apakah ejaan sudah benar (kesalahan ejaan menandakan kurangnya kredibilitas)
• Gambar jelas dan diformat dengan baik untuk ditampilkan di berbagai perangkat
• Semua manual dan dokumen dirujuk
• Lokasi peralatan dan aset benar

Menambahkan perangkat lunak pelacakan peralatan ke dalam operasi melibatkan lebih dari sekadar investasi finansial. Ini memerlukan komitmen waktu dan tenaga yang diperlukan untuk memastikan sistem melakukan apa yang dirancangnya. Membuat inventaris peralatan dan aset yang komprehensif yang dimasukkan dengan tepat ke dalam sistem sangat penting untuk hasil yang sukses. Untuk itu, vendor senang memberikan saran kepada klien tentang opsi implementasi perangkat lunak manajemen pemeliharaan. Terlepas dari opsi yang dipilih, setelah penyiapan sistem selesai, CMMS menawarkan perusahaan cara yang sepenuhnya otomatis untuk memastikan operasi berfungsi dengan baik sambil menghemat waktu, tenaga dan uang.

Di Hippo CMMS, kami tahu bahwa 6 bulan pertama implementasi adalah yang paling krusial untuk keberhasilan pelanggan. Jika Anda tidak memiliki persetujuan dari semua pengguna dan adopsi rendah, kemungkinan implementasi CMMS menjadi sukses tidak menjanjikan. Itulah mengapa kami berinvestasi besar dalam proses onboarding pelanggan kami. Jika Anda ingin mengalami layanan pelanggan yang tak tertandingi dan perangkat lunak yang ramah pengguna kami, Anda dapat mencobanya gratis selama 30 hari!