Maksimalkan Efisiensi Pemerintah Daerah: Manfaatkan EAM untuk Operasi Pemeliharaan

Terlepas dari ukuran anggaran pemerintah daerah Anda, perangkat lunak manajemen aset perusahaan (EAM) berarti lebih banyak kontrol, lebih sedikit pemborosan. Anda membuat keputusan yang lebih baik, lebih cepat. Ukuran anggaran tidak penting sebagaimana yang Anda pikir. Tidak peduli seberapa banyak yang Anda mulailah, perangkat lunak manajemen aset meregangkan setiap dolar.

Manajemen aset 101

Sebelum membahas bagaimana perangkat lunak EAM membuat manajemen aset pemerintah daerah lebih mudah, patut membahas beberapa konsep inti.

Apa itu aset?

Ada banyak cara untuk memikirkan jawabannya. Satu ide: Jika sesuatu rusak tetapi tidak ada yang mengeluh, itu bukan aset. Aset bisa cukup kecil. Misalnya, meja di Balai Kota atau lampu baca di perpustakaan lokal. Namun mereka juga dapat menjadi infrastruktur pemerintah daerah yang signifikan, termasuk:

• jalan dan trotoar
• jembatan
• sistem saluran pembuangan air
• mesin berat
• bangunan
• tempat pembuangan akhir

Alih-alih menggunakan ukuran atau biaya, Anda dapat memikirkan aset dalam hal tujuan. Aset menyediakan layanan yang dibutuhkan dan diharapkan oleh warga.

Apa itu manajemen aset?

Pada tingkat individu, itu adalah bagaimana kita merawat barang yang kita miliki sesuai standar yang diinginkan menggunakan sejumlah uang yang mungkin. Menjalankan pemindaian virus pada komputer Anda adalah contohnya. Anda menemukan dan memperbaiki masalah kecil sebelum mereka kesempatan untuk tumbuh. Contoh lain adalah menabung untuk mengganti jendela lama rumah Anda. Penganggaran jangka panjang berarti investasi Anda tidak akan menguras anggaran. Dan mengupgrade jendela meningkatkan nilai rumah Anda sambil menurunkan biaya mengoperasikannya.

Pada tingkat pemerintah daerah, manajemen aset adalah tentang menemukan cara untuk menyediakan layanan baik pada tingkat yang diharapkan oleh warga dan dengan biaya yang berkelanjutan.

Mengapa manajemen aset pemerintah daerah penting?

Pemerintah daerah akan menghadapi banyak tantangan karena aset yang usang. Menurut Federasi Pemerintah Kanada (FCM):

“Sebagian besar infrastruktur di Kanada mendekati akhir masa manfaatnya… Dengan infrastruktur yang usang ini, pemerintah daerah dapat menghadapi peningkatan biaya pemeliharaan dan operasional, serta peningkatan signifikan untuk biaya pembaharuan dan penggantian di masa depan.”

Manajemen aset membantu karena “Memiliki gambaran yang lebih jelas tentang kondisi saat ini infrastruktur pemerintah daerah Anda dapat membantu Anda membuat keputusan yang lebih tepat tentang operasi aset, pemeliharaan, dan pembaharuan.”

Ini juga membantu dalam cara yang mungkin Anda tidak sadari. Menurut FCM, rencana manajemen aset yang kuat membantu Anda:

• mengajukan permohonan hibah
• mempertahankan biaya pengguna dan menetapkan tarif pajak
• negoisasi perjanjian yang lebih baik dan mengembangkan kemitraan

Permohonan hibah

Karena Anda tahu tepat di mana Anda membutuhkan dana dan bagaimana Anda akan menggunakannya, Anda mampu menulis permohonan hibah yang kaya data dan persuasif.

Biaya pengguna dan tarif pajak

Karena Anda mengetahui secara detail seberapa besar biaya mengoperasikan aset, Anda dapat lebih baik menjelaskan kepada warga kebutuhan akan biaya pengguna. Karena perencanaan yang baik mempersiapkan Anda untuk masa depan, Anda juga dapat menghindari kenaikan yang tiba-tiba dan tajam. Karena Anda memiliki ide yang jelas tentang kebutuhan dan biaya infrastruktur di masa depan, Anda dapat menetapkan tarif pajak untuk mendanai anggaran lokal dengan benar.

Perjanjian dan kemitraan

Karena Anda memiliki daftar lengkap dan detail infrastruktur Anda, Anda mampu melakukan pembelian besar-besaran dari pemasok pihak ketiga dan dalam posisi untuk berbagi sumber daya dengan pemerintah daerah lain.

EAM menjadi lebih mudah

Di inti manajemen aset pemerintah daerah yang sukses adalah data. Banyak sekali data. Dan tidak ada yang menyimpan dan memproses data lebih baik dari perangkat lunak. FCM memiliki daftar panjang manfaat perangkat lunak EAM. Patut untuk Anda menempatkan beberapa dengan sedikit lebih detail.

Manajemen aset yang didukung EAM membantu Anda:

Simpan semua data Anda di satu tempat

Alih-alih memiliki data penting tersembunyi di berbagai spreadsheet, presentasi, dan berkas pengolah kata, perangkat lunak EAM membuat semuanya mudah ditemukan. Dan menjaga data tetap terkini jauh lebih mudah saat tidak lagi melibatkan mencari email lama untuk versi terbaru dari berkas yang sekarang hanya ada sebagai lampiran.

Platform lama memerlukan investasi besar di muka untuk server, keahlian TI, dan pelatihan. Namun solusi EAM berbasis cloud menghilangkan beban pengaturan dan menjaga agar tetap berjalan dari bahu Anda. Di balik layar, penyedia mencadangkan dan meng-host data, memulai dan memperbarui perangkat lunak.

Bagikan data di seluruh departemen

Perangkat lunak EAM menyelesaikan masalah setiap departemen menggunakan metodenya sendiri untuk mengumpulkan, memformat, dan mendistribusikan data. Karena semua orang menggunakan sistem yang sama, semua data dimasukkan dengan cara yang sama, memungkinkan departemen berbagi dengan mudah. Data menjadi tidak hanya mudah diakses tetapi juga bermakna untuk setiap departemen pemerintah daerah.

Lacak biaya siklus hidup

Biaya siklus hidup mencakup perencanaan, pembelian, pemeliharaan, kadang-kadang rehabilitasi, dan kemudian pembuangan aset. Perangkat lunak EAM membantu Anda melacak biaya dengan menyimpan catatan yang akurat dan terkini dari semua pekerjaan yang dilakukan pada aset, yang kemudian dapat digunakan untuk menghitung secara akurat total biaya kepemilikan (TCO).

Bayangkan pemerintah daerah Anda memutuskan untuk membuka kolam komunitas. Akan membutuhkan biaya untuk mendesain dan membangunnya. Namun biaya tidak akan berhenti di sana. Biaya berkelanjutan mencakup pembersihan, pelindasan, dan pengembangan tenaga kerja. Kemampuan untuk melacak biaya sangat penting untuk menetapkan biaya pengguna dan anggaran untuk pemeliharaan di masa depan.

Lihat data dengan cara yang memberdayakan pengambilan keputusan

Tidak mungkin membuat keputusan yang baik dengan melihat kolom angka yang berakhirnya tak terduga. Namun setelah Anda menetukan serangkaian tujuan, perangkat lunak EAM dapat menghasilkan laporan menggunakan hampir setiap kombinasi titik data, termasuk indikator kinerja kunci (KPI). Anda akan dengan mudah tahu apakah Anda bergerak ke arah yang benar.

Contoh konkret dapat menunjukkan bagaimana KPI bekerja. Sejak 2011, Richmond Hill, bagian dari Greater Toronto Area di Ontario, memiliki rencana strategis yang berfokus pada KPI. Mereka mendefinisikan KPI sebagai “ukuran kinerja yang melacak kemajuan menuju hasil yang telah ditetapkan untuk tujuan pembelajaran dan perbaikan berkelanjutan.” Jadi, mereka melacak penggunaan mesin berat dengan KPI pengesalan salju. Tujuan adalah aksesibilitas untuk warga dengan masalah mobilitas. Mereka melacak kemajuan sebagian dengan mengukur secepat apa mereka menghapus salju dari trotoar. Tujuan mungkin agak abstrakt, namun mereka dapat melihat seberapa dekat mereka mendekatnya menggunakan data keras.

Memulai

Anda sudah memulai. Melakukan penelitian online dan membaca tentang manajemen aset dan bagaimana Perangkat Lunak Manajemen Pemeliharaan Pemerintah Daerah membuatnya lebih mudah adalah langkah awal yang bagus. Setelah Anda merasa telah memiliki pemahaman yang baik tentang manfaat rencana manajemen aset, FCM merekrut rekan kerja. Setiap proyek yang sukses membutuhkan tingkat dukungan dari atas ke bawah, dan dalam kasus ini, federasi menjelaskan, Anda akan perlu mitrar antara staf dan pejabat yang dipilih. Akhirnya, Anda akan ingin berbicara dengan pemerintah daerah yang sudah memiliki rencana. Penyedia perangkat lunak EAM juga adalah sumber informasi dan panduan yang luar biasa.