Manajemen Aset TI (ITAM) membutuhkan konstruksi proses bisnis yang cermat yang memungkinkan identifikasi, pelacakan, dan pengelolaan aset terkait TI untuk suatu organisasi. Untuk mempertahankan jumlah kontrol yang tepat atas semua aset, penting bagi perusahaan untuk mempertimbangkan dengan tepat bagaimana mereka akan menerapkan alat ITAM apa pun. Dengan pertimbangan peraturan, keselamatan, dan keamanan yang berbeda-beda di berbagai industri dan bisnis, keputusan ini sangat penting.
Dengan pasar ITAM global yang diperkirakan akan berlipat ganda pada tahun 2026 dan mencapai ukuran pasar lebih dari $2 miliar, ada minat yang sangat besar terhadap teknologi dan sistem ini. Program manajemen aset TI yang dikembangkan dengan baik akan membutuhkan partisipasi seluruh tenaga kerja agar berhasil. Memelihara catatan yang akurat, menerapkan tag aset (seperti label aset foil, tag aset Metalphoto® kaku, dan tag aset vinil yang dapat dirusak dan dirusak untuk mencegah pencurian), dan mengikuti rencana pemeliharaan preventif hanyalah beberapa dari banyak langkah yang diperlukan di sepanjang cara.
Dalam posting ini, kami telah mengumpulkan 50 praktik terbaik ITAM yang dapat membantu Anda mengembangkan rencana manajemen aset TI yang kuat untuk operasi Anda. Daftar ini berfokus pada pertimbangan perangkat keras dan cara terbaik memanfaatkan platform perangkat lunak dan tenaga kerja yang terlibat untuk memantau dan melacak aset penting. Kami harap Anda menemukan beberapa ide dan konsep hebat yang dapat menyempurnakan pendekatan Anda saat ini terhadap ITAM dan menemukan cara baru untuk meminimalkan biaya dan memaksimalkan produktivitas.
1. Inventarisasi komponen TI Anda dengan benar . “Sekarang, pisahkan kerangka kerja itu menjadi komponen TI individualnya dan bagaimana kaitannya dengan tujuan, strategi, dan visi Anda. Buat inventaris komponen TI, di mana Anda membandingkan apa yang Anda ingin TI lakukan dengan apa yang sudah dilakukan TI. Buat inventaris ini sebagai tampilan tingkat tinggi dari apa yang disediakan TI, mirip dengan apa yang Anda lihat di bagan organisasi. Anda sedang mencari area fungsional yang mendefinisikan organisasi TI Anda.” – Joe Hertvik, Manajemen Perubahan Organisasi (OCM):Sebuah Template untuk Reorganisasi TI di Sekitar Visi Anda, BMC; Twitter:@bmcsoftware
2. Hilangkan aset hantu dan zombie . “Aset hantu entah itu hilang/dicuri atau aset yang disebutkan dalam buku Anda. Tetapi secara fisik mereka tidak tersedia. Aset zombie secara fisik ada tetapi tidak disebutkan dalam buku. Mereka terjadi karena praktik pengelolaan aset yang tidak efisien &keduanya berpengaruh dalam perpajakan. Mengapa aset hantu menjadi masalah? Karena Anda membayar pajak untuk aset yang tidak Anda gunakan.” – 7 Praktik Manajemen Aset Terbaik untuk Bisnis Anda, AssetInfinity; Twitter:@assetinfinity
3. Inventaris dengan benar aset “Bawa Perangkat Anda Sendiri” . “Langkah ketiga adalah memastikan bahwa aset seluler Anda juga dilacak. Awalnya, Anda mungkin tidak memiliki kebijakan ITAM Bawa Perangkat Anda Sendiri, tetapi Anda selalu dapat memulai dengan meminta pengguna untuk mendaftarkan perangkat pribadi mereka untuk pelacakan MDM. Perangkat pribadi ini berada di dalam dan di luar jaringan rumah, dan karenanya memerlukan teknik penemuan aset yang dinamis.” – praktik terbaik manajemen aset TI, ManageEngine; Twitter:@manageengine
4. Ketahui kapan harus meningkatkan aset usang . “Tidak mengetahui aset apa yang tersedia untuk karyawan Anda dapat berdampak negatif pada pekerjaan mereka. Peralatan usang di jaringan dapat menyebabkan pelambatan untuk aplikasi bisnis penting, atau memengaruhi pengalaman pengguna secara negatif. Melacak siklus hidup aset dan menemukan cara untuk meningkatkan atau menggantinya dengan aman dapat membantu meningkatkan produktivitas.” – Eric Dosal, Apa Itu Manajemen Aset TI (ITAM) &Mengapa Penting?, Compuquip; Twitter:@compuquip
5. Gunakan proses penemuan aset otomatis . “Menggunakan fungsi penemuan dan manajemen aset otomatis, bersama dengan server dan alat pemantauan aplikasi akan memungkinkan organisasi untuk melihat detail inventaris komputer, sambil benar-benar memecahkan masalah kerusakan server atau masalah kinerja aplikasi. Deteksi penggunaan perangkat keras atau perangkat lunak oleh karyawan yang tidak sah dan tidak patuh pada workstation perusahaan mereka, juga dapat dinilai.” – Apa itu Manajemen Aset TI – Praktik Terbaik, DataVista; Twitter:@datavista_inc
6. Pertimbangkan alat pendeteksi aset otomatis . “Data ini disimpan di repositori pusat, yang logistiknya tidak selalu praktis mengingat ukuran tumpukan teknologi organisasi saat ini. Itulah mengapa perangkat lunak dan aplikasi ITAM pihak ketiga dapat bermanfaat bagi banyak perusahaan. Alat-alat ini secara otomatis mendeteksi perangkat keras, perangkat lunak, dan aset jaringan, sambil mengumpulkan dan menyimpan data sehingga bisnis dapat membuat keputusan yang cerdas dan mengoptimalkan ROI mereka.” – Apa itu manajemen aset TI?, Alur Kerja; Twitter:@ServiceNow
7. Gunakan alat inventaris otomatis dan fisik . “Baik penemuan otomatis dan alat inventaris fisik seperti pemindaian kode batang diperlukan untuk memastikan pengelolaan aset yang berkelanjutan melalui bagian operasional dan non-operasional dari siklus hidup. Tanpa kemampuan inventaris fisik, tidak mungkin untuk mendukung proses manajemen aset TI tertentu dan praktik terbaik, seperti menerima dan menggulirkan inventaris (fisik).” – Manajemen Aset TI:Ini Semua Tentang Proses, Provance &Gartner. Twitter:@Provance
8. Terapkan praktik perencanaan inventaris strategis . “Ketika Anda melacak inventaris apa yang Anda miliki di infrastruktur TI Anda, menjadi lebih mudah untuk merencanakan pengeluaran aset di masa mendatang. Tanpa mengetahui apa yang saat ini ada di sistem pengguna akhir Anda – baik perangkat keras maupun perangkat lunak – sangat sulit untuk merencanakan anggaran pengadaan. Anda mungkin akhirnya mendapatkan lebih banyak aset, dan yang tidak diperlukan. Manajemen aset yang terpusat dan efisien memungkinkan Anda memindai seluruh jaringan dan membuat daftar perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan sistem Anda.” – Vinod Mohan, Manfaat &Praktik Terbaik Manajemen Aset TI, Solarwinds; Twitter:@solarwinds
9. Jangan lupa tentang disposisi aset TI . “IT asset disposition (ITAD) adalah bisnis yang dibangun di sekitar pembuangan produk TI yang usang, usang, atau tidak diinginkan secara aman dan bertanggung jawab secara ekologis. Seringkali diabaikan bahkan oleh organisasi dengan departemen TI yang kuat, ITAD dapat menjadi salah satu pendorong nilai terkuat yang terkait dengan manajemen aset TI, karena memungkinkan organisasi untuk menutup biaya yang signifikan saat membuang peralatan TI yang tidak lagi diperlukan. Organisasi dapat memanfaatkan sistem manajemen aset TI mereka untuk menyimpan catatan penggunaan berbagai peralatan TI, menentukan kapan peralatan perlu diganti.” – Mike Bollman, Manajemen Aset TI 101, Cherwell; Twitter:@Cherwell
10. Pertahankan inventaris terpusat . “Menilai departemen TI Anda adalah langkah pertama menuju proses ITAM yang solid. Analisis dan catat aset Anda untuk membuat inventaris yang terorganisir. Pertimbangkan semua aspek TI termasuk pusat data, komputer, aset cloud, dan jaringan untuk menciptakan pemahaman gambaran besar tentang sumber daya yang tersedia. Dengan perangkat lunak manajemen aset TI, Anda dapat dengan mudah melacak inventaris Anda saat ini dan menambahkan produk atau informasi baru saat diperoleh.” – 5 Manfaat Manajemen Aset TI dan Praktik Terbaik untuk Bisnis Anda, Teknologi Nearshore; Twitter:@nearshore_tech
11. Integrasikan kepatuhan dan tata kelola dengan ITAM . “Di masa lalu, manajer aset TI lebih dilihat sebagai manajer pengendalian inventaris, tetapi pendekatan lama itu telah berubah secara dramatis selama bertahun-tahun hingga sekarang mencakup kewajiban kontrak termasuk kepatuhan dan tata kelola, kewajiban keuangan seperti pengembalian investasi (ROI) dan total biaya. kepemilikan (TCO), dan proses inventaris termasuk kontrol, praktik akuntansi, mengamankan merek, dan masalah kekayaan intelektual.” – Todd R. Weiss, Praktik terbaik untuk manajemen aset TI selama pandemi, Manajemen Aset Keamanan Siber; Twitter:@AxoniusInc
12. Buat proses penghentian aset formal . “Tergantung pada negara Anda, ada sejumlah cara yang legal untuk menghasilkan uang dan membuang perangkat keras lama. Ada organisasi yang akan membeli perangkat keras lama dari organisasi tersebut, dan kemudian menjualnya sebagai 'refurbished'. Ada juga perusahaan daur ulang, organisasi amal, dan sekolah tempat organisasi tersebut dapat menyumbangkan perangkat keras lama mereka. Penting untuk diingat bahwa Anda perlu menghapus data apa pun dari perangkat keras sebelum membuang aset. Ini harus menjadi bagian dari proses pensiun.” – David Foxen, Pentingnya HAM yang Efektif (Manajemen Aset Perangkat Keras), Tinjauan ITAM; Twitter:@itamreview
13. Hindari praktik TI bayangan di antara staf . “Semakin sering, aplikasi, lisensi, dan aset TI lainnya dibeli, dikelola, dan digunakan dalam “bayangan”, tanpa sepengetahuan tim TI pusat. Perangkat lunak yang membuat kolaborasi lebih mudah dapat menjaga TI tetap terhubung, memungkinkan tim lain menjadi lebih produktif, dan menghindari risiko dan biaya yang tidak perlu.” – Apa itu manajemen aset TI (ITAM)?, Atlassian; Twitter:@atlassian
14. Optimalkan penggunaan aset individu . “Manajemen aset perangkat keras berfokus untuk mendapatkan hasil maksimal dari aset organisasi dengan menggunakan aset yang tidak digunakan atau kurang digunakan. Gunakan perangkat lunak untuk melacak inventaris Anda secara akurat sehingga Anda tidak mengeluarkan uang terlalu banyak. Sebaliknya, dapatkan peringatan tepat waktu saat inventaris mencapai ambang batas pesanan yang rendah. Menciptakan standar dengan memanfaatkan informasi tersebut memungkinkan perusahaan untuk membeli hanya apa yang diperlukan dan menghindari penyimpanan aset perangkat keras.” – 6 Cara Perangkat Keras Perangkat Lunak Manajemen Aset Menguntungkan Bisnis Anda, AssetSonar; Twitter:@assetsonar
15. Tetapkan kebijakan tata kelola yang jelas . “Kami ingin percaya bahwa kami memiliki proses yang solid, tetapi struktur organisasi TI kami tidak memberdayakan satu kelompok pun di dalam TI untuk membangun proses yang solid. Memiliki fokus yang kuat pada tata kelola yang baik akan memperbaiki masalah ini. Manajer senior perlu menyadari bahwa proses gagal tanpa tata kelola. Menetapkan tujuan khusus untuk program yang mencakup mendefinisikan dan mengelola ruang lingkup. Perubahan kepemimpinan dan bisnis akan berdampak pada ruang lingkup dan prioritas. Kita harus meninjau kembali tujuan, kebijakan, dan proses ketika prioritas bisnis bergeser.” – Patricia Adams, Praktik Terbaik Manajemen Aset TI untuk Membantu Anda Tidur di Malam Hari, Ivanti; Twitter:@GoIvanti
16. Kelola pengalaman pengguna akhir . “Seringkali, aset dapat disegarkan hanya karena pengguna meminta penggantian, karena tidak ada yang melacak berapa lama mereka telah digunakan. Sebagai alternatif, aset digunakan hingga rusak, atau frustrasi pengguna meningkat karena waktu kinerja aplikasi dan penyimpanan terbatas pada model lama. Memiliki sistem otomatis – dengan tanggal penyegaran yang ditetapkan dan yang menangkap tiket dan permintaan layanan TI – akan menandai masalah kinerja dan memberikan pengalaman pengguna yang lebih produktif.” – Ian Aitchison, Apa saja strategi manajemen aset TI yang efektif?, MobiChord; Twitter:@MobiChord
17. Mendorong kolaborasi antar karyawan . “Berdayakan karyawan Anda. Aset bersama dapat digunakan secara lebih efektif melalui umpan balik dan wawasan kolaboratif. Selain itu, karyawan dapat memberikan wawasan yang bermanfaat tentang materi pelajaran yang terkait dengan manajemen aset. Ini termasuk referensi untuk keamanan produk, pengembangan keterampilan, dan materi basis pengetahuan lainnya yang dapat diperbarui dan dapat direferensikan oleh karyawan.” – Manfaat Manajemen Aset TI – Ide bagus untuk bisnis, EZOfficeInventory; Twitter:@OfficeInventory
18. Berdayakan karyawan untuk menggunakan informasi ITAM . “Menghadapi banyak sekali keputusan penting yang harus segera dibuat, para pemimpin merasakan dorongan untuk membatasi otoritas dan memperketat kontrol. Namun, memberdayakan tim yang tepat dan memanfaatkan informasi yang terkandung dalam sistem Manajemen Aset TI Anda adalah pendekatan yang lebih baik. Dunia kita masih berubah dengan kecepatan yang sangat cepat, jadi Anda dan rencana Anda harus fleksibel dan keputusan Anda harus didasarkan pada informasi yang tepat waktu dan akurat.” – Posisikan Perusahaan Anda untuk Ketahanan Global, SunView; Twitter:@sunviewsoftware
19. Pertimbangkan dampak kerja jarak jauh . “Ke depan, semuanya akan diukur secara berbeda karena karyawan ada di rumah. Tingkat kepuasan mereka dengan departemen TI mereka adalah betapa mudahnya mereka mendapatkan perangkat keras dan aset yang mereka butuhkan dikirimkan kepada mereka. Perusahaan perlu memikirkan kembali operasi dan nilai yang mereka cari untuk keluar dari TI dan sistem digital mereka.” – Manajemen Aset Perangkat Keras di Lingkungan Kerja-dari-rumah, AMI; Twitter:@AMITracks
20. Beri tahu karyawan tentang pembaruan . “Proses manajemen aset yang efisien juga memastikan Anda dapat mematuhi peraturan yang terkait dengan peralatan, serta menanggapi persyaratan audit apa pun. Selain itu, dengan memberi tahu tim Anda tentang kebutuhan yang akan datang (seperti pembaruan perangkat lunak, pemeliharaan rutin berkala, atau perangkat yang mencapai akhir masa pakainya), Anda dapat secara proaktif menyarankan tindakan untuk pengambil keputusan, sehingga meningkatkan efisiensi perusahaan Anda.” – Cara Menunjukkan Nilai Manajemen Aset TI, SolarWinds; Twitter:@SolarWinds
21. Pertimbangkan kebutuhan peraturan dan keamanan . “Sebagian besar karyawan yang bekerja di lingkungan kantor memiliki desktop yang disediakan perusahaan, dan perusahaan semakin dipasok dengan TI seluler seperti smartphone dan tablet. Solusi manajemen aset TI membantu mencegah pencurian dan transfer yang tidak diinginkan, menyederhanakan koordinasi pemeliharaan, dan memungkinkan penggantian cepat saat aset rusak. Bisnis tertentu dan bahkan perusahaan TI yang menyediakan layanan pihak ketiga untuk industri yang sangat diatur mungkin diharuskan memiliki solusi pelacakan aset TI yang memenuhi standar minimum.” – Pelacakan Aset:Sistem dan Solusi Kustom untuk Memantau dan Melacak Aset di Berbagai Industri, Camcode; Twitter:@camcode
22. Kumpulkan masukan berkelanjutan . “Proses ITAM Anda tidak statis. Berusahalah untuk terus meningkatkan dan menyempurnakan proses Anda. Jaga komunikasi terbuka dengan tim ITAM yang Anda tunjuk. Mintalah umpan balik mereka tentang bagaimana keadaannya dan apa yang mereka butuhkan dari Anda untuk beroperasi lebih efektif. Mintalah umpan balik dari karyawan di luar tim ITAM dan tanyakan kepada mereka bagaimana mereka memandang program tersebut berjalan.” – Manajemen Aset TI yang Berhasil:5 Praktik Terbaik, Tech Dump; Twitter:@TechDumpMN
23. Simpan informasi penting untuk setiap aset . “Informasi yang disimpan terhadap setiap aset perangkat keras setidaknya harus memastikan bahwa aset tersebut dapat diidentifikasi secara unik. Untuk mengoptimalkan aset perangkat keras, administrator TI perlu menyimpan informasi tambahan terkait garansi, kontrak dukungan, pemeliharaan, dan variabel lainnya. Manajemen aset perangkat keras juga perlu menyertakan data untuk mendukung SAM.” – Cara Efektif Mengelola Inventaris TI Anda, Comparesoft; Twitter:@comparesoft
24. Lacak seluruh siklus hidup aset TI . “Salah satu proses utama Manajemen Aset TI adalah melacak siklus hidup lengkap aset Anda. Ini termasuk permintaan karyawan untuk aset baru, persetujuan manajemen, pengadaan, penyediaan, daur ulang, dan pensiun. Strategi ITAM membantu menetapkan prosedur yang tepat agar proses ini berjalan dengan lancar. Mengelola setiap bagian dari siklus hidup aset membantu TI menyediakan layanan berkualitas kepada karyawan dan memberi mereka informasi untuk membuat keputusan yang tepat.” – Apa itu Proses Manajemen Aset TI?, Vizor; Twitter:@VIZOR_cloud
25. Pahami biaya sebenarnya dari setiap aset . “Setiap aset memiliki biaya, dan uang adalah bahasa bisnis. Integrasikan ITAM dengan manajemen keuangan TI untuk mendapatkan lebih banyak penghargaan dari bisnis Anda yang lain. Anda akan dapat mengomunikasikan biaya secara teratur melalui faktur showback atau tolak bayar dan menggunakan manajemen keuangan untuk mengelola permintaan dan mendorong budaya sadar biaya.” – Brian Hollandsworth, 10 tips tentang cara memenangkan tantangan manajemen aset TI, Network World; Twitter:@networkworld
26. Standarisasi definisi Anda tentang aset TI . “Peralatan dan perangkat lunak TI yang tidak standar dapat menghabiskan banyak uang bagi organisasi. Hal ini menyebabkan staf TI menjadi kurang produktif karena kurangnya keahlian dalam mengelola aset yang tidak standar sehingga setiap permasalahan menghasilkan proses pembelajaran. Menerapkan standar pada aset TI tidak hanya membuat staf TI lebih produktif, pengguna juga lebih produktif berinteraksi dengan sistem dan data yang mereka kenal.” – Apa itu Manajemen Aset TI?, Freshworks; Twitter:@freshserviceapp
27. Perhitungkan dan minimalkan perangkat keras yang hilang . “Biaya lainnya termasuk deteksi, forensik, kehilangan produktivitas, kehilangan kekayaan intelektual, pelanggaran data, dan biaya hukum, konsultasi dan peraturan. Hampir setengah (46 persen) dari laptop yang hilang berisi data rahasia. Jumlah laptop yang hilang dan biaya terkait kemungkinan lebih tinggi hari ini daripada satu dekade lalu. Masalahnya diperparah dengan rekor jumlah karyawan yang bekerja dari rumah menggunakan berbagai perangkat yang terus bertambah.” – Peran Penting Manajemen Aset TI di Dunia Kerja-dari-Rumah, Teknolog; Twitter:@teknolog
28. Mulai dengan subset aset . “Memulai dengan subset yang lebih kecil memberi Anda kesempatan untuk memilih aset dengan dampak terbesar, mis. stasiun kerja. Tetapi dengan menargetkan stasiun kerja, Anda dapat menerapkan proses tersebut pada langkah pertama dan melihat cara kerjanya. Anda dapat mengembangkan hubungan kerja yang lebih baik dengan tim dukungan dan meja layanan di sekitar situasi "Apa yang harus dilakukan jika". Setelah semua kekusutan diselesaikan, Anda dapat mulai mengelola subset aset berikutnya dalam daftar Anda. Batch berikutnya akan berjalan lebih lancar, dan Anda akan dapat menjalankan pengelolaan aset tersebut lebih cepat.” – Yvette Mathews, Tips Manajemen Aset TI yang Efektif, ITS; Twitter:@ITS_Partners
29. Gunakan kode batang untuk meningkatkan alokasi aset . “Seiring dengan sistem check-in/check-out, pemindai kode batang memiliki kemampuan untuk secara otomatis menyarankan lokasi aset berdasarkan peran, posisi, atau departemen pengguna baru. Misalnya, Demi dari HR perlu meminjam laptop selama tiga hari. Berdasarkan departemennya, alur kerja check-out menyarankan lokasi aset Kamar 305, yang merupakan lokasi HR. Akibatnya, Anda selalu tahu siapa yang memiliki apa dan di mana. Melacak lokasi aset memastikan organisasi mempertahankan kendali atas program pinjaman mereka.” – Tingkatkan Efisiensi Manajemen Aset TI Dengan Pemindai Kode Batang, Vizor; Twitter:@VIZOR_cloud
30. Pilih metrik penting untuk dilacak . “Selain informasi umum seperti vendor, data konfigurasi jaringan, lokasi, info pengguna, lisensi, info pembelian &pembuangan, dan informasi keuangan, metrik utama yang terkait dengan tujuan Anda harus diidentifikasi untuk pelaporan. Misalnya, jika tujuannya adalah untuk meningkatkan keputusan pembelian, lacak metrik seperti tingkat penyusutan aset, biaya pemeliharaan rata-rata, dan denda pelanggaran sewa rata-rata yang dibayarkan.” – Farida Ali, 7 PRAKTIK TERBAIK UNTUK IT ASET MANAGEMENT (ITAM), Dinamis; Twitter:@DynamicFutureIT
31. Putuskan apakah aset TI harus dikelola atau tidak dikelola . “Menurut risiko yang terkait dengannya, aset TI harus diklasifikasikan sebagai dikelola atau tidak dikelola. Kategori pertama harus mencakup laptop, desktop, perangkat seluler, server. Yang ini harus check-in setiap hari. Kategori tidak terkelola harus mencakup aset TI yang tidak berisi data sensitif – hub, monitor, printer.” – Elena Georgescu, Praktik Terbaik Manajemen Aset TI:Tinjauan, Keamanan Heimdal; Twitter:@HeimdalSecurity
32. Pahami kondisi setiap aset. “Perhatikan kondisi aset dengan melacak metrik yang paling penting. Metrik ini tidak hanya melacak informasi dasar; mereka akan melacak data utama yang terkait dengan tujuan bisnis. If you have a good understanding of asset condition, you’re more prepared for audits and any other unexpected challenges that might come up over the asset lifecycle. This leads to improvement in service to end-users, compliance, and spending on purchasing and managing assets.” – IT Asset Management (ITAM) Best Practices Guide, Crossfuse; Twitter:@crossfuze
33. Use both barcodes and RFID for asset tagging . “While the serial number is a key data point for all assets, it should not be used as the standard data point for tracking and reporting purposes in isolation. Barcoding is the preferred route. This allows for a consistent, key identifier for all assets in a standard format. Bar coding also allows for a more controlled inventory. Tags can be tracked and assets visually confirmed as well as being captured within the inventory. RFID asset tags are becoming more standard in the datacentre and server environment, and also with other assets that organizations don’t want to leave the premises. Overall, having an RFID and Barcoded asset tagging solution will bring greater management and security to hardware assets.” – David Foxen, Quick guide to Hardware Asset Tagging, The ITAM Review; Twitter:@itamreview
34. Use structured documentation . “There’s more to IT asset management than just writing stuff down. That sort of flat documentation doesn’t really add a ton of value. Structured documentation does, because it enables you to link things together in meaningful ways. So you know which user has which hardware, which software and which passwords. Flat documentation can tell you that your client has ten computers. Structured documentation tells you which user has which computer, what that computer is connected to, and what they use it for. Being able to flow seamlessly through different asset types allows you to get actual value from the documentation you’re using.” – IT Asset Management Best Practices, IT Glue; Twitter:@itglue
35. Identify underused IT assets . “Underused IT assets lead to wasted time and money, preventing the most efficient flow of work and critical processes. And with all the complex multi-cloud environments, cybersecurity threats and compliance requirements to address, organizations are realizing that ITAM is now a business necessity. To reap the many benefits of ITAM, organizations should carefully vet Asset Management offerings to ensure that they contain the key elements for successful IT asset management.” – Dr. Akhil Sahai, How better asset management can take your business to the next level, ITProPortal; Twitter:@ITProPortal
36. Streamline hardware and software. “When managing your assets, you’ll need to have both the correct hardware and software, and you’ll need to ensure the two are well-integrated. They should work well in tandem without any compatibility issues. Your hardware is just as important as the software component within your asset management system.” – 5 Asset Management Best Practices, Wasp; Twitter:@waspbarcode
37. Plan ahead for maintenance needs . “While it’s nice to think that technology will just work the way it should all the time, that’s not practical or realistic. You should plan for maintenance—both regularly scheduled maintenance and unexpected maintenance. That could mean having one or two laptops on hand as ready-to-go replacements, or it might be as simple as having a plan for what employees should do if their tech equipment keeps them from routine tasks for a while.” – The quick guide to hardware asset management, RedNight Consulting; Twitter:@RedNightConsult
38. Protect your assets from theft . “The theft of fixed assets is a multifaceted security challenge that different types of organizations have to confront day to day. From medical devices in hospitals and computers in schools or business premises to bulldozers on construction sites and inventories in warehouses—there is the need to implement technical, physical, and logical antitheft measures to prevent the loss of expensive and business-critical tools.” – 7 Ways to Protect Fixed Assets Against Theft, GoCodes; Twitter:@gokodes
39. Conduct audits to avoid compliance penalties . “More than likely, companies that face penalty fees don’t intend to operate their IT assets outside of compliance, but the consequences are the same regardless of intent. To ensure compliance and avoid costly vendor penalties, IT Asset Managers should conduct regular internal audits to get out front of compliance risks. – Lauren Suggett, The Role of Compliance in IT Asset Management, Nitro Software
40. Review ISO standards for IT asset management . “The International Standards Organization (ISO) maintains the officially recognized standards for IT asset management. Before addressing your IT assets, examine the ISO standards, and consider the processes and IT software tools to put into place. This upfront planning is worth the effort. A successful IT asset management implementation helps you make the most of your organization’s technology adoption and growth.” – Robert Izquierdo, A Beginner’s Guide to IT Asset Management, The Blueprint
41. Consider using a configuration management database (CMBD) . “Do you have a CMDB? It’s not necessary for all organizations, but it can be a useful way to:
Be thoughtful about what data you choose to feed the CMDB. While it can be an important single source of truth, it doesn’t need to contain every piece of data you have. Only include what adds value.” – Kirstie Magowan, 7 Tips for Efficient IT Hardware Inventory Management, BMC; Twitter:@bmcsoftware
42. Govern the entire IT asset management process . “You constantly face mounting pressure to forecast and budget IT resources, cut costs, and improve departmental efficiency. To be successful, you need to control the entire asset management process, budget and risks against the desired performance of the assets. Your best shot at being efficient is to centralize this activity using a cross-functional team.” – Norm Brien, IT asset management:How to be efficient, CIO; Twitter:@CIOonline
43. Keep assets up-to-date . “The best security measure against cyberattacks is to ensure your IT hardware and software is up-to-date with the latest firewall and other cybersecurity measures. It starts with IT asset management! Regular monitoring of IT assets would keep you informed of the lifecycle of your hardware and software so that you can update them as needed.” – Haziqa Ishtiaq, How important Is IT Asset Management for an Organization?, GoodFirms; Twitter:@GoodFirms
44. Avoid unnecessary IT expenses . “After an audit, either internal or external, some stakeholders are dismayed to find a striking gap between what they thought they had at their disposal and what their assets and inventory actually are. The ability to run accurate economic, sales, and marketing models is invaluable. It makes negotiations with third parties and clients easier and more profitable. In addition, when accurate numbers are in place, decision makers can relocate, sell, update or reorganize IT assets. Any one of these options will make a tremendous difference in a company’s budget.” – IT Asset Management:Benefits and How to Get Started, Go Codes; Twitter:@gokodes
45. Consolidate IT assets . “When planning for your future technology needs, it’s important to consider cleaning up and streamlining your existing IT infrastructure. IT consolidation is a process by which redundant systems are merged together and simplified. By merging systems together, you can reduce your IT costs, streamline your support tasks and increase the overall productivity of your business.” – Planning for future technology and IT needs, RedNight Consulting; Twitter:@RedNightConsulting
46. Adopt an asset management mindset . “Asset management practices define the actions to be taken to protect and preserve technology assets – from physical locks on equipment to inventory tags. In conjunction, policy provides the “asset management mindset”. This mindset acknowledges that”technology assets are important to us and we take them seriously enough to put up with protective controls”. To realize all of the intended benefits, this mindset must be integrated into daily operations and the corporate culture — and this is achieved through adopted policy.” – Protecting Business Interests With Policies for IT Asset Management, IT Toolkit; Twitter:@ittoolkitcom
47. Apply ITAM learning to the budgeting process . “IT hardware asset management entails the tracking of physical components of computers and networks in order to create an inventory of all hardware assets in the IT department. This inventory helps you track the lifecycle of hardware including how long you’ve had components, expiration of components, etc. With this information, you can make better budgetary decisions for the future based on what you think you will need.” – What Are The Best Practices for ITAM?, Insource; Twitter:@InsourceInc
48. Carefully manage ITAM investments as a small business . “Every penny counts for small businesses, and it’s easy for many to fall into the trap where a hesitancy to invest in IT asset management costs them much more in the long-run. Getting started typically involves conducting an internal audit to identify all IT assets the organization currently owns. This can be a daunting and time-consuming job, even with tools available that can help. For that reason, outsourcing IT asset management and other IT responsibilities to a managed services provider can often be a more cost-effective and efficient solution.” – IT Asset Management Best Practices for 2021, NinjaRMM; Twitter:@NinjaRMM
49. Don’t confuse ITAM and configuration management . “In most cases, configuration information is simply not suitable or not reliable enough for IT asset management purposes. For example, Configuration Manager determines the primary user of a computer, however, this can be determined based on how the administrator has configured the setting—either most recent, frequent or primary. Similarly, using an IP address to determine a computer’s physical whereabouts isn’t always precise or accurate; few IT organizations optimize IP address subnet allocation to readily map to locations as they’re defined for IT asset management.” – Brian Field, Don’t Confuse IT Asset Management and Configuration Management, Provance; Twitter:@provance
50. Form a dedicated IT asset management team . “Select a small but knowledgeable group of IT professionals and task them to identify the organization’s needs. This core group should define the goals of the program, determine what information the ITAM process should provide, who needs the output, research available ITAM tools and establish a budget. They will need to work with other parts of the organization and have the authority to make decisions regarding the ITAM practice. Once the plan is approved, the ITAM team would be responsible for full implementation.” – Ed Cartier, IT Asset Management Best Practices, xAssets; Twitter:@x_assets
Teknologi Industri
Manajemen aset yang tepat memungkinkan perusahaan utilitas untuk melayani kebutuhan energi dan listrik negara secara efektif. Setiap gangguan dalam proses ini membawa potensi kegagalan bencana dalam infrastruktur negara. Kami tidak berbicara tentang menghitung beberapa perlengkapan kantor. Pelacakan
Kami tidak sering menganggap sekolah sebagai entitas yang sangat banyak aset, tetapi semakin banyak, institusi pendidikan mengisi penuh dengan aset mahal untuk lebih mengikuti dunia kita yang selalu berubah dan didorong oleh teknologi. Lewatlah sudah hari-hari buku komposisi dan pensil berjajar di r
Semua perusahaan, dari bisnis kecil lokal hingga perusahaan global terbesar, perlu memantau dan mengontrol aset mereka. Biaya modal seringkali merupakan investasi besar, dengan tambahan biaya berkelanjutan untuk kontrak pemeliharaan dan perbaikan peralatan. Menerapkan perangkat lunak manajemen aset
Siapa pun yang mengelola peralatan dan aset tetap lainnya harus menangani aliran perintah kerja, permintaan pemeliharaan, dan kebutuhan mendesak lainnya yang konstan. Banyak bisnis bangkit untuk menghadapi tantangan ini dengan mengintegrasikan perangkat lunak modern dan teknologi perangkat keras ke
