50 Praktik Terbaik Terbukti untuk Manajemen Aset TI yang Efektif

Manajemen Aset TI (ITAM) membangun proses bisnis yang hati-hati yang memungkinkan identifikasi, pelacakan, dan manajemen aset terkait TI untuk organisasi. Untuk menjaga tingkat kontrol yang tepat atas semua aset, penting bagi perusahaan untuk mempertimbangkan tepat bagaimana mereka akan menerapkan alat ITAM. Dengan pertimbangan regulasi, keamanan, dan keamanan yang bervariasi di seluruh industri dan bisnis, keputusan ini sangat krusial.

Dengan pasar ITAM global yang diperkirakan akan melipat ganda pada 2026 dan mencapai ukuran pasar lebih dari $2 miliar, terdapat minat yang luar biasa terhadap teknologi dan sistem ini. Program manajemen aset TI yang dikembangkan dengan baik akan memerlukan partisipasi seluruh tenaga kerja untuk berhasil. Memelihara catatan yang akurat, menerapkan tag aset (seperti label foil aset, tag aset Metalphoto® kaku, dan label vinyl aset yang terlihat manipulasi dan dapat dihancurkan untuk mencegah pencurian), dan mengikuti rencana pemeliharaan pencegahan hanyalah beberapa dari banyak langkah yang diperlukan di sepanjang jalan.

Dalam tulisan ini, kami telah mengumpulkan 50 praktik terbaik ITAM yang dapat membantu Anda mengembangkan rencana manajemen aset TI yang kuat untuk operasi Anda. Daftar ini berfokus pada pertimbangan hardware dan cara memanfaatkan platform perangkat lunak serta tenaga kerja yang terlibat untuk memantau dan melacak aset kritis. Kami harap Anda menemukan beberapa ide dan konsep hebat yang dapat meningkatkan pendekatan ITAM yang ada dan menemukan cara baru untuk meminimalkan biaya dan memaksimalkan produktivitas.

• Praktik Terbaik untuk Inventori Aset TI
• Mengelola Penggunaan Aset TI oleh Karyawan
• Praktik Terbaik untuk Pelabelan & Pelacakan Aset TI
• Praktik Terbaik Umum Manajemen Aset TI

Praktik Terbaik untuk Inventori Aset TI

1. Inventori dengan benar komponen TI Anda. “Sekarang, pecahkan kerangka tersebut menjadi komponen TI individu dan bagaimana mereka berkaitan dengan tujuan, strategi, dan visi Anda. Buat inventori komponen TI, di mana Anda membandingkan apa yang Anda inginkan TI lakukan terhadap apa yang TI sudah lakukan. Buat inventori ini sebagai tampilan tingkat tinggi dari apa yang TI sediakan, mirip dengan apa yang Anda lihat pada grafik organisasi. Anda mencari area fungsional yang mendefinisikan organisasi TI Anda.” – Joe Hertvik, Organizational Change Management (OCM): A Template for Reorganizing IT Around Your Vision, BMC; Twitter: @bmcsoftware

2. Hilangkan aset hantu dan zombie. “Aset hantu adalah mereka hilang/dicuri atau aset yang disebutkan dalam buku Anda. Namun secara fisik mereka tidak tersedia. Aset zombie ada secara fisik tetapi tidak disebutkan dalam buku. Mereka terjadi karena praktik manajemen aset yang tidak efisien dan keduanya berpengaruh pada pajak. Mengapa aset hantu adalah masalah? Karena Anda membayar pajak untuk aset yang tidak Anda gunakan.” – 7 Best Asset Management Practices for Your Business, AssetInfinity; Twitter: @assetinfinity

3. Inventori dengan benar aset “Bring Your Own Device”. “Langkah ketiga adalah untuk memastikan aset seluler Anda juga dilacak. Awalnya, Anda mungkin tidak memiliki kebijakan ITAM Bring Your Own Device, tetapi Anda selalu dapat memulai dengan meminta pengguna untuk mendaftarkan perangkat pribadi mereka untuk pelacakan MDM. Perangkat pribadi ini berada di jaringan rumah dan di luarnya, dan oleh karena itu memerlukan teknik penemuan aset dinamis.” – IT asset management best practices, ManageEngine; Twitter: @manageengine

4. Ketahui kapan mengupgrade aset yang usang. “Tidak mengetahui aset apa yang tersedia untuk karyawan Anda dapat berdampak negatif pada pekerjaan mereka. Peralatan usang di jaringan mungkin menyebabkan penurunan kecepatan untuk aplikasi bisnis kritis, atau mempengaruhi pengalaman pengguna secara negatif. Melacak siklus hidup aset dan menemukan cara untuk dengan aman mengupgrade atau menggantinya dapat membantu meningkatkan produktivitas.” – Eric Dosal, What is IT Asset Management (ITAM) & Why is It Important?, Compuquip; Twitter: @compuquip

5. Gunakan proses penemuan aset otomatis. “Menggunakan fungsionalitas penemuan dan manajemen aset otomatis, bersama dengan alat pemantauan server dan aplikasi akan memungkinkan organisasi untuk melihat detail inventori komputer, sambil sebenarnya melakukan troubleshooting crash server atau masalah kinerja aplikasi. Deteksi penggunaan hardware atau software yang tidak sah dan tidak sesuai oleh karyawan pada workstation perusahaan mereka, juga dapat dievaluasi.” – What is IT Asset Management – Best Practices, DataVista; Twitter: @datavista_inc

6. Pertimbangkan alat deteksi aset otomatis. “Data ini disimpan di repositori pusat, logistiknya tidak selalu praktis mengingat ukuran tumpukan teknologi organisasi saat ini. Itulah mengapa perangkat lunak dan aplikasi ITAM pihak ketiga dapat bermanfaat bagi banyak perusahaan. Alat ini secara otomatis mendeteksi aset hardware, software, dan jaringan, sambil mengumpulkan dan menyimpan data sehingga bisnis dapat membuat keputusan yang cerdas dan mengoptimalkan ROI mereka.” – What is IT asset management?, Workflow; Twitter: @ServiceNow

7. Gunakan alat inventori otomatis dan fisik. “Kedua penemuan otomatis dan alat inventori fisik seperti pemindaian kode bar diperlukan untuk memastikan manajemen kontinu aset melalui bagian operasional dan non-operasional dari siklus hidup. Tanpa kemampuan inventori fisik, tidak mungkin untuk mendukung beberapa proses dan praktik terbaik manajemen aset TI, seperti penerimaan dan gulungan (fisik) inventori.” – IT Asset Management: It’s All About Process, Provance & Gartner. Twitter: @Provance

8. Terapkan praktik perencanaan inventori strategis. “Saat Anda melacak inventori apa yang Anda miliki di infrastruktur TI Anda, menjadi lebih mudah untuk merencanakan pengeluaran masa depan pada aset. Tanpa mengetahui apa yang saat ini ada dalam sistem pengguna akhir Anda – baik hardware maupun software – sangat sulit untuk merencanakan anggaran pengadaan. Anda mungkin sebenarnya akhirnya mengadaan lebih banyak aset, dan yang tidak diperlukan. Manajemen aset terpusat dan terstruktur memungkinkan Anda memindai seluruh jaringan Anda dan mencantukkan hardware dan software apa yang digunakan sistem Anda.” – Vinod Mohan, IT Asset Management Benefits & Best Practices, Solarwinds; Twitter: @solarwinds

9. Jangan lupa tentang pengolahan aset TI. “Pengolahan aset TI (ITAD) adalah bisnis yang dibangun di sekitar pembuangan yang aman dan bertanggung jawab secara ekologis produk TI yang usang, ketinggalan zaman, atau tidak diinginkan. Sering diabaikan bahkan oleh organisasi dengan departemen TI yang kuat, ITAD dapat menjadi salah satu pengemang nilai terkuat yang terkait dengan manajemen aset TI, karena memungkinkan organisasi untuk merebut biaya signifikan saat membuang peralatan TI yang tidak lagi diperlukan. Organisasi dapat memanfaatkan sistem manajemen aset TI mereka untuk memelihara catatan penggunaan untuk berbagai peralatan TI, menentukan kapan peralatan perlu diganti.” – Mike Bollman, IT Asset Management 101, Cherwell; Twitter: @Cherwell

10. Pertahankan inventori terpusat. “Menilai departemen TI Anda adalah langkah pertama menuju proses ITAM yang solid. Analisis dan catat aset Anda untuk membuat inventori yang terorganisir. Pertimbangkan semua aspek TI termasuk pusat data, komputer, aset cloud, dan jaringan untuk membuat pemahaman besar-besar tentang sumber daya yang tersedia. Dengan perangkat lunak manajemen aset TI, Anda dapat dengan mudah melacak inventori saat ini dan menambahkan produk atau informasi baru saat diperoleh.” – 5 Benefits of IT Asset Management and Best Practices for your Business, Nearshore Technology; Twitter: @nearshore_tech

11. Integrasikan kepatuhan dan tata kelola dengan ITAM. “Di masa lalu, manajer aset TI lebih banyak dianggap sebagai manajer kontrol inventori, tetapi pendekatan lama telah berubah secara dramatis selama bertahun-tahun untuk sekarang mencakup kewajiban kontrak termasuk kepatuhan dan tata kelola, kewajiban keuangan seperti return on investment (ROI) dan total cost of ownership (TCO), dan proses inventori termasuk kontrol, praktik akuntansi, memastikan merek dan masalah kekayaan intelektual.” – Todd R. Weiss, Best practices for IT asset management during a pandemic, Cybersecurity Asset Management; Twitter: @AxoniusInc

12. Buat proses pensiunan aset formal. “Bergantung pada negara Anda, ada sejumlah cara hukum dan menguntungkan untuk membuang hardware lama. Ada organisasi yang akan membeli hardware lama dari organisasi, dan kemudian menjualnya kembali sebagai ‘dikondisikan ulang’. Ada juga perusahaan daur ulang, organisasi amal, dan sekolah yang dapat menerima donasi hardware lama dari organisasi. Penting untuk diingat bahwa Anda perlu menghapus semua data dari hardware sebelum pembuangan aset. Ini perlu menjadi bagian dari proses pensiunan.” – David Foxen, The Importance of Effective HAM (Hardware Asset Management), The ITAM Review; Twitter: @itamreview

Mengelola Penggunaan Aset TI oleh Karyawan

13. Hindari praktik TI bayangan di antara staf. “Sering dan sering, aplikasi, lisensi, dan aset TI lainnya dibeli, dikelola, dan digunakan di “bayangan,” tanpa pengetahuan tim TI pusat. Perangkat lunak yang membuat kolaborasi lebih mudah dapat mempertahankan TI dalam lingkaran, memungkinkan tim lain untuk lebih produktif, dan menghindari risiko dan biaya yang tidak perlu.” – What is IT asset management (ITAM)?, Atlassian; Twitter: @atlassian

14. Optimalkan penggunaan aset individual. “Manajemen aset hardware berfokus pada mendapatkan yang terbaik dari aset organisasi dengan menggunakan aset yang tidak terpakai atau kurang terpakai. Gunakan perangkat lunak untuk melacak inventori Anda dengan akurat sehingga Anda tidak berlebihan dalam pengeluaran. Sebaliknya, terima peringatan tepat waktu saat inventori mencapai ambang pesanan rendah. Membuat standar dengan memanfaatkan informasi tersebut memungkinkan perusahaan untuk membeli hanya yang diperlukan dan menghindari menyimpan aset hardware.” – 6 Ways Hardware Asset Management Software Benefits your Business, AssetSonar; Twitter: @assetsonar

15. Buat kebijakan tata kelola yang jelas. “Kami ingin percaya kami memiliki proses yang solid, tetapi struktur organisasi TI kami tidak memberdayakan satu grup manapun dalam TI untuk mendirikan proses yang solid. Memiliki fokus yang kuat pada tata kelola yang baik akan memperbaiki masalah ini. Manajer senior perlu mengenali bahwa proses gagal tanpa tata kelola. Membentuk tujuan spesifik untuk program yang termasuk mendefinisikan dan mengelola cakupan. Perubahan kepemimpinan dan bisnis akan mempengaruhi cakupan dan prioritas. Kami harus meninjau kembali tujuan, kebijakan, dan proses saat prioritas bisnis berubah.” – Patricia Adams, IT Asset Management Best Practices to Help You Sleep at Night, Ivanti; Twitter: @GoIvanti

16. Kelola pengalaman pengguna akhir. “Seringkali, aset diperbarui hanya karena pengguna meminta pengganti, karena tidak ada yang melacak berapa lama mereka telah digunakan. Sebaliknya, aset digunakan sampai rusak, atau frustrasi pengguna bertambah karena waktu kinerja aplikasi dan penyimpanan terbatas pada model lama. Memiliki sistem otomatis yang ditempatkan – dengan tanggal perbarui yang ditetapkan dan yang menangkap tiket dan permintaan layanan TI– akan menandai masalah kinerja dan memberikan pengalaman pengguna yang lebih produktif.” – Ian Aitchison, What are some effective IT asset management strategies?, MobiChord; Twitter: @MobiChord

17. Mendorong kolaborasi di antara karyawan. “Memberdayakan karyawan Anda. Aset bersama dapat digunakan secara lebih efektif melalui umpan balik dan wawasan kolaboratif. Selain itu, karyawan dapat memberikan wawasan yang berguna tentang subjek terkait manajemen aset. Ini mencakup referensi ke keselamatan produk, pengembangan keterampilan, dan materi basis pengetahuan lainnya yang dapat diperbarui dan dirujuk oleh karyawan.” – Benefits of IT Asset Management – A good idea for businesses, EZOfficeInventory; Twitter: @OfficeInventory

18. Memberdayakan karyawan untuk menggunakan informasi ITAM. “Di hadapi volume keputusan kritis yang mengancam yang harus dibuat hampir segera, pemimpin merasa terdorong untuk membatasi wewenang dan memperketat kontrol. Namun, memberdayakan tim yang tepat dan memanfaatkan informasi yang terkandung dalam sistem Manajemen Aset TI Anda adalah pendekatan yang lebih baik. Dunia kita masih berubah dengan sangat cepat, jadi Anda dan rencana Anda perlu fleksibel dan keputusan Anda perlu didasarkan pada informasi yang tepat waktu dan akurat.” – Position Your Company for Global Resilience, SunView; Twitter: @sunviewsoftware

19. Pertimbangkan dampak bekerja dari rumah. “Melanjutkan ke depan, semuanya akan diukur secara berbeda karena karyawan di rumah. Tingkat kepuasan mereka dengan departemen TI mereka akan seberapa mudahnya bagi mereka untuk mendapatkan hardware dan aset yang mereka butuhkan dikirimkan ke mereka. Perusahaan perlu memikirkan ulang operasi dan nilai yang mereka inginkan dari sistem TI dan digital mereka.” – Hardware Asset Management in the Work-from-home Environment, AMI; Twitter: @AMITracks

20. Tetap informasikan karyawan tentang pembaruan. “Proses manajemen aset yang efisien juga memastikan Anda dapat mematuhi peraturan terkait peralatan, serta merespons persyaratan audit apa pun. Selain itu, dengan memperingatkan tim Anda tentang kebutuhan mendatang (seperti pembaruan perangkat lunak, pemeliharaan rutin berkala, atau perangkat yang mencapai akhir masa pakai), Anda dapat secara proaktif menasihati tindakan untuk pengambil keputusan, sehingga meningkatkan efisiensi perusahaan Anda.” – How to Demonstrate the Value of IT Asset Management, SolarWinds; Twitter: @SolarWinds

21. Pertimbangkan kebutuhan regulasi dan keamanan. “Sebagian besar karyawan yang bekerja di lingkungan kantor memiliki komputer desktop yang disediakan perusahaan, dan perusahaan semakin dilengkapi dengan TI seluler seperti ponsel pintar dan tablet. Solusi manajemen aset TI membantu mencegah pencurian dan pemindahan yang tidak diinginkan, menyederhanakan koordinasi pemeliharaan, dan memungkinkan penggantian yang cepat saat aset gagal. Beberapa bisnis dan bahkan perusahaan TI yang menyediakan layanan pihak ketiga untuk industri yang sangat diatur mungkin diwajibkan memiliki solusi pelacakan aset TI yang memenuhi standar minimum.” – Asset Tracking: Custom Systems and Solutions to Monitor and Track Assets across a Range of Industries, Camcode; Twitter: @camcode

22. Kumpulkan umpan balik secara berkelanjutan. “Proses ITAM Anda tidak statis. Berusaha untuk terus meningkat dan menyempurnakan proses Anda. Pertahankan komunikasi terbuka dengan tim ITAM yang ditetapkan. Mintalah umpan balik mereka tentang bagaimana hal-hal berjalan dan apa yang mereka butuhkan dari Anda untuk beroperasi secara lebih efektif. Mintalah umpan balik dari karyawan di luar tim ITAM dan tanyakan bagaimana mereka memandang program tersebut beroperasi.” – Successful IT Asset Management: 5 Best Practices, Tech Dump; Twitter: @TechDumpMN

Praktik Terbaik untuk Pelabelan & Pelacakan Aset TI

23. Simpan informasi penting untuk setiap aset. “Informasi yang disimpan terhadap setiap aset hardware setidaknya harus memastikan aset dapat diidentifikasi secara unik. Untuk mengoptimalkan aset hardware, administrator TI perlu menyimpan informasi tambahan mengenai garansi, kontrak dukungan, pemeliharaan, dan variabel lainnya. Manajemen aset hardware juga perlu mencakup data untuk mendukung SAM.” – How to Effectively Manage Your IT Inventory, Comparesoft; Twitter: @comparesoft

24. Lacak seluruh siklus hidup aset TI. “Salah satu proses utama Manajemen Aset TI adalah melacak siklus hidup lengkap aset Anda. Ini mencakup permintaan karyawan untuk aset baru, persetujuan manajemen, pengadaan, penyediaan, daur ulang, dan pensiunan. Strategi ITAM membantu mendirikan prosedur yang tepat untuk proses-proses ini berjalan lancar. Mengelola setiap bagian dari siklus hidup aset membantu TI menyediakan layanan berkualitas bagi karyawan dan memberitahu mereka untuk membuat keputusan yang tepat.” – What are IT Asset Management Processes?, Vizor; Twitter: @VIZOR_cloud

25. Pahami biaya sebenarnya dari setiap aset. “Setiap aset memiliki biaya, dan uang adalah bahasa bisnis. Integrasikan ITAM dengan manajemen keuangan TI untuk mendapat lebih banyak hormat dari restante bisnis Anda. Anda akan dapat mengomunikasikan biaya secara rutin melalui faktur showback atau chargeback dan menggunakan manajemen keuangan untuk mengelola permintaan dan mendorong budaya yang sadar akan biaya.” – Brian Hollandsworth, 10 tips on how to win the IT asset management challenge, Network World; Twitter: @networkworld

26. Standarkan definisi aset TI Anda. “Peralatan dan software TI yang tidak standar dapat membiayai organisasi banyak uang. Ini menyebabkan staf TI kurang produktif karena mereka kurang berpengalaman dalam mengelola aset non-standar sehingga setiap masalah menghasilkan proses pembelajaran. Menerapkan standar pada aset TI tidak hanya membuat staf TI lebih produktif, pengguna juga lebih produktif berinteraksi dengan sistem dan data yang mereka kenal.” – What is IT Asset Management?, Freshworks; Twitter: @freshserviceapp

27. Akuntansi dan minimalisasi hardware yang hilang. “Biaya lain termasuk deteksi, forensik, produktivitas yang hilang, kekayaan intelektual yang hilang, pelanggaran data, dan biaya hukum, konsultasi, dan regulasi. Hampir setengah (46 persen) dari laptop yang hilang berisi data rahasia. Jumlah laptop yang hilang dan biaya yang terkait kemungkinan lebih tinggi saat ini daripada sepuluh tahun yang lalu. Masalah ini diperparah oleh jumlah rekor karyawan yang bekerja dari rumah menggunakan berbagai macam perangkat yang semakin bertambah.” – The Critical Role of IT Asset Management in a Work-from-Home World, Technologent; Twitter: @technologent

28. Mulai dengan subset aset. “Memulai dengan subset yang lebih kecil memberi Anda kesempatan untuk memilih aset dengan dampak terbesar, ex. workstation. Dengan menargetkan workstation, Anda dapat menerapkan proses tersebut pada langkah satu dan melihat bagaimana cara kerjanya. Anda dapat mengembangkan hubungan kerja yang lebih baik dengan tim dukungan dan service desk di sekitar situasi “Apa yang harus dilakukan jika”. Setelah semua kinks diatasi, Anda dapat mulai mengelola subset aset berikutnya dalam daftar Anda. Batch berikut akan berjalan lebih lancar, dan Anda akan dapat memulai pengelolaan aset tersebut lebih cepat.” – Yvette Mathews, Tips for Effective IT Asset Management, ITS; Twitter: @ITS_Partners

29. Gunakan kode bar untuk meningkatkan alokasi aset. “Bersama dengan sistem check-in/check-out, pemindai kode bar memiliki kemampuan untuk secara otomatis menyarankan lokasi aset berdasarkan peran, posisi, atau departemen pengguna baru. Sebagai contoh, Demi dari HR perlu meminjam laptop selama tiga hari. Berdasarkan departemennya, alur kerja check-out menyarankan lokasi aset Ruangan 305, yang adalah lokasi HR. Akibatnya, Anda selalu tahu siapa yang memiliki apa dan di mana ia berada. Melacak lokasi aset memastikan organisasi mempertahankan kontrol atas program peminjaman mereka.” – Increase IT Asset Management Efficiency With Barcode Scanners, Vizor; Twitter: @VIZOR_cloud

30. Pilih metrik penting untuk dilacak. “Selain informasi umum seperti vendor, data konfigurasi jaringan, lokasi, informasi pengguna, lisensi, informasi pembelian & pembuangan, dan informasi keuangan, metrik kunci yang terkait dengan tujuan Anda harus diidentifikasi untuk pelaporan. Misalnya, jika tujuannya adalah untuk meningkatkan keputusan pembelian, lacak metrik seperti tingkat susut nilai aset, biaya pemeliharaan rata-rata, dan denda pelanggaran sewa rata-rata yang dibayarkan.” – Farida Ali, 7 BEST PRACTICES FOR IT ASSET MANAGEMENT (ITAM), Dynamic; Twitter: @DynamicFutureIT

31. Keputusan apakah aset TI harus dikelola atau tidak dikelola. “Berdasarkan risiko yang terkait dengan mereka, aset TI harus diklasifikasikan sebagai dikelola atau tidak dikelola. Kategori pertama harus mencakup laptop, desktop, perangkat seluler, server. Aset ini harus check-in setiap hari. Kategori tidak dikelola harus mencakup aset TI yang tidak mengandung data sensitif – hub, monitor, printer.” – Elena Georgescu, IT Asset Management Best Practices: An Overview, Heimdal Security; Twitter: @HeimdalSecurity

32. Pahami kondisi setiap aset. “Waspadai kondisi aset dengan melacak metrik yang paling penting. Metrik ini tidak hanya akan melacak informasi dasar; mereka akan melacak data kunci yang terkait dengan tujuan bisnis. Jika Anda memiliki pemahaman yang baik tentang kondisi aset, Anda lebih siap untuk audit dan tantangan tak terduga lainnya yang mungkin muncul selama siklus hidup aset. Ini menghasilkan perbaikan dalam layanan kepada pengguna akhir, kepatuhan, dan pengeluaran untuk pembelian dan manajemen aset.” – IT Asset Management (ITAM) Best Practices Guide, Crossfuse; Twitter: @crossfuze

33. Gunakan baik kode bar dan RFID untuk pelabelan aset. “Sementara nomor seri adalah titik data kunci untuk semua aset, tidak boleh digunakan sebagai titik data standar untuk pelacakan dan pelaporan secara terpisah. Pengkodean bar adalah rute yang disukai. Ini memungkinkan pengidentifikasi kunci yang konsisten untuk semua aset dalam format standar. Pengkodean bar juga memungkinkan inventori yang lebih terkontrol. Tag dapat dilacak dan aset dikonfirmasi secara visual serta ditangkap dalam inventori. Tag aset RFID semakin standar di lingkungan datacenter dan server, dan juga dengan aset lain yang organisasi tidak ingin meninggalkan gedung. Secara keseluruhan, memiliki solusi pelabelan aset RFID dan Barcoded akan membawa manajemen dan keamanan yang lebih besar untuk aset hardware.” – David Foxen, Quick guide to Hardware Asset Tagging, The ITAM Review; Twitter: @itamreview

34. Gunakan dokumentasi terstruktur. “Ada lebih dari sekadar menulis hal-hal dalam manajemen aset TI. Dokumentasi datar seperti itu tidak benar-benar menambahkan banyak nilai. Dokumentasi terstruktur menambahkan nilai, karena memungkinkan Anda untuk menghubungkan hal-hal dengan cara yang bermakna. Jadi Anda tahu pengguna mana yang memiliki hardware mana, software mana, dan kata sandi mana. Dokumentasi datar dapat memberitahu Anda bahwa klien Anda memiliki sepuluh komputer. Dokumentasi terstruktur memberitahu Anda pengguna mana yang memiliki komputer mana, apa yang terhubung ke komputer itu, dan apa yang digunakan untuknya. Dapat mengalir dengan lancar melalui berbagai jenis aset memungkinkan Anda untuk mendapatkan nilai aktual dari dokumentasi yang Anda gunakan.” – IT Asset Management Best Practices, IT Glue; Twitter: @itglue

35. Identifikasi aset TI yang kurang digunakan. “Aset TI yang kurang digunakan mengakibatkan waktu dan uang yang terbuang, mencegah alur kerja dan proses kritis yang paling efisien. Dan dengan semua lingkungan multi-cloud yang kompleks, ancaman keamanan siber, dan persyaratan kepatuhan yang harus diatasi, organisasi menyadari bahwa ITAM kini adalah kebutuhan bisnis. Untuk menikmati manfaat ITAM yang banyak, organisasi harus secara hati-hati menilai penawaran Manajemen Aset untuk memastikan bahwa mereka berisi elemen kunci untuk manajemen aset TI yang berhasil.” – Dr. Akhil Sahai, How better asset management can take your business to the next level, ITProPortal; Twitter: @ITProPortal

Praktik Terbaik Umum Manajemen Aset TI

36. Sederhanakan hardware dan software. “Saat mengelola aset Anda, Anda perlu memiliki hardware dan software yang benar, dan Anda perlu memastikan keduanya terintegrasi dengan baik. Mereka harus bekerja bersama tanpa masalah kompatibilitas. Hardware Anda sama pentingnya dengan komponen software dalam sistem manajemen aset Anda.” – 5 Asset Management Best Practices, Wasp; Twitter: @waspbarcode

37. Rencanakan kebutuhan pemeliharaan di awal. “Sementara bagus untuk berpikir bahwa teknologi akan bekerja seperti yang seharusnya selalu, itu tidak praktis atau realistis. Anda harus merencanakan pemeliharaan—baik pemeliharaan teratur yang dijadwalkan maupun pemeliharaan tak terduga. Ini dapat berarti memiliki satu atau dua laptop sebagai pengganti yang siap pakai, atau mungkin semudah memiliki rencana untuk apa yang harus dilakukan karyawan jika peralatan teknologi mereka mencegah mereka dari tugas rutin untuk sementara waktu.” – The quick guide to hardware asset management, RedNight Consulting; Twitter: @RedNightConsult

38. Lindungi aset Anda dari pencurian. “Pencurian aset tetap adalah tantangan keamanan multiaspek yang harus dihadapi berbagai jenis organisasi sehari-hari. Dari peralatan medis di rumah sakit dan komputer di sekolah atau ruang perusahaaan hingga bulldozer di situs konstruksi dan inventori di gudang—ada kebutuhan untuk menerapkan pengukuran keamanan teknis, fisik, dan logis untuk mencegah kehilangan alat yang mahal dan penting bagi bisnis.” – 7 Ways to Protect Fixed Assets Against Theft, GoCodes; Twitter:@gokodes

39. Lakukan audit untuk menghindari denda kepatuhan. “Kemungkinan besar, perusahaan yang menghadapi denda tidak bermaksud untuk mengoperasikan aset TI di luar kepatuhan, tetapi konsekuensinya sama terlepas dari niat. Untuk memastikan kepatuhan dan menghindari denda vendor yang mahal, Manajer Aset TI harus melakukan audit internal secara teratur untuk mengantisipasi risiko kepatuhan. – Lauren Suggett, The Role of Compliance in IT Asset Management, Nitro Software

40. Tinjau standar ISO untuk manajemen aset TI. “Organisasi Standar Internasional (ISO) memelihara standar yang diakui resmi untuk manajemen aset TI. Sebelum mengatasi aset TI Anda, tinjau standar ISO, dan pertimbangkan proses dan alat perangkat lunak TI yang akan ditempatkan. Perencanaan awal ini layak dengan upaya. Implementasi manajemen aset TI yang berhasil membantu Anda memaksimalkan adopsi dan pertumbuhan teknologi organisasi Anda.” – Robert Izquierdo, A Beginner’s Guide to IT Asset Management, The Blueprint

41. Pertimbangkan menggunakan basis data manajemen konfigurasi (CMBD). “Apakah Anda memiliki CMDB? Tidak diperlukan untuk semua organisasi, tetapi dapat menjadi cara yang berguna untuk:

• Mengelola item konfigurasi (Cis), termasuk aset TI
• Memahami bagaimana CI dan aset saling terhubung dan layanan apa yang mereka dukung.
• Mengnormalisasi data dari berbagai sumber.

Jadilah hati-hati tentang data apa yang Anda pilih untuk diberi ke CMDB. Sementara itu dapat menjadi sumber kebenaran tunggal yang penting, tidak perlu berisi setiap data yang Anda miliki. Hanya sertakan apa yang menambahkan nilai.” – Kirstie Magowan, 7 Tips for Efficient IT Hardware Inventory Management, BMC; Twitter: @bmcsoftware

42. Tata kelola seluruh proses manajemen aset TI. “Anda terus menghadapi tekanan yang semakin meningkat untuk meramalkan dan menganggar sumber daya TI, memotong biaya, dan meningkatkan efisiensi departemen. Untuk berhasil, Anda perlu mengontrol seluruh proses manajemen aset, anggaran, dan risiko terhadap kinerja yang diinginkan dari aset. Peluang terbaik Anda untuk efisien adalah memusatkan aktivitas ini menggunakan tim lintas fungsi.” – Norm Brien, IT asset management: How to be efficient, CIO; Twitter: @CIOonline

43. Tetap perbarui aset. “Langkah keamanan terbaik terhadap serangsi siber adalah memastikan hardware dan software TI Anda diperbarui dengan firewall terbaru dan langkah keamanan siber lainnya. Itu dimulai dengan manajemen aset TI! Pemantauan rutin aset TI akan memberitahu Anda tentang siklus hidup hardware dan software Anda sehingga Anda dapat memperbarui mereka sesuai kebutuhan.” – Haziqa Ishtiaq, How important Is IT Asset Management for an Organization?, GoodFirms; Twitter: @GoodFirms

44. Hindari biaya TI yang tidak perlu. “Setelah audit, baik internal maupun eksternal, beberapa pemegang saham kecewa menemukan kesenjangan yang mencolok antara apa yang mereka pikir mereka miliki dan apa yang sebenarnya aset dan inventori mereka. Kemampuan untuk menjalankan model ekonomi, penjualan, dan pemasaran yang akurat sangat berharga. Ini membuat negosiasi dengan pihak ketiga dan klien menjadi lebih mudah dan menguntungkan. Selain itu, saat angka yang akurat tersedia, pengambil keputusan dapat memindahkan, menjual, memperbarui, atau mengorganisir ulang aset TI. Salah satu dari opsi ini akan membuat perbedaan yang luar biasa dalam anggaran perusahaan.” – IT Asset Management: Benefits and How to Get Started, Go Codes; Twitter: @gokodes

45. Konsolidasikan aset TI. “Saat merencanakan kebutuhan teknologi masa depan, penting untuk mempertimbangkan membersihkan dan menyederhanakan infrastruktur TI yang ada. Konsolidasikan TI adalah proses di mana sistem yang berulang digabungkan dan disederhanakan. Dengan menggabungkan sistem bersama, Anda dapat mengurangi biaya TI, menyederhanakan tugas dukungan Anda, dan meningkatkan produktivitas keseluruhan bisnis Anda.” – Planning for future technology and IT needs, RedNight Consulting; Twitter: @RedNightConsulting

46. Terapkan pola pikir manajemen aset. “Praktik manajemen aset mendefinisikan tindakan yang akan diambil untuk melindungi dan melestarikan aset teknologi — dari kunci fisik pada peralatan hingga tag inventori. Secara bersamaan, kebijakan memberikan ‘pola pikir manajemen aset’. Pola pikir ini mengakui bahwa aset teknologi penting bagi kita dan kita sangat serius untuk menerima kontrol pelindung. Untuk mewujudkan semua manfaat yang dimaksudkan, pola pikir ini harus terintegrasi ke dalam operasi harian dan budaya perusahaan — dan ini dicapai melalui kebijakan yang diadopsi.” – Protecting Business Interests With Policies for IT Asset Management, IT Toolkit; Twitter: @ittoolkitcom

47. Terapkan pembelajaran ITAM pada proses anggaran. “Manajemen aset hardware TI melibatkan pelacakan komponen fisik komputer dan jaringan untuk membuat inventori semua aset hardware dalam departemen TI. Inventori ini membantu Anda melacak siklus hidup hardware termasuk berapa lama Anda memiliki komponen, kedaluwarsa komponen, dll. Dengan informasi ini, Anda dapat membuat keputusan anggaran yang lebih baik untuk masa depan berdasarkan apa yang Anda pikir akan Anda butuhkan.” – What Are The Best Practices for ITAM?, Insource; Twitter: @InsourceInc

48. Kelola investasi ITAM dengan hati-hati sebagai bisnis kecil. “Setiap sen penting untuk bisnis kecil, dan mudah bagi banyak untuk jatuh ke dalam jebakan di mana ragu-ragu untuk berinvestasi dalam manajemen aset TI akan membiayai mereka banyak lebih lama waktu. Memulai biasanya melibatkan melakukan audit internal untuk mengidentifikasi semua aset TI yang saat ini dimiliki organisasi. Ini bisa menjadi pekerjaan yang menakutkan dan memakan waktu, bahkan dengan alat yang tersedia yang dapat membantu. Untuk alasan itu, meng-outsource manajemen aset TI dan tanggung jawab TI lainnya kepada penyedia layanan terkelola sering kali menjadi solusi yang lebih hemat biaya dan efisien.” – IT Asset Management Best Practices for 2021, NinjaRMM; Twitter: @NinjaRMM

49. Jangan bingungkan ITAM dan manajemen konfigurasi. “Dalam sebagian besar kasus, informasi konfigurasi tidak cocok atau tidak cukup andal untuk tujuan manajemen aset TI. Sebagai contoh, Configuration Manager menentukan pengguna utama komputer, namun, ini dapat ditentukan berdasarkan bagaimana administrator telah mengonfigurasi pengaturan—baik yang terbaru, sering, atau utama. Demikian pula, menggunakan alamat IP untuk menentukan lokasi fisik komputer tidak selalu tepat atau akurat; sedikit organisasi TI yang mengoptimalkan alokasi subnet alamat IP untuk dengan mudah memetakan ke lokasi seperti yang didefinisikan untuk manajemen aset TI.” – Brian Field, Don’t Confuse IT Asset Management and Configuration Management, Provance; Twitter: @provance

50. Bentuk tim manajemen aset TI yang khusus. “Pilih kelompok kecil tetapi berpengetahuan profesional TI dan berikan tugas pada mereka untuk mengidentifikasi kebutuhan organisasi. Grup inti ini harus mendefinisikan tujuan program, menentukan informasi apa yang harus disediakan oleh proses ITAM, siapa yang membutuhkan outputnya, meneliti alat ITAM yang tersedia, dan menetapkan anggaran. Mereka akan perlu bekerja dengan bagian lain dari organisasi dan memiliki wewenang untuk membuat keputusan mengenai praktik ITAM. Setelah rencana disetujui, tim ITAM akan bertanggung jawab untuk implementasi penuh.” – Ed Cartier, IT Asset Management Best Practices, xAssets; Twitter: @x_assets