Cara Memformat Tag Aset dengan Benar:Standar Peraturan dan Pertimbangan Lainnya

Tag aset adalah alat penting untuk bisnis yang melacak dan mengelola aset yang mahal. Meskipun ada berbagai opsi pemformatan untuk tag aset, format khusus untuk tag aset yang terbaik untuk satu perusahaan mungkin tidak cocok untuk perusahaan lain. Format terbaik tergantung pada beberapa faktor, seperti jenis aset yang dilacak, urutan penomoran dan/atau simbologi barcode yang digunakan untuk melacak aset perusahaan lain (jika aset lain sudah dilacak), dan pertimbangan lainnya.

Standar Peraturan

Selain itu, beberapa industri memiliki standar yang mengatur bagaimana aset dan inventaris fisik harus diberi label untuk memastikan konsistensi dan merampingkan proses transisi aset atau data antar organisasi. Misalnya, GS1 mengeluarkan standar untuk industri ritel, serta produsen dan pemasok, termasuk standar umum dan standar khusus yang berfokus pada identifikasi, pengambilan data, berbagi, dan penggunaan untuk meningkatkan kolaborasi global.
The Food and Drug Administration (FDA) mengidentifikasi Health Industry Bar Code Supplier Labeling Standard (HIBC SLS) sebagai standar data untuk Unique Device Identification (UDI), standar yang dikembangkan oleh Health Industry Business Communications Council (HIBCC). Peraturan FDA mengharuskan perangkat diberi label dengan pengidentifikasi produk serta pengidentifikasi pelabel, seperti HIBC LIC. Federal Highway Administration (FHWA), Environmental Protection Agency (EPA), Automotive Industry Action Group (AIAG), dan berbagai entitas lain juga mengeluarkan standar khusus industri yang membahas prosedur pemformatan dan identifikasi yang diperlukan untuk berbagai jenis aset industri.
Jadi, langkah pertama dalam menentukan format yang sesuai untuk tag aset Anda adalah membiasakan diri dengan semua standar industri yang berlaku, khususnya standar yang menetapkan prosedur identifikasi aset atau format label yang diperlukan.
Selain dari persyaratan industri yang berlaku , ada beberapa opsi pemformatan yang perlu dipertimbangkan untuk tag aset:

• Keterangan (Judul atau Judul)
• Batas Karakter Teks
• Font
• Penomoran Berurut
• Pengodean Warna
• Pengodean batang
• Logo Perusahaan

Baca terus untuk mengetahui tentang berbagai opsi pemformatan di bawah ini.

Keterangan (Judul atau Judul)

Banyak tag aset menggunakan judul atau keterangan yang menyatakan "Properti," meskipun dalam banyak kasus, ini adalah elemen yang tidak perlu, terutama jika nama atau logo perusahaan dicetak di tempat lain pada label. Namun, ada keterangan lain yang sering digunakan untuk tag aset, seperti:

• Jangan Hapus
• Bahaya!
• Disewa oleh
• Dipasang Oleh
• Label Garansi
• Untuk Panggilan Layanan
• Untuk Panggilan Penjualan
• Pendaftaran #
• Banyak #
• Tanggal Layanan

Untuk aset bernilai tinggi yang mungkin hilang atau dicuri, keterangan seperti "Hadiah Jika Ditemukan" atau "Jika Ditemukan Telepon" dapat berguna, serta keterangan seperti "Jangan Hapus". Keterangan seperti “Dipasang Oleh” dan “Untuk Panggilan Servis” dapat menjadi informasi yang berguna untuk aset yang memerlukan perawatan berkala, sehingga memudahkan karyawan untuk menghubungi perusahaan yang tepat dengan informasi yang tepat untuk mengatur layanan dan mendapatkan aset kembali berfungsi sebagaimana mestinya. secepat mungkin.

Batas Karakter Teks

Sebagian besar tag aset memiliki batas karakter teks sekitar 24 karakter, yang disebabkan oleh ruang terbatas yang tersedia. Tag aset biasanya datang dalam ukuran standar 1,5 kali 0,75 inci hingga 2 inci kali 1 inci. Jika Anda memerlukan karakter tambahan, ini dapat dilakukan dengan mengurangi ukuran font; namun, font yang lebih kecil dapat menghambat keterbacaan. Atau, Anda dapat mempertimbangkan tag aset khusus yang lebih besar untuk memungkinkan ruang yang memadai.

Font

Keterbacaan merupakan pertimbangan penting saat memformat tag aset. Selain ukuran font, gaya font dapat berdampak besar pada keterbacaan. Sebagian besar tag aset menggunakan font Arial atau Helvetica, meskipun opsi font lain tersedia jika desain khusus diperlukan.

Penomoran Berurutan

Tag aset digunakan untuk mengidentifikasi dan melacak aset, artinya setiap aset harus memiliki nomor identifikasi unik. Ada berbagai pilihan sistem penomoran, mulai dari sistem penomoran berurutan numerik sederhana hingga formula yang lebih kompleks yang menyertakan awalan untuk mengidentifikasi perusahaan, departemen, pabrikan, atau bahkan tanggal pembuatan atau jenis aset.

Pengodean Warna

Kustomisasi tag aset tambahan dimungkinkan menggunakan kode warna. Pengodean warna dapat digunakan sebagai pengganti awalan untuk mengidentifikasi departemen atau jenis aset, atau untuk menunjukkan variabel apa pun yang berguna bagi organisasi untuk mengidentifikasi dan melacak aset.

Kode batang

Banyak tag aset menyertakan label kode batang, yang memungkinkan untuk memindai tag aset daripada membaca label dan mendokumentasikan informasi secara manual. Ini dapat mengurangi secara signifikan kesalahan dokumentasi akibat kesalahan manusia, dan juga dapat mempercepat proses secara dramatis. Ada beberapa simbologi yang dapat digunakan untuk barcode, termasuk simbologi barcode 1D dan 2D. Barcode mungkin hanya numerik atau alfanumerik, tergantung pada sistem dan persyaratan kode batang perusahaan yang ada. Untuk industri yang sangat diatur, simbologi kode batang tertentu mungkin diperlukan sesuai standar industri.

Logo Perusahaan

Mencetak logo perusahaan pada tag aset memungkinkan pengakuan kepemilikan secara instan, dan akibatnya, aset yang dilengkapi dengan tag ini cenderung tidak dicuri atau dirusak, sehingga meningkatkan keamanan. Seperti disebutkan, mencetak logo perusahaan pada tag aset juga menghilangkan kebutuhan untuk menggunakan keterangan atau ruang judul untuk mengidentifikasi perusahaan sebagai pemilik aset atau penyewa, membebaskan ruang yang berharga untuk informasi aset penting lainnya.
Meskipun ada berbagai opsi untuk dipertimbangkan, tidak ada cara tunggal yang benar atau salah untuk memformat tag aset, tetapi ada beberapa praktik terbaik yang, jika diikuti, membuat tag aset lebih berguna dan praktis, bahkan mengurangi risiko pencurian dan meningkatkan keamanan. Pengecualian untuk aturan ini adalah ketika perusahaan tunduk pada peraturan dan standar industri, yang dapat menetapkan format dan elemen khusus yang diperlukan yang harus ada pada tag aset. Tindakan terbaik adalah berkonsultasi dengan penyedia solusi pelacakan aset yang berpengalaman dengan keahlian untuk memandu Anda dalam merancang solusi tag aset khusus yang sesuai dengan semua standar dan peraturan yang berlaku, sambil juga memanfaatkan praktik terbaik yang telah ditetapkan untuk memastikan bahwa Anda mendapatkan jarak tempuh yang paling mungkin dari investasi Anda.