Strategi Terbukti Pelacakan Peralatan: Tag Aset, Perangkat Lunak, Pemeliharaan & Lainnya

Mengapa Pelacakan Peralatan Perlu Dilakukan

Organisasi yang mencari operasi yang efisien dan laba bersih yang sehat perlu melacak peralatan mereka. Melacak aset juga meningkatkan produktivitas dan memastikan Anda tetap mengatur jadwal perbaikan dan pemeliharaan dan bahwa Anda tahu di mana aset Anda berada dan siapa yang menggunakannya. Tangkapannya, Namun, organisasi Anda harus memiliki praktik terbaik pelacakan peralatan yang ada untuk mendapat manfaatnya. Tanpa itu, Anda akan menghabiskan terlalu banyak waktu melacak aset.

Melacak peralatan membantu organisasi mencapai efisiensi dan meningkatkan laba bersih dengan memanfaatkan sumber daya yang ada secara maksimal. Untuk membantu Anda melacak peralatan secara efektif, kami menawarkan tips dan praktik terbaik berikut untuk organisasi Anda:

• Gunakan Solusi Pelacakan Aset
• Manfaatkan Tag Aset
• Gunakan Nomor Identifikasi Unik untuk Setiap Peralatan
• Tetap Up to Date dengan Pemeliharaan dan Servis

Baca selanjutnya untuk mempelajari lebih lanjut tentang praktik terbaik pelacakan peralatan yang akan meningkatkan efisiensi dan produktivitas organisasi Anda.

Gunakan Solusi Pelacakan Aset

Ketika Anda menggunakan solusi pelacakan aset, Anda menggabungkan kekuatan barcode, scanner, dan perangkat lunak serta alat pelacakan aset untuk menyederhanakan upaya pelacakan peralatan Anda. Solusi dan alat terbaik memiliki fitur berguna seperti check-out dan check-in otomatis, pelacakan peralatan menurut lokasi, nomor serial, dan lokasi, notifikasi saat peralatan terlambat, pelacakan pemeliharaan, dan manajemen catatan.

Beberapa jenis solusi dapat membuat pelacakan peralatan yang efisien menjadi kenyataan bagi organisasi Anda. Salah satu fitur sistem pelacakan peralatan yang paling berguna bagi organisasi dengan peralatan kecil dan besar adalah pelacakan GPS. Dengan pelacakan GPS, Anda dapat memantau lokasi peralatan Anda kapan saja, dari mana saja, menggunakan komputer atau perangkat seluler dengan koneksi internet. Pelacak GPS biasanya juga mengirim peringatan saat peralatan Anda dikeluarkan dari properti Anda tanpa otorisasi yang tepat. Manfaat lain dari memilih solusi pelacakan aset dengan pelacakan GPS adalah itu akan menyimpan data selama beberapa hari untuk memberikan informasi kepada manajer kapan saja mereka membutuhkannya.

Manfaatkan Tag Aset

Tag aset yang awet adalah solusi ideal lainnya untuk melacak peralatan. Hampir semua jenis peralatan dapat diberi tag. Idealmente, Anda harus memilih label atau tag peralatan permanen, yang terbuat dari berbagai jenis bahan agar dapat menahan lingkungan tempat peralatan Anda digunakan. Tag aset biasanya berisi barcode yang memungkinkan setiap peralatan diberi nomor identifikasi unik untuk membantu Anda dengan mudah menentukan lokasinya, mengakses jadwal pemeliharaan, menentukan status peralatan, dan lebih banyak hanya dengan memindai label barcode. Menggunakan tag aset juga mengurangi risiko kehilangan peralatan melalui kesalahan manusia atau pencurian.

Anda juga harus menggunakan tag aset bersama dengan solusi pelacakan aset. Ketika Anda menerapkan sistem pelabelan, Anda akan sadar akan semua peralatan yang Anda miliki dan meningkatkan visibilitas peralatan untuk menurunkan overhead dan menghemat waktu karyawan serta uang organisasi Anda. Terbaiknya, label barcode pada tag aset hampir menghilangkan kesalahan manusia; karyawan menggunakan scanner daripada memasukkan informasi peralatan secara manual ke dalam sistem pelacakan aset.

Gunakan Nomor Identifikasi Unik untuk Setiap Peralatan

Penting untuk diingat bahwa Anda harus menghindari penggunaan nomor serial peralatan saat membuat tag aset atau label barcode. Nomor serial mungkin diduplikasi, dan pengguna akan bingung ketika tidak mungkin untuk membedakan dua aset dalam sistem pelacakan aset. Solusinya adalah menggunakan nomor identifikasi unik untuk setiap peralatan sehingga Anda tidak memiliki angka yang identik. Anda akan menjaga integritas data Anda dan memiliki informasi peralatan yang lengkap dan akurat secara real-time ketika Anda memilih untuk menggunakan nomor identifikasi unik untuk peralatan Anda.

Tetap Up to Date dengan Pemeliharaan dan Servis

Kemungkinan menjaga peralatan Anda berjalan dalam kondisi prima dan memperpanjang siklus hidup peralatan Anda tidak tinggi jika Anda tidak tetap up to date dengan pemeliharaan dan perbaikan peralatan. Ketika Anda melacak peralatan, Anda juga perlu melacak kondisinya, rencana pemeliharaan preventif, dan informasi jaminan. Berupaya proaktif tentang pemeliharaan dan servis mencegah kerusakan peralatan dan memastikan Anda memiliki suku cadang yang diperlukan di stok. Meramalkan umur peralatan dan suku cadang melalui pelacakan peralatan mengurangi waktu henti dan keterlambatan dan menciptakan alur kerja yang tak terganggu yang akan dihargai oleh staf Anda (dan laba bersih Anda).

Saat mencari solusi pelacakan peralatan, pastikan Anda memilih satu yang dapat disesuaikan dan memungkinkan Anda untuk menjadwalkan pemeliharaan dan servis serta menyimpan informasi jaminan dan servis. Solusi pelacakan aset terbaik juga memungkinkan Anda untuk membuat dan mengelola pesanan kerja terhadap pemeliharaan peralatan dan menyediakan tampilan siklus hidup peralatan Anda. Sebuah solusi yang membantu Anda tetap terkini dengan pemeliharaan, servis, dan perbaikan adalah investasi yang akan membayar diri dalam waktu singkat.

Kesimpulan tentang Manfaat Pelacakan Peralatan

Ketika perusahaan ingin menyederhanakan operasi mereka dan menjaga laba bersih yang ketat, pelacakan peralatan dan aset adalah harus. Anda bahkan mungkin tidak menyadari seberapa banyak peralatan yang Anda miliki, di mana disimpan, seberapa sering digunakan, atau dalam kondisi apa sampai Anda menerapkan solusi pelacakan aset dengan tag aset. Melakukannya tidak hanya membantu Anda mendapatkan visibilitas lebih ke dalam aset dan peralatan Anda tetapi juga membuat proses audit dan pelaporan lebih sederhana dan lebih cepat.

Dengan menggunakan praktik terbaik dalam pelacakan peralatan, seperti menggunakan solusi pelacakan aset, menggunakan tag aset, menggunakan nomor identifikasi unik untuk setiap peralatan, dan tetap up to date dengan pemeliharaan dan servis, Anda akan menikmati efisiensi dan produktivitas yang ditingkatkan. Manfaat lain dari menggunakan praktik terbaik dalam pelacakan peralatan adalah banyak dan meliputi menjaga kontrol atas tanggal jaminan, membeli tingkat asuransi yang benar, memastikan Anda tahu pengguna mana yang memiliki peralatan mana, memantau pinjaman yang terlambat secara proaktif, memastikan karyawan dan kontraktor mengembalikan peralatan, dan menjaga inventori tetap minimum.

Images via Pixabay by PDPhotos and pixel2013