Praktik Terbaik Pelacakan Peralatan:Tag Aset dan Perangkat Lunak, Penjadwalan Pemeliharaan, dan Lainnya

Organisasi yang mencari operasi yang efisien dan laba yang sehat perlu melacak peralatan mereka. Melacak aset juga meningkatkan produktivitas dan memastikan Anda selalu mengetahui jadwal perbaikan dan pemeliharaan serta mengetahui di mana aset Anda berada dan siapa yang menggunakannya. Namun, tangkapannya adalah bahwa organisasi Anda harus memiliki peralatan pelacakan praktik terbaik di tempat untuk menuai keuntungan. Jika tidak, Anda akan menghabiskan terlalu banyak waktu untuk melacak aset.
Peralatan pelacakan membantu organisasi mencapai efisiensi dan meningkatkan laba dengan memanfaatkan sumber daya yang ada sebaik mungkin. Untuk membantu Anda melacak peralatan secara efektif, kami menawarkan tips dan praktik terbaik berikut untuk organisasi Anda:

• Gunakan Solusi Pelacakan Aset
• Gunakan Tag Aset
• Gunakan Nomor Identifikasi Unik untuk Setiap Peralatan
• Tetap Terkini dengan Pemeliharaan dan Layanan

Baca terus untuk mempelajari lebih lanjut tentang praktik terbaik pelacakan peralatan yang akan meningkatkan efisiensi dan produktivitas organisasi Anda.

Gunakan Solusi Pelacakan Aset

Saat Anda menggunakan solusi pelacakan aset, Anda menggabungkan kekuatan barcode, pemindai, dan perangkat lunak dan alat pelacakan aset untuk merampingkan upaya pelacakan peralatan Anda. Solusi dan alat teratas memiliki fitur yang berguna seperti check-out dan check-in otomatis, peralatan pelacakan berdasarkan situs, nomor seri, dan lokasi, pemberitahuan saat peralatan terlambat, pelacakan pemeliharaan, dan manajemen catatan.
Beberapa jenis solusi dapat membuat pelacakan peralatan yang efisien menjadi kenyataan bagi organisasi Anda. Salah satu fitur sistem pelacakan peralatan yang menurut organisasi dengan peralatan kecil dan besar paling berguna adalah pelacakan GPS. Dengan pelacakan GPS, Anda dapat memantau lokasi peralatan Anda kapan saja, dari mana saja, menggunakan komputer atau perangkat seluler dengan koneksi internet. Pelacak GPS biasanya juga mengirimkan peringatan saat peralatan Anda dipindahkan dari properti Anda tanpa izin yang sesuai. Manfaat lain dari memilih solusi pelacakan aset dengan pelacakan GPS adalah akan menyimpan data selama beberapa hari untuk menyampaikan informasi kepada manajer kapan pun mereka membutuhkannya.

Gunakan Tag Aset

Tag aset tahan lama adalah solusi ideal lainnya untuk peralatan pelacakan. Hampir semua jenis peralatan dapat ditandai. Idealnya, Anda harus memilih label atau label peralatan permanen, yang terbuat dari berbagai jenis bahan agar tahan terhadap lingkungan di mana peralatan Anda digunakan. Tag aset biasanya berisi kode batang yang memungkinkan setiap peralatan diberi nomor identifikasi unik untuk membantu Anda menentukan lokasinya dengan mudah, mengakses jadwal perawatan, menentukan status peralatan, dan lebih banyak lagi hanya dengan memindai label kode batang. Menggunakan tag aset juga mengurangi risiko kehilangan peralatan karena kesalahan manusia atau pencurian.
Anda juga harus menggunakan tag aset bersama dengan solusi pelacakan aset. Saat Anda menerapkan sistem penandaan, Anda akan mengetahui semua peralatan yang Anda miliki dan meningkatkan visibilitas peralatan untuk menurunkan biaya overhead dan menghemat waktu karyawan dan uang organisasi Anda. Yang terbaik dari semuanya, label barcode pada tag aset hampir menghilangkan kesalahan manusia; karyawan menggunakan pemindai daripada memasukkan informasi peralatan secara manual ke dalam sistem pelacakan aset.

Gunakan Nomor Identifikasi Unik untuk Setiap Perlengkapan

Penting untuk diingat bahwa Anda harus menghindari penggunaan nomor seri peralatan saat membuat tag aset atau label kode batang. Nomor seri dapat diduplikasi, dan pengguna akan menjadi bingung ketika menjadi tidak mungkin untuk membedakan dua aset dalam sistem pelacakan aset. Solusinya adalah dengan menggunakan nomor identifikasi unik untuk setiap peralatan sehingga Anda tidak memiliki nomor yang sama. Anda akan menjaga integritas data dan memiliki informasi peralatan yang lengkap dan akurat secara real time saat Anda memilih untuk menggunakan nomor identifikasi unik untuk peralatan Anda.

Tetap Terkini dengan Pemeliharaan dan Layanan

Kemungkinan menjaga peralatan Anda tetap berjalan dalam kondisi puncak dan memperpanjang siklus hidup peralatan Anda tidak tinggi jika Anda tidak mengikuti perkembangan pemeliharaan dan perbaikan peralatan. Saat melacak peralatan, Anda juga perlu melacak kondisinya, rencana pemeliharaan preventif, dan informasi garansi. Menjadi proaktif tentang pemeliharaan dan layanan terhenti kerusakan peralatan dan memastikan Anda memiliki stok suku cadang yang diperlukan. Memprediksi masa pakai peralatan dan suku cadang melalui pelacakan peralatan mengurangi waktu henti dan penundaan serta menciptakan alur kerja tanpa gangguan yang akan dihargai oleh staf Anda (dan laba Anda).
Saat mencari solusi pelacakan peralatan, pastikan Anda memilih salah satu yang dapat disesuaikan dan memungkinkan Anda untuk menjadwalkan pemeliharaan dan servis serta menyimpan garansi dan informasi servis. Solusi pelacakan aset teratas juga memungkinkan Anda membuat dan mengelola perintah kerja terhadap pemeliharaan peralatan dan memberikan tampilan siklus hidup peralatan Anda. Solusi yang membantu Anda mengikuti perkembangan pemeliharaan, servis, dan perbaikan adalah investasi yang akan Anda bayar sendiri dalam waktu singkat.

Kata Terakhir tentang Manfaat Pelacakan Peralatan

Ketika perusahaan ingin merampingkan operasi mereka dan mempertahankan garis bawah yang ketat, pelacakan peralatan dan aset adalah suatu keharusan. Anda bahkan mungkin tidak menyadari berapa banyak peralatan yang Anda miliki, di mana disimpan, seberapa sering digunakan, atau dalam kondisi apa sampai Anda menerapkan solusi pelacakan aset dengan tag aset. Melakukannya tidak hanya membantu Anda mendapatkan lebih banyak visibilitas ke aset dan peralatan Anda, tetapi juga membuat proses audit dan pelaporan menjadi lebih sederhana dan lebih cepat.
Dengan memanfaatkan praktik terbaik dalam pelacakan peralatan, seperti menggunakan solusi pelacakan aset, memanfaatkan tag aset, menggunakan nomor identifikasi unik untuk setiap peralatan, dan tetap up to date dengan perawatan dan servis, Anda akan menikmati peningkatan efisiensi dan produktivitas. Manfaat lain menggunakan praktik terbaik dalam pelacakan peralatan sangat banyak dan termasuk menjaga kontrol tanggal garansi, membeli tingkat asuransi yang benar, memastikan Anda tahu pengguna mana yang memiliki peralatan mana, secara proaktif memantau pinjaman yang jatuh tempo, memastikan karyawan dan kontraktor mengembalikan peralatan, dan menjaga inventaris seminimal mungkin.
Gambar melalui Pixabay oleh PDPhotos dan pixel2013