Format Tag Aset: Praktik Terbaik, Standar Regulasi, dan Pertimbangan Utama

Tag aset adalah alat krusial bagi bisnis yang melacak dan mengelola aset yang mahal. Sementara ada berbagai opsi format untuk tag aset, format spesifik untuk tag aset yang terbaik untuk satu perusahaan mungkin tidak paling cocok untuk yang lain. Format terbaik tergantung pada beberapa faktor, seperti jenis aset yang dilacak, urutan nomor dan/atau simbologi barcode yang digunakan untuk melacak aset perusahaan lainnya (jika aset lainnya sudah dilacak), dan pertimbangan lainnya. 

Standar Regulasi

Selain itu, beberapa industri memiliki standar yang mengatur bagaimana aset dan inventori fisik harus dilabeli untuk memastikan konsistensi dan menyederhanakan proses transisi aset atau data antara organisasi. Misalnya, GS1 menerbitkan standar untuk industri ritel, serta produsen dan pemasok, termasuk standar umum dan standar spesifik yang difokuskan pada identifikasi, tangkapan data, berbagi, dan penggunaan untuk meningkatkan kolaborasi global.
Badan POM dan Makanan (FDA) mengidentifikasi Standar Label Pemasok Kode Bar Industri Kesehatan (HIBC SLS) sebagai standar data untuk Identifikasi Peralatan Unik (UDI), standar yang dikembangkan oleh Dewan Komunikasi Bisnis Industri Kesehatan (HIBCC). Regulasi FDA mengharuskan perangkat dilabeli dengan pengidentifikasi produk serta pengidentifikasi pelabel, seperti HIBC LIC. Administrasi Jalan Raya Federal (FHWA), Badan Perlindungan Lingkungan (EPA), Grup Aksi Industri Otomotif (AIAG), dan berbagai entitas lainnya juga menerbitkan standar spesifik industri yang mengatasi prosedur format dan identifikasi yang diperlukan untuk berbagai jenis aset industri.
Jadi, langkah pertama dalam menentukan format yang tepat untuk tag aset Anda adalah mengamiliarkan diri Anda dengan semua standar industri yang berlaku, khususnya standar yang menentukan prosedur identifikasi aset yang diperlukan atau format label.
Selain persyaratan industri yang berlaku, ada beberapa opsi format yang perlu dipertimbangkan untuk tag aset:

• Caption (Judul atau Tajuk)
• Batas Karakter Teks
• Font
• Penomoran Berurutan
• Pengkodean Warna
• Barcoding
• Logo Perusahaan

Baca selanjutnya untuk mempelajari berbagai opsi format ini di bawah ini.

Caption (Judul atau Tajuk)

Banyak tag aset menggunakan tajuk atau caption yang menyatakan "Property of," meskipun dalam banyak kasus, ini adalah elemen yang tidak perlu, terutama jika nama atau logo perusahaan dicetak di tempat lain pada label. Namun, ada caption lain yang sering digunakan untuk tag aset, seperti:

• Jangan Dilepas
• Bahaya!
• Disewa Oleh
• Diinstal Oleh
• Label Jaminan
• Untuk Panggilan Servis
• Untuk Panggilan Penjualan
• Nomor Registrasi
• Nomor Lot
• Tanggal Servis

Untuk aset bernilai tinggi yang mungkin hilang atau dicuri, caption seperti "Reward If Found" atau "If Found Call" dapat berguna, serta caption seperti "Do Not Remove." Caption seperti "Installed By" dan "For Service Call" dapat menjadi informasi yang membantu untuk aset yang memerlukan pemeliharaan berkala, memudahkan karyawan untuk menghubungi perusahaan yang tepat dengan informasi yang tepat untuk mengatur servis dan mengembalikan aset ke kondisi kerja secepat mungkin.

Batas Karakter Teks 

Sebagian besar tag aset memiliki batas karakter teks sekitar 24 karakter, yang disebabkan oleh ruang yang terbatas. Tag aset biasanya hadir dalam ukuran standar 1,5 x 0,75 inci hingga 2 inci x 1 inci. Jika Anda membutuhkan karakter tambahan, hal ini mungkin dengan mengurangi ukuran font; namun, font yang lebih kecil dapat menghambat keterbacaan. Sebagai alternatif, Anda mungkin mempertimbangkan tag aset kustom yang lebih besar untuk memberikan ruang yang cukup.

Font

Keterbacaan adalah pertimbangan penting saat memformat tag aset. Selain ukuran font, gaya font dapat memiliki dampak besar pada keterbacaan. Sebagian besar tag aset menggunakan font Arial atau Helvetica, meskipun opsi font lain tersedia jika diperlukan desain kustom.

Penomoran Berurutan

Tag aset digunakan untuk mengidentifikasi dan melacak aset, yang berarti setiap aset harus memiliki nomor identifikasi unik. Ada berbagai opsi sistem penomoran, mulai dari sistem penomoran numerik berurutan sederhana hingga rumus yang lebih kompleks yang mencakup awalan untuk mengidentifikasi perusahaan, departemen, produsen, atau bahkan tanggal pembuatan atau jenis aset.

Pengkodean Warna

Kustomisasi tambahan tag aset mungkin menggunakan pengkodean warna. Pengkodean warna dapat digunakan sebagai ganti awalan untuk mengidentifikasi departemen atau jenis aset, atau untuk menandai variabel apa pun yang berguna bagi organisasi untuk mengidentifikasi dan melacak aset.

Barcoding

Banyak tag aset mencakup label barcode, yang memungkinkan pemindaian tag aset daripada membaca label dan mendokumentasikan informasi secara manual. Ini dapat mengurangi secara signifikan kesalahan dokumentasi yang timbul dari kesalahan manusia, dan juga dapat mempercepat proses secara dramatis. Ada beberapa simbologi yang dapat digunakan untuk barcoding, termasuk simbologi barcode 1D dan 2D. Barcode mungkin hanya numerik atau alfanumerik, tergantung pada sistem barcoding yang ada dan persyaratan perusahaan. Untuk industri yang sangat diatur, simbologi barcode spesifik mungkin diperlukan menurut standar industri.

Logo Perusahaan

Mencetak logo perusahaan pada tag aset memungkinkan pengenalan kepemilikan segera, dan akibatnya, aset yang dilengkapi dengan tag ini kemungkinan lebih kecil dicuri atau dirusak, meningkatkan keamanan. Seperti yang disebutkan, mencetak logo perusahaan pada tag aset juga menghilangkan kebutuhan untuk menggunakan ruang caption atau judul untuk mengidentifikasi perusahaan sebagai pemilik atau penyewa aset, membebaskan ruang berharga tersebut untuk informasi aset penting lainnya.
Sementara ada berbagai opsi yang perlu dipertimbangkan, tidak ada satu cara benar atau salah untuk memformat tag aset, tetapi ada beberapa praktik terbaik yang, jika diikuti, membuat tag aset lebih berguna dan praktis, bahkan mengurangi risiko pencurian dan meningkatkan keamanan. Pengecualian dari aturan ini adalah ketika perusahaan tunduk pada regulasi dan standar industri, yang dapat menentukan format dan elemen spesifik yang harus ada pada tag aset. Langkah terbaik adalah berkonsultasi dengan penyedia solusi pelacakan aset yang berpengalaman dengan keahlian untuk memandu Anda dalam merancang solusi tag aset kustom yang selaras dengan semua standar dan regulasi yang berlaku, sambil juga menggunakan praktik terbaik yang telah terbukti untuk memastikan Anda mendapatkan manfaat maksimal dari investasi Anda.