3 Tips Pelacakan Aset Penting untuk Sekolah dan Pendidik:Mengotomatiskan, Merencanakan, dan Berkolaborasi dengan TI

Semua jenis sekolah harus secara akurat melacak aset mereka untuk mematuhi standar Governmental Accounting Standards Board (GASB) dan standar Financial Accounting Standards Board (FASB) selain bertanggung jawab kepada pemangku kepentingan mereka. Karena sekolah lebih bergantung pada pendanaan dan sumbangan dari sumber luar, mereka harus mengelola dan melacak aset mereka dengan cara yang bertanggung jawab untuk membenarkan pengeluaran kepada para pemangku kepentingan tersebut. Namun, sekolah memiliki begitu banyak aset yang tersebar di kampus, fasilitas, ruang kelas, dan rumah administrator, guru, dan siswa sehingga hampir tidak mungkin untuk melacak aset secara akurat. Ada beberapa cara sekolah dapat meningkatkan praktik pelacakan aset mereka, termasuk

1. Merampingkan dan mengotomatiskan pelacakan aset
2. Bekerja dengan tim TI untuk melacak laptop dan perangkat seluler
3. Buat rencana pengelolaan aset

1. Merampingkan dan Mengotomatiskan Pelacakan Aset

Jika sekolah ingin mempelajari sesuatu dari bencana inventaris komputer Los Angeles Unified School District pada tahun 2014, ketika hampir $200,000 dalam perangkat telah dicuri atau hilang, mengadopsi praktik terbaik pelacakan aset sangat penting untuk menghindari kesalahan dan kerugian peralatan yang mahal. .
Distrik sekolah dan lembaga pendidikan lainnya yang mengadopsi praktik terbaik pelacakan aset dan merampingkan dan mengotomatisasi proses mereka lulus audit dengan warna terbang dan melacak aset mereka jauh lebih mudah daripada yang mengandalkan pelacakan aset secara manual. Pengajar dan administrator juga menghargai jumlah waktu yang dihemat dalam memeriksa aset masuk dan keluar saat proses berjalan mulus dengan solusi pelacakan aset yang menggunakan kode batang dan tag aset untuk pemindaian yang akurat.
Jika distrik sekolah atau institusi pendidikan Anda mengandalkan Excel atau proses manual lainnya untuk melacak aset, Anda menghabiskan waktu berjam-jam yang dihabiskan karyawan untuk memperbarui catatan aset individu selama masa pakainya. Sistem manual juga lebih mungkin melibatkan kebingungan dan kesalahan yang dapat mengakibatkan peralatan hilang, rusak, atau dicuri sebelum ada yang menyadari ada masalah. Dan, proses manual tidak membuat orang bertanggung jawab seperti proses otomatis.
Faktanya, distrik sekolah besar dan institusi pendidikan tinggi memiliki waktu yang sangat sulit untuk melacak aset mereka, seperti halnya Distrik Sekolah Terpadu LA. Perguruan tinggi dan universitas sering melaporkan kerugian dalam puluhan ribu hingga jutaan dolar, dan kerugian tersebut dapat diminimalkan dan hampir dihilangkan ketika institusi mengadopsi sistem pelacakan aset. Solusi teknologi manajemen aset yang efektif menggunakan pemindai kode batang untuk mengurangi kemungkinan kesalahan manusia dan untuk menyimpan catatan waktu nyata dan akurat dalam database.

2. Bekerja dengan Tim IT untuk Melacak Laptop dan Perangkat Seluler

Ketika sekolah memulai inisiatif teknologi satu-ke-satu yang melibatkan peminjaman laptop, tablet, atau iPad kepada siswa, mereka menghadapi risiko kehilangan banyak uang saat aset hilang atau rusak. Profesional TI di lembaga pendidikan menyadari bahwa inisiatif tersebut memerlukan perencanaan yang ekstensif dan memimpin pelaksanaan sistem pelacakan aset sebelum membagikan perangkat kepada siswa. Mengelola perangkat dapat menjadi pekerjaan penuh waktu bagi tim TI ketika institusi pendidikan mereka tidak berinvestasi dalam sistem pelacakan aset.
Mereka yang menerapkan sistem pelacakan aset menghargai penghematan waktu dan biaya yang mereka sadari dengan mengotomatiskan proses pelacakan aset dan mengetahui setiap saat siapa yang menandatangani dan mengeluarkan perangkat, apakah perangkat tersebut rusak, orang tua mana yang telah membeli asuransi, dan mana yang hilang. Banyak dari sistem ini menggunakan pemindai kode batang yang ditautkan ke ID siswa dan karyawan serta nomor seri perangkat sehingga tidak ada pertanyaan tentang siapa yang mengeluarkan perangkat. Beberapa profesional TI di lembaga pendidikan lebih suka berinvestasi dalam teknologi pelacakan aset canggih yang menyertakan fungsi pelaporan dan memberikan seluruh tim mereka kemampuan untuk melacak dan melihat informasi perangkat secara real-time.

3. Buat rencana pengelolaan aset

Sebagian besar sekolah memiliki tim TI yang dapat melacak perangkat mereka, tetapi bahkan mereka yang tidak memahami nilai dari pembuatan rencana pengelolaan aset untuk semua aset mereka. Distrik sekolah umum khususnya membutuhkan program manajemen aset yang efektif karena aset dibeli dengan uang pembayar pajak atau uang hibah dalam banyak kasus. Dan, sebagai hasilnya, banyak sekolah negeri memiliki dana yang terbatas dan perlu memaksimalkan siklus hidup aset. Cara terbaik untuk memastikan bahwa aset dilacak dengan benar adalah dengan membuat rencana pengelolaan aset.
Secara khusus, rencana pengelolaan aset untuk institusi pendidikan memperhitungkan semua aset, mulai dari sistem HVAC, gedung, hingga perangkat keras . Karena banyak sekolah tidak memiliki uang yang dibutuhkan untuk membeli aset baru untuk menggantikan aset lama, mereka mengandalkan rencana pengelolaan aset untuk menentukan mana yang akan diperbaiki dan kapan. Rencana manajemen aset juga memerlukan pemeliharaan preventif untuk menjaga aset dalam kondisi yang baik selama mungkin. Skenario kasus terbaik adalah menggabungkan rencana pengelolaan aset dengan sistem pelacakan aset untuk memiliki satu catatan lengkap semua aset, jadwal pemeliharaan, dan informasi pelacakannya.
Sekolah harus melacak aset mereka dengan benar untuk mematuhi GASB dan standar FASB dan bertanggung jawab kepada pemangku kepentingan mereka. Untuk meningkatkan praktik pelacakan aset dan berpegang teguh pada intinya, institusi pendidikan harus menyederhanakan dan mengotomatiskan pelacakan aset, bekerja dengan tim TI mereka untuk melacak laptop dan perangkat seluler, serta membuat rencana pengelolaan aset.
Gambar melalui Pixabay oleh rawpixel dan Flickr oleh UMichLibrary