Menguasai Pelacakan Aset di Sekolah: 3 Strategi Utama untuk Otomatisasi, Perencanaan, dan Kolaborasi IT
Sekolah macam-macam harus melacak aset mereka dengan akurat untuk mematuhi standar Governmental Accounting Standards Board (GASB) dan Financial Accounting Standards Board (FASB) serta bertanggung jawab kepada pemangku kepentingan mereka. Saat sekolah semakin bergantung pada pendanaan dan dana hibah dari sumber eksternal, mereka harus mengelola dan melacak aset mereka dengan cara yang bertanggung jawab untuk memjustifikasi pengeluaran kepada pemangku kepentingan tersebut. Namun, sekolah memiliki begitu banyak aset yang tersebar di kampus, fasilitas, ruang kelas, dan rumah administrator, guru, dan siswa sehingga hampir mustahil untuk melacak aset dengan akurat. Ada beberapa cara sekolah dapat meningkatkan praktik pelacakan aset mereka, termasuk
- Sederhanakan dan otomatisasi pelacakan aset
- Bekerja dengan tim IT untuk melacak laptop dan perangkat seluler
- Buat rencana manajemen aset
1. Sederhanakan dan Otomatisasi Pelacakan Aset
Jika sekolah ingin mempelajari sesuatu dari bencana inventori komputer Los Angeles Unified School District pada 2014, ketika hampir $200.000 perangkat telah dicuri atau hilang, itu adalah bahwa mengadopsi praktik terbaik pelacakan aset sangat penting untuk menghindari kesalahan dan kehilangan peralatan yang mahal. Distrik sekolah dan lembaga pendidikan lain yang mengadopsi praktik terbaik pelacakan aset dan 
menyederhanakan dan mengotomatisasi proses mereka lulus audit dengan warna warni dan melacak aset mereka jauh lebih mudah daripada yang bergantung pada pelacakan aset secara manual. Guru dan administrator juga menghargai banyak waktu yang dihemat dalam memeriksa aset masuk dan keluar ketika proses berjalan lancar dengan solusi pelacakan aset yang menggunakan barcode dan tag aset untuk pemindaian yang akurat.
Jika distrik sekolah atau lembaga pendidikan Anda bergantung pada Excel atau proses manual lain untuk melacak aset, Anda membiayai karyawan dengan banyak waktu yang dihabiskan untuk memperbarui catatan aset individual selama masa pakai mereka. Sistem manual juga jauh lebih cenderung melibatkan kebingungan dan kesalahan yang dapat mengakibatkan peralatan hilang, rusak, atau dicuri sebelum seseorang menyadari ada masalah. Dan, proses manual tidak membuat orang bertanggung jawab sebagaimana proses otomatis.
Faktanya, distrik sekolah besar dan lembaga pendidikan tinggi memiliki waktu yang sangat sulit untuk melacak aset mereka, sangat mirip dengan LA Unified School District. Perguruan tinggi dan universitas sering melaporkan kerugian dalam puluhan ribuan hingga jutaan dolar, dan kerugian tersebut dapat diminimalkan dan hampir dihilangkan ketika lembaga mengadopsi sistem pelacakan aset. Solusi teknologi manajemen aset yang efektif menggunakan pembaca barcode untuk mengurangi kemungkinan kesalahan manusia dan menjaga catatan yang akurat, real-time dalam basis data.
2. Bekerja dengan Tim IT untuk Melacak Laptop dan Perangkat Seluler
Saat sekolah memulai inisiatif teknologi satu-ke-satu yang melibatkan peminjaman laptop, tablet, atau iPad kepada siswa, mereka berisiko kehilangan banyak uang ketika aset hilang atau rusak. Profesional IT di lembaga pendidikan menyadari bahwa inisiatif ini memerlukan perencanaan ekstensif dan memimpin implementasi sistem pelacakan aset sebelum memberikan perangkat kepada siswa. Mengelola perangkat dapat menjadi pekerjaan penuh waktu untuk tim IT ketika lembaga pendidikan mereka tidak berinvestasi dalam sistem pelacakan aset.
Yang melakukannya menghargai penghematan waktu dan biaya yang mereka realisasikan dengan mengotomatisasi proses pelacakan aset dan mengetahui kapan pun siapa yang memasuk dan mengeluarkan perangkat, apakah mereka rusak, orang tua mana yang membeli asuransi, dan mana yang telah hilang. Banyak sistem ini menggunakan pembaca barcode yang terhubung dengan ID siswa dan karyawan serta nomor seri perangkat sehingga tidak dapat ada pertanyaan tentang siapa yang meminjam perangkat. Beberapa profesional IT di lembaga pendidikan lebih suka berinvestasi dalam teknologi pelacakan aset canggih yang termasuk fungsi pelaporan dan memberikan seluruh tim mereka kemampuan untuk melacak dan melihat informasi perangkat secara real-time.
3. Buat Rencana Manajemen Aset
Hampir semua sekolah memiliki tim IT yang dapat melacak perangkat mereka, tetapi bahkan yang tidak memahami nilai pembuatan rencana manajemen aset untuk semua aset mereka. Distrik sekolah publik terutama memerlukan program manajemen aset yang efektif karena aset dibeli dengan uang pajak warga atau uang hibah dalam sebagian besar kasus. Dan, banyak sekolah publik memiliki dana terbatas dan perlu memaksimalkan siklus hidup aset sebagai hasilnya. Cara terbaik untuk memastikan aset sedang dilacak dengan benar adalah dengan membuat rencana manajemen aset.
Secara khusus, rencana manajemen aset untuk lembaga pendidikan mempertimbangkan semua aset, mulai dari sistem HVAC, bangunan, hingga perangkat keras. Karena banyak sekolah tidak memiliki uang yang diperlukan untuk membeli aset baru untuk mengganti yang lama, mereka bergantung pada rencana manajemen aset untuk menentukan mana yang akan diperbaiki dan kapan. Rencana manajemen aset juga melibatkan pemeliharaan pencegahan untuk menjaga aset tetap dalam kondisi baik selama mungkin. Skenario terbaik adalah menggabungkan rencana manajemen aset dengan sistem pelacakan aset untuk memiliki satu catatan lengkap semua aset, jadwal pemeliharaan, dan informasi pelacakan mereka.
Sekolah harus melacak aset mereka dengan benar untuk mematuhi standar GASB dan FASB dan bertanggung jawab kepada pemangku kepentingan mereka. Untuk meningkatkan praktik pelacakan aset dan menjaga laba bersih, lembaga pendidikan harus menyederhanakan dan mengotomatisasi pelacakan aset, bekerja dengan tim IT mereka untuk melacak laptop dan perangkat seluler, dan membuat rencana manajemen aset.
Gambar melalui Pixabay oleh rawpixel dan Flickr oleh UMichLibrary
