Panduan Utama EAM:Cara Kerja EAM, Manfaat, dan Memilih Solusi EAM yang Tepat untuk Kebutuhan Anda

Banyak perusahaan saat ini memiliki posisi yang baik untuk melakukan bisnis secara internasional dan harus terus-menerus menemukan cara baru untuk meningkatkan efektivitas operasi mereka. Terlepas dari industrinya, semua jenis aset harus dikelola dengan cara yang memaksimalkan laba atas investasi. Adopsi platform digital baru telah membantu bisnis mewujudkan harapan ini untuk mendapatkan nilai yang lebih besar dari peralatan dan aset lainnya.

Pasar global untuk solusi manajemen aset perusahaan (EAM) diperkirakan akan tumbuh pada tingkat 17% per tahun selama dekade berikutnya. Bagian dari dorongan untuk perangkat lunak baru adalah transisi ke platform berbasis cloud dan sistem yang disederhanakan yang mudah diintegrasikan dengan program lain. Sistem EAM baru ini memudahkan untuk melihat data penting, mengatur alur kerja, dan mengelola aktivitas pemeliharaan untuk berbagai jenis aset yang berbeda. Manfaat keseluruhan dari alat EAM ini adalah peningkatan laba atas investasi (ROI) bagi organisasi.

Sepanjang panduan ini, kita akan melihat secara mendalam lanskap software EAM, cara kerja platform ini, dan cara menerapkan solusi yang akan memberikan manfaat terbesar bagi perusahaan Anda.

Kita akan membahas:

EAM vs. CMMS
Cara Kerja Manajemen Aset Perusahaan
Manfaat Sistem EAM
Siapa yang Membutuhkan EAM?
Memilih Platform EAM yang Tepat
Bacaan Lebih Lanjut Tentang Manajemen Aset Perusahaan

EAM vs. CMMS

Dengan ratusan solusi perangkat lunak manajemen aset di pasaran, mungkin sulit untuk memahami perbedaan antara berbagai jenis solusi. Dua jenis perangkat lunak utama dalam ruang ini adalah EAM dan sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi (CMMS). Kedua sistem ini memiliki tujuan yang sama dalam membantu perusahaan mengelola asetnya. Perbedaan utama di antara mereka terkait dengan cakupannya.

Platform CMMS umumnya hanya berfokus pada manajemen pemeliharaan sebagai fungsionalitas inti. Sistem EAM, di sisi lain, mengambil pendekatan yang lebih komprehensif dan biasanya menawarkan fitur tambahan seperti analisis biaya, manajemen armada, dan dukungan untuk aset digital dan fisik. Akan sering terjadi tumpang tindih antara fitur saat membandingkan solusi perangkat lunak EAM dan CMMS, jadi penting untuk berfokus pada kebutuhan inti Anda selama evaluasi apa pun.

Cara Kerja Manajemen Aset Perusahaan

Alasan utama untuk menggunakan platform EAM adalah kemampuan untuk mengelola seluruh siklus hidup setiap aset Anda. Mampu melacak begitu banyak detail di satu lokasi membantu menjaga tim Anda tetap selaras dan menghindari kebingungan. Untuk memahami bagaimana EAM berfungsi, kita perlu melihat komponen utama yang merupakan fitur inti dari sebagian besar sistem.

Manajemen Anggaran

Untuk menentukan total biaya untuk setiap aset yang Anda miliki, perlu untuk melacak berbagai biaya yang terkait dengan pemeliharaan dan pengoperasian setiap aset. Sebagian besar EAM memungkinkan Anda memasukkan angka pembelian, pemeliharaan, perbaikan, layanan, dan pengeluaran lainnya. Dalam banyak kasus, Anda juga dapat mengintegrasikan EAM Anda dengan perangkat lunak keuangan lainnya dan mengelola anggaran untuk setiap aset individual, serta untuk tim layanan dan fasilitas Anda secara keseluruhan.

Manajemen Siklus Hidup

EAM dapat membantu memandu tim Anda melalui setiap fase utama yang terlibat dengan siklus hidup aset. Ada banyak hal yang harus diperhatikan daripada sekadar membeli dan menonaktifkan peralatan Anda. Beberapa langkah siklus hidup aset utama yang dapat dilacak dalam EAM meliputi:

Perencanaan
Pengadaan
Pemasangan
Operasi
Pemeliharaan
Transfer
Penonaktifan
Penjualan, penyimpanan, atau pembuangan

Kemampuan untuk memantau biaya dan perintah kerja yang terkait dengan setiap fase proses dapat membantu Anda dan tim Anda membuat keputusan yang lebih tepat di sepanjang jalan. Karena persyaratan dapat bervariasi untuk setiap bisnis dan industri, banyak bidang entri dan detail lainnya dalam sistem dapat disesuaikan.

Analitik dan Pelaporan

Sejumlah besar data yang disimpan dalam platform perangkat lunak EAM dapat digunakan untuk menganalisis hampir semua aspek bisnis Anda. Anda dapat menambahkan indikator kinerja utama (KPI) Anda sendiri dan melacak metrik yang paling relevan dengan operasi spesifik Anda. Anda juga dapat membuat laporan untuk ditinjau bersama manajemen dan mengidentifikasi area perbaikan.

Manajemen Kontrak

Khusus untuk peralatan industri besar dan peralatan khusus lainnya, mungkin ada sejumlah kontrak berbeda yang harus dikelola. Ini dapat mencakup perangkat lunak, layanan, dan perjanjian rantai pasokan. EAM menyatukannya sehingga Anda dapat mengakses informasi penting kapan saja dan berbagi pembaruan dengan klien, karyawan, dan vendor.

Manajemen Pemeliharaan

Salah satu modul yang sangat tumpang tindih dengan platform CMMS, manajemen pemeliharaan membantu Anda melacak perintah kerja, biaya, dan inventaris yang terkait dengan pemeliharaan peralatan dan aset. Beberapa perangkat lunak memungkinkan Anda untuk menganalisis dan memperkirakan jadwal yang terkait dengan pekerjaan pemeliharaan preventif, prediktif, dan korektif. Tim pemeliharaan Anda juga dapat menggunakan sistem untuk melacak inventaris suku cadang sekaligus mengatur alat dan persediaan.

Manajemen Perintah Kerja

Perintah kerja digunakan untuk mengatur aktivitas di antara personel dan kontraktor yang berinteraksi dengan aset Anda. Ini adalah salah satu proses yang sangat diuntungkan dari otomatisasi yang disediakan oleh banyak sistem EAM. Misalnya, ketika masalah diidentifikasi, perintah kerja dapat secara otomatis ditetapkan ke sumber daya yang tepat tanpa penundaan atau perlu menggunakan sistem yang berbeda.

Manajemen Tenaga Kerja

Melacak aset Anda adalah satu hal, tetapi melacak karyawan bisa sama menantangnya. Mengelola jam kerja dan prioritas jauh lebih mudah dengan platform EAM karena jadwal terintegrasi dan kemampuan untuk membuat tugas waktu nyata.

Manfaat Sistem EAM

Implementasi perangkat lunak yang berhasil akan mengurangi langkah kerja dan membuat operasi Anda lebih efisien. Karena EAM dapat memberikan akses mudah ke informasi dengan pemindaian atau beberapa klik, hanya ada sedikit waktu henti atau penundaan. Ketika terintegrasi dengan perangkat keras pemindaian dan serangkaian label dan tag barcode, manajemen aset dapat diotomatisasi untuk pendekatan yang benar-benar efisien. Berikut adalah beberapa cara penting agar penerapan EAM dapat membantu operasi Anda:

Efisiensi Lebih Besar . Seperti disebutkan di atas, menjadwalkan perintah kerja, mengelola aktivitas pemeliharaan, dan mengalokasikan sumber daya semuanya dapat dilakukan dari dalam dasbor EAM tunggal Anda. Hal ini tidak hanya menghemat waktu untuk staf Anda, tetapi juga dapat sangat mengurangi waktu antar tugas dan menghilangkan penundaan di seluruh departemen.
Integrasi Alur Kerja . Saat mempertimbangkan sistem baru, sebagian besar perusahaan sudah memiliki beberapa perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan. Mirip dengan platform perencanaan sumber daya perusahaan (ERP), EAM biasanya dapat diintegrasikan dengan beberapa alat lain untuk pengawasan komprehensif di seluruh organisasi Anda. Fungsi inti dari manajemen aset perusahaan adalah bertindak sebagai gudang pusat untuk semua informasi yang terkait dengan aset Anda.
Meningkatkan Akurasi . Mempertahankan inventaris dan penghitungan aset yang akurat memerlukan pemeriksaan rutin tingkat stok utama. Karena label kode batang aset dapat ditempatkan pada setiap item dan dimasukkan ke dalam basis data EAM, dimungkinkan untuk memindai dan memverifikasi unit dengan cepat kapan saja.
Kontrol Inventaris/Aset . Khusus untuk armada terdistribusi seperti kendaraan atau peralatan lapangan, mempertahankan kendali atas properti Anda bisa jadi sulit. Dengan membakukan nomor identifikasi aset dan kode batang untuk setiap unit, Anda dapat dengan cepat mengidentifikasi setiap item dan dengan mudah mentransfer aset antar situs atau memperbarui statusnya secara real-time.
Kepatuhan . Banyak industri, seperti militer dan pertahanan, memiliki persyaratan ketat untuk melacak aset sensitif dan berpotensi berbahaya. Lainnya, seperti industri farmasi, memiliki aturan ketat yang berlaku untuk penelusuran lot dan catatan sejarah. EAM pasti dapat digunakan sebagai sumber daya utama selama audit.

Siapa yang Membutuhkan EAM?

Sebagian besar bisnis dapat memperoleh manfaat dari platform perangkat lunak EAM, tetapi peran tertentu dalam suatu organisasi akan menemukan sumber daya ini sangat membantu. Siapa pun yang terlibat dengan penganggaran, alokasi, dan pengelolaan sumber daya akan sering menggunakan EAM untuk tujuan perencanaan. Bersama dengan contoh ini, berikut adalah beberapa peran tambahan yang sering dikaitkan dengan manajemen aset:

Manajemen Eksekutif . Membuat keputusan yang tepat jauh lebih mudah ketika Anda memiliki data yang akurat di depan Anda. Angka biaya dan penganggaran yang dihitung EAM untuk setiap aset dapat digunakan untuk menetapkan tujuan dan menetapkan prioritas departemen.
Manajer Aset . Peran ini sangat penting untuk bisnis seperti bandara dan utilitas yang memiliki armada aset besar dalam operasi konstan. EAM memberikan data real-time kepada para manajer ini mengenai status peralatan dan lokasi di mana pekerjaan sedang dilakukan.
Manajer Proyek . Manajer proyek akan sering menggunakan EAM untuk meninjau jadwal yang terkait dengan suku cadang dan peralatan yang mungkin diperlukan untuk pekerjaan yang mereka awasi. Fitur perencanaan juga berguna untuk menetapkan sumber daya untuk pekerjaan yang akan diperlukan untuk mempersiapkan konstruksi dan pemasangan baru.
Manajer TI . Satu subset spesifik dari perangkat lunak EAM disebut sebagai IT Asset Management (ITAM). Platform ini berfokus pada kebutuhan tim TI, tetapi dalam banyak kasus, departemen TI dapat menggunakan EAM tradisional untuk memantau kontrak perangkat lunak, perangkat keras, dan aset lainnya.
Manajer Fasilitas . Manajer fasilitas memainkan peran penting dalam menjaga agar gedung berjalan dengan lancar. Ada pekerjaan pemeliharaan untuk dikoordinasikan dan HVAC, furnitur, dan perangkat keras lainnya untuk dipantau. Manajer yang mengawasi gudang atau fasilitas produksi juga dapat menggunakan EAM untuk menjadwalkan dan melacak pekerjaan yang terkait dengan beberapa area yang berbeda ini.

Memilih Platform EAM yang Tepat

Memilih platform EAM tentu saja merupakan upaya tim. Karena sistem perangkat lunak ini menghubungkan begitu banyak departemen yang berbeda, sangat penting untuk memulai dengan proses perencanaan yang komprehensif. Tidak ada dua program perangkat lunak EAM yang persis sama, dan mungkin ada perbedaan besar bahkan dalam keluarga produk yang sama. Berikut adalah beberapa langkah paling penting yang dapat membantu Anda memilih program EAM yang akan memenuhi semua kebutuhan Anda yang paling penting:

Penilaian Kebutuhan . Karena platform EAM dapat digunakan untuk begitu banyak aktivitas yang berbeda, seringkali masuk akal untuk memulai hanya dengan kebutuhan prioritas tertinggi Anda. EAM juga dapat diimplementasikan bersama dengan peningkatan fasilitas lainnya seperti penandaan aset atau otomatisasi gudang, jadi mungkin penting untuk meninjau persyaratan ini juga.
Inventaris Perangkat Keras dan Perangkat Lunak . Mencatat sistem yang ada akan membantu Anda memverifikasi masalah apa pun dengan kompatibilitas. Ini juga merupakan ide yang baik untuk memahami kemampuan yang tumpang tindih karena Anda harus memilih cara terbaik untuk menggunakan setiap alat.
Perencanaan Mobilitas . Since so many EAM platforms today are cloud-based, it’s an excellent opportunity to provide your staff with real-time data from any device. Make sure that your chosen software is compatible with the mobile hardware you support and that your team will have access to the information they require.
Scaling and Integration . The best enterprise software packages are highly scalable, with plans that can be tailored to changing needs over time. Always plan for future growth and verify that your EAM program is highly customizable and can be integrated with your core software tools.
ROI Assessment . Perhaps the most important measurement of a successful EAM deployment is a robust return on investment (ROI). After completing the other steps of your planning process, always check your financial projections to see if your expected payback matches your expectations.

These are just a few of the many considerations that a team needs to make prior to implementing a new EAM platform. Making a formal move to true enterprise asset management is a major commitment and one that will often lead to substantial cost savings and operational efficiencies.

With careful planning, you can create a truly dependable asset management program. It is an exciting time with so many EAM options available in the market, and you’re likely to find one that suits your requirements. By familiarizing yourself with the important components of an EAM and the differences between similar software packages, you can make an informed decision and help manage the costs of your system deployment.