Perangkat Lunak Manajemen Inventaris:Fitur dan Manfaat

Ketika kebanyakan orang memikirkan perangkat lunak manajemen inventaris, mereka memikirkan aplikasi ritel. Tetapi perangkat lunak ini digunakan di berbagai industri, termasuk manufaktur, perawatan kesehatan, pendidikan, dan pemerintahan. Perangkat lunak manajemen inventaris lebih besar dan lebih baik dari yang Anda kira.

Jadi untuk artikel ini, mari kita lihat apa itu perangkat lunak manajemen inventaris dan fitur serta manfaatnya.

Apa itu perangkat lunak manajemen inventaris?

Perangkat lunak manajemen inventaris adalah alat yang memungkinkan Anda melacak, mengelola, dan mengontrol inventaris dan aset fasilitas Anda kapan saja dan dari mana saja. Perangkat lunak manajemen inventaris merampingkan dan memusatkan proses pengendalian aliran dan pemeliharaan inventaris untuk memastikan bahwa jumlah inventaris yang tepat tersedia pada waktu yang tepat dan dengan biaya yang tepat. Ini adalah alat untuk mengatur data inventaris yang sebelumnya umumnya disimpan dalam bentuk hard copy atau dalam spreadsheet.

Fitur perangkat lunak manajemen inventaris

Pengelolaan inventaris

Perangkat lunak manajemen inventaris memusatkan fungsi gudang Anda yang paling dasar dan penting. Dengan itu, organisasi Anda dapat melihat detail inventaris lengkap seperti tingkat stok, riwayat produk, dan spesifikasi produk lainnya. Data ini, ketika disinkronkan dengan semua bagian lain dari sistem Anda, membantu semua departemen Anda menjalankan informasi yang sama. Misalnya, setelah departemen akuntansi dapat melihat tingkat stok, mereka dapat merencanakan dan menganggarkan dengan lebih baik. Bekerja dengan informasi yang sama dalam format yang sama memastikan kolaborasi antara tim Anda ke tingkat yang jauh lebih tinggi daripada jika mereka bekerja dengan sistem individual, yang mengarah ke silo data yang tak terhindarkan.

Pelacakan inventaris

Pelacakan inventaris penting di setiap tahap. Sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi memungkinkan Anda melacak inventaris berdasarkan nomor seri, tag RFID, dan kode batang. Alat ini memudahkan pemrosesan data inventaris dengan cepat saat inventaris pertama kali masuk ke gudang Anda. Mereka juga menyediakan audit atas semua pergerakan inventaris. Ini sangat penting untuk industri yang berurusan dengan barang-barang yang mudah rusak. Jika inventaris mudah rusak, ia memiliki tanggal penggunaan yang ditentukan dan pemilik bisnis perlu lebih memperhatikan siklus permintaan inventaris daripada pemilik bisnis yang berurusan dengan item yang tidak mudah rusak. Melacak, misalnya, telur di toko roti industri berbeda dengan melacak palet rebar.

Peringatan inventaris

Peringatan inventaris, juga disebut sebagai peringatan stok, memberi tahu organisasi Anda ketika ada perubahan signifikan dalam tingkat inventaris. Banyak bisnis memanfaatkan peringatan stok rendah, tetapi ada juga jenis lain, termasuk peringatan untuk:

• Pengiriman baru
  Manajer dapat berlangganan peringatan ini untuk tetap mendapat informasi tentang pengiriman yang harus dikelola.
• Titik pemesanan ulang inventaris
  Manajer dapat menyiapkan peringatan inventaris rendah untuk mengawasi inventaris mereka. Peringatan stok rendah adalah ambang batas saat Anda harus memesan ulang lebih banyak item inventaris.

Peringatan mana yang terbaik untuk Anda akan bergantung pada sifat operasi pemeliharaan Anda. Misalnya, modul perangkat lunak manajemen inventaris CMMS Hippo memiliki fitur peringatan stok yang biasanya mengirimkan pemberitahuan kepada individu atau sekelompok individu ketika suatu item mencapai jumlah minimumnya.

Pelaporan dan analisis

Pelaporan dan analitik adalah alat yang sangat baik untuk dimiliki saat Anda mengembangkan bisnis. Alat analisis mengevaluasi pola dalam proses Anda sehingga dapat digunakan untuk memperkirakan permintaan di masa mendatang, dan memprediksi permintaan adalah cara untuk mengurangi persediaan pengaman dan biaya penyimpanan. Menyimpan inventaris hanya demi keamanan tidak lagi diperlukan ketika Anda memiliki wawasan tentang berapa banyak yang benar-benar Anda butuhkan. Anda juga dapat menggunakan data ini untuk mencegah kehabisan stok, yang dapat mengakibatkan hilangnya peluang untuk pemeliharaan. Pelaporan mengambil data mentah dan memberikan wawasan yang mudah dipahami dan dibagikan.

Manfaat perangkat lunak manajemen inventaris

Tingkat inventaris terkelola

Overstock dapat menguras sumber daya organisasi Anda dengan menghabiskan uang untuk membawa inventaris yang tidak Anda gunakan. Stock-out dapat mengakibatkan aktivitas pemeliharaan yang tidak seimbang. Anda tidak menutup PM pada waktu yang tepat karena Anda tidak memiliki suku cadang dan bahan yang tepat. Untuk memperbaikinya, manajer inventaris dapat merujuk ke data CMMS untuk memastikan mereka mengetahui di mana tingkat inventaris berada dan kemudian menyiapkan suku cadang dan material saat mereka membutuhkannya.

Peningkatan efisiensi

Perangkat lunak manajemen inventaris melacak data dari waktu ke waktu, membuat fasilitas dan operasi pemeliharaan lebih efisien. Dengan perangkat manajemen inventaris yang tepat seperti pemindai kode batang, organisasi Anda dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitasnya secara drastis. Perangkat ini membantu menghilangkan proses manual sehingga karyawan Anda dapat fokus pada pekerjaan yang lebih penting. Misalnya, jauh lebih hemat biaya jika teknisi mengerjakan pemeliharaan daripada membuang waktu mencari suku cadang atau melacak secara manual berapa banyak bahan yang mereka gunakan.

Transfer lokasi yang mudah

Perangkat lunak manajemen inventaris memungkinkan organisasi untuk melacak inventaris mereka saat dipindahkan ke berbagai situs dan memfasilitasi. Tidak seperti sistem spreadsheet, perangkat lunak manajemen inventaris yang baik bergantung pada database pusat yang dapat diakses dari desktop atau perangkat seluler apa pun yang terhubung ke Internet. Perangkat lunak CMMS menggunakan pelacakan inventaris waktu-nyata untuk mencatat semua item inventaris (suku cadang dan material lainnya) dan membantu pengguna untuk selalu mengetahui lokasi barang.

Mengurangi waktu henti peralatan

Sistem manajemen inventaris melacak informasi penting tentang suku cadang yang digunakan untuk memelihara dan memperbaiki peralatan. Dengan menentukan titik pemesanan ulang untuk setiap suku cadang berdasarkan harga, kekritisan, waktu tunggu pengiriman, dan tingkat penggunaan, CMMS yang baik dapat membantu Anda mengetahui sweet spot di mana selalu ada cukup suku cadang untuk kebutuhan organisasi Anda dengan menentukan pemesanan ulang. titik dan jumlah pemesanan ulang. Misalnya, jika Anda menggunakan satu suku cadang per minggu dan dibutuhkan empat minggu untuk persediaan pengisian kembali tiba, maka Anda memerlukan empat suku cadang tersebut dalam inventaris pada waktu tertentu.

Kesimpulan

Sekarang setelah Anda mengetahui manfaat perangkat lunak manajemen inventaris yang hebat, inilah saatnya untuk melihat bagaimana Anda dapat mencapainya. Menentukan solusi manajemen inventaris yang tepat untuk fasilitas Anda memerlukan penilaian kebutuhan Anda hari ini serta rencana Anda untuk pertumbuhan di masa depan. Seiring pertumbuhan perusahaan Anda, dapatkah sistem inventaris Anda meningkat seiring dengannya? Seiring berkembangnya bisnis Anda, apakah sistem Anda saat ini menawarkan fleksibilitas yang Anda perlukan untuk mengelola perubahan?

Ingat, bagian dari proses pengambilan keputusan harus melibatkan berbicara dengan penyedia CMMS Anda saat ini. Mereka tidak hanya ahli bidang subjek, tetapi mereka akan dapat memberi tahu Anda cara terbaik untuk menggunakan perangkat lunak mereka. Jika Anda belum memiliki CMMS, sekaranglah saatnya untuk mendapatkannya. Mulai menjangkau penyedia. Setelah mereka mengetahui kebutuhan Anda, mereka akan dapat berbicara dengan Anda tentang solusi.