Fitur Unggul Perangkat Lunak Inventori untuk Pengelolaan Pemeliharaan yang Terpadu

Anda pasti tahu perasaan ketika tidak dapat menemukan kunci mobil Anda? Pengelolaan inventori yang buruk adalah perasaan itu kali seratus, merentang selama seluruh minggu kerja Anda.

Definisi standar dari pengelolaan inventori yang baik adalah memiliki inventori yang tepat, jumlah yang tepat, di tempat yang tepat, pada waktu yang tepat, dan dengan biaya yang tepat.

Ini adalah kegiatan seimbang yang sulit bagi departemen pemeliharaan, namun dapat dicapai. Perangkat lunak pengelolaan inventori, atau lebih baik lagi modul pengelolaan inventori yang terintegrasi dalam sistem manajemen pemeliharaan komputer (CMMS) yang baik, memungkinkan pencapaian setiap aspek dari tujuan tersebut.

Laporan yang mudah memberikan inventori yang tepat

Berkali-kali Anda bekerja pada aset menggunakan bahan dan bagian yang kualitasnya rendah, Anda tidak benar-benar memperbaikinya. Anda hanya menunda masalah sedikit, memenuhi kalender departemen pemeliharaan dengan lebih banyak pesanan kerja on-demand tanpa menyadarinya.

Pelacakan inventori menggunakan perangkat lunak yang tepat membuat banyak informasi dengan mudah dapat diakses, termasuk:

• Tingkat saat ini
• Pemasok
• Tanggal pengiriman
• Harga
• Nomor seri dan batch
• Garansi

Setiap CMMS yang fiturnya lengkap memungkinkan Anda membuat laporan menggunakan hampir setiap kombinasi titik data. Jika Anda melihat pesanan kerja historis untuk aset dan menemukan waktu rata-rata hingga kegagalan mulai menyusut pada waktu yang sama dengan saat Anda mengganti pemasok, kemungkinan besar bahan dan bagian adalah penyebabnya. Setelah Anda menemukan yang konsisten berkinerja buruk, Anda dapat segera mulai membersihkan inventori Anda menggunakan nomor seri dan batch serta mencairkan uang Anda menggunakan garansi.

Ambang batas yang dapat disesuaikan memberikan jumlah yang tepat pada waktu yang tepat

Sekarang setelah Anda memiliki inventori yang tepat, Anda membutuhkan jumlah yang tepat. Anda perlu memastikan Anda memiliki cukup namun tidak berlebihan, yang bisa menjadi masalah yang lebih besar.

Biaya inventori dari awal hingga akhir. Anda harus membayarnya di muka dan kemudian Anda harus membayar untuk merawatnya. Ingat kembali kali terakhir Anda membeli es krim. Anda membayar di toko, yaitu biaya muka, tetapi begitu Anda sampai rumah, Anda meletakkannya di freezer, yaitu infrastruktur yang Anda butuhkan untuk mencegah es krim menjadi sup. Biaya menyimpan inventori adalah persentase dari harga freezer ditambah listrik untuk mengoperasikannya. Hingga Anda selesai mengonsumsi es krim tersebut, Anda terus membayarnya secara berkelanjutan. Dengan hanya menyimpan inventori yang mungkin Anda butuhkan, Anda mengalihkan tanggung jawab kembali kepada pemasok, yang dapat memanfaatkan skala ekonomi—dalam hal yang tidak dapat Anda lakukan—untuk menurunkan biaya penyimpanan.

Terkadang menggoda untuk mengabaikan masalah biaya penyimpanan dan fokus pada rasa aman yang datang dari memiliki banyak inventori. Kita berkata pada diri kita, “Sekarang saya memiliki begitu banyak, saya tidak akan pernah lagi khawatir kehabisan.”

Tetapi inilah masalah lain dengan terlalu banyak inventori: ketika Anda memiliki sesuatu terlalu lama, nilai dapat menurun sepenuhnya. Ingatlah bahwa Anda tidak mengumpulkan koin langka atau anggur premium. Bagi departemen pemeliharaan di fasilitas manufaktur, inventori akan membusuk sendiri atau aset yang cocok dengannya akan mencapai akhir masa manfaatnya. Kembali ke contoh es krim: atau Anda akan melewati tanggal kadaluarsa sebelum dapat mengonsumsinya semua atau semua orang di rumah tiba-tiba memutuskan mereka sedang pada diet tanpa es krim. Inventori Anda sekarang tidak berharga.

Ketika Anda memiliki ambang batas pemesanan ulang yang dapat disesuaikan, saat inventori menurun di bawah tingkat tertentu, perangkat lunak secara otomatis mengirimkan peringatan kepada Anda, memesan, atau keduanya. Untuk ini bekerja, Anda hanya perlu memasukkan tingkat saat ini, ambang batas yang diinginkan, informasi kontak pemasok, dan waktu antrean rata-rata. Dengan perangkat lunak CMMS yang fiturnya lengkap, bahan dan bagian terkait dengan pesanan kerja. Ketika teknisi menutup satu, perangkat lunak menganggap inventori telah digunakan dan secara otomatis memperbarui basis data.

Pelacakan berbasis cloud memberikan lokasi yang tepat

Tingkat yang terbaru dan mudah diakses menempatkan inventori di tempat yang Anda butuhkan. Berbeda dengan sistem berbasis spreadsheet atau kertas dan pena, perangkat lunak pengelolaan inventori modern bergantung pada basis data pusat yang dapat diakses dari desktop atau perangkat seluler apa pun yang terhubung ke internet. Karena semua orang mengakses informasi yang sama, informasi tersebut selalu terkini. Anda tidak perlu men-scroll email lama mencari versi terbaru dari berkas.

Inventori yang diurutkan dengan benar

Jika Anda ingin tahu cara mengurutkan inventori, pikirkan jas winter Anda. Bergantung pada musim, jas tersebut berada di depan lemari lemari pintu atau jauh di belakang. Inventori dapat diurutkan dengan cara yang sama: berdasarkan seberapa mungkin Anda akan membutuhkannya. Apakah ada pelumas yang digunakan dalam berbagai PM sepanjang bulan? Simpan di tempat yang mudah diakses. Dan bagian untuk kegagalan langka namun menguras anggaran aset kunci? Mungkin bagian tersebut dapat diletakkan lebih ke belakang, tempatnya mudah ditemukan namun masih tidak mengganggu.

Inventori yang mudah dibagikan

Fasilitas manufaktur dapat menjadi kompleks besar, bersaing dengan kota kecil dalam hal infrastruktur dan populasi. Bahkan operasi yang lebih kecil sering melibatkan beberapa bangunan yang tersebar. Perangkat lunak pengelolaan inventori berbasis cloud menciptakan gudang virtual bersama yang dapat diperiksa teknisi dari mana saja. Kemampuan untuk berbagi inventori di seluruh fasilitas sangat membantu saat menangani bagian penting yang mahal namun jarang digunakan. Sebaliknya memiliki duplikat yang tersebar di seluruh fasilitas, departemen pemeliharaan dapat memiliki beberapa di lokasi pusat, dengan tingkat saat ini tersedia untuk setiap teknisi, dari mana saja.

Secara keseluruhan, fitur-fitur ini memberikan biaya yang tepat

Tidak sulit untuk melihat bagaimana setiap fitur menghemat uang Anda.

Membeli inventori yang tepat memastikan Anda tidak terus-menerus melakukan perbaikan yang sama. Ketika keberuntungan buruk datang dan Anda mendapatkan bahan atau bagian yang buruk, Anda dapat segera membersihkan stok Anda, meninjau garansi Anda, dan mulai mendapatkan uang Anda kembali.

Memelihara tingkat inventori secara otomatis berarti Anda memiliki apa yang Anda butuhkan saat Anda membutuhkannya. Peringatan ambang batas yang dapat disesuaikan berarti tidak pernah perlu membayar lebih untuk pengiriman darurat. Waktu antrean pemasok disimpan dalam perangkat lunak, sehingga Anda dapat memesan sebelumnya dan memilih pengiriman paling ekonomis. Dan karena Anda tidak pernah membawa lebih dari yang Anda butuhkan, Anda tidak akan terkena biaya merawat inventori, berharap tidak menjadi tidak berguna, atau hilang atau dicuri sebelum Anda dapat menggunakannya.

Pelacakan berbasis cloud menjaga semuanya akurat dan terkini, yang berarti Anda dapat menyimpan inventori berdasarkan apa yang paling sering digunakan. Dan karena data Anda dapat diakses dari mana saja dan kapan saja, memungkinkan untuk berbagi inventori di seluruh fasilitas.

Pengelolaan inventori dapat dicapai.

Memiliki inventori yang tepat, jumlah yang tepat, di tempat yang tepat, pada waktu yang tepat, dan dengan biaya yang tepat dapat dilakukan, namun membutuhkan alat yang tepat dan beberapa persiapan. Namun setelah perangkat lunak dan basis data diatur, Anda dapat mulai memanfaatkan investasi waktu dan energi awal menjadi penghematan waktu, uang, dan stres yang nyata.

Ingatlah kunci hilang dari awal posting ini? Nah, Anda baru saja menemukannya!