Maksimalkan Efisiensi: Fitur dan Manfaat Perangkat Lunak Manajemen Inventori

Saat sebagian besar orang memikirkan perangkat lunak manajemen inventori, mereka memikirkan aplikasi ritel. Namun perangkat lunak digunakan dalam berbagai macam industri, termasuk manufaktur, perawatan kesehatan, pendidikan, dan pemerintahan. Perangkat lunak manajemen inventori lebih besar dan lebih baik dari yang Anda pikir.

Jadi untuk artikel ini, mari kita lihat apa itu perangkat lunak manajemen inventori dan kemudian fitur serta manfaatnya.

Apa itu perangkat lunak manajemen inventori?

Perangkat lunak manajemen inventori adalah alat yang memungkinkan Anda melacak, mengelola, dan mengontrol inventori dan aset fasilitas Anda kapan saja dan dari mana saja. Perangkat lunak manajemen inventori menyederhanakan dan memusatkan proses mengontrol aliran dan pemeliharaan inventori untuk memastikan jumlah inventori yang tepat tersedia pada waktu yang tepat dan dengan biaya yang tepat. Ini adalah alat untuk mengorganisir data inventori yang sebelumnya umumnya disimpan dalam salinan keras atau dalam spreadsheet.

Fitur perangkat lunak manajemen inventori

Manajemen inventori

Perangkat lunak manajemen inventori memusatkan fungsi gudang paling dasar dan penting Anda. Dengan itu, organisasi Anda mampu melihat detail inventori lengkap seperti tingkat stok, riwayat produk, dan spesifikasi produk lainnya. Data ini, saat disinkronkan dengan semua bagian sistem Anda, membantu semua departemen Anda beroperasi dengan informasi yang sama. Misalnya, setelah departemen akuntansi dapat melihat tingkat stok, mereka dapat lebih baik merencanakan dan menganggaran. Bekerja dengan informasi yang sama yang dalam format yang sama memastikan kolaborasi antara tim Anda dalam tingkat yang jauh lebih tinggi dibandingkan jika mereka bekerja dengan sistem individu, yang mengarah pada data silo yang tak terhindarkan.

Pelacakan inventori

Pelacakan inventori penting di setiap tahap. Sistem manajemen pemeliharaan komputer memungkinkan Anda melacak inventori Anda dengan nomor seri, tag RFID, dan kode batang. Alat-alat ini memudahkan untuk dengan cepat memproses data inventori saat inventori pertama kali masuk ke gudang Anda. Mereka juga menyediakan audit dari semua gerakan inventori. Ini sangat penting untuk industri yang menangani barang mudah busuk. Jika inventori mudah busuk, itu memiliki tanggal penggunaan yang ditetapkan dan pemilik bisnis perlu memperhatikan lebih dekat siklus permintaan inventori daripada pemilik bisnis yang menangani barang tidak mudah busuk. Melacak, misalnya, telur di panificio industri berbeda dari melacak palet besi tulangan.

Peringatan inventori

Peringatan inventori, juga disebut peringatan stok, memberitahu organisasi Anda ketika terjadi perubahan signifikan dalam tingkat inventori. Banyak bisnis memanfaatkan peringatan stok rendah, namun ada jenis lain juga, termasuk peringatan untuk:

• Pengiriman baru
  Manajer dapat berlangganan peringatan ini untuk tetap mendapatkan informasi tentang pengiriman yang harus dikelola.
• Titik pemesanan ulang inventori
  Manajer dapat menyiapkan peringatan inventori rendah untuk mengawasi inventori mereka. Peringatan stok rendah adalah ambang batas ketika Anda harus memesan ulang lebih banyak item inventori.

Peringatan mana yang terbaik untuk Anda akan tergantung pada sifat operasi pemeliharaan Anda. Misalnya, modul manajemen inventori CMMS Hippo memiliki fitur peringatan stok yang biasanya mengirimkan notifikasi kepada individu atau sekelompok individu saat item mencapai jumlah minimum.

Pelaporan dan analitik

Pelaporan dan analitik adalah alat yang sangat baik untuk dimiliki saat Anda mengembangkan bisnis Anda. Alat analitik mengevaluasi pola dalam proses Anda dan dapat digunakan untuk meramalkan permintaan di masa depan, dan meramalkan permintaan adalah cara untuk mengurangi stok keamanan dan biaya penyimpanan. Menyimpan inventori sekadar untuk keamanan tidak lagi diperlukan saat Anda memiliki wawasan tentang berapa banyak yang Anda akan benar-benar butuhkan. Anda juga dapat menggunakan data ini untuk mencegah kehabisan stok, yang dapat menghasilkan kesempatan terlewat untuk pemeliharaan. Pelaporan mengambil data mentah dan menyajikan wawasan yang mudah dipahami dan dibagikan.

Manfaat perangkat lunak manajemen inventori

Tingkat inventori yang terkelola

Overstock dapat merusak sumber daya organisasi Anda dengan menghabiskan uang untuk menyimpan inventori yang tidak Anda gunakan. Kehabisan stok dapat menghasilkan aktivitas pemeliharaan yang tidak seimbang. Anda tidak menutup PM pada waktu yang tepat karena Anda tidak memiliki bagian dan bahan yang tepat di tangan. Untuk memperbaiki ini, manajer inventori dapat merujuk pada data CMMS untuk memastikan mereka tahu di mana tingkat inventori ada lalu memiliki bagian dan bahan yang siap saat mereka butuh.

Efisiensi yang ditingkatkan

Perangkat lunak manajemen inventori melacak data seiring waktu, membuat operasi fasilitas dan pemeliharaan lebih efisien. Dengan perangkat manajemen inventori yang tepat seperti pemindai kode batang, organisasi Anda dapat secara drastis meningkatkan efisiensi dan produktivitasnya. Perangkat ini membantu menghilangkan proses manual sehingga karyawan Anda dapat fokus pada pekerjaan yang lebih penting. Misalnya, jauh lebih hemat biaya untuk memiliki teknisi yang bekerja pada pemeliharaan daripada membuang waktu mencari bagian cadangan atau secara manual melacak berapa banyak bahan ini atau itu yang mereka gunakan.

Transfer lokasi yang mudah

Perangkat lunak manajemen inventori memungkinkan organisasi melacak inventori mereka saat dipindahkan ke situs dan fasilitas berbeda. Berbeda dengan sistem spreadsheet, perangkat lunak manajemen inventori yang baik bergantung pada basis data pusat yang dapat diakses dari desktop atau perangkat seluler apa pun yang terhubung ke internet. Perangkat lunak CMMS menggunakan pelacakan inventori real-time untuk mencatat semua item inventori (bagian dan bahan lain) dan membantu pengguna untuk selalu tahu di mana hal-hal berada.

Waktu henti peralatan yang dikurangi

Sistem manajemen inventori melacak informasi kunci tentang bagian cadangan yang digunakan untuk memelihara dan memperbaiki peralatan. Dengan menentukan titik pemesanan ulang untuk setiap bagian cadangan berdasarkan harganya, kritisitas, waktu antrean pengiriman, dan tingkat penggunaan, CMMS yang baik dapat membantu Anda menemukan titik manis di mana selalu cukup cadangan untuk kebutuhan organisasi Anda dengan menentukan titik pemesanan ulang dan jumlah pemesanan ulang. Misalnya, jika Anda menggunakan satu bagian per minggu dan membutuhkan empat minggu untuk stok pengisian ulang tiba, maka Anda perlu empat bagian tersebut dalam inventori setiap saat.

Kesimpulan

Sekarang setelah Anda tahu manfaat perangkat lunak manajemen inventori yang hebat, saatnya untuk melihat bagaimana Anda dapat mencapainya. Menentukan solusi manajemen inventori yang tepat untuk fasilitas Anda memerlukan penilaian kebutuhan Anda saat ini serta rencana Anda untuk pertumbuhan di masa depan. Saat perusahaan Anda tumbuh, apakah sistem inventori Anda dapat diskalakan bersama dengannya? Saat bisnis Anda berkembang, apakah sistem saat ini Anda menawarkan fleksibilitas yang Anda butuhkan untuk mengelola perubahan?

Ingat, bagian dari proses pengambilan keputusan harus melibatkan berbicara dengan penyedia CMMS saat ini Anda. Tidak hanya mereka adalah ahli di bidangnya, tetapi mereka akan dapat memberitahu Anda cara terbaik untuk menggunakan perangkat lunak mereka. Jika Anda belum memiliki CMMS, sekarang saatnya untuk mendapatkannya. Mulai menghubungi penyedia. Setelah mereka memiliki ide tentang kebutuhan Anda, mereka akan dapat berbicara dengan Anda tentang solusi.